Dauerrechnung abbilden
Info
Empfehlung bei Nutzung des microtech Dokumentenmanagements:
Betten Sie den zugrunde liegenden Vertrag als Anlage direkt in die E-Rechnung ein, wie auf dieser Seite beschrieben. So werden E-Rechnung und zugehöriger Vertrag gemeinsam übermittelt. Für das Einbetten von Anlagen in eine E-Rechnung wird das microtech Dokumentenmanagement benötigt.
Ohne microtech Dokumentenmanagement:
Wenn Sie das Dokumentenmanagement nicht einsetzen, können Sie stattdessen in der E-Rechnung eindeutig darauf hinweisen, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Nach den Vorgaben des BMF ist bei einem Dauerschuldverhältnis einer der beiden Wege ausreichend.
Wie werden Dauerrechnungen korrekt als E-Rechnung ausgegeben?
Bei Dauerschuldverhältnissen wie Miet-, Pacht-, Leasing- oder Wartungsverträgen wird häufig keine monatliche Rechnung gestellt. Stattdessen gilt der Vertrag zusammen mit einem Zahlungsplan als sogenannte Dauerrechnung.
- Sie stellen einmalig eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum aus, z. B. für den ersten Mietmonat, ein Quartal oder ein Jahr.
- Diese E-Rechnung enthält den Vertrag als Anlage, z. B. eingebettet in der E-Rechnung bei Nutzung des microtech Dokumentenmanagements, oder weist eindeutig darauf hin, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
- Solange sich die Rechnungsangaben, z. B. Betrag, Steuersatz oder Anschrift, nicht ändern, gilt diese E-Rechnung für alle folgenden Zeiträume weiter.
Beachten Sie
Haben Sie eine Dauerrechnung bisher zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilt, z. B. einen Mietvertrag in Papierform, müssen Sie nach dem BMF-Schreiben nicht zusätzlich eine E-Rechnung ausstellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ab wann bei Änderungen eine E-Rechnung erforderlich ist.
Aufbau der Dauerrechnung
Diese Seite zeigt Ihnen, wie Sie in microtech ERP eine solche E-Rechnung aus einem gewöhnlichen Rechnungsvorgang erstellen.
Sie betten den Vertrag in die E-Rechnung ein und ergänzen einen Hinweistext für den Rechnungsempfänger. Nach dem BMF-Schreiben genügt einer der beiden Wege. Diese Seite kombiniert beides, damit der Rechnungsempfänger die Dauerrechnung eindeutig erkennt.
Die Anleitung arbeitet mit einem durchgehenden Beispiel zur Gebäudemiete. Im Abschnitt Fehlersuche finden Sie zu jeder Angabe der E-Rechnung, aus welchem Feld sie stammt und was Sie prüfen, wenn sie fehlt.
Info
Die steuerliche Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Abschn. 14.1 Abs. 19 und Abschn. 14.5 Abs. 17 UStAE. Stimmen Sie die konkrete Ausgestaltung Ihrer Dauerrechnungen bitte mit Ihrem Steuerberater ab.
- Externer Link: BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
Kurzüberblick
Diese Tabelle skizziert die wesentlichen Schritte für die Anlage und Ausgabe der Dauerrechnung. Nachfolgend erhalten Sie eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung.
| Schritt | Was Sie tun | Wo in der Software |
|---|---|---|
| 1 | Vertrag als Dokument hinterlegen, zum Einbetten freigeben und dem passenden Artikel zuordnen. | VERKAUF - STAMMDATEN - DOKUMENTE |
| 2 | Floskel-/Textartikel mit dem Hinweis „Dauerrechnung“ anlegen. | VERKAUF - STAMMDATEN - ARTIKEL |
| 3 | Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum erfassen, Hinweis und Vertrag einfügen und anschließend ausgeben. | VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE |
Beispiel für eine Dauerrechnung: Ausgangssituation
Die micro COLA GmbH vermietet ein Gebäude und stellt dem Mieter die Dauerrechnung für den ersten Teilleistungszeitraum aus, im Beispiel für die erste Monatsmiete.
