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DMS - Arten (Parameter)

Im Bereich: PARAMETER - DOKUMENTE - ARTEN befinden sich die Dokumentenarten, denen ein Dokument zugeordnet werden kann.

In der Standardauslieferung existierten folgende Arten:

  • Sonstige
  • Eingangsrechnung
  • Ausgangsrechnung

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Aufbau der Dokumentenarten

Kopf der Dokumentenart

Im Kopf jeder Dokumentenart ist über die System-Dokumentenart festgelegt, ob es sich um eine "Eingangsrechnung", "Ausgangsrechnung" oder "(Standard)" handelt.

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Register: "Vorgaben / Bild"

Kennzeichen

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  • Anzeige von Register-Gruppen aktivieren: In diesem Bereich wird über die Aktivierung der Kennzeichen festgelegt, welche Gruppen für diese Dokumentenart (als Register) angezeigt werden.
  • Revisionssicherheit (mit Protokollierung): Zusätzlich wird für die Dokumentenart festgelegt, ob diese unter die "Revisionssicherheit (mit Protokollierung)" fällt. Nur wenn das Kennzeichen für Revisisonssichertheit aktiviert wurde, ist auch die Revisionssicherheit mit Protokollierung aktiv. Die Aktivierung des Kennzeichens in der Art, wird künftig über das Erstellen von in dieser Art erzeugten Dokumenten automatisch gesetzt. Sobald das Kennzeichen in Dokumenten aktiviert ist, kann (und darf) dieses nicht mehr deaktiviert werden.
  • Duplikatsprüfung: Sofern in einer Dokumentenart das Kennzeichen: "Duplikatsprüfung" aktiviert ist, wird eine Duplikatsprüfung bei der Neuanlage und beim Ändern von Dokumenten vorgenommen.
  • Zugehörige Vorgangsart neben dem Kennzeichen "Gruppe 'Zugeordneter Vorgang' anzeigen": Über das Auswahlfeld lässt sicht die zugehörige Vorgangsart festlegen. Beispiel: Der Dokumentenart "Eingangsrechnung" ist die Vorgangsart "Eingangsrechnung" zugewiesen, der Dokumentenart "Ausgangsrechnung" ist die Vorgangsart "Rechnung I" zugewiesen.

Vorgabe Dokumentenstatus

Über das Auswahlfeld wird festgelegt, welchen Status ein Dokument dieser Art bei der Neuerstellung erhält.

Das Kennzeichen: "Verfügbare Status einschränken" ist zu wählen, wenn nur besimmte Status in der Dokumentenart erlaubt sein sollen.

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Weitere Vorgaben

  • Über weitere Vorgaben kann auch der Bereich für diese Dokumentenart festgelegt werden (z. B. Adressen, Artikel, etc.).
  • Über die Berechtigungsgruppe wird gesteuert, wer auf diese Dokumentenart zugreifen kann.

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Symbol

  • Das Symbol dient der Übersicht und ist standardmäßig bereits mit einem Wert befüllt, der geändert werden kann.

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Vorgabe Aufbewahrungsfrist

  • Über das Auswahlfeld kann gewählt werden, ob die Aufbewahrungsfrist für "Monate" oder "Jahre" festgelegt werden soll.
  • Im Erfassungsfeld wird ein Wert eingetragen. Zusammen ergibt sich damit die Dauer die "Aufbewahrungsdauer", z. B.: "10 Jahre".
  • Mit dem Kennzeichen "Beginnt zum Anfang des folgenden Kalenderjahres" legen Sie fest, dass die Aufbewahrungsfrist ab Anfang des kommenden Jahres hochgezählt werden soll.

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Übersicht der im Standard ausgelieferten Dokumentenarten

Die im Standard ausgelieferten Arten: Sonstige, Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung sind folgendermaßen konfiguriert:

Dokumentenarten (und Erläuterung der Parameter) Erläuterung der Parameter Sonstige Eingangsrechnung Ausgangsrechnung
System-Dokumentenart (Standard) Eingangsrechnung Ausgangsrechnung
Kennzeichen
Gruppe "Beleginformationen des Dokumenteninhalts" anzeigen Ist das Kennzeichen aktiv, steht die Gruppe im Dokumenten-Datensatz zur Verfügung: DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz) error icon error icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com).
Gruppe "Zugeordnete Adresse" anzeigen Ist das Kennzeichen aktiv, steht die Gruppe im Dokumenten-Datensatz zur Verfügung: DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz) error icon error icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com).
Gruppe "Zugeordneter Vorgang" anzeigen Ist das Kennzeichen aktiv, steht die Gruppe im Dokumenten-Datensatz zur Verfügung: DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz) error icon error icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com).
Gruppe "Buchungssatz" anzeigen Ist das Kennzeichen aktiv, steht die Gruppe im Dokumenten-Datensatz zur Verfügung: DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz) error icon error icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). error icon error icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com).
Revisionssicherheit (mit Protokollierung) Bei aktiviertem Kennzeichen ist die Revisionssicherheit mit Protokollierung aktiv. Wurde das Kennzeichen in einem Dokument einmal gesetzt, kann es nicht mehr deaktiviert werden. Weitere Infos: DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz) error icon error icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com).
Vorgabe Dokumentenstatus
Status Unbelegt Neu (formal prüfen) Archiviert
Kennzeichen: Verfügbare Status einschränken ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com). ok icon ok icon from the IconExperience.com O-Collection. Copyright by INCORS GmbH (www.incors.com).
Verfügbare Status dieser Dokumentenart --- - Neu (formal prüfen)
- Inhaltlich prüfen
- Buchungsfreigabe prüfen
- Gebucht & Archiviert		 - Archiviert
Weitere Vorgaben
Bereich (Keine Vorgabe) (Keine Vorgabe) (Keine Vorgabe)
Berechtigungsgruppe (Nicht zugeordnet) (Nicht zugeordnet) (Nicht zugeordnet)
Symbol
Symbol Alt-Text Alt-Text Alt-Text