Wie Regeln funktionieren – Grundprinzip und Aufbau
Das Regelsystem in microtech ERP erlaubt es, automatisierte Aktionen auf Basis von Bedingungen auszuführen – ohne Programmierung.
Diese Seite erklärt das Grundprinzip: Was eine Regel ist, wie sie aufgebaut ist und wie das System Regeln auswertet.
Wo finde ich das in der Software?
Im jeweiligen Bereich finden Sie im Menüband die Schaltfläche: PARAMETER.
Über die Suche nach "Regeln" erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, in welchen Bereichen Regeln angelegt werden können.
Über die Schaltflächen: NEU / ÄNDERN legen Sie eine Regel an und konfigurieren diese. Über LÖSCHEN wird eine Regel komplett entfernt.
Das Grundprinzip einer Regel
Eine Regel besteht aus drei Teilen:
- Auswertungsposition im Programm (Wo / Wann-Teil): Legt fest, bei welcher Aktion und wann die Regel ausgelöst werden soll (z. B. bei Neuanlage, Änderung, Buchen, etc.).
- Bedingung (Wenn-Teil): Eine Prüfung, die auf Felder eines Datensatzes angewendet wird. Die Regel wird nur dann aktiv, wenn die Bedingung erfüllt ist.
- Anweisung (Dann-Teil): Eine Aktion, die das System ausführt, sobald die Bedingung zutrifft – zum Beispiel das Füllen eines Feldes, das Anzeigen einer Meldung oder das Senden eines HTTP-Befehls.
Dieses Muster folgt dem bekannten Prinzip:
Wo / Wann [Bei welcher Aktion] → Wenn [Bedingung erfüllt] → Dann [Anweisung ausführen]
Info
- Eine Regel ohne erfüllte Bedingung bleibt wirkungslos.
- Eine Regel kann mehrere Anweisungen enthalten, die nacheinander abgearbeitet werden.
Wann wird eine Regel ausgewertet?
Jede Regel ist einer Auswertungsposition zugeordnet. Die Auswertungsposition legt fest, zu welchem Zeitpunkt und in welchem Programmkontext die Regel geprüft wird – zum Beispiel:
- Vor dem Speichern eines Datensatzes im Erfassungsformular
- Vor oder nach dem Buchen eines Vorgangs
- Beim Wandeln eines Vorgangs
- Für die Farbdarstellung in einer Übersichtsliste
Das System wertet ausschließlich die Regeln aus, deren Auswertungsposition zum aktuellen Programmzustand passt. Regeln mit abweichender Auswertungsposition werden übersprungen.
Beachten Sie
Auswertungsposition bestimmt den Kontext: Die Auswertungsposition ist zwingend für jede Regel erforderlich. Beim Erstellen einer Regel ist automatisch immer die erste im Bereich verfügbare Auswertungsposition gewählt. Im Auswahlmenü selektieren Sie die benötigte Auswertungsposition.
Eine vollständige Liste aller Auswertungspositionen und der jeweils verfügbaren Anweisungsarten finden Sie unter: → Auswertungspositionen – Referenz
Aufbau einer Regel im Überblick
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Aktiv-Kennzeichen | Nur wenn das Kennzeichen "Regel kann benutzt werden" aktiviert wurde, wird diese auch vom System berücksichtigt. |
| Bezeichnung | Frei wählbarer Name zur Identifikation der Regel im System. |
| Auswertungsposition | Zeitpunkt/Kontext, wann die Regel geprüft wird. |
| Kennzeichen zur Ablaufsteuerung | Diese Kennzeichen definieren, ob die Regel immer ausgeführt werden soll oder ob eine Formel als Voraussetzung geprüft wird. Ebenfalls kann festgelegt werden, dass nach dem Ausführen keine weitere(n) Regel(n) ausgewertet werden. |
| Bedingung | Vergleich eines Datenbankfelds mit einem Wert oder einem anderen Feld. |
| Tabelle Anweisung(en) | Über die Tabelle lassen sich eine oder mehrere Aktionen erstellen, die bei erfüllter Bedingung ausgeführt werden. |
Regeln und Datenbankfelder
Bedingung einer Regel
Die Bedingung einer Regel (Formel) arbeitet mit exportierbaren Datenbankfeldern der jeweiligen Datenbank (z. B. Adressen, Artikel, Vorgänge, Positionen). Welche Felder verfügbar sind, hängt vom Kontext der Auswertungsposition ab. Es können über DBInfo-Formeln auch externe Tabellen abgefragt werden.
