Logistik-Prozesstyp 1 (Warenausgang vor Rechnung - ohne Logistikpositionen » Quellvorgang = Ursprungsvorgang)
Diese Schritt für Schritt-Anleitung bietet eine Übersicht über alle notwendigen Einstellungen und Parametrisierungen zur Anlage des Prozesstyp 1.
Welcher Arbeitsablauf soll mit Prozesstyp 1 (ohne Logistikpositionen » Quellvorgang = Ursprungsvorgang) abgedeckt werden?
Prozesstyp setzt beim Standardprozess von büro+ an: BK → LI → RE. Der Warenausgang soll zwischen zwischen Lieferschein und Rechnung erfolgen.
- Die "Bestellung vom Kunden" wird in den Ursprungsvorgang "Warenausgang" gewandelt
- Die Kommissionierung erfolgt anhand des Vorgangs Warenausgangskontrolle, der eingescannt und abgearbeitet wird
- Für jedes Paket wird ein Ziel-Vorgang: "Packliste Warenausgang" erzeugt - Wichtig: Dies gilt insbesondere auch für Mehrpaketsendungen, d. h. für jedes Paket eines Auftrags/Vorgangs wird es einen "Packliste Warenausgang"-Vorgang geben, der die, im Paket enthaltenen Artikel inkludiert. In den jeweils ersten Vorgang (bzw. in das erste Paket) werden zusätzlich alle Positionen übernommen, die nicht "Logistik-Positionen" sind.
- Sobald ein "Warenausgang"-Vorgang in der Warenausgangskontrolle vollständig abgearbeitet wurde, wird dieser vollständig in eine Rechnung gewandelt. Diese Rechnung weist, entsprechend BK, und WA, alle Positionen auf und kann automatisiert ausgegeben werden.
- Es kann zu jedem Paket ein Vorgangsdruck (z. B. Packliste) ausgegeben werden
Info:
Wenn Stücklisten verwendet werden sollen, empfehlen wir eine Arbeitsweise mit Logistik-Positionen, wie z. B. Logistik-Prozesstyp 1 (Warenausgang vor Rechnung - MIT Logistikpositionen) bzw. Logistik-Prozesstyp 2 (Warenausgang nach Rechnung - MIT Logistikpositionen)
Technische Voraussetzungen
- Das "Zusatzmodul: Logistik und Versand" ist aktiv und wird mit der in büro+ integrierten Logistik- und Versandlösung genutzt Logistik & Versand (Integrierte Logistik-/Versandlösung in büro+)
- Damit die automatische Erstellung der Versand-Etiketten durchgeführt werden kann, ist zunächst die microtech Cloud mit Ihren Zugangsdaten einzurichten (Weitere Informationen finden Sie in unserer Hilfe: Versand: Anbindung der Cloud (Integrierte Logistik-/Versandlösung in büro+) / Cloud-Zugang einrichten in microtech büro+
- Sie benötigen einen Account bei mindestens einem der unterstützten Versanddienstleister. Weitere Informationen und die Konfiguration haben wir für Sie in der Hilfe beschrieben: Versand-Etiketten (Zusatzmodul: Logistik und Versand) - Übersicht: Versanddienstleister & Produkte / Versand-Etiketten - Parameter-Einstellungen (Versandart + Versanddienstleister), sowie die folgenden Seiten in diesem Kapitel)
- Alternativ kann auch eine V-LOG Versandanbindung (Weitere Informationen finden Sie in unserer Hilfe: V-LOG 6 in büro+ nutzen (Integrierte Logistik-/Versandlösung in büro+), oder eine Warenausgangskontrolle ohne Versandanbindung verwendet werden
- Über einen Frachtartikel können die Versandkosten an den "Besteller" weitergegeben werden
Konfiguration der Logistik
Wir empfehlen nach folgendem Ablauf vorzugehen:
1. Einblenden des Programbereichs
Nach einer frischen Installation sowie der Installation des Aktivierungsschlüssels für den Programmbereich: LOGISTIK, ist es zunächst erforderlich den Bereich im "VERKAUF" einzublenden.
Unter VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ÜBERBLICK - WEITERE BEREICHE wählen Sie den Eintrag: LOGISTIK.
