Versenden der E-Mail über den Ausgabeverteiler

Das vollautomatische Versenden einer E-Mail eines Vorgangs über den Ausgabeverteiler erreichen Sie mit den nachfolgenden beschriebenen Einstellungen:

Verteiler

Unter PARAMETER - ADRESSEN - VERTEILER können Sie die derzeit existierenden Verteiler einsehen, ändern, löschen oder neu anlegen:

Für unser Beispiel wählen wir im weiteren Verlauf den Verteiler: "Vorgang E-Mail".

Vorgang

Vorgangsart - Ausgabeverteiler einstellen

Unter PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN wählen wir die gewünschte Vorgangsart aus und öffnen diese zum Ändern.

In unserem Beispiel: "Rechnung I".

In der Vorgangsart unter dem Register: "Ausgabeverteiler" geben wir nun das gewünschte E-Mail Layout an, welches versendet werden soll und bei welchem Verteiler dies erfolgen soll.

In unserem Beispiel: "(Rechnung I als E-Mail)" mit dem Verteiler: "Vorgang E-Mail"

Layout-Auswahl:

Buchungsparameter einstellen

Unter PARAMETER - BUCHUNGSPARAMETER - wählen wir den zur Vorgangsart passenden / hinterlegten Buchungsparameter aus und öffnen diesen zum Ändern.

In unserem Beispiel: "Rechnung".

Unter dem Register: "Sonstige Eingabeparameter" - im Bereich: "Vorgang Buchen" aktivieren Sie das Kennzeichen: "Ausgabeverteiler beim Verschieben ins Archiv beachten".

Über dieses Kennzeichen werden die hinterlegten Ausgabeverteiler automatisch geprüft und beachtet.

Dies ist abgestimmt auf die Einstellung unter dem Register: "Für das Buchen dieses Vorgang" - im Bereich: "Vorgang nach dem Buchen" - "Vorgang in Archiv verschieben (ersetzen falls vorhanden).

Adresse

In der im Vorgang verwendeten Anschrift oder Ansprechpartner ist der entsprechende Verteiler angegeben.

Variante 1: Anschrift - Verteiler hinterlegen

Unter VERKAUF - STAMMDATEN - Register: "Adressen" - eine Adresse zum Ändern öffnen - Register: "Übersicht" - im Bereich: "Anschriften" eine Anschrift zum Ändern öffnen.

Im Register: "Verteiler" den Verteiler aktivieren.

In unserem Beispiel: "Vorgang E-Mail".

Variante 2: Ansprechpartner - Verteiler hinterlegen

Unter VERKAUF - STAMMDATEN - Register: "Adressen" - eine Adresse zum Ändern öffnen - Register: "Übersicht" - im Bereich: "Ansprechpartner" ein Ansprechpartner zum Ändern öffnen.

Im Register: "Bild/Verteiler" den Verteiler aktivieren.

In unserem Beispiel: "Vorgang E-Mail".

Wenn Sie nun einen Vorgang mit der Vorgangsart: "Rechnung I" und der passenden Adresse hinsichtlich dem Verteiler: "Vorgang E-Mail" buchen oder drucken wird (über den Ausgabeverteiler in der Vorgangsart) automatisch das eingestellte E-Mail-Layout versendet.

Detail-Ansicht: Verteiler

Die Verteiler des Vorgangs können über die Detail-Ansicht: "Verteiler" im Register: "Vorgänge" der Vorgangsbearbeitung betrachtet und editiert werden.

In dem Listfeld dieser Detail-Ansicht können Sie auswählen, ob die Verteiler der Rechnungs-, der Lieferanschrift oder deren Ansprechpartner angezeigt werden.

Vorgänge im Archiv

Für Vorgänge, die sich im Archiv befinden können Sie wie folgt vorgehen:

Verwenden Sie die Schaltfläche: WEITERE - AUSGABEVERTEILER um den Assistenten für die Ausgabe anhand der Verteiler zu starten.

Folgen Sie den Abfragen des Assistenten, um die auszuwertenden Datensätze bei Bedarf eingrenzen zu können.
Um doppelte Ausgaben zu vermeiden, aktivieren Sie das Kennzeichen: "Datensätze, die schon per Ausgabeverteiler ausgegeben wurden, ignorieren."

Starten Sie mit der Schaltfläche: FERTIGSTELLEN die Ausgabe aller betroffenen Vorgänge.