Bestellungen einladen und weiter bearbeiten
Nach dem Abschluss einer Bestellung auf der Plattform übernimmt microtech ERP den Rest: Die Bestellung wird automatisch als Vorgang angelegt – inklusive Adressdatensatz, Plattformzuordnung und allen relevanten Bestelldaten.
Bestellungen einladen
Der Abruf erfolgt über eine Bereichs-Aktion:
E-COMMERCE → STAMMDATEN → Register: PLATTFORMEN → WEITERE → BEREICHS-AKTIONEN
Tipp
Auf dem Register PLATTFORMEN ist ersichtlich, welche Nummer die Plattformen besitzen. Im Beispiel hat eBay die Plattformnummer „1", Shopware die Plattformnummer „2".
Wählen Sie im Assistenten den Bereich (z. B. einschränken auf eine bestimmte Plattform per „Plattformen nach Nummer") und die Systemvorgabe „Belege aus der Plattform herunterladen". Klicken Sie auf WEITER → FERTIGSTELLEN.
Tipp
Schema speichern
Über SCHEMA SPEICHERN → Als neues Schema speichern lässt sich der Abruf für die Schnellwahl und Automatisierung hinterlegen – z. B. unter dem Namen „Abruf Vorg. (eBay)".
Was passiert nach dem Abruf?
Die Software kommuniziert über die microtech Cloud mit der Plattform und lädt alle verfügbaren Bestellungen ein. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Fortschritt.
Die abgerufenen Vorgänge finden Sie anschließend unter: VERKAUF → VORGÄNGE → Register: VORGÄNGE
Nach dem Abruf erhalten Sie ein Protokoll mit neu angelegten Adressen, neuen Vorgängen und möglichen Hinweisen auf Probleme.
Tipp
Protokolle erneut aufrufen
Protokolle können jederzeit unter Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN → PROTOKOLLE aufgerufen werden.
Automatisch angelegter Vorgang
Für jede eingegangene Bestellung legt microtech ERP unter VERKAUF → VORGÄNGE → Register: VORGÄNGE einen Vorgang an. Dabei werden folgende Felder automatisch befüllt:
Kopf des Vorgangs: - Vorgangsart – stammt aus der Konfiguration der Vorgangserzeugung der Plattform
Register: ADRESSE - Versandart – aus der Vorgangserzeugung der Plattform automatisch hinterlegt - Zahlungsart – aus der Vorgangserzeugung der Plattform automatisch hinterlegt
Register: VORGABEN – Gruppe: Plattform - Plattformnummer – kennzeichnet, aus welcher Plattform die Bestellung stammt - Verkaufskanal – bei Plattformen mit mehreren Verkaufskanälen - Referenz – eindeutige Zuordnung zur Transaktion in der Plattform - Teilreferenz – bei Bestellungen, die in mehrere Pakete aufgesplittet werden müssen
Register: ADR.-KENNZEICHEN – Angaben zur Zahlung - Transaktionsnummer (z. B. PayPal) – wird automatisch aus der Plattform übernommen, sofern vorhanden - Umsatzsteuer-ID – wird aus der Transaktion eingetragen; fehlt sie dort, greift die Software auf die USt-IdNr. des Adressdatensatzes zurück
Übertragungsrichtung USt-IdNr.
Die USt-IdNr. wird aktuell ausschließlich aus der Plattform nach microtech ERP" übertragen – nicht in die Gegenrichtung.
Register: ADR.-KENNZEICHEN – USt durch elektr. Schnittstelle
Bei Plattformen, die im Rahmen des One Stop Shop (OSS)-Verfahrens die Umsatzsteuer selbst abführen, wird dieses Feld automatisch auf „JA" gesetzt. Das Feld beeinflusst die Steuerberechnung und darf nicht manuell befüllt werden.
Register: INFO – Bestellanmerkung
Für Shopware und Shopify gilt: Kunden können beim Abschluss ihrer Bestellung eine freie Anmerkung hinterlassen. Diese wird im Vorgang auf dem Register INFO dargestellt.
Shopware
Damit das Kommentarfeld im Shop für Kunden sichtbar ist, sind ggf. Anpassungen im Shop-Layout erforderlich.
Automatisch angelegter Adressdatensatz
Parallel zur Vorgangsanlage wird unter VERKAUF → STAMMDATEN → Register: ADRESSEN ein Adressdatensatz angelegt oder aktualisiert. Jeder Adressdatensatz erhält eine Plattformnummer und eine Plattform-Referenz für die eindeutige Zuordnung zur Plattform.
Neue Kunden, Gastbesteller und bereits registrierte Kunden mit geänderten Adressdaten werden dabei gleichermaßen berücksichtigt.
Weitere Infos: Adressanlage beim Bestellabruf
Optionale Positionen im Vorgang
Bei unterstützten Plattformen können zusätzliche Positionen automatisch im Vorgang abgebildet werden:
| Funktion | Shopware 6 | Shopify | Amazon | eBay | Kaufland | OTTO |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Versandkosten-Dummy | ✅ | – | ✅ | – | – | – |
| Rabattcode-Dummy | ✅ | ✅ | ✅ | – | – | – |
| Service-Dummy (FBA Geschenkverpackung) | – | – | ✅ | – | – | – |
| Statusmeldung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Bestellanmerkung | ✅ | ✅ | – | – | – | – |
Die Dummy-Artikel werden in den Artikel-Stammdaten angelegt und in der Plattform-Konfiguration hinterlegt: E-COMMERCE → STAMMDATEN → Register: PLATTFORMEN → (Plattform zum ÄNDERN) → Register: VORGANGSERZEUGUNG
Plattformfelder als Grundlage für Statusmeldungen
Die beim Abruf befüllten Felder auf dem Register VORGABEN – insbesondere Plattformnummer und Referenz – sind die technische Voraussetzung dafür, dass Statusmeldungen später korrekt an die Plattform zurückgemeldet werden können.
Über VERKAUF → VORGÄNGE → Register: VORGÄNGE → VERWALTEN → STATUS-PROTOKOLL lässt sich eine Übersicht aller erzeugten Status-Protokoll-Datensätze einblenden.
Weitere Infos: Status melden
Konfiguration: Vorgangserzeugung
Die Zuordnung von Vorgangsart, Versand- und Zahlungsarten sowie Dummy-Artikeln wird pro Plattform konfiguriert:
E-COMMERCE → STAMMDATEN → Register: PLATTFORMEN → (Plattform zum ÄNDERN) → Register: VORGANGSERZEUGUNG