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DATEV-Import-Schnittstelle

Der DATEV Import steht ausschließlich im Modul Finanzbuchhaltung zur Verfügung.

Allgemeine Anforderungen

Für den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Programmen hat sich im Bereich der Buchhaltung der DATEV Import/Export etabliert.

Beachten Sie:

Der DATEV Import steht ausschließlich im Modul Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Damit können entsprechend des DATEV Leitfadens Daten eingelesen werden, die mit einem DATEV Export im Format V5 oder V7 erstellt wurden.

DATEV Importverzeichnis

Sie haben die Möglichkeit, ein Import-Verzeichnis zu bestimmen. Dieses wird unter Registerkarte:

DATEI – INFORMATIONEN – EINSTELLUNGEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN – Register: BÜRO+. An dieser Stelle: VORGABEVERZEICHNISSE – "DATEV Import-Basisverzeichnis" festgelegt.

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Über die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN oder über einen Doppelklick öffnen Sie das Fenster, zum Festlegen des Pfades.

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Ebenfalls bietet sich die Option an, im Hauptverzeichnis Ihrer Festplatte ein mandantenspezifisches Verzeichnis zu hinterlegen, welches für den Import verwendet wird.

Beachten Sie:

Damit der "DATEV-Import-Assistent" dieses Verzeichnis erkennt, muss eine bestimmte Syntax beachtet werden. Hinter der Bezeichnung "Mand" ist - durch einen Punkt getrennt - der Name bzw. die Nummer des verwendeten Mandanten anzugeben, wie er auch im Mandantenverzeichnis der Installation definiert wird. Zum Beispiel "Mand.1" für einen Mandanten mit der Nummer 1, entsprechend "Mand.2" für einen Mandanten mit der Nummer2.

Beispiele:

Bei der Verwendung eines Mandanten mit der Nummer 1 muss das Verzeichnis "Mand.1" heißen (aus C:\Programme\microtech\Daten\NT\Mand.1).

Bei der Verwendung eines Mandanten mit der Bezeichnung "TEST" muss das Verzeichnis "Mand.TEST" heißen (aus C:\Programme\microtech\Daten\NT\Mand.TEST).

Beachten Sie:

  • Standardmäßig verweist das "DATEV Import-Basisverzeichnis" auf das Hauptverzeichnis Ihrer Festplatte, auf der sich auch die Installation Ihres Betriebssystems befindet (z. B. C:). Dies gilt auch, wenn Sie büro+ auf einer anderen Festplatte installiert haben (z. B. D:)
  • Neben der Verwendung des Hauptverzeichnisses Ihrer Festplatte kann auch auf einen beliebigen anderen Ordner über das "DATEV Import-Basisverzeichnis" verwiesen werden (z. B. C:\DATEV). Befindet sich in diesem ein Unterverzeichnis mit der Bezeichnung des Mandanten (z.B. Mand.1), wird dieses automatisch im "DATEV-Import-Assistenten" für das Einlesen der Daten vorgeschlagen
  • Im "DATEV-Import-Assistenten" kann jederzeit über die Schaltfläche: DATEI SUCHEN auf ein abweichendes Verzeichnis verwiesen werden

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  • Die Verwendung eines Vorgabeverzeichnisses hat den Vorteil, dass die für den Mandanten relevanten Daten selektiert und nach Datum gruppiert in der Übersicht der zu importierenden Dateien angezeigt werden

Aufruf und Ausführung des Assistenten

Für das Importieren der Daten steht ein Assistent zur Verfügung. Dieser wird über die Registerkarte DATEI – SCHNITTSTELLEN – SCHNITTSTELLEN – DATEV IMPORT-SCHNITTSTELLE aufgerufen.

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Hinweis

Dieser Assistent hilft Ihnen ausschließlich beim Importieren von Dateien im DATEV-Format Version 5 und 7.

Die Anzeige umfasst beim Start des Assistenten alle Dateien aus dem DATEV-Importverzeichnis des aktuellen Mandanten. Die Dateien werden nach Datum gruppiert. In einem Import können immer nur die Dateien einer Gruppe eingelesen werden. Die Reihenfolge des Imports wird durch das Programm automatisch bestimmt.

Wenn innerhalb des Imports Kontenbeschriftungen oder Buchungen importiert werden, erfolgt der gesamte Import innerhalb einer Transaktion.

Beachten Sie:

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass eine Transaktion alle anderen schreibenden Datenbankzugriffe auf die an der Transaktion beteiligten Tabellen unterbindet.

Starten Sie den Import daher nur, wenn Sie sicher sind, keine anderen Personen dadurch zu blockieren.

