Begleitdokumente in E-Rechnung einbetten
Diese Funktion steht ab Build 7260 zur Verfügung.
- Statt Begleitdokumente einzeln per E-Mail nachzureichen, können Sie diese direkt in die E-Rechnung einbetten.
- Diese Seite zeigt Ihnen die einmalige Konfiguration, den Ablauf im laufenden Vorgang sowie Besonderheiten wie doppelte Dokumente oder gleiche Dateinamen – damit Ihr Rechnungsempfänger alle Unterlagen zuverlässig in einer Datei erhält.
- Mit microtech ERP ist die Einbettung von Dokumenteninhalten in die E-Rechnung ohne Vorwissen möglich – Sie müssen sich nicht um die technischen Details im Hintergrund kümmern.
- Wir erklären Ihnen in unserer Hilfe aber die wichtigsten Begriffe und Abläufe.
Wie funktioniert diese Einbettung?
- Der maschinenlesbare Teil der E-Rechnung (die XML) enthält nun nicht nur die gewohnten Rechnungsdaten, sondern auch die komplette Anlage – eingebettet in dieselbe Datei, statt als separates Objekt mitgeliefert zu werden.
- Das Feld BT-125 der E-Rechnung enthält den angehängten Dokumenteninhalt
- Der Dateityp ist in BT-125-1 beschrieben
- Der Dateiname der Anlage wird in BT-125-2 geschrieben
- Das Besondere: Der angehängte Dokumenteninhalt in BT-125 ist als Base64-Text codiert und mit dem bloßen Auge nicht zu sehen.
Wie merkt / sieht der Empfänger einen Dokumenteninhalt der E-Rechnung?
Sowohl für ZUGFeRD als auch die XRechnung kann der Anhang nur über ein spezielles Anzeigeprogramm angezeigt werden: Mit einem solchen Viewer wird die XML-Struktur gelesen und zusätzlich die BT-125-Base64-Blöcke gefunden – diese lassen sich zurück in die Originaldatei dekodieren. Die Anhänge lassen sich in den meisten Viewern zusätzlich auch speichern.
Auch bei ZUGFeRD, das als hybrides Format sowohl eine menschenlesbare PDF als auch eine maschinenlesbare XML-Datei bietet, wird der Anhang ausschließlich maschinenlesbar in BT-125 als Base64 gespeichert und muss zunächst über einen Viewer dekodiert werden, damit er angezeigt werden kann. Ein einfacher PDF-Reader reicht hierzu nicht aus!
Kurzhinweis zur Konfiguration und Nutzung
1. Konfiguration (Voraussetzung)
- Buchungsparameter: Kennzeichen "Vorgang mit Anlagen führen" muss aktiv sein → sonst kein Register "Anlagen" im Vorgang.
- Dokumenteigenschaften: VERKAUF - STAMMDATEN - DOKUMENTE - (Dokument auswählen) - Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN - Register: EINSTELLUNGEN - Gruppe: VERWENDUNG ALS ANLAGE.
- Bei "Verwendung als Anlage" ist das Kennzeichen "Dokument kann als Anlage verwendet werden" zu aktivieren.
- Treffen Sie eine Auswahl im Feld "Art der Ausgabe" (einer der fünf Werte: Keine Ausgabe / Ausgeben / Nur in E-Rechnung einbetten / In E-Rechnung einbetten, ansonsten ausgeben / Ausgeben und in E-Rechnung einbetten).
- Formatprüfung: nur PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX, ODS sowie http/https/ftp-URLs werden unterstützt – bei nicht unterstütztem Format + gewählter Einbett-Option bricht die Erstellung mit Fehler ab.
2. Ablauf im Vorgang
- Im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE - (Vorgang öffnen) - Register: ANLAGEN befindet sich eine Tabelle mit den Anlagen.
- Die Anlagen lassen sich über Schaltfläche: NEU aus dem Bereich der Dokumente in den Vorgang einfügen. Über das "Aktiv"-Kennzeichen legen Sie fest, ob die Anlage eingefügt werden soll.
- Über die Spalte "Art der Ausgabe" wählen Sie eine der Optionen, wie z. B. "Nur in E-Rechnung einbetten".
- Über die blauen Pfeile im Kopf des Vorgangs lassen sich die Einträge in der Reihenfolge ändern.
- Die E-Rechnung wird wie gewohnt als XRechnung/ZUGFeRD ausgegeben → Anlagen mit einbettungsrelevanter Ausgabeart werden – bei entsprechend gewählter Option – automatisch in die XML integriert.
3. Ergebnis / Randfälle
- Der Empfänger kann über eine spezielle Viewer-Software die Anhänge einsehen und abspeichern.
- Wird ein gleiches Dokument/URL mehrfach als Anlage ausgewählt, wird dieses nur einmal eingebettet.
- Namenskollision bei unterschiedlichen Dokumenten mit gleichem Dateinamen führt dazu, dass eine automatisch laufende Nummer genutzt wird, z. B. "Dateiname (2).PNG".
Einrichtung (ausführlich)
Buchungsparameter: Kennzeichen "Vorgang mit Anlagen führen"
Im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - BUCHUNGSPARAMETER muss für die betreffende Art das Anlagen-Kennzeichen gesetzt sein.
Im Beispiel wird der Vorgangs-Buchungsparameter-Datensatz "Rechnung" über die Schaltfläche: ÄNDERN geöffnet.
Auf dem Register: SONSTIGE EINGABEPARAMETER ist in der Gruppe "Sonstige Parameter" das Kennzeichen: VORGANG MIT ANLAGEN FÜHREN zu aktivieren.
