Ausgabe der E-Rechnung
Erstellen einer E-Rechnung (ZUGFeRD bzw. XRechnung) mit microtech büro+
Voraussetzung: Notwendige Konfiguration und E-Mail Layout sind eingerichtet
Voraussetzung für die Ausgabe einer E-Rechnung sind die im Hilfe-Artikel: E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung) beschriebenen Vorarbeiten. Zu diesem Vorarbeiten gehört auch das Anlegen von E-Mail Layouts für E-Rechnungen. Im folgenden Beispiel wurde das Layout angelegt und alle erforderlichen Einstellungen getroffen.
Im Bereich Vorgänge: E-Mail SENDEN / Auswahl des Layouts über Direktauswahl der Ausgabe
Für die im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE angelegte Vorgangs-Datensätze mit deren Positionen lässt sich über die Schaltfläche: SENDEN sowie weitere angelegte E-Mail-Layouts eine E-Rechnung ausgeben.
Über die Schaltfläche: SENDEN kann direkt auf das Standard-Layout für Rechnungen zugegriffen werden. Im Beispiel wurde ein bei der Konfiguration angelegtes Layout "E-Rechnung ZUGFeRD (Mail)" als Standard hinterlegt und liegt somit auch auf der Schaltfläche: SENDEN.
Alternativ möglich: Im Bereich Vorgänge: E-Mail Layout über Ausgabe wählen
Im Ausgabe-Fenster lässt sich auch auf die weiteren Layouts zugreifen. Über das Öffnen der Ausgabe erhalten Sie einen Überblick und können zudem Anpassungen an den Layouts vornehmen.
Weitere Hinweise einblenden
Aus diesem Fenster heraus kann auch ein Layout gewählt werden und mit Schaltfläche: SENDEN der Versand angestoßen werden.
Aufbau der E-Mail mit Anhang im passenden Format
Für das Beispiel wurde die Option: "E-Mail vor dem Senden anzeigen" gewählt, um den Aufbau der E-Mail am Beispiel von "ZUGFeRD" und "XRechnung" zu demonstrieren.
Über ZUGFeRD-Layout wird eine PDF-Datei mit hybridem Format angehangen
Bei einem Layout mit dem ausgewählten Format: "ZUGFeRD" wird passend eine PDF-Datei angehangen, welche die integrierte XML-Datenstruktur des hybriden ZUGFeRD-Formats enthält:
Das Format kann somit wie eine herkömmliche PDF geöffnet werden, besitzt integriert aber auch die XML-Struktur, welche für das Weiterverarbeiten der E-Rechnung benötigt wird.
Über XRechnung-Layout wird eine maschinenlesbare XML-Datei angehangen
Beim Layout mit gewähltem Format: "XRechnung" wird eine XML-Datei an die E-Mail angehängt. Das XRechnungs-Format besitzt lediglich die XML-Datenstruktur ohne eine hybride Visualisierung.
Beachten Sie:
Für die E-Rechnung ist allein die erstellte ZUGFeRD-PDF-Datei bzw. die für die XRechnung erstellte XML-Datei die gültige Rechnungs-Datei.
Weitere zusätzlich hinzugefügte Dateien oder Formate stellen kein gültiges Rechnungsformat dar.
Ablage der Ausgabe im microtech Dokumentenmanagement
Mit der Ausgabe der E-Rechnung ist es bei Einsatz des Zusatzmoduls: "microtech Dokumentenmanagement" auch möglich eine automatische Ablage zu erreichen. Weitere Infos erhalten Sie im Bereich: DMS - Ablage von Ausgangsdokumenten.