microtech ERP Cloud freischalten

Gen. 24

Die microtech ERP Cloud setzt eine Gen. 24 voraus und ist ab Build 7285 verfügbar. Aktuell kann pro Firma ein Mandant über microtech ERP Cloud genutzt werden.

Technische Voraussetzungen

Die microtech ERP Cloud setzt zwingend eine Internetverbindung am Server voraus.
Prüfen Sie am Server die Serverkonfiguration - Register: HTTP/2 - an dieser Stelle muss das HTTP/2-Kennzeichen aktiviert sein.
Es wird kein separater GraphQL-Aktivierungsschlüssel benötigt, jedoch muss im Benutzer-Datensatz das Kennzeichen für die GraphQL-Bearbeitung auf dem Register "Firmenvorgaben" gesetzt sein: Zugriff über GraphQL erlaubt.
Neben dem GraphQL-Kennzeichen existieren weitere Pflichtfelder im Benutzer-Datensatz, damit der Nutzer für microtech ERP Cloud freigeschaltet werden kann. Prüfen Sie, dass in jedem Fall die E-Mail-Adresse des Benutzers eingetragen ist. Weitere Felder wie "Anrede" sollten im Rahmen der Datenpflege obligatorisch gefüllt sein. Fehlen benötigte Angaben, weist Sie die Software auf Fehler in den Datensätzen hin und führt Sie an die betroffenen Stellen, die zu füllen sind.
Prüfen Sie, dass die E-Mail (von intern) im Benutzer auf dem Register: "Firmen Position / Kommunikation" hinterlegt ist. Nur diese E-Mail ist für die Verknüpfung mit der microtech ERP Cloud maßgeblich – eine private oder abweichende Standard-E-Mail-Adresse genügt nicht.

Serverlast einplanen

Da die Anwendungslogik mit microtech ERP Cloud nun vermehrt serverseitig ausgeführt wird, steigt die Last auf dem ERP-Server entsprechend – bei der Kapazitätsplanung (CPU/RAM) sollte das berücksichtigt werden.

Es werden mindestens 16 GB Arbeitsspeicher benötigt, im Idealfall mehr.
Je mehr Benutzer und Daten verwaltet werden, desto besser sollte die technische Ausstattung sein.

Wählen Sie über das passende Register, ob Sie die Einrichtung über den Assistenten vornehmen oder die drei Schritte manuell ausführen möchten.

Option 1: Einrichtung über AssistentOption 2: Einrichtung manuell in 3 Schritten

Assistent initial ausführen mit Konfiguration der Zugangsdaten und Übertragung des ersten Benutzers

Das Freischalten der Verbindung erfolgt initial durch einen angemeldeten Benutzer mit den notwendigen Berechtigungen für die Benutzerverwaltung, z. B. einem Admin Ihres Unternehmens. Dieser muss an der Software angemeldet sein und tritt als initialer Nutzer für die Verbindung auf. Im Anschluss werden weitere Benutzer freigeschaltet.

Beachten Sie

Prüfen Sie vorab wie viele Anwenderlizenzen zur Verfügung stehen

Für jeden Benutzer, dem im Benutzer-Datensatz das Kennzeichen "Zugriff über GraphQL erlaubt" gesetzt wird, wird automatisch auch das Kennzeichen Benutzer kann sich immer anmelden gesetzt. Das Setzen erfolgt automatisch, da ein dauerhafter GraphQL-Zugriff eine reservierte Anwenderlizenz voraussetzt – siehe auch GraphQL-Zugriff.

Prüfen Sie vor der Freischaltung weiterer Benutzer, ob ausreichend freie Anwenderlizenzen zur Verfügung stehen.

Überschreitet die Anzahl freigeschalteter Benutzer die Anzahl der lizenzierten Anwender, können sich einzelne Benutzer – im ungünstigsten Fall auch der Administrator selbst – nicht mehr anmelden. Bitte führen Sie die Freischaltung der Benutzer deshalb mit der notwendigen Sorgfalt durch.

