Shopware – Schneller Überblick
Diese Kurzanleitung zeigt die wichtigsten Schritte zur Nutzung von Shopware 6 in microtech ERP. Nach der Anbindung ist microtech ERP das führende System – Artikel, Kategorien und Preise werden in der Software gepflegt und an den Shop übertragen. Bestellungen werden aus dem Shop eingeladen und in der Software weiterverarbeitet.
Beachten Sie:
Daten, die manuell im Shopware-Backend gepflegt werden, können durch die nächste Synchronisation aus microtech ERP überschrieben werden. Pflegen Sie Stammdaten grundsätzlich in microtech ERP.
Funktionsübersicht Shopware
| Bereich | Funktion | Verfügbarkeit |
|---|---|---|
| Artikel | Artikel-Übertragung | ✅ |
| Artikel-Varianten | ✅ | |
| Artikel mit Stückliste | ✅ | |
| Lagerbestandsübertragung | ✅ | |
| Sonderpreise / Streichpreise | ✅ | |
| Rabattstaffel (mengenabhängig) | ✅ | |
| Mehrere Verkaufspreise (Preisgruppen) | ✅ | |
| Zusätze / Zubehör (Cross-Selling) | ✅ | |
| Initialimport Artikel-Einstelloptionen | ✅ | |
| Kategorie-Bild & Layout-Zuweisung | ✅ | |
| Mehrsprachigkeit | ✅ | |
| Kategorien | Initialimport & Übertragung zum Shop | ✅ |
| Kategorie-Eigenschaften | ✅ | |
| Bestellungen | Bestellungen abrufen | ✅ |
| Gutscheine / Rabattpositionen | ✅ | |
| Statusübertragung inkl. Sendungsnummern | ✅ | |
| Adressen | Adressen abholen (auch ohne Bestellung) | ✅ |
| Gast-Bestellungen | ✅ | |
| Bidirektionaler Adressabgleich | ✅ |
0. Voraussetzungen & Plattform einrichten
Voraussetzungen
Für die Anbindung benötigen Sie das Zusatzmodul „E-Commerce" in microtech ERP, eine öffentlich erreichbare Shopware-6-Installation sowie eine abgeschlossene Registrierung für die microtech Cloud.
Integration im Shopware-Backend anlegen
Legen Sie im Shopware-Backend unter Einstellungen > System > Integrationen eine neue Integration an. Die Integration muss die Berechtigung Administrator besitzen.
Wurde die Integration in Shopware angelegt, ist die Plattform in microtech ERP anzulegen:
| Shopware-Feld | Feld in microtech ERP |
|---|---|
URL + /api | URL (z. B. https://meinshop.de/api) |
| Zugangs-ID | Client-ID |
| Sicherheitsschlüssel | Client-Secret |
Info:
Ist Ihr Shopsystem durch eine Whitelist gegen externen Zugriff geschützt, muss die IP-Adresse 195.243.219.2 in die Whitelist eingetragen werden, damit die microtech Cloud mit Ihrem Shop kommunizieren kann.
Plattform in der Software anlegen
Navigieren Sie zu E-COMMERCE → STAMMDATEN → PLATTFORMEN und legen Sie über Schaltfläche: NEU eine Plattform vom Typ SHOPWARE an.
Beachten Sie
Die Plattform-Bezeichnung muss in Ihrer microtech Cloud einmalig sein. Wird neben dem Produktivsystem auch ein Testsystem angebunden, muss dieses unter einer anderen Bezeichnung angelegt werden.
Tipp
Nach dem Speichern bestätigen Sie die Abfrage zum Import der Einstellungen mit „Ja" – Eigenschaften und Kategorien werden direkt eingeladen.
Plattform-Register konfigurieren
Öffnen Sie die neu angelegte Shopware-Plattform über ÄNDERN und nehmen Sie die Konfiguration auf den Registern vor:
- Vorgangserzeugung: Legen Sie eine Konfiguration für das Einladen der Vorgänge an. Ab Gen. 24 lässt sich über „Bestellungen einladen, wenn" eingrenzen, welche Bestellungen eingeladen werden sollen.
- Vorgaben: Legen Sie fest, welche Preise und Bilder genutzt werden, konfigurieren Sie Kundengruppen und den Adressstatus.
