Auswertungspositionem rund um das Wandeln von Vorgängen

Regeln mit einer der Wandeln-Auswertungspositionen greifen beim Umwandeln eines Vorgangs in einen anderen Vorgangstyp — z. B. Angebot → Auftrag oder Lieferschein → Rechnung. Diese Seite beschreibt alle drei Auswertungspositionen des Wandeln-Zyklus sowie die jeweils verfügbaren Anweisungsarten und Besonderheiten.

Wo konfiguriere ich das in der Software?

PARAMETER - (Auswahl des Regel-Bereichs) - REGELN - Schaltfläche: NEU

Übersicht der Auswertungspositionen

Auswertungsposition	Zeitpunkt	Typische Verwendung
Zum Vorbelegen der Vorgangsart (im Wandelnformular)	Das Wandelnformular wird geöffnet	Ziel-Vorgangsart automatisch vorselektieren
Vor dem Wandeln	Unmittelbar vor dem Durchführen des Wandelns	Prüfungen, Pflichtfeldbelegung, Abbruch per Meldung
Nach dem Wandeln	Unmittelbar nach dem Durchführen des Wandelns	Folgeaktionen, Felder im Zielvorgang befüllen, externe Systeme benachrichtigen

Kopplung an den Buchungsparameter

Damit Regeln mit Wandeln-Auswertungspositionen ausgeführt werden, muss im zugehörigen Buchungsparameter das Kennzeichen "Regeln für Wandeln abarbeiten" aktiviert sein. Ohne diese Aktivierung werden die Regeln ignoriert. → Buchungsparameter-Kopplung aktivieren

Auswertungsposition: Zum Vorbelegen der Vorgangsart (im Wandelnformular)

Diese Auswertungsposition wird ausgewertet, wenn der Anwender das Wandelnformular öffnet. Regeln können hier die Ziel-Vorgangsart in Abhängigkeit von Feldern des Quellvorgangs automatisch vorbelegen, so dass der Anwender nur noch bestätigen muss.

Verfügbare Anweisungsarten

Anweisungsart	Verfügbar	Hinweis
Feldzuweisung – Vorgabewert		Setzt die Ziel-Vorgangsart auf einen festen Wert
Feldzuweisung – Formel		Ermittelt die Ziel-Vorgangsart dynamisch über eine Formel
Feldzuweisung – Feldwert löschen		Leert das Vorgangsart-Feld (Auswahl bleibt offen)
Meldung / Abfrage		Hinweis oder Rückfrage beim Öffnen des Formulars
Farbdarstellung		An dieser Position nicht verfügbar
HTTP-Befehl senden		An dieser Position nicht verfügbar
Programm / Datei / Link ausführen		An dieser Position nicht verfügbar

Besonderheiten

Vorbelegen vs. Sperren

Das Vorbelegen ersetzt keine Validierung. Der Anwender kann die vorgeschlagene Vorgangsart im Wandelnformular weiterhin ändern. Soll ein Wandeln in bestimmte Vorgangsarten verhindert werden, kombinieren Sie diese Auswertungsposition mit "Vor dem Wandeln" und einer Meldung/Abfrage-Anweisung.

Auswertungsposition: Vor dem Wandeln

Regeln mit dieser Auswertungsposition laufen unmittelbar bevor der Wandel-Vorgang technisch ausgeführt wird. Der Quellvorgang ist in diesem Moment noch unverändert les- und auswertbar. Schlägt eine Prüfung fehl, kann das Wandeln durch eine Meldung mit Abbruch verhindert werden.

Verfügbare Anweisungsarten

Anweisungsart	Verfügbar	Hinweis
Feldzuweisung – Vorgabewert		Felder im Quellvorgang vor dem Wandeln setzen
Feldzuweisung – Formel		Felder über Formel berechnen und setzen
Feldzuweisung – Feldwert löschen		Felder im Quellvorgang leeren
Meldung / Abfrage		Prüfung mit Möglichkeit, den Wandel abzubrechen
Farbdarstellung		An dieser Position nicht verfügbar
HTTP-Befehl senden		An dieser Position nicht verfügbar
Programm / Datei / Link ausführen		An dieser Position nicht verfügbar

Besonderheiten

Beachten Sie

Feldzuweisungen vor dem Wandeln: Feldzuweisungen an dieser Position schreiben in den Quellvorgang, nicht in den noch nicht existierenden Zielvorgang. Änderungen sind dauerhaft und werden gespeichert, auch wenn das Wandeln anschließend durch eine Meldung abgebrochen wird. Prüfen Sie die Reihenfolge Ihrer Regelanweisungen sorgfältig.