Dokument als Anlage kennzeichnen und Ausgabeart festlegen
Wurde das Kennzeichen "Vorgang mit Anlagen führen" in den Buchungsparametern der Rechnung aktiviert, lassen sich Dokumente für diese Vorgangsart anhängen.
- Öffnen Sie VERKAUF - STAMMDATEN - DOKUMENTE.
- An dieser Stelle werden Dokumente abgelegt. Zu jedem Dokument ist es auch möglich, dieses für die Verwendung als Anlage vorzusehen.
- Öffnen Sie die Eigenschaften-Maske zum Dokument über Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN - Register: "Einstellungen" - Gruppe: "Verwendung als Anlage".
- Aktivieren Sie das Kennzeichen "Dokument kann als Anlage verwendet werden" und wählen Sie im Feld "Art der Ausgabe" einen der folgenden Werte:
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| Keine Ausgabe | Dokument wird nicht ausgegeben, auch wenn es aktiv wäre |
| Ausgeben | Dokument wird bei E-Mail- oder Druckausgabe mit ausgegeben |
| Nur in E-Rechnung einbetten | Dokument wird nur in die E-Rechnung eingebettet, nicht bei E-Mail/Druck ausgegeben |
| In E-Rechnung einbetten, ansonsten ausgeben | Einbettung bei E-Rechnung; bei anderen Belegarten normale Ausgabe |
| Ausgeben und in E-Rechnung einbetten | Sowohl normale Ausgabe als auch Einbettung in die E-Rechnung |
Beachten Sie
Wird ein Dokument einem Artikel neu zugewiesen, muss das Kennzeichen nachträglich über die Eigenschaften eingestellt werden. Während der Anlage des Dokuments steht dieses Kennzeichen nicht zur Verfügung.
Info
Wird einem Artikel ein Dokument neu zugeordnet, wird dieses beim Einfügen des Artikels automatisch in die Vorgangsanlagen übernommen – die hier beschriebene Ausgabeart gilt dann ebenso für diesen Weg.
Unterstützte Dateiformate prüfen
Für die Einbettung werden folgende Formate unterstützt:
| Format/Typ | Ausgeschrieben | Zweck |
|---|---|---|
| Portable Document Format | Dokumente wie Lieferscheine, Verträge, Rechnungsbelege | |
| PNG | Portable Network Graphics | Verlustfreie Bilddateien, z. B. Fotos, Screenshots |
| JPG | Joint Photographic Experts Group | Komprimierte Bilddateien, z. B. Fotos |
| CSV | Comma-Separated Values | Einfache tabellarische Daten, kommagetrennt |
| XLSX | Excel Open XML Spreadsheet | Excel-Tabellen |
| ODS | OpenDocument Spreadsheet | Tabellenformat quelloffener Office-Suiten (z. B. LibreOffice) |
| URLs mit http | HyperText Transfer Protocol | Unverschlüsselter Web-Link auf ein extern gehostetes Dokument |
| URLs mit https | HyperText Transfer Protocol Secure | Verschlüsselter (TLS-gesicherter) Web-Link auf ein extern gehostetes Dokument |
| URLs mit ftp | File Transfer Protocol | Link auf eine Datei, die über einen FTP-Server bereitgestellt wird |
Beachten Sie
Beim Versuch, ein nicht unterstütztes Format als Anhang einzubetten, bricht die Erstellung der E-Rechnung ab.
Ablauf: Dokument in E-Rechnung integriert versenden
Dokumentenausgabe in den Vorgangsanlagen prüfen
Öffnen Sie im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE einen Vorgang über ÄNDERN. Auf dem Register: ANLAGEN befindet sich die Spalte "Art der Ausgabe" – diese ist mit dem Wert aus den Dokumenteigenschaften vorbelegt. Wie die an dieser Stelle gelisteten Anlagen ausgegeben werden sollen, lässt sich für jeden Vorgang anpassen – unabhängig vom Dateityp der Anlage.
E-Rechnung ausgeben
Geben Sie den Vorgang wie gewohnt als XRechnung oder ZUGFeRD aus, wie im Hilfe-Artikel Ausgabe der E-Rechnung beschrieben.
Bei der Ausgabe werden Anlagen mit einbettungsrelevanter "Art der Ausgabe" automatisch in die XML-Datei geschrieben – bei nicht unterstützten Dateitypen bricht die Erstellung mit Fehlermeldung ab.
Beachten Sie
Binden Sie nur rechnungsrelevante Belege ein und hängen Sie diese nicht zusätzlich per E-Mail an.
Diese Vorgabe gilt konkret für Rechnungen an Behörden des Bundes (B2G): Rechnungsbegründende Unterlagen müssen in den Rechnungsdatensatz eingebettet werden, ein separater E-Mail-Anhang ist unzulässig, da zentrale Eingangsplattformen wie die OZG-RE Rechnungen automatisiert verarbeiten. Für B2B-Rechnungen besteht diese Pflicht zwar nicht in gleicher Form, dieselbe Vorgehensweise vermeidet aber Unklarheiten darüber, welche Version eines Belegs gültig ist.
Info
Ist dasselbe Dokument oder dieselbe URL mehrfach als Anlage vorhanden, wird sie nur einmal eingebettet (Dublettenprüfung über Dokumenten-ID bzw. URL). Tragen zwei unterschiedliche Dokumente denselben Dateinamen, vergibt die Software automatisch eine laufende Nummer, damit der Dateiname innerhalb der E-Rechnung eindeutig bleibt.
Beispiel für einen eingebetteten Anhang
Der Anhang wird Base64-Text codiert angehängt. Je nach Dateiformat wird die XML-Datei dadurch um viele Zeilen größer.