Sie erhalten eine Übersicht über die Register des Logistik-Bereiches. Beim ersten Aufruf des Bereichs sollten zunächst die folgenden Standard-Register eingeblendet sein:
- Logistik-Positionen
- Logistik-Vorgänge
- Packplatz (zum Testen)
2. Einstellungen in den Parametern - Teil 1
Die folgenden Einstellungen werden in den Parametern vorgenommen
2.1. Buchungsparameter
Diese sind für die Logistik durch die Schaltfläche: NEU anzulegen und anschließend zu konfigurieren.
Folgende Buchungsparameter sind zu konfigurieren:
- Warenausgangskontrolle
- Packliste Warenausgang
- Rechnung Warenausgang
Anlage der Buchungsparameter
Die Buchungsparameter sind in folgendem Bereich zu erfassen:
PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - BUCHUNGSPARAMETER.
Die Erfassung erfolgt über die Split-Schaltfläche: NEU.
!!!tip "Tipp
Legen Sie gerne auch einen Platzhalter namens "--- LOGISTIK ---" an, der nicht parametrisiert sein muss, sondern als optisches Abgrenzungselement dient (siehe Abbildung).
Legen Sie über die Schaltfläche: NEU folgende (zunächst "Blanko"-)Buchungsparameter an:
- --- LOGISTIK ---
- Warenausgangskontrolle
- Packliste Warenausgang
Editieren Sie im Anschluss die Buchungsparameter wie ab 2.1.1. beschrieben.
Tipp
Für die Konfiguration ist ein häufiges Wechsel durch die Register notwendig.
Nutzen Sie hierzu die Auswahltools, um sich durch die Register zu navigieren.
Über das "Dreieck nach unten" können Sie auch direkt in das benötigte Register springen.
2.1.1. Warenausgangskontrolle
Register: Für das Buchen dieses Vorgangs
- Vorgang nach dem Buchen: Vorgang in Archiv kopieren (ersetzen falls vorhanden)
Register: Für das Wandeln in diesen Vorgang
- Aktiviertes Kennzeichen: Vorgang vor dem Wandeln in Vorgangsarchiv kopieren (ersetzen falls vorhanden)
- Positionen in neuen Vorgang: Verschieben
Beachten Sie
BITTE VERLASSEN SIE NUN DIE BUCHUNGSPARAMETER "WARENAUSGANGSKONTROLLE" MIT "SPEICHERN UND SCHLIESSEN"
2.1.2. Packliste Warenausgang
Register: Für das Buchen dieses Vorgangs
- In Versandliste eintragen: Aktiviertes Kennzeichen
- Immer Lieferanschrift benutzen: Aktiviertes Kennzeichen
- Vorgang nach dem Buchen: Aktiviertes Kennzeichen
- Auswahl: Vorgang in Archiv kopieren (ersetzen falls vorhanden)
Register: Logistik-Arbeitsplatz
Bei Abschluss als Zielvorgang werden nachfolgende Kennzeichen gesetzt:
- "nicht Logistik-Positionen" des Quellvorgangs ausblenden
- Positionsreihenfolge des Ursprungsbelegs herstellen
- Im ersten Zielvorgang "nicht Logistik-Positionen" aus Ursprungsvorgang einfügen
- Zielvorgang durch Wandeln des Ursprungsvorgangs erzeugen
- Buchen
- Beleg ausgeben
- Versandbeleg ausgeben
- In Archiv Vorgänge verschieben
Register: Für das Wandeln in diesen Vorgang
- Positionen in neuen Vorgang: kopieren
Beachten Sie
BITTE VERLASSEN SIE NUN DIE BUCHUNGSPARAMETER "PACKLISTE WARENAUSGANG" MIT "SPEICHERN UND SCHLIESSEN"
2.1.4. Rechnung Warenausgang
Register: Für das Buchen dieses Vorgangs
Ergänzen Sie folgende Einstellungen für die "Rechnung Warenausgang"
-
Lagerbestand buchen: Aktiviertes Kennzeichen
-
Kennzeichen in Versandliste eintragen deaktivieren
-
Vorgang nach dem Buchen: Aktiviertes Kennzeichen
- Vorgang in Archiv verschieben: Ersetzen falls vorhanden
Legen Sie nun den Buchungsparameter "Rechnung Warenausgang" an.
