Löschen von Dokumenten

Verlinkte Dokumente und Abfrage vor dem Löschen

Wurde ein Dokumentendatensatz als Dateiverknüpfung angelegt, erscheint beim Löschen dieses Dokumentendatensatzes die Frage, ob die Original-Datei gelöscht werden soll.

Vor dem Löschen verlinkter Dokumente soll eine Rückfrage erfolgen

Sofern die Option: "Verlinkte Dokumente ohne Rückfrage immer mit löschen" nicht aktiv ist, werden Sie beim Löschen eines Dokumenten-Datensatzes zunächst gefragt, ob Sie den Datensatz tatsächlich löschen möchten.

Im Anschluss daran erhalten Sie auch die Abfrage, ob das zugehörige Dokument tatsächlich gelöscht werden soll.

Bestätigen Sie die Meldung mit 'NEIN', um den Löschvorgang abzubrechen.

Bestätigen Sie die Meldung mit 'JA', um nicht nur den Dokumentendatensatz im Programm zu löschen, sondern auch die Datei auf dem Server. In diesem Fall sind Datei und Verknüpfung unwiderruflich gelöscht.

Zuvor erhalten eine Sicherheitsabfrage:

"Wollen Sie auch die nachfolgende Datei von Dokument "XY" löschen? Wenn Sie diese Datei löschen, kann sie anderweitig nicht mehr verwendet werden; D.h. Sie sollten die Datei jetzt nur löschen, wenn Sie sicherstellen können, dass Sie diese Datei wirklich nicht mehr benötigen."

Beachten Sie:

Prüfen Sie bitte, ob das Dokument tatsächlich obsolet ist, ansonsten wird es mit Bestätigung von: JA von der Festplatte dauerhaft entfernt.

Die Sicherheitsabfrage blendet Ihnen auch den zugehörigen Pfad ein, unter dem das Dokument gespeichert ist - und von welchem es gelöscht werden wird.

Verlinkte Dokumente sollen ohne Rückfrage gemeinsam mit dem Dokumentendatensatz gelöscht werden

Wird das Kennzeichen: "verlinkte Dokumente ohne Rückfrage immer mit löschen" aktiviert, unterbinden Sie lediglich die Rückfrage beim Löschen der Verknüpfung. Dieses Kennzeichen steuert nur die Anzeige der Meldung, es verhindert nicht das Löschen.

Durch Aktivierung des Kennzeichens wird das Dokument gelöscht, sobald die Verknüpfung im Programm gelöscht wird. Es besteht dann keine Möglichkeit mehr, dieses automatische Löschen zu unterbinden.

Berechtigungsstrukturen für Dokumente

Unter Registerkarte: DATEI - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN finden sich auch allgemein für den Bereich der Dokumente konfigurierbare Berechtigungen. Diese sind entsprechenden der Rollen Ihrer Mitarbeiter zu vergeben.

Öffnen Sie den Bereich: "Verkauf / Einkauf (Auftrag)" - "Überblick / Stammdaten" - "Dokumentenmanagement". An dieser Stelle sind für die Nutzer die Berechtigungen zu konfigurieren.

Weitere Hinweise einblenden

Die Berechtigungen im Bereich: "Dokumente" teilen sich wie folgt auf:

Dokumente
Stammdaten
Neuanlegen
Kopieren
Dokumenteninhalt ändern
Eigenschaften ändern
Löschen (beim Einsatz des Moduls: "microtech Dokumentenmanagement" steht Ihnen die zusätzliche Berechtigung: "Revisionsgesicherte Dokumente löschen" zur Verfügung). Beachten Sie, dass Berechtigungen für das Löschen von Dokumenten nur sehr restriktiv innerhalb der Firmenstruktur vergeben werden sollten. Erstellen Sie mit Ihren IT- und Datenschutzbeauftragen gemeinsame Konzepte und Abläufe, auf die nur speziell berechtigte Administratoren / User zugreifen können.
Dokumenten-Protokoll
In Dokumenten-Eingang kopieren
Berechtigungsstrukturen (Berechtigungsgruppe lassen sich zu- / abwählen)