Ausgabe der E-Rechnung
Erstellen einer E-Rechnung (ZUGFeRD bzw. XRechnung) mit microtech büro+
Voraussetzung: Notwendige Konfiguration und E-Mail Layout sind eingerichtet
Voraussetzung für die Ausgabe einer E-Rechnung sind die im Hilfe-Artikel: E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung) beschriebenen Vorarbeiten. Zu diesen Vorarbeiten gehört auch das Anlegen von E-Mail Layouts für E-Rechnungen.
Benötigen Sie für einzelne Business Terms eine abweichende Feldbelegung, richten Sie diese vorab über E-Rechnungs-Feldmapping einrichten ein.
Empfohlen: Ausgabe über automatische Formatvorgabe aus dem Vorgang
Legen Sie ein E-Mail-Layout mit der Option "Formatvorgabe aus Vorgang (*.pdf; *.xml)" an, z. B. unter dem Namen "E-Rechnung Format aus Vorgang (Mail)". Das tatsächlich ausgegebene Format (ZUGFeRD, XRechnung oder PDF) wird dann bei jeder Ausgabe automatisch über die Kaskade aus Adress-Parameter, Adressstatus, Adresse und Vorgang ermittelt.
Die vollständige Beschreibung der Ermittlungs-Kaskade sowie ein Konfigurationsbeispiel finden Sie im Kapitel: E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung) – Konfiguration der Ausgabe per E-Mail.
Hinterlegen Sie dieses Layout über die Schaltfläche: STANDARD als Standard-Layout, damit es direkt über die Schaltfläche: SENDEN zur Verfügung steht. Alternativ lässt es sich auch gezielt über das Ausgabe-Fenster auswählen.
Tipp
Vorteil eines gemeinsamen E-Rechnungs-Layouts
Ein Layout mit der Format-Feld-Auswahl: "Formatvorgabe aus Vorgang" lässt sich universell nutzen. Die Pflege mehrerer paralleler, fester Layouts entfällt, da Sie stattdessen einmalig festlegen, nach welcher Logik die Ausgabe erfolgen soll.
Feste Formatwahl je Layout (ZUGFeRD oder XRechnung)
Es lässt sich je Layout auch ein festes E-Rechnungs-Format hinterlegen. Die Ausgabe über dieses Layout erfolgt dann immer in genau diesem Format.
In diesem Fall legen Sie beispielsweise zwei Layouts an und wählen bei der Ausgabe manuell zwischen den konfigurierten Layouts, z. B.:
- E-Rechnung ZUGFeRD (Mail)
- E-Rechnung XRechnung (Mail)
Im Bereich Vorgänge: E-Mail SENDEN / Auswahl des Layouts über Direktauswahl der Ausgabe
Für die im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE angelegten Vorgangs-Datensätze mit deren Positionen lässt sich über die Schaltfläche: SENDEN sowie weitere angelegte E-Mail-Layouts eine E-Rechnung ausgeben.
Über die Schaltfläche: SENDEN kann direkt auf das Standard-Layout für Rechnungen zugegriffen werden. Im Beispiel wurde ein bei der Konfiguration angelegtes Layout "E-Rechnung ZUGFeRD (Mail)" als Standard hinterlegt und liegt somit auch auf der Schaltfläche: SENDEN.
Alternativ möglich: Im Bereich Vorgänge: E-Mail Layout über Ausgabe wählen
Im Ausgabe-Fenster lässt sich auch auf die weiteren Layouts zugreifen. Über das Öffnen der Ausgabe erhalten Sie einen Überblick und können zudem Anpassungen an den Layouts vornehmen.
Weitere Hinweise einblenden
Aus diesem Fenster heraus kann auch ein Layout gewählt werden und mit Schaltfläche: SENDEN der Versand angestoßen werden.
Aufbau der E-Mail mit Anhang im passenden Format
Unabhängig davon, ob das Format automatisch (Gen. 24) oder fest je Layout bestimmt wurde: Für das folgende Beispiel wurde die Option: "E-Mail vor dem Senden anzeigen" gewählt, um den Aufbau der E-Mail am Beispiel von "ZUGFeRD" und "XRechnung" zu demonstrieren.
Über ZUGFeRD-Format wird eine PDF-Datei mit hybridem Format angehangen
Bei einem Layout mit dem Format: "ZUGFeRD" wird passend eine PDF-Datei angehangen, welche die integrierte XML-Datenstruktur des hybriden ZUGFeRD-Formats enthält:
Das Format kann somit wie eine herkömmliche PDF geöffnet werden, besitzt integriert aber auch die XML-Struktur, welche für das Weiterverarbeiten der E-Rechnung benötigt wird.
Über XRechnung-Format wird eine maschinenlesbare XML-Datei angehangen
Beim Format "XRechnung" wird eine XML-Datei an die E-Mail angehängt. Das XRechnungs-Format besitzt lediglich die XML-Datenstruktur ohne eine hybride Visualisierung.
Beachten Sie:
Für die E-Rechnung ist allein die erstellte ZUGFeRD-PDF-Datei bzw. die für die XRechnung erstellte XML-Datei die gültige Rechnungs-Datei.
Weitere zusätzlich hinzugefügte Dateien oder Formate stellen kein gültiges Rechnungsformat dar.
Ablage der Ausgabe im microtech Dokumentenmanagement
Mit der Ausgabe der E-Rechnung ist es bei Einsatz des Zusatzmoduls: "microtech Dokumentenmanagement" auch möglich eine automatische Ablage zu erreichen. Weitere Infos erhalten Sie im Bereich: DMS - Ablage von Ausgangsdokumenten.