Beachten Sie
Das Register: "Stückliste" wird erst dann verfügbar, wenn...
KOPIEREN Sie hierzu die Buchungsparameter "Rechnung"...
... und nennen Sie diese "Rechnung Warenausgang"
Konfigurieren Sie nun die "Rechnung Warenausgang".
Erstellen Sie im Bereich: "Regeln für Vorgangspositionen (vor dem Übernehmen)" einen neuen Regelanweisungs-Datensatz.
Speichern und schließen Sie im Anschluss diese beiden Fenster. Sie sehen die Regel nun im Register "Regeln für das Wandeln". Überprüfen Sie, dass das Aktiv-Kennzeichen gesetzt ist.
Register: Für das Wandeln in diesen Vorgang
- Vorgang nach dem Wandeln buchen
- Positionen in neuen Vorgang: kopieren
Beachten Sie
BITTE VERLASSEN SIE NUN DIE BUCHUNGSPARAMETER "RECHNUNG WARENAUSGANG" MIT "SPEICHERN UND SCHLIESSEN"
2.2 Vorgangsarten anlegen für Benutzung im Prozesstyp 1
Navigieren Sie zu den PARAMETERN - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN. Über die Split-Schaltfläche: NEU (KOPIEREN) lässt sich die neue Vorgangsart durch Kopieren anlegen.
Die Vorgangsarten werden zunächst angelegt - die Konfiguration erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt!
Für Prozesstyp 1 sind folgende Vorgangsarten anzulegen (wir empfehlen auch eine "Dummy-Vorgangsart" namens "--- LOGISITIK---" als optische Abgrenzung anzulegen):
- --- LOGISTIK ---
- Warenausgangskontrolle
- Packliste Warenausgang
- Rechnung Warenausgang
Info
Der Prozess ist folgendermaßen aufgebaut: 1. Bestellung vom Kunden → 2. Warenausgangskontrolle (WAK) → 3. Packschein Warenausgang (PWA) → 4. Rechnung Warenausgang (RWA).
Tipp
Um die Abgrenzung der Vorgangsarten für die Logistik optisch hervorzuheben, ist es zudem ratsam eine Dummy-Vorgangsart "--- LOGISTIK ---" anzulegen, die rein als Platzhalter dient.
- Bezeichnung z. B.: "--- LOGISTIK ---"
- Benutzt-Kennzeichen deaktiviert
??? Weiteren Tipp einblenden:
Über die Schaltflächen: NACH OBEN / NACH UNTEN lässt sich die Prozessreihenfolge auch optisch ordnen
Beachten Sie
+++ Starten Sie nun büro+ neu! +++
Dieser Schritt ist notwendig, damit Sie in den nachfolgenden Eingabemasken die neu erstellten Vorgangsarten auswählen können.
3. Layouts erstellen
In diesem Schritt erstellen Sie die Layouts für die Vorgangsarten, die später in der Logistik genutzt werden sollen.
NAVIGIEREN Sie über VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE - Split-Schaltfläche: - AUSGEBEN - AUSGABE BEARBEITEN... zu dem Layout, welches Sie neu anlegen / kopieren möchten.
Info
Entfernen Sie die Pinn-Nadeln in den Layouts!
Damit der Druck beim Warenausgang automatisiert erfolgen kann, sollten sämtliche Pinn-Nadeln entfernt/deaktiviert werden. Dies unterbindet, dass entsprechende Punkte in Meldungen abgefragt werden,
Ein deaktivierter/entfernter PINN ist farblos dargestellt.
3.1. Layout für Vorgangsart "Rechnung Warenausgang"
Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE
Im Menüband ist über die Gruppe: AUSGABE der Eintrag: "Ausgabe bearbeiten" zu öffnen. Je nach Skalierung kann sich das Aussehen im Menüband unterscheiden.
