Mahnungen per E-Mail versenden
Sie können wie nachfolgend beschrieben "Mahnungen per E-Mail versenden".
Legen Sie dazu unter ZAHLUNGSVERKEHR - OFFENE POSTEN - Registerkarte: START - Gruppe: AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN - Register: "Mahnungen" einen neuen Druck vom Typ "E-Mail" an.
Gestalten der "Mahnung per E-Mail"
Über die Schaltfläche: GESTALTEN können Sie nun diese E-Mail gestalten. Die Möglichkeiten zur Gestaltung sind die gleichen, die auch an anderen Stellen für E-Mails zur Verfügung stehen.
Die Funktionalität für die E-Mail Versendung verläuft analog zu dem Versenden von Vorgangs-E-Mails, d.h. man kann den E-Mail Body über einen Export mit den Mahndaten füllen bzw. den Druck als Anhang zu der E-Mail hinterlegen (Die Formate für den Anhang entsprechen denen, die auch bei der Vorgangsausgabe zur Verfügung stehen) .
Eigenschaften des E-Mail-Layouts
Über die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN sind weitere Optionen verfügbar, die nicht im normalen "Drucken" vorkommen.
Register: "Auswahl"
Offene Posten-Mahnart
Hier können Sie bestimmen, wie Ihre Mahnungen in die E-Mails eingefügt werden sollen.
- Alle Offene Posten ausweisen: fügt alle Offene Posten dieser Adresse in eine E-Mail ein.
- Alle Offene Posten einzeln ausweisen: erstellt für jeden Offenen Posten dieser Adresse eine E-Mail.
- Nur fällige Offene Posten ausweisen: erstellt eine E-Mail mit allen zum Mahndatum fälligen Offenen Posten dieser Adresse.
Ausgabefilter (nur für E-Mail Anhänge):
Zur Erstellung eines Ausgabefilters klicken Sie mit der rechten Maustaste in das weiße Feld der Ausgabefilters. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel: "Definition Bereichs- und Ausgabefilter".
Register: "Optionen"
Auf diesem Register wählen Sie die für E-Mail-Layouts verfügbaren Optionen aus. Im Zusammenhang mit dem E-Mail-Mahnungs-Layout besondere Kennzeichen und Auswahlen sind auf dieser Seite genauer beschrieben.
E-Mail Empfänger
An dieser Stelle kann der herangezogene Empfänger der E-Mail bestimmt werden.
- Aus aktueller Anschrift: Die aktive Anschrift aus dem Vorgang wird herangezogen - Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein
- Aus aktuellem Ansprechpartner: Der Ansprechpartner aus der aktiven Anschrift aus dem Vorgang wird herangezogen - Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein
- Aus Rechnungsanschrift
- Aus Lieferanschrift
- Aus Ansprechpartner der Rechnungsanschrift
- Aus Ansprechpartner der Lieferanschrift
- (Über Formel definieren)
Offene Posten exportieren und als Feld bereitstellen
Der hier hinterlegte Export wird im Modus Gestalten im Feld: "E-MailAusgabeText" hinterlegt. Somit ist es dann möglich, im Textkörper der E-Mail die Angaben der Mahnung darzustellen.
Offene Posten als Datei anhängen
Der hier angegebene Druck/Export wird als Anhang zur E-Mail hinzugefügt. Das Feld Druck gibt den ausgewählten Druck an; Format gibt das Zielformat des Anhangs an; Dateiname ermittelt mit einer Formel den Namen des E-Mail-Anhangs. Bitte beachten Sie: Wenn Sie mehrere E-Mails an eine Adresse versenden wird der Druck jeder E-Mail angefügt. Überprüfen Sie deshalb für das ausgewählte Layout, ob nicht in jeder E-Mail alle offene Posten im Anhang enthalten sind.
Tipp
Beachten Sie bitte, dass bei den verwendbaren Variablen für die Gestaltung des E-Mail-Textes die ausgelesenen Werte nur immer dem jeweiligen ersten OP-Datensatz entsprechen (z. B. die Belegnummer).
Wenn Sie im E-Mail-Text solche Informationen hinterlegen möchten, müssen Sie diese Ausgabe mit dem Offene Posten Export realisieren.
Zusatzvariable vor der Ausgabe abfragen
Ist am angehängten Druck (z. B. "Mahnung (einzeln)") eine Zusatzvariable mit dem Kennzeichen "Abfragen" versehen, wird dieser Wert vor der E-Mail-Ausgabe abgefragt - genau wie beim regulären Mahnungsdruck. Der eingegebene Wert, zum Beispiel eine Belegnummer, wirkt sich anschließend auf die Auswahl der ausgegebenen Mahnung aus.
Information
Damit neben der Mahnung selbst auch der Dateiname des E-Mail-Anhangs korrekt aus dem eingegebenen Wert gebildet wird, muss im Register "Auswahl" unter "Offene Posten-Mahnart" das Kennzeichen "Alle Offene Posten einzeln ausweisen" aktiviert sein. Ist dieses Kennzeichen nicht aktiviert, wird zwar die passende Mahnung in die E-Mail eingefügt, der Dateiname des Anhangs orientiert sich jedoch weiterhin am ersten Treffer aller Mahnungen der Adresse.
Zugeordnetes Dokument als Anlage einfügen
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Beim Versand von Mahnungen per E-Mail kann über dieses Kennzeichen automatisch das dem Offenen Posten zugeordnete Dokument als Anhang beigefügt werden. Hierzu wird das im Dokumentenmanagementsystem hinterlegte Dokument verwendet.
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Diese Funktion reduziert Rückfragen, da der unveränderliche Rechnungsbeleg direkt mit der Mahnung versendet wird. Ziel ist es, manuelle Arbeitsschritte zu vermeiden und Zeit zu sparen.
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Es wird stets die aktuelle Version des Dokuments verwendet – identisch mit der Ansicht „Zugeordnetes Dokument“ in der Detailansicht. Beachten Sie: Falls einem Offenen Posten kein Dokument zugeordnet ist, erfolgt keine Ausgabe und auch keine Fehlermeldung.