Aufruf: DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN - Schaltfläche WEITERE - Eintrag: "Benutzer für microtech ERP freischalten…".

Es öffnet sich der nachfolgende Assistent:

Ggf. auftretende Hinweise

Ggf. weist Sie die Software darauf hin, dass Umsatzstatistiken für bestimmte Jahre noch nicht durch die Automatik angelegt wurden. Prüfen Sie diese Informationen und legen Sie diese Jahre ggf. im Anschluss an. Klicken Sie im Assistenten auf WEITER.

Hinweis einblenden

Der Assistent zeigt Ihnen, welche Jahre der Umsatzstatistik noch nicht aufgebaut sind. Diese Statistiken können Sie später benutzen, um Dashboards in microtech ERP Cloud zu bauen. Erhalten Sie den Hinweis, lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt im DB-Manager diese Statistiken aufbauen. Planen Sie diesen Aufbau außerhalb der Betriebszeiten ein.

Unter DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - Schaltfläche: DB-MANAGER - Tabelle: VERKAUFSSTATISTIK (UMSATZ) finden Sie die Schaltfläche: WEITERE mit der Option: "Umsatzstatistik neu aufbauen".

Ggf. weist die Software darauf hin, dass Freie Datenbank-Tabellen existieren, die noch keine englische Bezeichnung im vorgesehenen Feld für die GraphQL-Bezeichnung erhalten haben. Holen Sie das für die betroffenen Freien DB im Datenbank-Manager nach.

Hinweis einblenden

Beim ersten Aufruf wird geprüft, ob eine Einladung zur microtech ERP Cloud bereits vorliegt.

Liegt eine Einladung vor, erhalten Sie einen Link, um den Zugang einzulegen.

Info

Wurde die Organisation bereits mit microtech ERP Cloud verknüpft, werden Sie direkt zur Benutzer-Freischaltung geführt, da eine Registrierung über Einladungs-Link erfolgt ist.

Wichtig: Eingaben im Assistent werden sofort wirksam

Ihre Eingaben in den folgenden Schritten werden beim Speichern sofort wirksam. Ein späteres Abbrechen stoppt nur die noch verbleibenden Schritte, bereits gespeicherte Änderungen bleiben bestehen. Die eigentliche Freischaltung bei microtech ERP Cloud wird hingegen erst mit dem Fertigstellen auf der Zusammenfassungsseite ausgeführt.

A) Zugangsdaten

Diese Ansicht erhalten Sie im Assistenten nur beim ersten Aufruf bzw. wenn noch keine Verbindung besteht!

In den Zugangsdaten kann jeweils immer nur ein Datensatz für microtech ERP Cloud angelegt werden.

Art der Zugangsdaten: Legen Sie einen Zugang der Art microtech ERP Cloud an oder öffnen Sie einen vorhandenen.
Mandant: An dieser Stelle wird beim ersten Aufruf automatisch der Mandant eingetragen, mit dem Sie gerade angemeldet sind.
Url: Ersetzen Sie in der "Basis"-Url den Platzhalter <kunde> durch die Adresse Ihrer Organisation (Beispiel: meinefirma.my.microtech.de).
Anmelden: Über die Schaltfläche: ANMELDEN öffnet sich ein Browser-Fenster, in dem Sie sich authentifizieren.
Testen: Nachdem die Registrierung und Anmeldung erfolgt ist, können Sie die Verbindung testen.

Durch die Betätigung der ANMELDEN-Schaltfläche wird ein Browser-Fenster aufgerufen, in dem die Anmeldung durchgeführt wird. Registrieren Sie sich auf der geöffneten Seite. Nach erfolgreicher Registrierung werden die Daten automatisch im Programm gespeichert und der Warten-Dialog schließt sich selbstständig. Stellen Sie beim Speichern sicher, dass der Datensatz ein gesetztes Aktiv-Kennzeichen besitzt.

