Wechsel zu einer anderen Lohnabrechnungssoftware
An wen richtet sich dieser Hilfe-Artikel?
Dieser Abschnitt der Hilfe richtet sich an abgebende Abrechnungsstellen und beschreibt die erforderlichen Schritte beim Wechsel der Lohnabrechnung in ein anderes System.
Die Übertragung von Mandantendaten und Lohndaten umfasst verschiedene fachliche und gesetzliche Anforderungen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Themenbereiche, die bei einem Wechsel zu einem anderen Entgeltabrechnungssystem besonders zu beachten sind.
Folgende Themen werden behandelt:
- DEÜV-Systemwechselmeldung
- Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
- Datenübermittlungsverfahren nach dem PUEG (Abruf der Kinderdaten)
- Lohnsteuerbescheinigung
- Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft)
- euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung)
- Sicherung der Mandantendaten
Vorgehen
Systemwechsel im Mandant hinterlegen
Wechseln Sie hierzu in die Mandanten-Stammdaten (DATEI - INFORMATIONEN - "Aktuelle Firma/Filiale/Mandant" - Mandant bearbeiten).
Wählen Sie nun das Register "weitere Angaben" und aktivieren Sie im Bereich "Lohn: DEÜV-/Übermittlung Beitragsnachweis Einstellungen" das Kennzeichen "Systemwechsel". Als Nächstes geben Sie im Feld "(letzter Tag)" das Datum des letzten Abrechnungstages ein.
Speichern Sie danach die Mandanten-Stammdaten ab.
SV-Meldungen
Nach dem Abspeichern der Mandanten-Stammdaten wird bei jedem Mitarbeiter ein Austritt mit Grund "Systemwechsel" hinterlegt. Die dazugehörigen SV-Meldungen mit Meldegrund 36 werden für die Mitarbeiter im Anschluss erstellt.
Beachten Sie
Diese Meldung mit Meldegrund 36 ersetzt beim Wechsel zum Jahreswechsel die Jahresmeldung mit Meldegrund 50.
- Diese Meldungen können Sie dann über den gewohnten Weg übermitteln.
- Die SV-Meldung für die Arbeitnehmer können Sie dann auch ausdrucken: Bereich: Personal - Stammdaten - Mitarbeiter - Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - Schaltfläche: SV-Meldungen
Nach dem Abspeichern der Mandanten-Stammdaten wird bei jedem Mitarbeiter ein Austritt mit Grund "Systemwechsel" hinterlegt. Die dazugehörigen SV-Meldungen mit Meldegrund 36 werden für die Mitarbeiter im Anschluss erstellt.
- Diese Meldungen können Sie dann über den gewohnten Weg übermitteln.
- Die SV-Meldung für die Arbeitnehmer können Sie dann auch ausdrucken: Bereich: Personal - Stammdaten - Mitarbeiter - Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - Schaltfläche: SV-Meldungen
Info
Weitere Infos finden Sie auch im Hilfe-Artikel: SV-Meldungen drucken
Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Möchten Sie die Mitarbeiter über ELStAM abmelden und im neuen Abrechnungssystem neu anmelden, dann ist keine weitere Einstellung vorzunehmen. In der Abrechnungsvorgabe des Austritts ist automatisch das Kennzeichen "Mitarbeiter bei ELStAM abmelden" gesetzt. Hierbei wird dann eine Abmeldung für ELStAM erzeugt. Diese können Sie dann über den ELStAM-Assistenten übertragen: ELStAM.
Beachten Sie
Möchten Sie die Mitarbeiter im neuen Entgeltabrechnungssystem lediglich ummelden, dann ist das o. g. Kennzeichen in der Abrechnungsvorgabe zu deaktivieren (PERSONAL - STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - betreffenden Mitarbeiter öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - ABRECHNUNGSVORGABEN - Abrechnungsvorgabe des Austritts über ÄNDERN öffnen - Kennzeichen "Mitarbeiter bei ELStAM abmelden" deaktivieren - SPEICHERN&SCHLIEßEN).
Dabei wird dann keine ELStAM-Meldung erzeugt.
Lohnsteuerbescheinigung
Mit den erstellten Austritten können Sie auch die Lohnsteuerbescheinigungen für die Mitarbeiter erstellen. Eine Hilfestellung dazu finden Sie hier: Lohnsteuerbescheinigung
Datenübermittlungsverfahren PUEG (Abruf der Info zu "berücksichtigungsfähige Kinder")
Bei einem Wechsel des Entgeltabrechnungssystems oder der lohnabrechnenden Stelle, beispielsweise zu einem Steuerberater, ist eine erneute Datenübermittlung für das DÜ-Verfahren zum Abruf der Daten der zu "berücksichtigungsfähigen Kindern" (PUEG) erforderlich.
- Hierbei ist für dieses Verfahren eine Abo-Kündigung zu übermitteln. Das Programm erstellt Ihnen automatisch diese Meldung.
- Diese Meldung ist dann über den Assistenten zu übermitteln (Beitragsabrechnung übertragen - Kennzeichen: "Abfrage Elterneigenschaft / Kinder (PUEG)"): PUEG
Beachten Sie
Sollten die Meldungen der Mitarbeiter nicht erzeugt worden sein, dann führen Sie hierzu nochmals eine Nettolohnberechnung aus:
Bereich: PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: ABRECHNUNG - NUR FÜR AKTUELLEN MONAT DURCHFÜHREN
Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft)
Für die Berufsgenossenschaft ist ein digitaler Lohnnachweis für den abgerechneten Zeitraum zu erstellen und zu übermitteln.
Bereits mit der Hinterlegung in den Mandanten-Stammdaten wird die BG-Vorgabe mit dem letzten Tag beendet. Damit der Lohnnachweis erzeugt wird, ist noch Folgendes auszuführen: Bereich: PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: ABRECHNUNG - AKTUALISIERUNG LOHNNACHWEIS NACH KORREKTUR. Weitere Infos: Übertragung Lohnnachweis.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Beim Wechsel des Abrechnungsprogramms kann eine Betriebsprüfung auch außerhalb des turnusmäßigen Prüfzeitraums erfolgen. So kann bereits zum Zeitpunkt des Abschaltens des Altsystems eine Datenübertragung und Prüfung erfolgen.
Zum Erstellen der euBP finden Sie eine Hilfestellung unter: euBP.
Beachten Sie
Die außerordentliche Betriebsprüfung muss beim Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers beantragt werden.
Die Kontaktdaten sind im Internetauftritt der Deutschen Rentenversicherung unter der Rubrik Experten > Arbeitgeber & Steuerberater > Betriebsprüfdienst > Prüfbüros der Deutschen Rentenversicherung veröffentlicht.
Externer Link:
Mandantendaten sichern
Wenn der Mandant übergeben wird, dann ist eine aktuelle Sicherung der Mandantendaten vorzunehmen: Datensicherung.
Bei Kündigung des Programms
Sichern Sie sich das gesamte Installationsverzeichnis: Verzeichnissicherung
Exporte ausführen
Da mit Ablauf des Aktualitäts-Service auch keine Exporte mehr möglich sind, ist vor dem Ablauf eine Lohnsteuerprüfung über die Digitale Lohnschnittstelle auszuführen. Diesen Export benötigen Sie für eine mögliche Prüfung. Rufen Sie in der Software PERSONAL - Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN auf und wählen Sie Digitale Lohnschnittstelle.