Auswertungs-Dashboards mit microtech ERP Cloud

Gen. 24

Voraussetzungen

Die microtech ERP Cloud setzt Gen. 24 mit Build 7285 (KW 40) voraus.
Ein Admin Ihres Unternehmens muss bereits eine Einladung für die microtech ERP Cloud angefragt und erhalten haben.

Zusätzliche Voraussetzung: beide Tabellen für Umsatzstatistiken müssen aufgebaut sein

Beim Update auf 7285 wird die Umsatzstatistik für Verkauf und Einkauf beim Einsatz einer Gen. 24 automatisch aufgebaut – übersteigt die Datenmenge 250.000 zu prüfende Belege (Vorgänge, Archiv-Vorgänge, Kassenbelege), wird der automatische Aufbau beim Update nicht ausgeführt.
Grundsätzlich werden aktuelles Jahr + zwei Vorjahre aufgebaut. Steht das Arbeitsdatum eines Mandanten auf einem Vorjahr, wird zusätzlich auch das tatsächlich aktuelle Kalenderjahr mit aufgebaut – dann können es vier statt drei Jahre werden.

Manueller Aufbau der Umsatzstatistik im DB-Manager

Im DB-Manager lassen sich für den "Mandant" unter WEITERE: "Umsatzstatistik neu aufbauen" entsprechend manuell die Umsatzstatistik aufbauen – planen Sie hierfür die entsprechende Zeit ein.
Der manuelle Aufbau wird unter anderem dann benötigt, wenn der automatische Aufbau aufgrund der Datenmenge der zu prüfenden Belege nicht durchgeführt wurde.

Zweck der Tabellen

Die Umsatzstatistik für Verkauf und Einkauf wird lokal in der Software aufgebaut und bereitgehalten. Ihr eigentlicher Zweck liegt darin, diese Daten für weiterführende Auswertungen in der microtech ERP Cloud verfügbar zu machen und in einem Dashboard auswerten zu können.

Info

Die Tabellen sind primär Datenlieferanten für Ihre Dashboards in microtech ERP Cloud. Nutzen Sie die bereitgestellten Statistiken dieser Tabelle, um eigene Auswertungen direkt in microtech ERP Cloud vorzunehmen. Dabei ist kein spezielles Hintergrundwissen, etwa zu Druckdesign oder Ähnlichem, notwendig. Sie entwickeln gemeinsam mit der KI über einen Prompt genau das Dashboard, das Sie auch tatsächlich benötigen.

Einblenden der Tabellen für Verkaufs- und Einkaufsstatistik

Wechseln Sie in den Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE - Schaltfläche: VERWALTEN.

An dieser Stelle lassen sich die Tabellen einblenden. Wählen Sie aus:

Verkaufsstatistik (Umsatz)
Einkaufsstatistik (Umsatz)

Register: "Verkaufsstatistik (Umsatz)"

Sie erhalten eine tabellarische Übersicht über die Verkaufsstatistik.

Über die Schaltfläche: EINSEHEN erhalten Sie Einsicht in die unterschiedlichen Umsatzstatistik-Datensätze.

Über das Register: STÜCKLISTE stehen weitere Felder zur Verfügung.

Register: "Einkaufsstatistik (Umsatz)"

Sie erhalten eine tabellarische Übersicht über die Einkaufsstatistik. Über das Register: STÜCKLISTE stehen weitere Felder zur Verfügung.

Über die Schaltfläche: EINSEHEN erhalten Sie Einsicht in die einzelnen Umsatzstatistik-Datensätze.

Dashboard in microtech ERP Cloud

Nachdem Sie in der Software geprüft haben, dass die Verkaufs- und Einkaufsstatistiken erzeugt wurden, können Sie diese im Dashboard nutzen. Loggen Sie sich in microtech ERP ein und wechseln Sie in der Oberfläche auf ERP - DASHBOARD. An dieser Stelle finden Sie zentral alle Dashboards.

Was ist ein Dashboard in microtech ERP Cloud?

Ein Dashboard ist die sichtbare Auswertungsebene über den Daten, welche die microtech ERP im Hintergrund bereitstellt – etwa aus Tabellen wie der Umsatzstatistik für Verkauf und Einkauf.

Statt Rohdaten manuell zu filtern, zu verknüpfen oder Formeln zu bauen, zeigt das Dashboard direkt die relevanten Kennzahlen: Umsatzentwicklung, Trends, Vergleiche zum Vorjahr – auf einen Blick, visuell aufbereitet.

Sie benötigen keine Formeln oder Namen von Tabellenfeldern – microtech ERP Cloud unterstützt Sie mit einem KI-Eingabefeld, welches Sie maßgeblich beim Erstellen von Dashboards unterstützt.

Vorlagen-Dashboards direkt nutzen

Die microtech ERP Cloud bietet Ihnen direkt nach dem Login bewährte Vorlagen für Dashboards an, mit denen Sie direkt Ihre Daten verarbeiten können.

Beispiel: "Top 15 Kunden nach Umsatz über drei Kalenderjahre".

Wählen Sie diese Dashboard-Vorlage, um mit den in microtech ERP verfügbaren Daten direkt eine Auswertung mit Zahlen und Grafiken zu erhalten.

Sie sehen in microtech ERP Cloud direkt die Auswertung – ein mächtiges Werkzeug, das Ihnen direkt zur Verfügung steht.