Nach der "Willkommen-Seite" werden im nächsten Fenster entweder die Dateien bereits dargestellt (da unter dem Vorgabepfad entsprechende Dateien vorliegen) oder Sie können über die Schaltfläche: DATEIEN SUCHEN gezielt nach einem Import-Ordner suchen.

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Für die Auswahl der gewünschten Dateien steht vor der jeweiligen Datei eine Checkbox zum Anhaken zur Verfügung.

Beachten Sie:

  • Die Dateien werden nach Datum gruppiert. In einem Import können immer nur die Dateien einer Gruppe eingelesen werden. Die Reihenfolge des Imports wird durch das Programm automatisch bestimmt
  • Wenn innerhalb des Imports Kontenbeschriftungen oder Buchungen importiert werden, erfolgt der gesamte Import innerhalb einer Transaktion

Über die Schaltfläche: INHALT EINSEHEN haben Sie die Möglichkeit, die Daten noch vor dem Import zu sichten und bei Bedarf einzelne Datenzeilen für den Inhalt auszuwählen. Es muss der gewünschte Datensatz im Auswahldialog vorselektiert werden. Standardmäßig sind alle Datenzeilen ausgewählt.

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Darüber hinaus legen Sie auf dieser Seite fest, in welchem Buch der Geschäftsvorfälle die Buchungssätze erstellt werden sollen.

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Buchungsperiode

Über Radio-Button kann gewählt werden:

  • Ob alle Buchungssätze (unabhängig vom Beleg-/Buchungsdatum des jeweiligen Buchungssatzes) in EINE Buchungsperiode in einem gewählten Wirtschaftsjahr übernommen werden
  • Ob das Beleg-/Buchungsdatum entsprechend berücksichtigt wird

Beachten Sie:

Bei Auswahl "Periode des Buchungssatzes beachten“ werden die Einstellungen des jeweiligen Buches berücksichtigt. Standardmäßig ist die Option: "Periode des Buchungssatzes beachten“ gesetzt.

Zusammenfassung

In der Zusammenfassung werden die gewählten Dateien sowie die jeweilige Anzahl der zu importierenden Datensätze angezeigt. Über die Schaltfläche: ZURÜCK haben Sie die Möglichkeit, diese Auswahl zu korrigieren. Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN wird der Import der Daten gestartet.

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Beachten Sie:

Prüflauf vor Übernahme

Vor der eigentlichen Übernahme von Buchungssätzen aus einer CSV-Datei, wird zunächst ein Prüflauf durchgeführt. Sofern Fehler in der Datei enthalten sind oder Hinweise zum Import vorliegen, weist die Software vor dem Verarbeiten auf diese Sachverhalte hin. Hierdurch erhalten Sie eine Zusammenfassung und ein Protokoll, noch bevor Sie die Buchungssätze übernehmen und können den Import im Zweifelsfall noch einmal abbrechen.

Protokoll des DATEV-Imports

Es wird für jeden DATEV-Import ein Protokoll erstellt, welche folgende Information enthält:

  • Angabe des Datums an dem der Import durchgeführt wurde: DATEV-Import durchgeführt am <Datum>
  • Angabe der importierten Datensätze: <Dateiname>
  • Werden Buchungssätze importiert (für jede Periode) :

<Angabe Buch><Periode>

<Angabe Buch><Periode>

Das Protokoll kann sowohl auf der letzten Seite des Assistenten direkt (Schaltfläche: PROTOKOLL EINSEHEN) oder über die Schaltfläche: PROTOKOLLE (Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN) aufgerufen werden.

Festschreibungskennzeichen

Wird beim Import festgestellt, dass ein Buchungssatz im Ursprungsprogramm endgültig verarbeitet wurde, erhält dieser Datensatz ein Kennzeichen. Werden Buchungssätze gelöscht oder geändert erscheint eine Hinweismeldung.

Info:

Hinweistext:

"Beachten Sie bitte, dass es sich bei diesem Buchungssatz um einen importierten Buchungssatz handelt, der im Ursprungssystem endgültig verarbeitet (festgeschrieben) wurde. Eine Änderung am Buchungssatz oder das Löschen kann evtl. zu einer Inkonsistenz zwischen den Buchhaltungssystemen führen."

Das Kennzeichen wird in einer eigenen Spalte ausgewiesen und kann in der Tabellenansicht für Buchungssätze eingeblendet werden (Feld: "Festschreibungskennzeichen").

Datensätze mit Festschreibungskennzeichen "Nein" erhalten das Buchungskennzeichen in Abhängigkeit der Einstellungen im jeweiligen Buch (z. B. "P" für Proformabuchungen).