- HTML-Vorlagen: Erstellen Sie eine HTML-Vorlage für die Artikelbeschreibungen.
1. Initial-Import durchführen
Info:
Haben Sie nach dem Anlegen der Plattform dem automatischen Einladen von Kategorien und Eigenschaften bereits zugestimmt, wurde dieser Schritt schon ausgeführt.
Kategorien einladen (einmalig)
Navigieren Sie zu E-COMMERCE → (SHOPWARE) → Register: KATEGORIEN → SCHNITTSTELLEN → KATEGORIEN INITIAL EINLADEN.
Beachten Sie:
Dieser Schritt ist nur einmalig möglich. Ab diesem Zeitpunkt werden Kategorien in microtech ERP gepflegt.
Eigenschaften & Einstell-Optionen einladen
Navigieren Sie zu E-COMMERCE → (SHOPWARE) → Register: EIGENSCHAFTEN → SCHNITTSTELLEN → NEUE EIGENSCHAFTEN EINLADEN. Dieser Schritt ist jederzeit wiederholbar – z. B. wenn im Shop neue Zusatzfelder angelegt wurden.
2. Artikel & Kategorien pflegen und übertragen
Plattform-Artikel anlegen
Navigieren Sie zu E-COMMERCE → (SHOPWARE) → Register: (SHOPWARE)-ARTIKEL. Legen Sie über Schaltfläche: NEU einen Plattform-Artikel an.
- Auf dem Register: EINSTELL-OPTIONEN werden standardmäßig Titel, Beschreibung, Steuersatz, Lagerbestand, Preis, Maße usw. übernommen. Stellen Sie sicher, dass der Artikel „aktiv" geschaltet ist.
- Weisen Sie auf dem Register: KATEGORIEN / EIGENSCHAFTEN eine Kategorie zu.
Bilder
Bilder werden in den Artikel-Stammdaten gepflegt (VERKAUF → STAMMDATEN → ARTIKEL → ÄNDERN → Register: BILD / MEMO). Unterstützte Formate: JPG und PNG.
Artikel-Varianten
Stellen Sie sicher, dass unter VERKAUF → STAMMDATEN → ARTIKEL → Register: STEUER / EINHEIT / KENNZEICHEN die Option „Artikel mit Varianten" aktiviert ist. Beim Anlegen des Plattform-Artikels startet die Software einen Assistenten zur Anlage der zugehörigen Varianten.
Sonderpreise & Rabattstaffeln
| Konstellation | Ergebnis |
|---|---|
| Rabattfähig aktiv + prozentualer Rabatt | Rabattstaffel wird auf Sonderpreis angewandt |
| Rabattfähig aktiv + fixer Preis | Rabattstaffel bleibt unverändert |
| Rabattfähig inaktiv | Rabattstaffel entfällt während Sonderpreis-Gültigkeit |
Beachten Sie
Die Übertragung muss zum Stichtag erfolgen – also sowohl zum Anfang als auch zum Ende des Sonderpreiszeitraums.
Günstigster Preis der letzten 30 Tage (PAngV)
Das Feld „Günstigster Preis (letzten 30 Tage, Brutto)" wird automatisch aus dem Artikel-Preisverlauf befüllt und an die Plattform übertragen.
Beachten Sie
Die Übertragung des günstigsten Preises ist seit dem 28.05.2022 bei Preisermäßigungen mit Streichpreisen gesetzlich vorgeschrieben. Deaktivieren Sie diese Funktion nur bei vollständigem Verzicht auf Streichpreise und Rabattaktionen.
Aktualisierungslauf & Übertragung
Führen Sie vor der Übertragung einen Aktualisierungslauf durch: E-COMMERCE → (SHOPWARE) → Register: (SHOPWARE)-ARTIKEL → WEITERE → BEREICHS-AKTIONEN.
| Aktualisierungslauf / Übertragung | Was wird aktualisiert? |
|---|---|
| Aktualisierungslauf für Wert der Eigenschaften | Einstell-Optionen mit Stufe „Über Aktualisierungslauf" |
| Aktualisierungslauf für Einstell-Optionen | Fügt neue Einstell-Optionen zu bestehenden Artikeln hinzu |
| Aktualisierungslauf für Gruppen-Eigenschaften | Aktualisiert Gruppen-Eigenschaften |
| Plattform-Artikel an die Plattform übermitteln | Überträgt die aktualisierten Artikel an Shopware |
Am Ende erhalten Sie ein Protokoll, das Sie auch später noch aufrufen können.