Verbindung wird dauerhaft festgeschrieben

Nach erfolgreicher Einrichtung ist die Verbindung zwischen Mandant und Organisation endgültig.
Url, Organisation-ID, E-Mail und API-Key lassen sich nicht von Hand ändern.
Ein Lösen der Verbindung ist über die reguläre Oberfläche nicht möglich – wenden Sie sich in diesem Fall an den microtech Support.

B) Nach dem Erfassen der Zugangsdaten

Der Assistent führt Sie durch die nächsten Schritte. Im finalen Fenster des Assistenten, der Zusammenfassung, werden die markierten Benutzer mit Nummer, Anmeldename und Namen aufgelistet. Prüfen Sie hier, wen die Freischaltung betrifft, bevor Sie fortfahren und den Assistenten abschließen. Nach dem Fertigstellen besitzen die gewählten Nutzer Zugang zu microtech ERP Cloud.

Nach dem initialen Ausführen des Assistenten ist Ihr microtech ERP Cloud-Zugang unter: PARAMETER - SONSTIGE - ZUGANGSDATEN gespeichert. Der erste freigeschaltete Benutzer kann sich anschließend unter der microtech ERP Cloud-Seite Ihrer Firma einloggen. Neben der Verwaltung von Tickets existiert nun auch ein ERP-Bereich, in welchem Daten eingesehen werden können.

Nach dem initialen Ausführen: Weitere Benutzer freischalten

Nachdem der Assistent zum ersten Mal ausgeführt und die Anmeldedaten für microtech ERP Cloud hinterlegt wurden, können Sie die weiteren Nutzer für die microtech ERP Cloud freischalten. Rufen Sie hierzu erneut DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN - Schaltfläche WEITERE - Eintrag: "Benutzer für microtech ERP Cloud freischalten…" auf.

Benutzer auswählen und "Status" des Datensatzes prüfen

Im Fenster "Freischaltung von Benutzern" haben Sie im Assistenten nun die Möglichkeit, komfortabel die Nutzer auszuwählen, denen Zugang zu microtech ERP Cloud gewährt werden soll.

Mittels Kennzeichen vor dem Benutzereintrag markieren Sie, welche Nutzer freigeschaltet werden sollen.

Optionen zum Eingrenzen auf Nutzer

Suchbegriff: Über den "Suchbegriff" am Anfang der Maske können Sie über die Suche auf Stichwörter eingrenzen.
Nur freischaltbare anzeigen: Über dieses Kennzeichen werden nur Benutzer angezeigt, die aktuell die Kriterien für die Freischaltung erfüllen.
Nur ausstehende anzeigen: Über die Option werden nur Benutzer angezeigt, die noch nicht freigeschaltet wurden.
Nur mit fehlenden Angaben anzeigen: Es werden nur Benutzer angezeigt, deren Daten noch unvollständig sind. Nutzen Sie diese Ansicht, um diese zu finden.

"Status" und "Grund" für nicht freischaltbare Benutzer

Im "Status" sehen Sie für einen Benutzer, ob dieser freigeschaltet werden kann, ob Angaben fehlen oder ein Benutzer bereits freigeschaltet ist. Der Assistent liefert Ihnen auch einen "Grund", der die Freischaltung verhindert, z. B. eine fehlende GraphQL-Zugriffsberechtigung des Benutzers oder ein nicht befülltes Pflichtfeld.

Sie können die Benutzerdatensätze direkt mit einem Doppelklick oder rechter Maustaste öffnen und die Pflichtangaben füllen. Die Software unterstützt Sie aber auch beim Ausfüllen benötigter Pflichtinformationen und führt Sie im Verlauf auf Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen. Fehlt beispielsweise die E-Mail (von intern) im Benutzer auf dem Register: "Firmen Position / Kommunikation", führt Sie der Assistent direkt zum betroffenen Feld. Sie können die Adresse auch direkt im Einrichtungsassistenten oder nachträglich in der Benutzerverwaltung (DATEI – INFORMATIONEN – BENUTZER – "Benutzer verwalten") eintragen.

