DMS - Autom. Versionierung (z. B. Ausgangsdokumente)

Wie funktioniert die automatische Versionierung?

Ein bereits fertig abgelegtes Dokument wird automatisch versioniert, wenn dieses Dokument angepasst, gedruckt und verbucht wird.

Beispiel: Sie erstellen ein Angebot und lassen dieses in der Software Parameter-gesteuert automatisch als Dokument im Dokumentenmanagement ablegen.

Sofern das das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt nochmals angepasst wird, so wird automatisch in das Feld: „Versionen“ auf dem Tab „Info“ des Eigenschaften-Fensters zum Dokument die Version eingetragen.

Beachten Sie:

Änderungen an einem Dokument führen automatisch zur Erstellung einer neuen Version. Die Versionierung kann in der Software nicht deaktiviert werden. Bei der Neuanlage eines Dokuments ist das Feld: "Versionen" initial nicht befüllt, es wird lediglich das Erstelldatum erfasst. Erst bei Änderung des Dokuments wird das Feld: "Versionen" gefüllt.

Parametereinstellung in Vorgangsart zur Dokumentenablage

Im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN lässt sich für Vorgangsarten auf dem Register: PARAMETER festlegen, an welcher Stelle Dokumente bei einer Ausgabe (Druck oder E-Mail) abgelegt werden sollen.

Bei Ausgabe in Dokumente ablegen

Bezeichnung des Ausgabelayouts

Über die drei Punkte lässt sich ein Layout auswählen, welches für diese Vorgangsart angelegt wurde. Dies kann z. B. ein Rechnungs-Layout wie "(Rechnung I)" sein.

Ablageort

Über das Auswahlfeld legen Sie fest, ob das Dokument im Bereich: "In Dokumente" oder "Im Dokumenten-Eingang" abgelegt werden soll. Wird keine Ablage des Dokuments gewünscht, ist "(Keine Ablage)" zu wählen.

Dokumentenart

Wählen Sie über das Auswahlfeld, welche Art ein über die Ausgabe erstelltes Dokument besitzen soll (z. B. "Ausgangsrechnung", "Sonstige", etc.).

Status des Dokuments

Nach der Ausgabe wird das Dokument mit dem gewählten Status (z. B. "Archiviert", "(Vorgabe aus Dokumentenart)") am gewünschten Ablageort gespeichert.

Beachten Sie:

Ablage als PDF

Mit den oben gezeigten Einstellungen wird eine PDF-Datei mit der von Ihnen festgelegten Konfiguration abgelegt.

Info:

Für das nachfolgende Beispiel auf dieser Seite wird die auf diesem Bild gezeigte Konfiguration genutzt:

Layout: "(Rechnung I)"
Ablageort: "Dokumente"
Art: "Ausgangsrechnung"
Status des Dokuments: "Archiviert"

Beachten Sie:

Nutzen Sie bitte auch folgende Hinweise zur Konfiguration der Ausgabe: DMS - Ablage von Ausgangsdokumenten.

Ausgabe als Auslöser für das Ablegen und Versionieren von Dokumenten

Über die Ausgabe eines Layouts (Druck oder E-Mail) erfolgt eine automatische Ablage und automatische Versionierung von Dokumenten.

Beispiel: Ausgangsrechnung und Rechnungskorrektur in der Software führt zu automatischer Versionierung

In diesem Beispiel wurde eine Rechnung "RE12400013" für die "Firma Musterkunde 3" in Mainz erfasst, welche als Position die Menge von zwei Fernsehgeräten besitzt.

Druck sowie Senden löst Dokumentenablage aus

Wird die erfasste Rechnung nun entweder über eine Druck oder eine E-Mail ausgegeben, erfolgt die Ablage anhand in der Vorgangsart getroffenen Konfiguration.

Nach dem Druck der Rechnung wird der Vorgang in diesem Beispiel über die Parametrisierung direkt gebucht und darauf folgend in die "Archiv Vorgänge" verschoben.

Info:

Zusätzlich zur Logik der Dokumentenablage wird für das Beispiel die Standardkonfiguration in den Buchungsparametern genutzt.