Steuerfelder für den Regelfluss

Nutzen Sie "Keine weiteren Regelanweisungen auswerten" und "Keine weiteren Regeln auswerten", um nach einer Abbruchbedingung keine weiteren Anweisungen auszuführen. → Verzweigte Bedingungen

Auswertungsposition: Nach dem Wandeln

Diese Auswertungsposition greift unmittelbar nach dem erfolgreichen Abschluss des Wandelns. Der Zielvorgang ist bereits angelegt und seine Felder sind les- und beschreibbar. Typische Anwendungsfälle sind das Nachbefüllen von Selektionsfeldern, das Auslösen externer Aktionen (HTTP-POST) oder das Starten von Folgeprozessen.

Verfügbare Anweisungsarten

Anweisungsart	Verfügbar	Hinweis
Feldzuweisung – Vorgabewert		Felder im Zielvorgang setzen
Feldzuweisung – Formel		Felder über Formel dynamisch berechnen und setzen
Feldzuweisung – Feldwert löschen		Felder im Zielvorgang leeren
Meldung / Abfrage		Information oder Bestätigung nach dem Wandeln einblenden
HTTP-Befehl senden		POST-Anfrage an eine externe URL senden
Programm / Datei / Link ausführen		Externes Programm, Datei oder Link starten
Farbdarstellung		An dieser Position nicht verfügbar

Besonderheiten

Zugriff auf Quell- und Zielvorgang

Nach dem Wandeln sind über Formeln sowohl Felder des Zielvorgangs (direkt adressierbar) als auch — über spezielle Formelfunktionen — Felder des Quellvorgangs auswertbar. Prüfen Sie die verfügbaren Funktionen im Formeleditor.

HTTP-Befehl nach dem Wandeln

Der HTTP-POST-Befehl steht erst ab der Auswertungsposition "Nach dem Wandeln" zur Verfügung, nicht vorher. Wenn ein externes System über einen Wandelvorgang informiert werden soll, ist dies die korrekte Auswertungsposition. → HTTP-Befehl senden

Steuerfelder für alle Wandeln-Auswertungspositionen

Die folgenden Felder stehen in jeder Regelanweisung zur Verfügung und steuern den weiteren Ablauf der Regelauswertung:

Feld	Bedeutung
Keine weiteren Regelanweisungen auswerten	Nach Ausführung dieser Anweisung werden keine weiteren Anweisungen derselben Regel geprüft.
Keine weiteren Regeln auswerten	Nach Ausführung dieser Anweisung werden keine weiteren Regeln für diese Auswertungsposition geprüft.
Nur ausführen, wenn zuvor keine Regelanweisung ausgeführt wurde	Diese Anweisung wirkt als Fallback: Sie greift nur, wenn bisher keine Anweisung in diesem Regelauswertungslauf ausgeführt wurde.

Reihenfolge der Regeln

Regeln werden in der hinterlegten Reihenfolge abgearbeitet. Nutzen Sie die Steuerfelder gezielt, um performante und konfliktfreie Regelketten aufzubauen. → Verzweigte Bedingungen

Typische Kombinationen

Ziel-Vorgangsart abhängig vom Kundentyp vorbelegen

Ziel: Beim Wandeln eines Angebots soll für Firmenkunden automatisch "Auftrag Firma" und für Privatkunden "Auftrag Privat" vorgeschlagen werden.

Aufbau:

1. Regel 1 – Auswertungsposition: Zum Vorbelegen der Vorgangsart
   • Bedingung: Feld Kundentyp = Firma
   • Anweisung: Feldzuweisung Vorgangsart = Auftrag Firma
   • Kennzeichen: "Keine weiteren Regeln auswerten" aktiv
2. Regel 2 – Auswertungsposition: Zum Vorbelegen der Vorgangsart
   • Bedingung: Feld Kundentyp = Privat
   • Anweisung: Feldzuweisung Vorgangsart = Auftrag Privat

Wandeln verhindern, wenn ein Pflichtfeld leer ist

Ziel: Ein Wandeln soll abgebrochen werden, wenn das Selektionsfeld Freigabe nicht gesetzt ist.

Aufbau:

1. Regel – Auswertungsposition: Vor dem Wandeln
   • Bedingung: Feld Freigabe ist leer
   • Anweisung: Meldung/Abfrage mit Abbruch
   • Kennzeichen: "Keine weiteren Regeln auswerten" aktiv

Nach dem Wandeln ein externes System per HTTP-POST benachrichtigen

Ziel: Nach erfolgreichem Wandeln soll ein Webhook-Endpunkt mit der neuen Vorgangsnummer aufgerufen werden.