Nachdem Sie eine Auswahl an freizuschaltenden Benutzern getroffen haben, klicken Sie auf WEITER und folgen dem Assistenten bis zum Fertigstellen. Im Anschluss können sich die Benutzer mit Ihrer E-Mail und Passwort in Ihrem Bereich von microtech ERP Cloud einloggen und finden den Bereich "ERP" für die microtech ERP Cloud.

Sollten gewählte Benutzer unvollständige Daten haben, weist Sie der Assistent darauf hin. Ein fehlendes GraphQL-Kennzeichen im Benutzer-Datensatz oder auch eine fehlende E-Mail-Adresse, fehlender Nachname etc. werden vom Assistenten geprüft.

Der Assistent führt Sie direkt zum betroffenen Feld im Benutzer-Datensatz.

Müssen mehrere Felder befüllt werden, geht der Assistent bei der nächsten Prüfung zum nächsten unvollständigen Feld.

Beachten Sie

Der Assistent kann Benutzer nur freischalten, nicht sperren. Ein bereits gewährter Zugriff auf microtech ERP Cloud lässt sich derzeit nicht über den Assistenten entziehen.

FAQ zum Status der Nutzer: Welche Status gibt es und was bedeuten sie?

Status	Bedeutung	Markierbar?
Freischaltbar	Benutzer kann direkt freigeschaltet werden.	Ja
Angaben fehlen	Pflichtangaben (GraphQL-Zugang, Anrede, E-Mail) fehlen – werden im nächsten Schritt automatisch nachgefragt.	Ja
Bereits freigeschaltet	Benutzer-Zugriff besteht bereits.	Ja, für erneute Prüfung der Verknüpfung
Vorgemerkt	Kennzeichen wurde im Assistenten der Bereichs-Aktionen gesetzt, die Übertragung steht noch aus. Erfüllt ein vorgemerkter Benutzer die Bedingungen (noch) nicht, wird er bei jedem erneuten Assistentenlauf automatisch erneut geprüft – die Markierung geht dadurch nicht verloren.	Ja
Nicht freischaltbar	Gesperrter, ausgeschiedener oder System-/Dienstbenutzer bzw. außerhalb der Gültigkeit	Nein (ausgegraut, Grund steht in der zweiten Zeile der Statusspalte)

C) Nach der Freischaltung: Protokolldatensatz prüfen

Nachdem Sie den Assistenten durchlaufen haben, erhalten Sie ein Protokoll. Nach der initialen Freischaltung und dem Hinzufügen von Benutzern kann der Assistent erneut ausgeführt werden, sofern neue Benutzer hinzugefügt werden sollen.

Freigeschaltete Nutzer erhalten einen Registrierungslink per E-Mail, bei dem diese sich im Self-Service freischalten können.

Neben der Nutzung des Assistenten, der Sie aktiv nach und nach durch die einzelnen Schritte führt, können diese Schritte natürlich auch manuell durchlaufen werden.

1) Zugangsdaten mit initialem Nutzer konfigurieren

Öffnen Sie zunächst den Mandanten, den Sie in microtech ERP Cloud nutzen möchten.

Das Freischalten der Verbindung erfolgt initial durch einen angemeldeten Benutzer mit den notwendigen Berechtigungen für die Benutzerverwaltung, z. B. einem Admin Ihres Unternehmens. Dieser muss an der Software angemeldet sein und tritt als initialer Nutzer für die Verbindung auf. Im Anschluss werden weitere Benutzer freigeschaltet.

Navigieren Sie auf: PARAMETER - SONSTIGE - ZUGANGSDATEN.

Zugangsdaten konfigurieren

In den Zugangsdaten kann jeweils immer nur ein Datensatz für microtech ERP Cloud angelegt werden.

Art der Zugangsdaten: Legen Sie einen Zugang der Art microtech ERP Cloud an oder öffnen Sie einen vorhandenen.
Mandant: An dieser Stelle wird beim ersten Aufruf automatisch der Mandant eingetragen, mit dem Sie gerade angemeldet sind.
Url: Ersetzen Sie in der "Basis"-Url den Platzhalter <kunde> durch die Adresse Ihrer Organisation (Beispiel: meinefirma.my.microtech.de).
Anmelden: Über die Schaltfläche: ANMELDEN öffnet sich ein Browser-Fenster, in dem Sie sich authentifizieren.

