Validierung von E-Rechnungen vor der Ausgabe
Automatische Validierung konfigurieren
Über die Buchungsparameter (VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - PARAMETER - Gruppe: „E-Rechnungen“) steuern Sie, wie streng die Gültigkeit (Validität) einer E-Rechnung vor bzw. bei der Ausgabe geprüft wird:
- Vorgang automatisch sperren, wenn Validierungsstatus nicht valide ist – bei Ausgaben und Bereichsaktionen wird der Vorgang automatisch gesperrt, wenn der Validierungsstatus nicht valide ist (gilt nicht bei manueller Validierung).
- Vor Ausgabe validieren – bei jeder Ausgabe als E-Rechnung wird der Validierungsstatus zwingend geprüft und ggf. neu gesetzt.
- Ausgabe abbrechen, wenn Validierungsstatus nicht valide ist – die Ausgabe als E-Rechnung wird abgebrochen, wenn der Vorgang nicht valide ist.
Voraussetzungen
Die Zugangsdaten für die microtech ERP Cloud müssen bereits eingerichtet sein (Bereich: PARAMETER - ZUGANGSDATEN) – siehe microtech ERP Cloud freischalten
Abgrenzung zur Prüfung beim Speichern
Die E-Rechnungsprüfung vor dem Speichern prüft ausschließlich beim Speichern des Vorgangs. Die Kennzeichen der Gruppe „E-Rechnungen“ in den Parametern wirken unabhängig davon zusätzlich bei der Ausgabe.
Weitere Informationen: Parameter (Vorgänge).
Validierung erfolgreich (automatische Validierung)
Buchinfo (Vorgang)
Das Validierungsergebnis wird im Feld „Buchinfo“ ausgewiesen.
Detail-Ansicht: Protokoll
Über die Detail-Ansicht „Protokoll“ lässt sich auf dem Register: VORGÄNGE die Protokollierung für den gewählten Eintrag anzeigen. Im Beispiel ist das Ergebnis: „Valide“, die E-Rechnung konnte per E-Mail ausgegeben werden.
Verhalten bei Abbruch der Ausgabe (automatische Validierung)
Wird die Ausgabe abgebrochen (Kennzeichen „Ausgabe abbrechen, wenn Validierungsstatus nicht valide ist“ ist in den Parametern aktiviert), gilt:
- Es wird in diesem Fall keine E-Mail verschickt.
- Zusätzlich wird der Vorgang gesperrt und nicht ins Ausgabeverzeichnis-Archiv verschoben.
Buchinfo (Vorgang)
Das Validierungsergebnis wird im Feld „Buchinfo“ ausgewiesen.
Detail-Ansicht: Protokoll
Über die Detail-Ansicht „Protokoll“ lässt sich auf dem Register: VORGÄNGE die Protokollierung für den gewählten Eintrag anzeigen. Im Beispiel ist die Sperrung des Vorgangs nach dem Validieren zu sehen mit dem Hinweis „Inhalt fehlerhaft“.
Register: GESPERRT / INFO des Vorgangs
Haben Sie in den Parametern des Vorgangs festgelegt, dass der Vorgang bei einem nicht validen Ergebnis gesperrt werden soll, setzt die Software das Kennzeichen „Gesperrt am“ mit dem zugehörigen Datum und einem Text mit Datum, Uhrzeit und Grund der Sperrung. Beispiel: „Dieser Vorgang ist nicht valide (aktueller Validierungsstatus: ‚Inhalt fehlerhaft‘).“
Detail-Ansicht: Protokoll
Über die Detail-Ansicht „Protokoll“ lässt sich auf dem Register: VORGÄNGE die Protokollierung für den gewählten Eintrag anzeigen. Im Beispiel ist die Sperrung des Vorgangs nach dem Validieren zu sehen mit dem Hinweis „Inhalt fehlerhaft“.
Verhalten bei Status „Valide (mit Infos)“
Der Status „Valide (mit Infos)“ (valide, jedoch mit Warnungen) wird nicht wie „nicht valide“ behandelt. Vorgänge mit diesem Status werden bei aktiviertem Kennzeichen „Vorgang automatisch sperren, wenn Validierungsstatus nicht valide ist“ nicht automatisch gesperrt.
Prüfen Sie auf dem Register: VORGÄNGE über Schaltfläche: WEITERE - ERGEBNIS DER VALIDIERUNG.
Sie erhalten eine Liste mit durchnummerierten Hinweisen. Lesen Sie die Meldungen und bestätigen Sie anschließend mit OK. Prüfen Sie im Anschluss welche Felder im Vorgang die Hinweise ausgelöst haben, damit die nächsten E-Rechnungen ohne Hinweis versendet werden können.
Manuelle Validierung
Zusätzlich steht eine manuelle Validierung zur Verfügung:
- In der Vorgangsübersicht über WEITERE – Gruppe „Validieren“: „Vorgang validieren“, „Ergebnis der Validierung“ sowie „Als E-Rechnung visualisieren“.
- In der Vorgangseingabe über Register „Vorgaben“ – WEITERE: „Vorgang validieren (Systemvorgabe)“.
Voraussetzungen
Für die manuellen Funktionen benötigen Sie die Berechtigung zum Ändern von Vorgängen, einen in der Vorgangsart hinterlegten Geschäftsvorfall für die E-Rechnung sowie eine im Vorgang hinterlegte E-Rechnungs-Formatvorgabe. Für „Als E-Rechnung visualisieren“ ist zusätzlich eine eingerichtete Verbindung zur microtech ERP Cloud erforderlich – siehe microtech ERP Cloud freischalten.