Ausgabe als E-Rechnung: ZUGFeRD / XRechnung

Ausgabe als E-Rechnung konfigurieren

Um die Ausgabe eines Layouts als E-Rechnung zu erhalten, sind die Eigenschaften der Drucklayouts anzupassen.

Im Register "Drucker" stehen unter dem Kennzeichen "Ausgabe als Datei (Druck in Datei umleiten)", die folgenden Formate zur Auswahl:

ZUGFeRD (*.pdf)
XRechnung (.xml)

Vorgänge, die mit dieser Option als Datei ausgegeben werden, entsprechen dem gewählten E-Rechnungsformat.

Tipp

Legen Sie sich für die E-Rechnungsformate eigene Layouts an. Diese lassen sich im Bereich "Ausgabe" über die Vorgangsübersicht aufrufen. Weitere Informationen erhalten Sie auch in unserem Kapitel zur E-Rechnung.

Schritt-für-Schritt: Eigenes ZUGFeRD-Ausgabelayout einrichten

Da dieses Thema im Support häufig nachgefragt wird, finden Sie hier die detaillierte Anleitung zur Einrichtung, sofern dies noch nicht erfolgt ist.

Wechseln Sie in die Vorgangsübersicht unter VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE.
Markieren Sie die gewünschte Vorgangsart (z. B. Rechnung) und öffnen Sie über die Gruppe AUSGABE die Funktion AUSGABE BEARBEITEN.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das von Ihnen genutzte Rechnungslayout und wählen Sie KOPIEREN.
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z. B. "E-Rechnung ZUGFeRD".
Markieren Sie das neu angelegte Layout und öffnen Sie die EIGENSCHAFTEN.
Wechseln Sie auf das Register DRUCKER und aktivieren Sie die Option "Ausgabe als Datei (Druck in Datei umleiten)".
Wählen Sie im Feld Format den Eintrag "ZUGFeRD (.pdf)" aus.
Klicken Sie danach auf das Symbol hinter dem Feld Dateiname und hinterlegen Sie das Verzeichnis, in das die Rechnungen gespeichert werden sollen. Beispiel: Bei der Eingabe von: C:\Exporte\Rechnung_«VPo.BelegNr».pdf werden die Dateien im Verzeichnis "Exporte" auf Laufwerk C: gespeichert. Der Dateiname enthält in diesem Beispiel auch die Belegnummer.
Speichern Sie die Einstellungen.

Beachten Sie

Wählen Sie nicht die veraltete Version "ZUGFeRD v1 (.pdf)", sondern das aktuelle Format in der Mitte der Auswahlliste.

Markieren Sie anschließend die auszugebenden Rechnungen und geben Sie diese über das neu angelegte Layout aus.

Information

Die erzeugte Datei liegt danach im gewählten Verzeichnis vor und kann z. B. manuell als E-Mail-Anhang genutzt werden. Für den automatisierten Versand per E-Mail direkt aus der Software richten Sie stattdessen ein E-Mail-Layout ein: siehe E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung) im Abschnitt "Konfiguration der Ausgabe per E-Mail".

Dateinamen mittels Formel bestimmen

Der Dateiname des E-Rechnungsformats wird mittels Formel automatisch benannt. Die Formel kann über den Formeleditor angepasst werden. Sollen auch Variablen genutzt werden, so ist mindestens Ausbaustufe "L" (Gen. 20) oder Gen. 24 (in alle Stufen) Voraussetzung.

Berechtigungsstrukturen kontrollieren

Wenn Sie dieses Format nicht auswählen können, dann könnte es daran liegen, dass Ihnen die erforderliche Berechtigung hierzu fehlt:

Unter DATEI - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN - Global - befindet sich die entsprechende Gruppe mit der benötigten Berechtigung:

Kennzeichen "Druck in Datei umleiten" verfügbar
Formatunterstützung E-Rechnung (*.PDF, *.XML) verfügbar

Weitere Informationen zur E-Rechnung:

E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung)