Kalenderabgleich über Microsoft Graph API

Umstellung Exchange Online (Microsoft 365) auf Microsoft Graph API

Wer ist betroffen?

Sie sind betroffen, wenn Sie Exchange Online (Microsoft 365) nutzen. Microsoft schaltet Exchange Web Services (EWS, die bisherige Schnittstelle für den Kalenderabgleich) in Exchange Online seit dem 1. Oktober 2026 schrittweise ab. Sobald die Abschaltung für Ihren Mandanten greift, dürfen nur noch Anwendungen EWS nutzen, die auf der AppID Allow List stehen. Der bisherige Kalenderabgleich funktioniert dann nicht mehr, wenn er dort fehlt. Die endgültige Abschaltung ist für den 1. April 2027 angekündigt. Bitte informieren Sie sich bei den von Microsoft bereitgestellten Informationsquellen, sofern Sie die Umstellung noch nicht durchgeführt haben und übergangsweise weiter Exchange Online (Microsoft 365) nutzen möchten.

Wir empfehlen, jetzt auf die Microsoft Graph API umzusteigen. Wie das geht, beschreibt diese Seite Schritt für Schritt.

Quellen (externer Link):

Info

Bei Nutzung eines lokal betriebenen Exchange Servers ist keine Umstellung erforderlich

Betreiben Sie Ihren Exchange Server lokal (On-Premises), ist dieser von der Abschaltung nicht betroffen. EWS lässt sich hier ohne Einschränkungen weiterverwenden.

Dies gilt nur für Postfächer, die auf dem lokalen Server liegen. Liegen Postfächer in Exchange Online, zum Beispiel in einer Hybrid-Umgebung, gilt der Abschnitt oben.

Voraussetzungen für Kalenderabgleich über Microsoft Graph API

Azure-Einrichtung

Diese Einrichtung nehmen Sie direkt bei Microsoft vor (azure.com bzw. microsoft.com). Die Oberfläche ändert sich dort regelmäßig, die Begriffe können daher leicht abweichen.

App-Registrierung in Microsoft Azure anlegen (nicht produktspezifisch, von mehreren Endprodukten nutzbar)
API-Berechtigungen hinzufügen, jeweils als Anwendungsberechtigung (nicht delegiert)
- Calendars.ReadWrite: Termin-Abgleich
- Tasks.ReadWrite.All: Aufgaben-Abgleich
- Mailbox.Settings.Read: Zeitzone des Postfachs und Kategorien lesen
- User.Read.All: Zur Prüfung, ob ein Postfach existiert
- Mailbox.Settings.ReadWrite: Kalenderfarben als Kategorien anlegen
Administratorzustimmung erteilen. Das kann nur ein Administrator mit entsprechender Berechtigung. Prüfen Sie in der Spalte "Status", dass bei allen Berechtigungen "Gewährt für …" steht.

Benötigte Werte aus App-Registrierung für ERP

Wert	Fundort in Azure
Client-ID	Übersicht der App-Registrierung
Mandanten-ID	Übersicht der App-Registrierung
Client-Secret	Zertifikate & Geheimnisse (neues Clientgeheimnis)

Beachten Sie

Achtung: Kopieren Sie beim Client-Secret den Wert, nicht die Geheimnis-ID. Der Wert wird nur direkt nach dem Erstellen angezeigt.

Das Client-Secret hat ein Ablaufdatum. Notieren Sie es und erneuern Sie das Secret rechtzeitig. Danach ist der neue Wert in den Zugangsdaten in microtech ERP zu hinterlegen. Läuft das Secret ab, stoppt der Abgleich.

Zugangsdaten in microtech ERP eintragen

Unter PARAMETER - SONSTIGE - ZUGANGSDATEN legen Sie über Schaltfläche: NEU einen Datensatz an.

Als Art der Zugangsdaten wählen Sie: "Exchange Kalender (MSGraph)".

