Datenprüfung über Regeln definierbar - Bereichs-Aktionen

XL

Für die verschiedenen Bereiche des Programms können Regeln definiert werden. Diese Regeln erstellen Sie über die Schaltfläche: PARAMETER - (Bereich auswählen- z. B. Adressen) - REGELN.

Für folgende Bereiche können Regeln zur Datenprüfung hinterlegt werden:

• Artikel
• History XL
• Artikel-Lieferanten
• Adressen
• Serviceverträge
• Projekte
• Vorgänge
• Lager und Lagerbestand
• Abweichende Artikeldaten
• Offene Posten
• Projekte

Als Auswertungsposition im Programm steht dafür "Zum Ausführen von Bereichs-Aktionen" zur Verfügung.

• Protokolleintrag erzeugen

Dazu muss innerhalb der Anweisung die Anweisungsart "Protokolleintrag erzeugen" gewählt werden.

Gestaltung der Protokolleinträge

Über das Layout der Anweisung können die Protokolleinträge gestaltet werden.

Beim Protokolleintrag wird automatisch ein Link zum betreffenden Datensatz generiert, über welchen der Datensatz direkt aus dem Protokoll heraus geöffnet werden kann.

• Feldzuweisungen

Mittels Feldzuweisung kann ein Feld eines Datensatzes überschrieben, beschrieben oder gelöscht werden. Als "Art der Feldzuweisung" stehen pro Feld die Anweisungsarten

• Feldwert löschen
• Feldwert mit Vorgabe füllen und
• Feldwert über Formel füllen

zur Verfügung.

• Datensatz ausgeben (als Druck, bzw. wenn möglich E-Mail)

Hiermit ist es möglich, ein Druck- oder sendbares Layout auszugeben. Wenn möglich, wird das Layout per E-Mail versendet.

Aufruf der Prüffunktion

Die Prüffunktion wird im jeweiligen Bereich (z. B. STAMMDATEN - ADRESSEN) über die Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN aufgerufen.

Das Ausführen von Bereichs-Aktionen kann mit angemeldeten Benutzern im laufenden Betrieb ausgeführt werden.

• Über die Bereichsauswahl kann bei Bedarf der Auswahlbereich eingeschränkt werden.
• Es werden die zur Verfügung stehenden Regeln angezeigt und können entsprechend ausgewählt werden.

• Sie erhalten eine Zusammenfassung und können die Einstellungen als Schema speichern.

• Nach erfolgreichem Ausführen der Bereichs-Aktion wird das Protokoll angezeigt.
• Das Protokoll kann auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLLE eingesehen werden.

Regelauswertung: "Zum Ausführen von Bereichs-Aktionen" im Bereich: Kalender

XL

Für die Regel "Zum Ausführen von Bereichs-Aktionen" steht ab XL auch die Anweisungsart "Eintrag im Kalender erzeugen" zur Verfügung.

Dadurch kann entsprechend eine Aufgabe, ein Termin oder eine Wiedervorlage erzeugt werden.

Benutzer - Vorgabe

Zusätzlich zur Definition des Kalendereintrages ist es möglich, eine "Benutzer-Vorgabe" festzulegen. Es kann zwischen folgenden Vorgaben gewählt werden:

• Aktueller Benutzer:

  Der aktuell in microtech ERP angemeldete Benutzer. Bei der Erstellung eines neuen Datensatzes wird dieser Benutzer automatisch als "Benutzer bei Erstellung" hinterlegt.

• Standard Benutzer:

  Der Standard Benutzer ist der Benutzer, welcher im Mandanten-Datensatz auf dem Register "Berechtigungen" mit dem Standard Kennzeichen markiert ist. Wie wird der Standard Benutzer erstellt / definiert?

• Zugewiesener Sachbearbeiter (Benutzer):

  Ein Benutzer, der einem Vorgang, Projekt oder einer Aufgabe zugeordnet ist und für dessen Bearbeitung verantwortlich ist. Benutzer können in der Benutzerverwaltung (DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN) als Sachbearbeiter gekennzeichnet werden.

• Benutzer leer lassen:

  Das Benutzerfeld wird bewusst nicht befüllt. Dies ist sinnvoll, wenn die Zuständigkeit noch nicht feststeht oder keine spezifische Personenzuweisung erforderlich ist.

• Letzter Änderungsbenutzer (aus Datensatz):

  Der Benutzer, der einen Datensatz zuletzt geändert hat. Diese Information wird automatisch im Feld "Benutzer bei Änderung" gespeichert und dient der Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

Beachten Sie:

Vorrang hat immer die Benutzer-Nummer (Bzr-Nr) im Feld "Benutzer". Ist diese eingegeben, gilt die Vorgabe nicht. Enthält das Feld "Benutzer" keinen Eintrag, gilt immer die Vorgabe.

Beispiel

Die Bereichs-Aktion ermittelt einen Sachverhalt in einem Projekt. Über die Anweisung "Eintrag im Kalender erzeugen" kann für den zugeordneten Projekt-Sachbearbeiter eine Wiedervorlage, welche den ermittelten Projektdatensatz betrifft, erstellt werden.