E-Rechnung validieren

Gen. 24 microtech Dokumentenmanagement

Mit der Validierung von E-Rechnungen prüft microtech ERP eingehende elektronische Rechnungen automatisch oder manuell auf ihre inhaltliche Richtigkeit. So erkennen Sie fehlerhafte oder unvollständige E-Rechnungen bereits im Dokumenten-Eingang, bevor sie weiterverarbeitet werden.

Voraussetzungen

Gen. 24 mit microtech Dokumentenmanagement ab Build 7285 (ab KW 40)
Zugangsdaten für die microtech ERP Cloud müssen bereits eingerichtet sein (Bereich: PARAMETER - ZUGANGSDATEN) – siehe microtech ERP Cloud freischalten

Validierung in den Parametern aktivieren

Kennzeichen in der Dokumentenart "Eingangsrechnung" aktivieren

Damit die Validierung in microtech ERP zur Verfügung steht, muss das zugehörige Kennzeichen in den Parametern der Dokumentenart "Eingangsrechnung" aktiviert sein.

Öffnen Sie den Bereich: PARAMETER - DOKUMENTE - ARTEN in der genutzten System-Dokumentenart für die "Eingangsrechnung".
Aktivieren Sie auf dem Register: VORGABEN/BILD das Kennzeichen: "Gruppe 'Validieren' anzeigen".

Zusätzlich stehen folgende Kennzeichen zur Verfügung:

Neue Dokumente validieren: Neue Dokumente werden beim Anlegen automatisch validiert.
Validierungsstatus aus "Valide (extern geprüft)" setzen, sofern es keine E-Rechnung ist: Dokumente, die keine E-Rechnung sind, erhalten direkt den Status "Valide (extern geprüft)".

Nur valide Dokumente freigeben (optional)

Damit nicht valide Dokumente nicht weiterverarbeitet werden können, lässt sich das über den Dokumentenstatus steuern.

Öffnen Sie den Bereich: PARAMETER - DOKUMENTENSTATUS.
Wählen Sie den Dokumentenstatus-Datensatz, in dem die Validierung greifen soll.
Aktivieren Sie auf dem Register: VORGABEN in der Kennzeichen-Gruppe die Option: "Validierungsstatus muss valide sein".

Speicherschutz

Die Software verhindert das Speichern, solange die Validierung nicht ausgeführt wurde.

Validierungsfelder in den Dokumenteneigenschaften

Wechseln Sie in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: (MEIN) DOKUMENTEN-EINGANG.
Öffnen Sie über Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN einen Datensatz.

Auf dem Register: INHALT befindet sich die Gruppe "Validierung" mit folgenden Feldern:

Status: Zeigt, ob ein Dokument bereits geprüft wurde und warum es valide oder nicht valide ist (siehe Validierungsstatus-Übersicht).
Zeitstempel (UTC): Zeitpunkt der Prüfung, dokumentiert in UTC-Zeit mit Datum.
Prüfziffer: Ändert sich der Dokumenteninhalt, ändert sich auch die Prüfziffer – das Dokument gilt dann wieder als zu validieren.

Dokument manuell validieren

Wählen Sie im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - (MEIN) DOKUMENTEN-EINGANG ein noch nicht validiertes Dokument. Den Validierungsstatus erkennen Sie direkt im Feld "Status".
Klicken Sie auf Schaltfläche: WEITERE - DOKUMENT VALIDIEREN.

Über die Abfrage stoßen Sie die Validierung an:

Ja, validieren: Die E-Rechnung wird online validiert.

Ist das Dokument keine E-Rechnung, stehen je nach Dokument und Parametern folgende Optionen zur Verfügung:

Dokument ist valide (extern geprüft): Setzt den Validierungsstatus auf "Valide (extern geprüft)" – Sie stellen die Validierung in diesem Fall selbst sicher.
Inhalt ist fehlerhaft (extern geprüft): Setzt den Validierungsstatus auf "Inhalt fehlerhaft (extern geprüft)".
Dokument ist ungeprüft: Setzt den Status auf "ungeprüft".
Validierungsstatus löschen: Nur verfügbar, wenn "Validieren" in den Parametern der Dokumentenart deaktiviert ist.

Fehlende Zugangsdaten

Sind keine aktiven Zugangsdaten hinterlegt, weist die Software Sie darauf hin und führt Sie direkt zu den Zugangsdaten.

Ergebnis der Validierung ansehen

Das Ergebnis der Prüfung sehen Sie an zwei Stellen:

Meldungsfenster: Validieren Sie ein Dokument manuell, erscheint das Ergebnis direkt als Meldung. Über Schaltfläche: WEITERE - "Ergebnis der Validierung" rufen Sie das Ergebnis der letzten Prüfung erneut auf.
Detailansicht "Validierungsergebnis": Im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG sowie im Bereich: DOKUMENTE steht das Ergebnis zusätzlich als Detailansicht zur Verfügung. Wird ein Dokument automatisch validiert, z. B. über das Kennzeichen "Neue Dokumente validieren" oder beim Import, erscheint keine Meldung. Das Ergebnis lesen Sie dann in der Detailansicht.

Text des Validierungsergebnisses kopieren

Sie können den Text des Validierungsergebnisses markieren und kopieren, um z. B. selbst zu recherchieren, was eine Meldung bedeutet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text, wählen Sie "Alles markieren" und anschließend "Kopieren". Das funktioniert im Meldungsfenster und in der Detailansicht.

Vorgänge

In den Vorgängen steht das Ergebnis der Validierung weiterhin nur über die Meldung zur Verfügung.

Beispiel: "Inhalt fehlerhaft"

Beachten Sie

Weisen Sie bei Problemen mit der Validierung den Geschäftspartner auf das von der Software monierte Problem hin.

Beispiel: "Valide (mit Infos)"

Nicht valide Dokumente im Protokoll des Imports

Werden E-Rechnungen über den Import oder einen Dokumentenpfad-Import in den Dokumenten-Eingang eingelesen und dabei validiert, steht jedes Dokument, das nicht als valide eingestuft wurde, mit seinem Validierungsstatus im Protokoll des Imports. Der Eintrag lautet z. B.: "Prüfen Sie das nachfolgende Dokument, es hat den Validierungsstatus 'Inhalt fehlerhaft' erhalten." In der Information zum Eintrag sehen Sie die Dokumentenart und den Namen des Dokuments. Über den Link in der Information rufen Sie das betroffene Dokument direkt im Dokumenten-Eingang auf. So erkennen Sie die Ursache gleich nach dem Import, ohne jedes Dokument einzeln zu öffnen.

Info

Valide Dokumente werden nicht im Protokoll aufgeführt.
Voraussetzung ist, dass die Validierung für die Dokumentenart aktiviert ist (siehe Validierung in den Parametern aktivieren). Ist sie nicht aktiviert, bleibt das Protokoll unverändert.
Die Anzeige über WEITERE - "Ergebnis der Validierung" am Dokument bleibt unverändert.