Geben Sie nun die Werte aus der Azure App-Registrierung ein:

Client-ID
Mandanten-ID
Client-Secret

Nachdem Sie die Werte eingegeben haben, können Sie über Schaltfläche: TESTEN die Verbindung prüfen.

Aktivieren der Verbindung

Stellen Sie vor dem Speichern sicher, dass das AKTIV-Kennzeichen aktiviert ist.

Verlassen Sie das Fenster nun mit SPEICHERN & SCHLIESSEN.

Beachten Sie

Nur ein aktiver Zugangsdatensatz möglich

Es kann zeitgleich nur ein Zugangsdatensatz für den Exchange-Abgleich über MS Graph aktiv geschaltet sein. Ein zweiter aktiver Datensatz führt zu einer Fehlermeldung.

Mandant und Benutzerkonto

Die benötigten Angaben am Benutzer sollten exakt denen des bisherigen EWS-Abgleichs entsprechen. Prüfen Sie als Admin die Konfiguration unter:

DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN
Register: FIRMENVORGABEN der Bereich: "Exchange Postfach (zum automatischen Abgleich für den Kalender)"

Beachten Sie

Prüfen Sie, dass die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist. Das Kennzeichen "Automatischen Exchangeabgleich für diesen Benutzer zulassen" im Benutzer muss aktiviert sein.

Weiterführende Infos zum Register "Firmenvorgaben" in der Hilfe: Benutzereingabe (Register: "Firmenvorgaben")

Beachten Sie

Im Benutzer-Datensatz auf dem Register: GEBURTSDATUM / BANK / KW muss die Mandanten-Nummer des Benutzers mit dem Mandanten übereinstimmen, unter dem die Bereichsaktion und die Automatisierungsaufgabe eingerichtet sind!

Weiterführende Infos zum Register "Geburtsdatum/Bank/Kennwort" in der Hilfe: Benutzereingabe (Register Geburtsdatum/Bank/Kennwort)

Schema für Exchange-Abgleich erstellen

Nach der Konfiguration der Zugangsdaten und Prüfen der Benutzer, legen Sie nun die Aktion an, die den Exchange-Abgleich vornimmt.

Wechseln Sie in den Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - KALENDER. Über die Schaltfläche: WEITERE öffnen Sie die BEREICHS-AKTIONEN.

Klicken Sie im Assistenten die Fenster weiter bis zur Systemvorgabe: "Outlook-Synchronisation". Aktivieren Sie diese und wählen Sie WEITER:

Im Fenster "Kalender-Optionen" legen Sie das "führende System" fest.

So gehen Sie vor:

1) Zu synchronisierende Daten

Wählen Sie, ob Termine, Aufgaben oder beides abgeglichen werden soll.

2) Priorisiertes Konfliktverfahren

Ein Konflikt entsteht, wenn dasselbe Feld (z. B. Raum oder Betreff) lokal und online geändert wurde, bevor synchronisiert wird. Da der Abgleich automatisiert läuft, legen Sie fest, welches System im Konfliktfall führend ist.

Serverdaten werden übernommen (ServerWins): Die Daten aus Exchange gewinnen.
Clientdaten werden übernommen (ClientWins): Die Daten aus microtech ERP gewinnen.

3) Zeitraum für Termin-Synchronisation

Legen Sie fest, wie viele Tage in die Vergangenheit und in die Zukunft synchronisiert werden. Standard sind 90 Tage rückwirkend und 540 Tage in die Zukunft. Beide Werte sind anpassbar. Wie sich der Zeitraum im Betrieb verhält, lesen Sie im Abschnitt Synchronisationszeitraum.