Aufbau:

1. Regel – Auswertungsposition: Nach dem Wandeln
   • Bedingung: (keine, immer ausführen)
   • Anweisung: HTTP-Befehl senden, URL = Webhook-Endpunkt, Nutzdaten über Formel aufgebaut

Detailliertes Beispiel: HTTP-Befehl senden

Abweichendes Wandeln

Für das abweichende Wandeln legen Sie Regeln mit einer speziellen Auswertungsposition an. Damit eine Regel tatsächlich greift, müssen Sie sie anschließend im Buchungsparameter der jeweiligen Vorgangsart aktivieren. Dieser Abschnitt erklärt den Zusammenhang und beschreibt die vier Bereiche samt verfügbaren Anweisungsarten.

So hängt es zusammen

1. Sie erfassen die Regel unter PARAMETER - (Bereich) - REGELN bzw. REGELN FÜR POSITIONEN und wählen eine Auswertungsposition für das abweichende Wandeln.
2. Die Regel steht danach in allen Buchungsparametern auf dem Register "Regeln für das abweichende Wandeln" zur Verfügung.
3. Dort aktivieren Sie die Regel per Kennzeichen für jede Vorgangsart einzeln im zugeordneten Buchungsparameter.

Beachten Sie

Regel angelegt, aber nicht aktiv Eine Regel wird nur für die Vorgangsarten ausgeführt, in deren Buchungsparameter Sie das Kennzeichen gesetzt haben. Ohne Aktivierung greift die Regel nicht, auch wenn sie korrekt angelegt ist.

Wo aktiviere ich die Regel in der Software?

START - PARAMETER - VORGÄNGE & ZWISCHENBELEGE - BUCHUNGSPARAMETER > gewünschten Buchungsparameter zum Ändern öffnen > Register: "Regeln für das abweichende Wandeln"

Wandeln und abweichendes Wandeln unterscheiden

Der Buchungsparameter hat für beide Wege ein eigenes Register mit Regelliste zum Abhaken. Die Regeln selbst sind dieselben, die Aktivierung ist aber getrennt.

	Wandeln	Abweichendes Wandeln
Register mit den Regeln	Regeln für das Wandeln	Regeln für das abweichende Wandeln
Aktivierung	pro Vorgangsart per Kennzeichen	pro Vorgangsart per Kennzeichen
Auswertungspositionen	siehe oben auf dieser Seite	die vier Bereiche unten

Getrennt aktivieren

Eine Regel, die Sie für das Wandeln aktiviert haben, ist damit nicht automatisch für das abweichende Wandeln aktiv, und umgekehrt.

Übersicht der Bereiche

Das Register gliedert die Regeln in vier Bereiche:

Nr.	Bereich im Register	Zeitpunkt
1	Regeln für Vorgangspositionen im Quellvorgang	Nach dem Übernehmen
2	Regeln für Vorgangspositionen im Zielvorgang	Nach dem Übernehmen
3	Regeln für Vorgangspositionen im Zielvorgang	Nach dem Wandeln
4	Regeln für Zielvorgang	Nach dem Wandeln

Bereich 1: Positionen im Quellvorgang (nach dem Übernehmen)

Anweisungsarten: Feldzuweisungen, Position einfügen, Position anhängen, Position kopieren, Position löschen, Diagnose-Eintrag im Ereignis-Protokoll erzeugen.

Bereich 2: Positionen im Zielvorgang (nach dem Übernehmen)

Anweisungsarten: wie Bereich 1.

Bereich 3: Positionen im Zielvorgang (nach dem Wandeln)

Anweisungsarten: Feldzuweisungen, Funktionsanweisung (z. B. "Stücklisten aufrollen", "Nicht-Artikelpositionen löschen"), Diagnose-Eintrag im Ereignis-Protokoll erzeugen.

Bereich 4: Zielvorgang (nach dem Wandeln)

Anweisungsarten: Meldung / Abfrage, Eintrag im Kalender erzeugen, Datensatz exportieren, Datensatz ausgeben (Druck, wenn möglich E-Mail), Funktionsanweisung ("Vorgang buchen" bzw. "Vorgang stornieren"), Programm / Datei / Link ausführen, HTTP-POST-Befehl senden.

Weiterführende Informationen

• Auswertungspositionen – Referenz
• Vorgänge buchen und stornieren
• Feldzuweisung
• Meldung und Abfrage
• HTTP-Befehl senden
• Programm, Datei oder Link ausführen
• Verzweigte Bedingungen
• Buchungsparameter-Kopplung aktivieren