Eigene Dashboards mit Hilfe der KI anlegen

Wählen Sie in microtech ERP Cloud den Punkt: ERP - DASHBOARD. Im rechten Bereich des Fensters befindet sich unter Ihrem Nutzernamen die Schaltfläche: NEUES DASHBOARD. Über einen Klick öffnet sich die Erfassung.

Mit der Neuanlage eines Dashboards öffnet sich ein KI-Assistent, der Ihre Ideen mittels Textbox als Prompt entgegennimmt, prüft und umsetzt.

Wie hilft mir der KI-Assistent beim Erstellen des Dashboards?

Der KI-Assistent schlägt Ihnen bereits Beispielsätze vor, an denen Sie sich orientieren können.
Je klarer Sie Ihre Idee formulieren, desto besser kann der KI-Assistent Ihnen helfen.
Gehen Sie in den Dialog mit dem KI-Assistenten, reflektieren Sie Ihre Idee, entwickeln Sie gerne gemeinsam mit dem KI-Assistenten die genaue Idee für das Dashboard.

Zur Verdeutlichung ein kurzer Ausschnitt aus einer vagen Prompt-Anfrage:

Der Mehrwert: Es zählt in erster Linie die Vorstellungskraft

Welche Idee möchten Sie umsetzen? Werden Sie möglichst konkret und formulieren Sie einen gut verständlichen KI-Prompt, sagen Sie dem KI-Assistenten, was Sie auswerten möchten. Die KI findet für Sie die relevanten Felder und baut ein Dashboard nach Ihren Ideen auf.

Alternativ gehen Sie Stück für Stück mit dem KI-Assistenten vor. Der KI-Assistent erkennt logische Lücken bei Anforderungen und bietet direkt Hilfe zur Verbesserung der Anfrage an.

Der große Vorteil:

Sie müssen keine Formeln, Pivot-Logiken oder Datenbankabfragen kennen – Sie beschreiben einfach, was Sie sehen möchten, und der KI-Assistent baut daraus ein passendes Dashboard. Aus reinen Bereitstellungsdaten (wie der Umsatzstatistik) wird so kinderleicht eine individuelle Auswertung, ganz ohne technisches Vorwissen.

Die Software sammelt und hält die Daten bereit, die microtech ERP Cloud macht daraus mit KI-Unterstützung greifbare, selbst gestaltete Dashboards – der Anwender bekommt Erkenntnisse statt Rohzahlen, ohne selbst rechnen oder konfigurieren zu müssen.

Wenn das Dashboard noch nicht zufriedenstellend Ihre Idee abdeckt

Sofern das angezeigte Dashboard nicht die gewünschte Übersicht bietet – oder keine Werte anzeigt –, sollten Sie gemeinsam mit dem KI-Assistenten nochmals in den Austausch gehen.

Drücken Sie rechts neben dem Titel des Dashboards auf: BEARBEITEN.

Mit dem KI-Assistenten Optimierungen besprechen

Sie kehren nun zum Chatfenster zurück und können gemeinsam mit dem KI-Assistenten Ideen besprechen, wie das Dashboard optimiert werden soll. Oft reichen bereits einfache Nachfragen, um ein optimiertes Ergebnis zu erreichen.

Der KI-Assistent erklärt Ihnen, wie er vorgeht, um das Dashboard zu verbessern.

Prüfen Sie nun das Ergebnis. Zeigt das Dashboard die gewünschte Übersicht an, dann übernehmen Sie die Änderungen mit Schaltfläche: ÜBERNEHMEN UND SPEICHERN.

Überblick im Dashboard bewahren

Registerkarten für angezeigte Dashboards

Über die Registerkarten lässt sich die Ansicht der Dashboards auf folgende Bereiche eingrenzen:

Alle: Zeigt alle für den Benutzer verfügbaren Dashboards an.
Meine: Zeigt nur Dashboards an, die vom aktuell angemeldeten Benutzer selbst angelegt wurden.
Gemerkte: Auf diesem Register finden Sie alle Dashboards, die Sie mit dem Stern als Favorit markiert haben.
Geteilte: Die von Ihnen erstellten Dashboards können zunächst nur Sie sehen – möchten Sie Dashboards global in Ihrer Organisation verfügbar machen, lassen sich diese auch teilen.
Vorlagen: Wählen Sie dieses Register, um nur die von microtech bereitgestellten Vorlagen im Dashboard zu sehen.

Dashboards verwalten

Über die drei Punkte oben rechts in den einzelnen Dashboard-Ansichten öffnen Sie die Konfiguration zu dieser Ansicht.

Aktiv: Selbst erstellte Dashboards lassen sich deaktivieren – Vorlagen lassen sich nicht deaktivieren.
Öffnen: Das Dashboard wird zur Ansicht geöffnet.
Merken: Dashboards, die Sie häufiger benötigen, lassen sich mit dem Stern markieren – diese stehen fortan auf dem Register: "Gemerkt" zur Verfügung, sowie auch in der linken Navigation.
Nicht mehr teilen: Dashboards innerhalb Ihres Unternehmens, die Sie mit anderen Nutzern geteilt haben, lassen sich genauso einfach auch wieder "entteilen".
Löschen: Wird ein von Ihnen erzeugtes Dashboard nicht mehr benötigt, können Sie dieses verwerfen.