4) Wartung

Zuordnung lokaler und Online-Einträge überprüfen

Prüft, ob zu den lokalen Einträgen des Synchronisationszeitraums ein Pendant in Exchange existiert (und umgekehrt), und versucht, verwaiste Einträge wieder zuzuordnen. Das ist wichtig beim Wechsel von Exchange On-Premises zu Exchange Online: Termine und Aufgaben erhalten durch den Umzug neue IDs, sodass beim Abgleich der Verknüpfungen doppelte Einträge entstehen können. Führen Sie die Bereichs-Aktion deshalb beim Umstieg einmalig mit dieser Option aus. Erst danach akzeptiert das System den Erstabgleich. Ohne diese Prüfung sperrt das System die Automatisierungsaufgabe und schreibt einen Protokolleintrag, der auf das Problem hinweist. Die Prüfung läuft außerdem automatisch, bevor der Synchronisationszeitraum verschoben wird (siehe Abschnitt Synchronisationszeitraum). Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn unter Punkt 1 Termine oder Aufgaben ausgewählt sind.

Synchronisationszeitraum jetzt aktualisieren

Verschiebt den Synchronisationszeitraum sofort um einen Monat in die Zukunft, ohne auf die nächste monatliche Aktualisierung zu warten. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie die Anzahl der Tage in der Vergangenheit oder Zukunft geändert haben und der neue Zeitraum direkt wirksam werden soll. Vor der Verschiebung prüft das System, ob alle lokalen und Online-Termine des neuen Zeitraums einander zugeordnet sind (siehe Abschnitt Synchronisationszeitraum). Kann mindestens ein Termin nicht zugeordnet werden, wird der Vorgang abgebrochen. Die betroffenen Termine sehen Sie im Protokoll.

Kalenderfarben als Outlook-Kategorien übertragen

Überträgt die unter PARAMETER - KALENDER - FARBEN hinterlegten Farben als Kategorien nach Outlook. So entfällt die manuelle Pflege der Kategorien je Postfach.

Info

Outlook-Farbauswahl wird nicht überschrieben

Bei der Auswahl: "Kalenderfarben als Outlook-Kategorien übertragen" werden vorhandene Kategorien nicht gelöscht, es werden lediglich Farben hinzugefügt.
Existiert bereits eine Kategorie mit gleichem Namen, bleibt deren Outlook-Farbe unverändert, auch wenn sie von der Farbe in microtech ERP abweicht.

Synchronisationszeitraum

Die Synchronisation von Terminen ist an einen festen Zeitraum gebunden. Termine außerhalb dieses Zeitraums werden nicht synchronisiert. Nach einem erfolgreichen Abgleich gilt der Zeitraum für einen Monat. Einmal pro Monat wird er um einen Monat in die Zukunft verschoben.

Feld	Bedeutung
Anzahl Tage in der Vergangenheit / in die Zukunft	Länge des Zeitraums. Standard: 90 / 540 Tage.
aktueller Zeitraum	Zeigt, von wann bis wann Termine derzeit synchronisiert werden.
monatliche Aktualisierung des Zeitraums	Legen Sie fest, an welchem Wochentag, zu welcher Uhrzeit und in welcher Woche des Folgemonats der Zeitraum verschoben wird.
letzte Zeitraum-Aktualisierung	Zeigt, wann der Zeitraum zuletzt verschoben wurde.
nächste Zeitraum-Aktualisierung	Zeigt, wann der Zeitraum das nächste Mal verschoben wird.

Beachten Sie

Änderung greift verzögert

Ändern Sie die Tage eines bereits initialisierten Zeitraums, gilt der neue Zeitraum erst ab der nächsten Aktualisierung. Das ist entweder automatisch im Folgemonat der Fall oder sofort, wenn Sie in der Wartung Synchronisationszeitraum jetzt aktualisieren auswählen. Speichern Sie den geänderten Zeitraum im Schema, damit er bei der nächsten Verschiebung berücksichtigt wird.