Kopieren Sie das Standard-Layout zu "(Rechnung I)" und benennen Sie die Kopie:
Rechnung Warenausgang
- Öffnen Sie die Eigenschaften des Layouts "Rechnung Warenausgang"
- Auf dem Register: PARAMETER des Layouts ist als "Vorgangsart, in der dieses Layout verfügbar ist", die Vorgangsart: "Rechnung Warenausgang" zu wählen
Deaktivieren Sie alle PINN-Nadeln auf den einzelnen Registern des Layouts, so dass alle Nadeln auf allen Registern "grau" angezeigt werden:
3.2. Layout für Vorgangsart "Packliste Warenausgang" erstellen
Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE
Im Menüband ist über die Gruppe: AUSGABE der Eintrag: "Ausgabe bearbeiten" zu öffnen
Wählen Sie "Ausgabe bearbeiten". Je nach Skalierung des Hauptprogramm kann sich die Ansicht im Menüband leicht unterscheiden:
- Kopieren Sie das Standard-Layout zu "(Lieferschein)" und benennen Sie die Kopie:
- Packliste Warenausgang
- Öffnen Sie die Eigenschaften des Layouts "Rechnung Warenausgang"
- Auf dem Register: PARAMETER ist als "Vorgangsart in der dieses Layout verfügbar ist", die Vorgangsart: "Packliste Warenausgang" zu wählen
4. Einstellungen in den Parametern - Teil 2
4.1. Konfiguration der Vorgangsarten
4.1.1. Warenausgangskontrolle
Unter PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN.
a) Kopf der Eingabemaske
Bearbeiten Sie an dieser Stelle folgende Werte:
- Bezeichnung: Warenausgangskontrolle
- Vorgangsgruppe: Bestellung vom Kunden
b) Register: Ku.Bez. / Nr
Bearbeiten Sie an dieser Stelle folgende Werte:
- Kurzbezeichnung: WAK
c) Register: Logistik-Arbeitsplatz Vorgaben
Bearbeiten Sie an dieser Stelle folgende Werte:
- Vorgangsart des Zielvorgangs: Packliste Warenausgang - An dieser Stelle wird festgelegt in welchen Vorgang kopiert/gewandelt werden soll (je nach Buchungs-Parametrisierung im Zielvorgang)
- Aktiviertes Kennzeichen: Bei Teil- oder Abschluss, Ursprungsvorgang aufgrund der Zielvorgänge wandeln (nach: Rechnung Warenausgang)
- Beleg nach dem Wandeln ausgeben
- In Archiv Vorgänge verschieben
d) Register: Parameter
- Als "Zu verwendende Buchungsparameter" ist hier der Eintrag "Warenausgangskotrolle" zu wählen
4.1.2. Konfiguration der Vorgangsart "Packliste Warenausgang"
Unter PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN.
a) Kopf der Maske
Bearbeiten Sie an dieser Stelle folgende Werte:
- Vorgangsgruppe: Bestellung vom Kunden
- Bezeichnung: Packliste Warenausgangskontrolle
b) Register: Ku.Bez. / Nr
Bearbeiten Sie an dieser Stelle folgende Werte:
- Kurzbezeichnung: PWA
c) Register: Logistik-Arbeitsplatz Vorgaben
Bearbeiten Sie an dieser Stelle folgende Werte:
- Alle Kennzeichen für die "Einstellungen für Bearbeitung" sind abzuwählen.
d) Register: Parameter
Als "Zu verwendende Buchungsparameter" ist hier der Eintrag "Packliste Warenausgang" zu wählen
e) Register: Vorgaben für das Wandeln
In diesem Bereich muss für "Lieferschein Warenausgangskontrolle" im Bereich "Für Wandeln" die Vorgangsart: "Rechnung Warenausgang" gewählt werden.
Als erlaubte Vorgangsarten ist ebenfalls "Rechnung Warenausgang" zu wählen.