3. Bestellungen & Adressen
Bestellungen einladen
Rufen Sie Bestellungen über E-COMMERCE → STAMMDATEN → PLATTFORMEN → WEITERE → BEREICHS-AKTIONEN ab. Im Assistenten finden Sie die Regel „Belege aus der Plattform herunterladen".
Tipp
Im Assistenten lässt sich ein Schema für die Schnellwahl sowie für Automatisierungsaufgaben abspeichern.
Bestellungen einladen & bearbeiten | Bestellabruf automatisieren
Adressanlage
Neue Adressen werden beim Bestellabruf automatisch angelegt. Konfigurieren Sie den Status für neue Adressen in den Plattform-Vorgaben.
Adressanlage beim Bestellabruf
Bidirektionale Adressübertragung
| Richtung | Pfad |
|---|---|
| Shop → microtech ERP | E-COMMERCE → STAMMDATEN → PLATTFORMEN → WEITERE → BEREICHS-AKTIONEN → „Adressen aus der Plattform herunterladen" |
| microtech ERP → Shop | VERKAUF → STAMMDATEN → ADRESSEN → WEITERE → BEREICHS-AKTIONEN → „Adressen an die Plattform übermitteln" |
Beachten Sie:
Der neueste Datensatz „gewinnt". Pflichtfelder beim Upload: Name 2, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail sowie beim Ansprechpartner Vor-/Nachname, Telefon und E-Mail.
4. Versenden & Versandstatus zurückmelden
Versandlabels erstellen
Mit dem Modul „Logistik & Versand" erstellen Sie direkt aus der Software heraus das Versandlabel.
Versand vorbereiten (E-Commerce)
Statusprotokoll-Übertragung einrichten
Richten Sie unter PARAMETER → E-COMMERCE → REGELN FÜR PLATTFORMEN Regeln ein:
Shopware unterscheidet drei Status-Arten. Die folgenden Kombinationen bilden den empfohlenen Normalablauf ab:
| Status-Art | Status-Wert | Wirkung |
|---|---|---|
fulfillment | complete | Setzt den Auftrag in Shopware auf „abgeschlossen" |
payment | paid | Setzt den Zahlungsstatus in Shopware auf „bezahlt" |
delivery | ship | Setzt den Lieferstatus in Shopware auf „versendet"; die mitgegebene Tracking-Nummer wird im Auftrag gespeichert sowie an Shopware übertragen |
Bestellungsabwicklung (Status melden)
5. Automatisierung
Alle Bereichs-Aktionen lassen sich als Schema speichern und über Automatisierungsaufgaben zeitgesteuert ausführen: MEINE FIRMA → Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN → NEU. Wählen Sie als Art „Assistenten-Schemen", als Bereich „Plattform" oder „Adressen" und als Funktion „Bereichs-Aktionen".
Shopware-Besonderheiten auf einen Blick
| Besonderheit | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| microtech ERP ist das führende System | Stammdaten in der Software pflegen – manuelle Änderungen im Shopware-Backend werden überschrieben |
| Kategorien nur einmal abrufbar | Initial-Import der Kategorien ist einmalig – danach Pflege ausschließlich in der Software |
| Eigenschaften aus Shopware | Neue Eigenschaften im Shopware-Backend anlegen, dann in die Software einladen |
| Sonderpreis + Rabattstaffel | Zusammenspiel über Kennzeichen „Rabattfähig" konfigurieren |
| PAngV / Günstigster Preis letzte 30 Tage | Pflicht bei Streichpreisen – wird automatisch aus dem Preisverlauf ermittelt |
| Status-Übergänge | Shopware sieht bestimmte Abläufe vor – ein Beispiel stellen wir in der Hilfe zur Verfügung |
| Bidirektionale Adressen | Adressen können in beide Richtungen synchronisiert werden |
| Custom Fields / Zusatzfelder | Im Shopware-Backend anlegen, dann als Eigenschaften einladen |
| Mehrsprachigkeit | Separate Sprachfelder pro Sprache als Eigenschaften verfügbar |
| Layout-Zuweisung | Kategorie-Layouts über Eigenschaften aus der Software steuern |