Feldzuweisungen
Anweisungen des Typs Feldzuweisung schreiben Werte in Felder dieser Datenbanken. Dabei kann der neue Feldwert
- ein fester Vorgabewert sein,
- per Formel berechnet werden oder
- gezielt gelöscht werden.
Formeln erweitern die Möglichkeiten erheblich
Mit dem integrierten Formeleditor lassen sich Werte dynamisch berechnen, verketten oder aus anderen Feldern ableiten. Formeln werden zur Laufzeit ausgewertet.
Reihenfolge und Ablaufsteuerung
Das System arbeitet Regeln in der gespeicherten Reihenfolge ab. Für jeden Datensatz werden alle Regeln mit passender Auswertungsposition geprüft. Der Ablauf kann mit speziellen Kennzeichen zur Ablaufsteuerung gezielt unterbrochen werden:
| Kennzeichen | Wirkung |
|---|---|
| Keine weiteren Regelanweisungen auswerten | Ist dieses Steuerfeld an einer Regelanweisung aktiv, werden die nachfolgenden Anweisungen innerhalb derselben Regel nicht mehr ausgeführt, sobald diese Anweisung greift. |
| Keine weiteren Regeln auswerten | Ist das Kennzeichen zur Ablaufsteuerung "Keine weiteren Regeln auswerten" in einer Regel aktiv, bricht das System die Auswertung aller nachfolgenden Regeln für diesen Datensatz und diese Auswertungsposition ab, sobald die aktuelle Regel greift. |
| Nur ausführen, wenn zuvor keine Regelanweisung ausgeführt wurde | Ist ein Kennzeichen zur Ablaufsteuerung aktiv, wird die Anweisung nur dann ausgeführt, wenn im bisherigen Durchlauf noch keine andere Regelanweisung wirksam war. Dies ermöglicht eine Art Fallback- oder Standardwert-Logik. |
Beachten Sie
Reihenfolge der Regeln ist relevant: Da die Kennzeichen zur Ablaufsteuerung auf der Reihenfolge basieren, beeinflusst die Sortierung der Regeln das Ergebnis. Prüfen Sie bei unerwartetem Verhalten zuerst die Reihenfolge und die Steuerfeld-Einstellungen.
Verzweigte Bedingungen
Eine Regel kann eine verzweigte Bedingung enthalten. Dabei wird für denselben Wenn-Teil ein alternativer Vergleichswert hinterlegt, der eine zweite Anweisungskette auslöst.
Das Ergebnis entspricht einer Wenn … Dann … Sonst …-Logik innerhalb einer einzigen Regel.
Mehr dazu: → verzweigte-bedingungen.md
Regeln für besondere Kontexte
Neben den allgemeinen Regeln gibt es spezialisierte Varianten:
- Regeln für Positionen (z. B. bei Vorgängen): Werden an einem eigenen Parameter-Eintrag hinterlegt und über eine eigene Auswertungsposition ausgewertet. Sie greifen beim Bearbeiten oder Wandeln von z. B. Vorgangspositionen.
- Regeln für Vorgänge (Buchen/Stornieren/Wandeln): Werden über Kennzeichen im Buchungsparameter aktiviert. Ohne das entsprechende Kennzeichen werden diese Regeln nicht ausgewertet, auch wenn sie korrekt angelegt sind.
Beachten Sie
Buchungsparameter-Kennzeichen nicht vergessen: Regeln, die beim Buchen, Stornieren oder Wandeln von Vorgängen gelten sollen, müssen im Buchungsparameter über das zugehörige Kennzeichen (z. B. "Adress-Regeln für Buchen abarbeiten") explizit aktiviert werden.
Mehr dazu: → Vorgänge buchen und stornieren
Analyse-Funktion
Das Regelsystem enthält eine integrierte Analyse-Funktion, die Regeln auf typische Konfigurationsfehler prüft. Sie meldet zum Beispiel:
- Anweisungen, die auf Blob-Felder (variabel lange Felder wie z. B. Bilder) zugreifen, obwohl die Auswertungsposition dies nicht unterstützt
- Fehlende Bedingungsprüfungen für bestimmte Auswertungspositionen
- Anweisungszugriffe über
DBInfo-Funktionen in ungeeignetem Kontext