Durch die Betätigung der ANMELDEN-Schaltfläche wird ein Browser-Fenster aufgerufen, in dem die Anmeldung durchgeführt wird. Während der Anmeldung wartet microtech ERP auf die notwendigen Eingaben, die im Browser vorgenommen werden. Nach erfolgreicher Anmeldung werden die Daten automatisch im Programm gespeichert und der Warten-Dialog schließt sich selbstständig. Stellen Sie beim Speichern sicher, dass der Datensatz ein gesetztes Aktiv-Kennzeichen besitzt.

Verbindung wird dauerhaft festgeschrieben

Nach erfolgreicher Einrichtung ist die Verbindung zwischen Mandant und Organisation endgültig.
Url, Organisation-ID, E-Mail und API-Key lassen sich nicht von Hand ändern.
Ein Lösen der Verbindung ist über die reguläre Oberfläche nicht möglich – wenden Sie sich in diesem Fall an den microtech Support.

2) Benutzer vormerken

Öffnen Sie die Benutzerverwaltung unter: DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN.

Pflichtangaben im Benutzer prüfen

Prüfen Sie im Vorfeld die freizuschaltenden Benutzer-Datensätze auf vollständige Pflichtangaben. So sollten neben dem Anmeldenamen und dem Kürzel auch das Pflichtfeld "Zugriff über GraphQL erlaubt" sowie die Anrede aktiviert sein.

Prüfen Sie auch, ob die E-Mail (von intern) im Benutzer auf dem Register: "Firmen Position / Kommunikation" hinterlegt ist.

Wenn Sie die freizuschaltenden Nutzer-Datensätze auf Vollständigkeit geprüft haben, wählen Sie in der Benutzerverwaltung Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN.

Die Maske bietet die bekannten Optionen für eine Auswahl des Bereiches über eine Sortierung oder einen Bereichsfilter an, um die Nutzer auszuwählen. Es kann auch einfach eine in der Tabelle getätigte Auswahl der Datensätze erfolgen.

Wählen Sie nun im ersten Schritt den Punkt "Benutzer für microtech ERP Cloud vormerken". In der Zusammenfassung klicken Sie auf FERTIGSTELLEN. Die Benutzer sind nun vorgemerkt. Im Protokoll erhalten Sie eine kurze Information über die erfolgte Aktion, im Beispiel z. B.: "Alexander Schulte: für microtech ERP Cloud vorgemerkt".

3) Benutzer freischalten

Zum Freischalten der Benutzer rufen Sie erneut unter DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN die Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN auf. Wählen Sie nun die Systemregel: "Vorgemerkte Benutzer in microtech ERP Cloud anlegen". Lesen Sie im Anschluss das Protokoll und prüfen Sie dieses auf ggf. auftauchende Sachlagen.

Freigeschaltete Nutzer erhalten einen Registrierungslink per E-Mail, bei dem diese sich im Self-Service freischalten können.

Tipp

Über die Bereichs-Aktionen lassen sich auch beide Systemregeln aktivieren, somit werden Schritt 2 und 3 direkt nacheinander über die Bereichs-Aktion ausgeführt.

Optional: Überblick über vorgemerkte und freigeschaltete Benutzer in der Tabellenansicht

Über die eingeblendete Tabellenspalte [MtErpCloudKz] lässt sich kontrollieren, welche Benutzer bereits vorgemerkt sind.
Über die eingeblendete Tabellenspalte [MtErpCloudUserGUID] sehen Sie, welche Nutzer bereits eine GUID besitzen und somit freigeschaltet sind.

In der Benutzer-Ansicht haben Sie somit einen guten Überblick, welche Benutzer vorgemerkt bzw. freigeschaltet sind für microtech ERP Cloud.