| Angabe | Beispielwert |
|---|---|
| Rechnungsempfänger | Sprudelgetränke Südwest, Sauberbrunnen 3a, Adressnummer 10016 |
| Vertrag | „Mietvertrag Gebäude 3“ als PDF-Dokument, in den Dokumenten abgelegt und dem Artikel „Mietvertrag (…)“ zugewiesen, um den Vertrag in die E-Rechnung einzubetten |
| Artikel der Position | Artikelnummer MIETVERTRAG, Bezeichnung „Mietvertrag Gebäude 3“, Menge 1 |
| Preis und Zahlungsbedingung | Dauerrechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, z. B. die erste Monatsmiete. Diese ist wie im Vertrag angegeben als Dauerrechnung fällig. |
| Hinweistext | Floskel-/Textartikel mit dem Subject Code AAI; der Artikel wurde zuvor mit der Artikelnummer DAUERRECHNUNG angelegt. |
Voraussetzungen
- Die Grundkonfiguration für E-Rechnungen ist abgeschlossen, siehe E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung).
- In der Vorgangsart „Rechnung“ ist als Geschäftsvorfall 380 Handelsrechnung hinterlegt.
- Das Einbetten von Begleitdokumenten ist eingerichtet, ab Build 7260, siehe Begleitdokumente in E-Rechnung einbetten.
- Dazu gehört das Kennzeichen „Vorgang mit Anlagen führen“ in den Buchungsparametern der Rechnung:
PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - BUCHUNGSPARAMETER - Datensatz „Rechnung“ - ÄNDERN - Register: SONSTIGE EINGABEPARAMETER.
- Dazu gehört das Kennzeichen „Vorgang mit Anlagen führen“ in den Buchungsparametern der Rechnung:
- Der unterschriebene Vertrag liegt als Dokument unter
VERKAUF - STAMMDATEN - DOKUMENTEvor, beispielsweise als PDF. Unterstützt werden PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX und ODS. - In den Dokumenteigenschaften ist das Kennzeichen „Dokument kann als Anlage verwendet werden“ aktiviert und als Art der Ausgabe der Wert „Nur in E-Rechnung einbetten“ gewählt. Das Kennzeichen steht erst nach dem ersten Speichern des Dokuments zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen im Dokument.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Artikel für Dauerrechnung anlegen
Unter VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ARTIKEL ist ein Standardartikel notwendig, der für die Dauerrechnung, z. B. „Miete Gebäude 3“, genutzt werden soll.
Schritt 2: Vertrag als PDF hinterlegen und Artikel zuordnen
Der Mietvertrag wird unter VERKAUF - STAMMDATEN - Register: DOKUMENTE über NEU angelegt. Bei der Neuanlage wird das unterzeichnete PDF eingelesen. Öffnen Sie anschließend den Datensatz über EIGENSCHAFTEN.
- Weisen Sie das Dokument dem Bereich Artikel zu.
- Wählen Sie als Nummer den abzurechnenden Mietvertrag, den Sie als Standardartikel in den Stammdaten angelegt haben.
- Aktivieren Sie auf dem Register EINSTELLUNGEN die Option „Dokument kann als Anlage verwendet werden“.
- Wählen Sie als Art der Ausgabe den Wert „Nur in E-Rechnung einbetten“. Das Dokument wird als Rechnungsanhang, „Invoice Attachment“, in die XML-Struktur der E-Rechnung eingebettet.
Schritt 3: Hinweistext „Dauerrechnung“ als Floskel-/Textartikel anlegen
Damit der Rechnungsempfänger die E-Rechnung eindeutig als Dauerrechnung erkennt, muss ein Hinweistext ergänzt werden. Dieser erscheint auf dem Druckbeleg sowie strukturiert in der E-Rechnung, als Freitext BT-22 mit Subject Code BT-21.
Anlage des Floskelartikels in der Software:
- Erstellen Sie unter
VERKAUF - STAMMDATEN - ARTIKELüber NEU einen Artikel der Art „Floskel-/Textartikel“, z. B. mit der ArtikelnummerDAUERRECHNUNG. - Tragen Sie in den Artikel-Kurzbezeichnungen den Hinweistext ein, z. B.: „Diese Rechnung gilt als Dauerrechnung. Grundlage ist der beigefügte Mietvertrag vom TT.MM.JJJJ.“
- Wählen Sie auf dem Register
STEUER / EINHEIT / KENNZEICHENin der GruppeE-RECHNUNGim Feld „Subject Code (BT-21)“ den Wert AAI für „Allgemeine Information“. Weitere Informationen finden Sie unter Artikelerfassung – Kennzeichen – E-Rechnung.