4.1.3. Konfiguration der Vorgangsart "Rechnung Warenausgang"
Unter PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN
a) Kopf der Maske
Bearbeiten Sie an dieser Stelle folgende Werte:
- Bezeichnung: Rechnung Warenausgang
b) Register: Ku.Bez. / Nr
Bearbeiten Sie an dieser Stelle folgende Werte:
- Vorgangsgruppe: Standard
- Kurzbezeichnung: RWA
c) Register: Logistik-Arbeitsplatz Vorgaben
Bearbeiten Sie an dieser Stelle folgende Werte:
- Alle Kennzeichen für die "Einstellungen für Bearbeitung" sind abzuwählen.
d) Register: Parameter
Als "Zu verwendende Buchungsparameter" ist hier der Eintrag "Richtung Warenausgang" zu wählen.
e) Register: Vorgaben für das Wandeln
Falls gewünscht, können Sie an dieser Stelle noch das Wandeln in eine Gutschrift erlauben.
4.2. Konfiguration des Logistik-Bereichs
Folgende Konfigurationen werden unter PARAMETER - LOGISTIK vorgenommen.
4.2.1. Konfiguration eines
Logistik-Arbeitsplatzes
PARAMETER - LOGISTIK - ARBEITSPLÄTZE - hier: einen ARBEITSPLATZ ZUM BEARBEITEN NEU ANLEGEN / ÖFFNEN
Wir legen Sie einen "Arbeitsplatz 1" mit Kurzbezeichnung "AP1" an.
Im Register: BELEG-AUSWAHL wählen Sie als Quell-Vorgangsart den Eintrag: "Warenausgangskontrolle".
Register: "Einstellungen" des Logistik-Arbeitsplatzes
Wählen Sie nachfolgend die gewünschten Einstellungen aus. z. B.:
- Drag & Drop Unterstützung
- Manuell wiegen
- Quellvorgang: In Archiv Vorgänge verschieben
Näheres zu den Einstellungen finden Sie in folgendem Hilfe-Artikel:
Logistik: Parameter (Integrierte Logistik-/Versandlösung)
Beachten Sie:
BITTE VERLASSEN SIE NUN DIE Konfiguration des Arbeitsplatzes MIT "SPEICHERN UND SCHLIESSEN"
4.3. Einbinden des Warenausgangsprozesses in den bestehenden Prozessablauf der büro+
PARAMETER - VORGANGSARTEN UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN
- Öffnen Sie jene Vorgangsart, die in den Warenausgang gewandelt werden soll. In diesem Beispiel:
-
"Bestellung vom Kunden"
-
Wechseln Sie auf das Register "Vorgaben für Wandeln".
Auswahlmenü : Vorgangsart (Für Wandeln):
Wählen Sie "Warenausgangskontrolle"
Kennzeichen:
Aktivieren Sie zusätzlich das Kennzeichen "Warenausgangskontrolle" (als erlaubte Vorgangsart...)
5. Ablauf durchspielen
Nachdem die Einstellungen des Logistik-Prozesses konfiguriert wurden, kann der Logistik-Bereich "Prozesstyp 1 (Warenausgang vor Rechnung)" in der Software genutzt werden. Spielen Sie nach der Einrichtung den Standard-Ablauf zunächst durch und führen Sie ggf. noch Veränderungen in den Einstellungen durch, sollte dies für Ihre Arbeitsweise hilfreich sein.
BK erstellen und buchen
Dieser Schritt kann automatisiert werden. Automatisierungsaufgaben in microtech büro+
BK in WAK wandeln
Dieser Schritt kann automatisiert werden. Automatisierungsaufgaben in microtech büro+
WAK buchen (kopiert die WAK ins Archiv. Dieser Schritt dient der Nachvollziehbarkeit)
Dieser Schritt kann auch automatisiert werden. Automatisierungsaufgaben in microtech büro+
WAK-Beleg in Warenausgangskontrolle einlesen und abschließen
Lesen Sie den WAK-Beleg im Packplatz ein und schließen Sie diesen ab.
Es sollte für jedes Paket eine Packliste Warenausgang ausgegeben werden
Wurde der Ursprungsvorgang vollständig abgeschlossen, sollte zusätzlich die WAK in eine "Rechnung Warenausgang" gewandelt werden
!tip "Tipp" #### Meldungen im Menüband ausblenden
Verschiedene Meldungen lassen sich im Menüband über Register: **ANSICHT - ANSICHT VORGABEN** - Register: **MELDUNGEN** ausblenden.
Nutzen Sie diese Gestaltung der Ansicht, um ggf. nicht erwünschte Abfragen zu unterdrücken.
