Neuanlage: "Dokument aus Datei"
Zur Neuanlage eines Dokuments betätigen Sie auf dem Register: DOKUMENTE die Schaltfläche: NEU.
Neues Dokument über bestehende Datei hinzufügen
Im Register: "Dokument aus Datei" wählen Sie die Datei, die Sie übernehmen möchten sowie die "Vorgabe zum Einfügen" aus. Die gewünschte Datei können Sie entweder über die Pfadeingabe oder den Verzeichnisbaum erreichen.
Tipp
Im angezeigten Auswahlfenster lassen sich die Dateien unter anderem alphabetisch nach Name, Größe, Elementtyp sowie Änderungsdatum sortieren. Drücken Sie hierzu im Datei-Explorer auf die jeweilige Bezeichnung im Kopf der Tabelle.
Vorgaben zum Einfügen
Einfügen nach Vorgaben aus Parameter
Wenn möglich wird das Dokument als OLE-Objekt eingefügt. Haben Sie allerdings in den Parametern im Bereich Dokumente ohne Ole-Unterstützung für Dokumente dieses Typs einen Eintrag erstellt, so wird es als Datei eingefügt.
Einfügen als Datei
Das Dokument wird als Datei in die Datenbank eingefügt. Es ist kein OLE-Objekt.
Einfügen als Dateiverknüpfung
Das Dokument wird nicht in die Datenbank eingefügt. Es wird lediglich eine Verknüpfung erstellt.
Info
Das Bestätigen der Auswahl durch "Speichern & schließen" ruft nun die weiteren Eingabeoptionen für den Dokumentendatensatz auf.
Eigenschaften von Dokument neu erfassen
In den Eigenschaften des Dokumentes konfigurieren Sie nun den Kopf der Maske sowie die einzelnen Register: "Memo / Gesperrt", "Einstellungen", "Selektionen", "Info".
Info
Eine Beschreibung der möglichen Einstellungen in den Eigenschaften finden Sie im Kapitel Eigenschaften eines Dokumentensatzes.
Einfügen von Dokumenten als URL-Verknüpfung
Mit der nachfolgend beschriebenen Vorgehensweise können Sie z. B. einen Verweis auf eine Internetseite bzw. auf ein im Internet gespeichertes Dokument in der Dokumentenverwaltung ablegen.
Beachten Sie
Je nach Betriebssystem kann sich die Anlage einer Verknüpfung leicht von der an dieser Stelle gezeigten Abbildung unterscheiden.
Dokument als URL-Verknüpfung in Explorer des Betriebssystems anlegen
Erstellen Sie im Explorer des Betriebssystems in einem Ordner mit der rechten Maustaste eine Verknüpfung zur gewünschten Datei in Internet:
- NEU
- Verknüpfung
Geben Sie nun die URL ein, die Sie zuvor kopiert haben. Bestätigen Sie mit: WEITER. Im Anschluss vergeben Sie einen Namen für die Verknüpfung. Für das Beispiel wird die Standardbezeichnung: "Neue Internetverknüpfung" genutzt.
Durch diese Einstellungen erhalten Sie im Ordner eine Datei des Typs "Internetverknüpfung". Über die rechte Maustaste - "Eigenschaften" lässt sich die URL einsehen bzw. ändern.
Verknüpfung als Dokument im Datensatz ablegen
Erstellen Sie nun wie im Kapitel "Dokumentendatensatz erfassen“ beschrieben, einen neuen Dokumentendatensatz. Wählen Sie nun die zuvor erstellte Verknüpfung als einzufügende Datei aus.
Für das Einfügen müssen Sie die Option "Einfügen als Datei" wählen.
Info
Alternative Vorgehensweise:
Eine alternative Vorgehensweise für das Einfügen besteht darin, die zuvor im Windows-Explorer gespeicherte Verknüpfung per Drag & Drop in die Übersicht der Dokumenten-Stammdaten zu ziehen. In diesem Fall muss in den Parametern die OLE-Unterstützung das Format *.lnk unterdrückt werden. Diese Einstellung nehmen Sie über die Schaltfläche PARAMETER - SONSTIGE vor. Wählen Sie "Dokumente ohne OLE-Unterstützung“ und erweitern Sie die hinterlegten Eintragungen um *.lnk