Darstellung der Werte in der E-Rechnung
- Der Floskel-/Textartikel erscheint nicht als Rechnungsposition, sondern als Hinweistext in der E-Rechnung.
- Bei ZUGFeRD steht der Subject Code in einem eigenen Feld.
- Bei XRechnung gibt es dafür kein eigenes Feld. Die Software setzt den Code als Präfix vor den Text, z. B.
#AAI#. - Beim Einfügen des Artikels in einen Vorgang übernimmt die Software den Subject Code, im Beispiel
AAI, automatisch in BT-21 und die Artikel-Kurzbezeichnungen 1 bis 5 automatisch in BT-22. Das zentrale Feldmapping müssen Sie dafür nicht anpassen. Den Artikel legen Sie einmalig an und nutzen ihn für alle Dauerrechnungen. Den vertragsspezifischen Teil, z. B. das Vertragsdatum, passen Sie in der Vorgangsposition an. - Die befüllten Artikel-Kurzbezeichnungen 1 bis 5 übernimmt die Software in dieser Reihenfolge, durch Leerzeichen getrennt, in einen gemeinsamen Hinweistext (BT-22). Leere Kurzbezeichnungen werden übersprungen. Zeilenumbrüche des Druckbelegs entfallen in der E-Rechnung.
Schritt 4: Vorgang erfassen
Erfassen Sie die Rechnung wie gewohnt unter VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE über NEU mit der Vorgangsart „Rechnung“.
Register: ADRESSE
- Wählen Sie den Vertragspartner als Rechnungsempfänger, im Beispiel Adressnummer 10016.
- Tragen Sie im Feld „Lieferdatum“ den Beginn des ersten Teilleistungszeitraums ein, z. B. den ersten Tag des ersten Mietmonats. Die Software übernimmt ihn als Lieferdatum
BT-72in die E-Rechnung.
Register: POSITIONEN
- Erfassen Sie eine Position für den ersten Teilleistungszeitraum mit dem Betrag, der für diesen Zeitraum anfällt. Im Beispiel ist das der Artikel „Mietvertrag Gebäude 3“, Artikelnummer
MIETVERTRAG, mit 999,00 Euro netto. Weisen Sie nicht die Summe über die gesamte Vertragslaufzeit aus. - Fügen Sie den Floskel-/Textartikel aus Schritt 3 ein und passen Sie den Text bei Bedarf an.
Register im Vorgang: ANLAGEN
- Durch die Zuordnung eines Vertrags zum gewünschten Artikel wird das zugehörige Dokument bei Übernahme der Artikelposition automatisch in den Vorgang geladen.
- In der Spalte „Art der Ausgabe“ ist der Wert aus den Dokumenteigenschaften vorbelegt. Er lässt sich pro Vorgang anpassen.
- Achten Sie darauf, dass die eingefügte Anlage über das Kennzeichen „Aktiv“ aktiviert ist.
Weitere Informationen finden Sie unter Anlagen-Verwaltung innerhalb eines Vorgangs.
Speichern Sie den Vorgang.
Beachten Sie
Der Vertrag ergänzt die E-Rechnung, ersetzt aber nicht die Pflichtangaben. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein bloßer Verweis auf die Anlage genügt nicht.
Abgrenzung: Regelmäßige Abrechnung über Serviceverträge
Rechnen Sie Mieten, Wartungen oder Abonnements über die Servicevertragsabrechnung ab, erzeugt die Software für jeden Abrechnungszeitraum eine eigene Rechnung. Jede dieser Rechnungen geben Sie wie gewohnt als E-Rechnung aus. Eine Dauerrechnung ist dann nicht nötig. Suchen Sie eine Lösung für Abonnements, Wiederholungs- oder Turnusrechnungen, nutzen Sie ebenfalls die Servicevertragsabrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter Servicevertrag.