Ausgabe der E-Rechnung
Erstellen einer E-Rechnung (ZUGFeRD bzw. XRechnung) mit microtech ERP
Voraussetzung: Notwendige Konfiguration und E-Mail Layout sind eingerichtet
Voraussetzung für die Ausgabe einer E-Rechnung sind die im Hilfe-Artikel: E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung) beschriebenen Vorarbeiten. Zu diesen Vorarbeiten gehört auch das Anlegen von E-Mail Layouts für E-Rechnungen.
Benötigen Sie für einzelne Business Terms eine abweichende Feldbelegung, richten Sie diese vorab über E-Rechnungs-Feldmapping einrichten ein.
Empfohlen: Ausgabe über automatische Formatvorgabe aus dem Vorgang
Legen Sie ein E-Mail-Layout mit der Option "Formatvorgabe aus Vorgang (*.pdf; *.xml)" an, z. B. unter dem Namen "E-Rechnung Format aus Vorgang (Mail)". Das tatsächlich ausgegebene Format (ZUGFeRD, XRechnung oder PDF) wird dann bei jeder Ausgabe automatisch über die Kaskade aus Adress-Parameter, Adressstatus, Adresse und Vorgang ermittelt.
Die vollständige Beschreibung der Ermittlungs-Kaskade sowie ein Konfigurationsbeispiel finden Sie im Kapitel: E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung) – Konfiguration der Ausgabe per E-Mail.
Hinterlegen Sie dieses Layout über die Schaltfläche: STANDARD als Standard-Layout, damit es direkt über die Schaltfläche: SENDEN zur Verfügung steht. Alternativ lässt es sich auch gezielt über das Ausgabe-Fenster auswählen.
Tipp
Vorteil eines gemeinsamen E-Rechnungs-Layouts
Ein Layout mit der Format-Feld-Auswahl: "Formatvorgabe aus Vorgang" lässt sich universell nutzen. Die Pflege mehrerer paralleler, fester Layouts entfällt, da Sie stattdessen einmalig festlegen, nach welcher Logik die Ausgabe erfolgen soll.
| Ebene | Ort | Feld | Werte / Fallback |
|---|---|---|---|
| 1 – Adress-Parameter (global) | Parameter → Adressen → Parameter | „Vorgabe für Ausgabeformat" | ZUGFeRD, XRechnung, Adobe Acrobat Reader, Adobe Acrobat Reader [über Druckmodul] (Basis-Ebene, kein weiterer Fallback) |
| 2 – Adressstatus | Parameter → Adressen → Status → Reiter „Personengruppe/FiBu" | „Vorgabe für Ausgabeformat" | zusätzlich „(Vorgabe aus Parameter)" → Rücksprung zu Ebene 1 |
| 3 – Adresse (individuell) | Adresseingabe → Reiter „Kennzeichen" → Gruppe „Vorgaben für E-Rechnung" | „Formatvorgabe" | zusätzlich „(über Status der Adresse)" → Ebene 2, oder „(Vorgabe aus Parameter)" → direkt Ebene 1 |
| 4 – Vorgang | Vorgang → Eigenschaften → „Drucken in Datei" / E-Mail-Anhänge | „Format" | „Formatvorgabe aus Vorgang (*.pdf; *.xml)" → übernimmt den zum Zeitpunkt gültigen Wert aus Ebene 3 (die ggf. weiter nach unten kaskadiert) |
Damit diese automatische Entscheidung von der Software getroffen werden kann, benötigen Sie ein Layout mit der Option E-Rechnung Format aus Vorgang (Mail) und eine Konfiguration anhand der vier Ebenen, die für jeden Vorgang bestimmt, welches Ausgabeformat benötigt wird.
- Im Beispiel wurde ein Layout angelegt, welches die Formatvorgabe aus dem Vorgang übernehmen soll. Die genaue Konfiguration können Sie im Vorgang einstellen oder weiter verzweigt die Bedingungen erfassen (wie in der obigen Tabelle angegeben). Auf diese Weise können Sie sich die Pflege mehrerer paralleler Layouts sparen, da Sie klar in den einzelnen Datensätzen festlegen, was das bevorzugte Format ist.
Info
Ein einmal am Vorgang explizit gesetztes Format bleibt auch bei späterer Weiterverarbeitung erhalten. Bei bereits bestehenden Vorgängen ohne gesetztes Format wird der Wert weiterhin automatisch über Adressstatus bzw. Adress-Parameter ermittelt.