Informationen zur Datenherkunft

Zusätzlich werden weitere Informationen zur Datenherkunft (Importdatum, Dateiname, Benutzername) mitgeführt. Diese Infomationen sind im Bereich "Archiv Buchungen" verfügbar. Die Angaben werden im Feld: "Datenherkunft" gespeichert, welches in der Tabellenansicht für die Buchungssätze eingeblendet werden kann.

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Besonderheiten beim Import von Debitoren / Kreditoren

Wird beim Import eine *.csv-Datei ausgewählt, welche Debitoren bzw. Kreditoren zum Import enthält, stehen anschließend folgende Optionen zur Verfügung:

  • Neue Datensätze einfügen, alte ignorieren
  • Neue Datensätze einfügen, alte aktualisieren
  • Nur alte Datensätze aktualisieren

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Ausgangssituation für nachfolgende Beispiele:

In den Adress-Stammdaten (BUCHHALTUNG – STAMMDATEN – Register: "Adressen") sind zwei Datensätze angelegt (Adressnummer 10000 und 70000; Buchungskonto ist gleich Adressnummer). Diese Buchungskonten sind auch in der Import-Datei vorhanden. Zusätzlich liegt in der Importdatei das Buchungskonto 10001 vor.

Neue Datensätze einfügen, alte ignorieren

Es werden nur Datensätze importiert, die noch NICHT in den Adress-Stammdaten enthalten sind.

Beispiel:

Beim Import wird ausschließlich der Datensatz mit Buchungskonto 10001 als neue Adresse angelegt. 10001 wird als neue Adressnummer vergeben. Ist in den Parametern definiert, dass mit der Anlage einer Adressnummer auch das Buchungskonto im Kontenplan erzeugt wird (PARAMETER – ADRESSEN – PARAMETER – Bereich: KENNZEICHEN – Option: "Bei Neuanlage automatisch Buchungskonto erzeugen"), so erfolgt auch die Anlage des entsprechenden Buchungskontos im Kontenplan.

Neue Datensätze einfügen, alte aktualisieren

Nicht vorhandene Datensätze werden neu angelegt und vorhandene Datensätze werden aktualisiert.

Beispiel:

Die Adresse 10001 wird wie zuvor beschrieben angelegt. Die bestehenden Adressen werden ggf. aktualisiert.

Nur alte Datensätze aktualisieren

In diesem Fall werden nur bereits bestehende Datensätze aktualisiert. Neue Datensätze werden nicht hinzugefügt.

Hinweis

Ausschlaggebend für die Zuordnung zu den Adress-Stammdaten ist das jeweilige BUCHUNGSKONTO. Die DATEV-Import-Datei enthält KEINE Adress-Nummern, sondern Buchungskonten!

Wird im Import versucht ein Datensatz zu importieren, der in den Adress-Stammdaten KEIN Buchungskonto enthält, wird der Import mit einer Fehlermeldung abgebrochen, da eine Zuordnung nicht möglich ist.

Hinweise zur Aktualisierung:

Die Entscheidung, ob eine Adresse zu aktualisieren ist, wird ausschließlich anhand der Buchungskontonummer der Adresse festgelegt.

Bei der Aktualisierung werden in den Adress-Stammdaten folgende Felder überarbeitet (sofern in der zu importierenden Datei gefüllt):

"Kopf" des Adressdatensatzes

  • Branche
  • Suchbegriff (nur wenn die automatische Erzeugung des Suchbegriffs aktiviert ist)

Register: "Adresse:"

  • Name 1 (Anrede), Name 2, Name 3
  • Straße
  • Postfach
  • Postleitzahl, Ort
  • Land

Register: "Kennzeichen"

  • Buchungskontonummer (bei Neuanlage)
  • Steuernummer
  • USt.-Identnummer

Register: "Bank / Zahlungsbedingungen"

  • Zahlungsbedingungen
  • Kreditlimit
  • Netto innerhalb
  • Skonto innerhalb / Satz
  • Skonto 2 innerhalb / Satz
  • Standard-Kennzeichen für die Bankverbindung

Bankverbindungen auf dem Register: "Bank/Zahlungsbedingungen"

  • Kurzinformationen (Zusatzinformationen)
  • Name des Inhabers (Zusatzinformationen)
  • Kontonummer
  • Bankleitzahl
  • IBAN

Hinweis

Die Felder im Adressdatensatz werden durch die Felder der Quelldatei überschrieben. Aus diesem Grund ist unbedingt darauf zu achten, dass es sich bei der Adresse in der Quelldatei und in microtech büro+ um den gleichen Datensatz handelt.