Info

Termine: Prüfroutine vor der Synchronisation des neuen Zeitraums

Bevor ein neuer Zeitraum synchronisiert wird, prüft eine Routine automatisch alle lokalen und Online-Termine des Zeitraums darauf, ob sie ein Pendant auf der Gegenseite haben. Verwaiste Termine versucht die Routine wieder zuzuordnen. Kann sie mindestens einen Termin nicht zuordnen, wird der Vorgang abgebrochen. Die betroffenen Termine sehen Sie im Protokoll. Beim nächsten Lauf wird die Synchronisation dann vollständig durchgeführt.

In der Zusammenfassung wird über SCHEMA SPEICHERN - ALS NEUES SCHEMA SPEICHERN die zuvor getroffene Auswahl für eine spätere Ausführung festgelegt.

Wählen Sie einen sprechenden Namen, wie z. B. "Outlook-Synchro". Fügen Sie das Schema optional zur Schnellwahl hinzu.

Klicken Sie auf WEITER und führen Sie das Schema aus. Im Anschluss erhalten Sie ein Protokoll. Prüfen Sie dieses auf ggf. auftretende Fehler.

Einrichtung der Automatisierungsaufgabe

Damit die Outlook-Synchronisation automatisch durchgeführt wird, ist nun eine Automatisierungsaufgabe anzulegen.

Stellen Sie sicher, dass ein Automatisierungsdienst nach dieser Anleitung eingerichtet ist: Prozessautomatisierung (Automatisierungsaufgaben).

Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie über Schaltfläche: NEU eine Automatisierungsaufgabe an.

Klicken Sie in die Tabelle "Aktionen" und legen Sie über Schaltfläche: NEU einen Aktionen-Datensatz an.

Wählen Sie über das Auswahlfeld "Assistenten-Schemen" als Art und als Bereich "Kalender". Wählen Sie nun das zuvor erstellte Schema, im Beispiel: "Outlook-Synchro".

Prüfen Sie im Anschluss die fehlerfreie Ausführung der Automatisierungsaufgabe.

Beachten Sie

Wird der Kalenderabgleich automatisiert, ist ein manuelles Aktualisieren nicht möglich

Mit dem Aktivieren der Automatisierungsaufgabe für den Kalenderabgleich ist aus Gründen der sauberen Datenhaltung kein manuelles Aktualisieren des Kalenders mehr möglich. Durch diese Mechanik soll die Datenkonsistenz des Kalenders gewährleistet werden.

Protokollierung / Diagnose

Protokollierung bei manueller Ausführung des Schemas

Im Bereich: PARAMETER - SONSTIGE - PARAMETER FÜR DAS EREIGNIS-PROTOKOLL können im Bereich: DIAGNOSE folgende Kennzeichen im Kontext "Exchange" aktiviert werden:

Exchange-Übertragungen protokollieren
Erweiterte Diagnosen protokollieren

Zusätzlich zu der Konfiguration in den Parametern ist in der zugehörigen Bereichs-Aktion das Kennzeichen "Performance auswerten (über Ereignis-Protokoll)" zu aktivieren.

Auf diese Weise erhalten Sie detaillierte Informationen im Ereignis-Protokoll.

Beachten Sie

Erweiterte Diagnose nur temporär aktivieren

Die Optionen zur erweiterten Diagnose verbrauchen zusätzliche Ressourcen Ihres Systems. Aktivieren Sie deshalb diese Optionen nur temporär, um Fehler einzugrenzen bzw. um erweiterte Diagnosen für den Support zu erhalten.

Protokollierung bei automatisierter Ausführung des Schemas

Für die automatisierte Ausführung über die Automatisierungsaufgabe gilt das allgemeine Logging-Verhalten von Automatisierungsaufgaben.

Rufen Sie im Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN die Automatisierungsaufgabe zum ÄNDERN auf.

In der Aufgabe stehen folgende Kennzeichen zur Verfügung:

Vollständige Protokollierung (auch bei keiner Aktionsausführung)
Performance auswerten (über Ereignis-Protokoll)