Tipp
Weiterhin kann es auch sinnvoll sein, für Sonderfälle "feste" Layouts bereitzuhalten, in denen ein Format bewusst erzwungen werden soll, unabhängig davon, was Adresse, Adressstatus, Vorgang oder Parameter vorgeben.
Feste Formatwahl je Layout (ZUGFeRD oder XRechnung)
Es lässt sich je Layout auch ein festes E-Rechnungs-Format hinterlegen. Die Ausgabe über dieses Layout erfolgt dann immer in genau diesem Format.
In diesem Fall legen Sie beispielsweise zwei Layouts an und wählen bei der Ausgabe manuell zwischen den konfigurierten Layouts, z. B.:
- E-Rechnung ZUGFeRD (Mail)
- E-Rechnung XRechnung (Mail)
Im Bereich Vorgänge: E-Mail SENDEN / Auswahl des Layouts über Direktauswahl der Ausgabe
Für die im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE angelegten Vorgangs-Datensätze mit deren Positionen lässt sich über die Schaltfläche: SENDEN sowie weitere angelegte E-Mail-Layouts eine E-Rechnung ausgeben.
Über die Schaltfläche: SENDEN kann direkt auf das Standard-Layout für Rechnungen zugegriffen werden. Im Beispiel wurde ein bei der Konfiguration angelegtes Layout "E-Rechnung ZUGFeRD (Mail)" als Standard hinterlegt und liegt somit auch auf der Schaltfläche: SENDEN.
Alternativ möglich: Im Bereich Vorgänge: E-Mail Layout über Ausgabe wählen
Im Ausgabe-Fenster lässt sich auch auf die weiteren Layouts zugreifen. Über das Öffnen der Ausgabe erhalten Sie einen Überblick und können zudem Anpassungen an den Layouts vornehmen.
Weitere Hinweise einblenden
Aus diesem Fenster heraus kann auch ein Layout gewählt werden und mit Schaltfläche: SENDEN der Versand angestoßen werden.
Aufbau der E-Mail mit Anhang im passenden Format
Unabhängig davon, ob das Format automatisch (Gen. 24) oder fest je Layout bestimmt wurde: Für das folgende Beispiel wurde die Option: "E-Mail vor dem Senden anzeigen" gewählt, um den Aufbau der E-Mail am Beispiel von "ZUGFeRD" und "XRechnung" zu demonstrieren.
Über ZUGFeRD-Format wird eine PDF-Datei mit hybridem Format angehangen
Bei einem Layout mit dem Format: "ZUGFeRD" wird passend eine PDF-Datei angehangen, welche die integrierte XML-Datenstruktur des hybriden ZUGFeRD-Formats enthält:
Das Format kann somit wie eine herkömmliche PDF geöffnet werden, besitzt integriert aber auch die XML-Struktur, welche für das Weiterverarbeiten der E-Rechnung benötigt wird.
Über XRechnung-Format wird eine maschinenlesbare XML-Datei angehangen
Beim Format "XRechnung" wird eine XML-Datei an die E-Mail angehängt. Das XRechnungs-Format besitzt lediglich die XML-Datenstruktur ohne eine hybride Visualisierung.
Beachten Sie:
Für die E-Rechnung ist allein die erstellte ZUGFeRD-PDF-Datei bzw. die für die XRechnung erstellte XML-Datei die gültige Rechnungs-Datei.
Weitere zusätzlich hinzugefügte Dateien oder Formate stellen kein gültiges Rechnungsformat dar.
Beachten Sie
Gen. 24: Abbruch bei nicht valider E-Rechnung
Ab Gen. 24 kann die Ausgabe einer E-Rechnung abgebrochen werden, wenn der Vorgang nicht valide ist (Kennzeichen "Ausgabe abbrechen, wenn Validierungsstatus nicht valide ist"). Das gilt auch für den E-Mail-Versand: Es wird keine E-Mail verschickt. Prüfen und korrigieren Sie in diesem Fall den Vorgang, bevor Sie ihn erneut ausgeben.
Weitere Infos:
Ablage der Ausgabe im microtech Dokumentenmanagement
Mit der Ausgabe der E-Rechnung ist es bei Einsatz des Zusatzmoduls: "microtech Dokumentenmanagement" auch möglich eine automatische Ablage zu erreichen. Weitere Infos erhalten Sie im Bereich: DMS - Ablage von Ausgangsdokumenten.