Weitere Hinweise einblenden

In diesem Beispiel greift im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - RECHNUNG - Register: SONSTIGE EIGABEPARAMETER - Gruppe: VORGANG BUCHEN - die Auswahl: NACH DEM DRUCKEN DES VORGANGS.
Weiterhin wird im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - RECHNUNG - Register: FÜR DAS BUCHEN DIESES VORGANGS das Kennzeichen: VORGANG NACH DEM BUCHEN mit der Option: VORGANG INS ARCHIV VERSCHIEBEN (ERSETZEN FALLS VORHANDEN) abgearbeitet.
Im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE ist bei der AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN - für das Standard-Layout von "Rechnung I" in den EINGENSCHAFTEN auf Register: OPTIONEN das Kennzeichen: PARAMETER ABARBEITEN gesetzt.

Eine vollständige Beschreibung für: "Sonstige Eingabeparameter" finden Sie an folgender Stelle unserer Hilfe: Buchungsparameter - Register: "sonstige Eingabeparameter".

Eine vollständige Beschreibung für: "Für das Buchen dieses Vorgangs" finden Sie an folgender Stelle unserer Hilfe: Buchungsparameter - Register: "für das Buchen dieses Vorgangs".

Weiterhin ist für das Beispiel das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten" im Druck bzw. in der E-Mail-Ausgabe zu setzen.

Dokumentenablage durch Ausgabe

Wechseln Sie nun für das Beispiel in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - DOKUMENTE.

Mit der Ausgabe von "RE12400013", wurde für das Beispiel eine PDF-Ablage des konfigurierten Layouts in den Bereich: "Dokumente" gespeichert mit dem Dokumentenstatus: "Archiviert".

Über die Detail-Ansicht lässt sich auch eine Vorschau einblenden.

Versionierung mit Ausgabe im Bereich: "Dokumente" ablegen - Fehler vor Versenden der Rechnung korrigieren

In diesem Beispiel wird durch einen Mitarbeiter beim Drucken für Rechnung "RE12400013" ein Fehler erkannt.

Im Beispiel wurde die falsche Menge auf der Rechnung erfasst.
Die Rechnung wurde noch nicht verschickt, aber in der Konfiguration bereits revisionssicher abgelegt.
Ein Mitarbeiter korrigiert nun diese Rechnung bevor Sie rausgeht.
In diesem Beispiel wird die Rechnung anschließend an den Kunden verschickt.
Die im Beispiel genutzte Parametrisierung legt nun eine neue Version des Dokuments revisionssicher ab.

Einsehen der versionierten Dokumente zur geänderten Rechnung

Wechseln Sie nun in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTE.

Für das Beispiel können folgende Detail-Ansichten über die Schaltfläche: DETAILS eingeblendet werden:

Vorschau
Versionen: Eine spezielle Unteransicht für die versionierten Dokumente kann z. B. per Doppelkick auf die Auf-/Ab-Pfeilen mit drei Punkten erreicht werden.

Aktuelle Version des Dokuments sowie bisherige Version(en)

Grenzen Sie für das Beispiel die Mehrfachsuche die Nummer RE12400013 ein. Auf dem Register: DOKUMENTE existieren zum Vorgang "RE12400013" zwei Datensätze: Die ursprüngliche Rechnung als "Version 1", sowie die korrigierte Rechnung als "Version 2".

Blauer Pfeil markiert nicht aktuelle Dokumente

Über Status mit dem "blauen Pfeil nach unten" in der Vorschau: VERSIONEN - DOKUMENTE ist direkt ersichtlich, dass es sich nicht um die aktuelle Version eines Dokumentes handelt.

Info:

In den Eigenschaften des E-Mail-Layouts lässt sich über das Register: OPTIONEN wählen, welches Format für die angehängte Datei in der Ausgabe genutzt werden soll. Weitere Infos zur Auswahl des anzuhängenden Formats finden Sie u. a. im Bereich: XRechnung in microtech büro+ benutzen.

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