DMS - Protokoll für Revisionssicherheit

Welche besondere Rolle besitzt das Protokoll im microtech Dokumentenmanagement?

Das Protokoll stellt ein unverzichtbares Werkzeug für die revisionssichere Ablage von Dokumenten dar. Die Protokollierung beginnt bereits beim Erfassen eines Dokumenten-Datensatz im Bereich: "Dokumenten-Eingang".

Über die Parametrisierung im Standardablauf ist sichergestellt, dass der Dokumenten-Datensatz mit Protokoll zunächst vom Dokumenten-Eingang in den Bereich der Dokumente kopiert, im abschließenden Schritt verschoben wird. Beachten Sie, dass das Protokoll ab dem Kopieren in den Dokumenten-Bereich nicht mehr gelöscht werden kann.

Öffnen eines Dokumenten-Protokoll-Datensatz

Durch die Schaltfläche: EINSEHEN sowie über einen Doppelklick öffnen Sie den Datensatz des Dokumenten-Protokolls zum Einsehen.

Auf dem Register: INFORMATION finden Sie folgende technische Angaben, die dazu dienen die Dokumente rechts-/revisionssicher in der Software abzulegen.

Änderungsinformation (Kurzinformation / Funktion)

Sie erhalten in diesem Abschnitt eine "Kurzinformation", z. B. welcher neue Status protokolliert wurde (mit Angabe des vorherigen Status).

Über "Funktion" erfahren Sie, welcher Schritt dokumentiert wurde. Im Beispiel: "Dokumentenstatus ändern".

Dokument (GUID / Erstellungszeitstempel (UTC))

Der Globally Unique Identifier (GUID) ist ein eindeutiger Bezeichner, praktisch eine Art "Fingerabdruck" für die bestimmte Datei.

Über den "Erstellungszeitstempel" wird das Datum in der UTC koordinierten Weltzeit (Coordinated Universal Time) eingetragen. Für Deutschland gilt: UTC+1 als "Normalzeit" und UTC+2 als "Sommerzeit". Beachten Sie, dass UTC-Datumsfelder in Tabellenansichten über die Zeitzone des Datenbank-Servers für die Ansicht zurück gerechnet werden. Bei Filtern sowie Druckausgaben, Import & Export findet keine automatische Umrechnung statt.

Prüfziffer des Dokumenteninhalts (Version / Prüfziffer / Zeitstempel (UTC))

Die "Prüfziffer" bezieht sich auf den Dokumenteninhalt, der am Datensatz hängt. Dieser besitzt eine eindeutige Prüfzimmer mit Zeitstempel in UTC. Im Feld "Version" ist die technische Umsetzung der Erstellung der Prüfziffer vermerkt. Es handelt sich um einen SHA-256 Algorithmus (Secure Hash Algorithm), der Daten in einen Hash mit einer Länge von 256 Bits umwandelt.

Sicherheitskette (Letzte Prüfziffer / Programm Buildnummer / Version / Aktuelle Prüfziffer)

Über die "letzte Prüfziffer" sowie die Build-Nummer der Software werden ein Hash-Wert erstellt, der eindeutig ist.

Register: FELDÄNDERUNGEN

Auf diesem Register lassen sich die protokollierten Änderungen einsehen.

Beachten Sie:

Die Felder: MEMO und INFO sowie der Sperrvermerk sind von der Protokollierung ausgenommen!

Das Setzen des Gesperrt-Kennzeichens wird aber protokolliert.

Systemprüfungungen über Bereichs-Aktionen

Im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTEN-PROTOKOLL lassen sich über Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN verschiedene Systemprüfungen ausführen. Mit diesen Systemprüfungen erhalten Sie einen Überblick über mögliche Problemsachlagen in Form eines Protokolls.

• Systemprüfung: Sicherheitskete des Protokolls prüfen
• Systemprüfung: Dokumente über Inhaltsprüfung verifizieren
• Systemprüfung: Nachtrags-Informationen protokollieren

Welche Funktion über die jeweiligen Prüfungen aufgerufen werden, haben wir für Sie unter den nächsten Überschriften festgehalten.

Sicherheitskette des Protokolls prüfen

Über die Systemprüfung: "Sicherheitskette des Protokolls prüfen", werden folgende Funktionen ausgeführt:

• Sicherheitsketten-Informationen werden überprüft
• Es wird eine Liste über die gelöschten Dokumente erstellt
• Änderungen an den Parametern für die Revisionssicherheit werden dokumentiert

Über das Anhaken der einzelnen Einträge lassen sich die Systemprüfungen durch den Assistenten ausführen.

Im Anschluss erhalten Sie einen Protokolleintrag.

Beispiel einblenden: Systemprüfung Sicherheitskette des Protokolls prüfen erkennt gelöschte Dokumente

Im Beispiel wurden zwei gelöschte Dokumente auf dem Protokoll vermerkt.

Über die zugehörige ID (im Beispiel: 1521) lässt sich auf dem Register: DOKUMENTEN-PROTOKOLL nach dem zugehörigen Dokument suchen.

Im Beispiel ist ersichtlich, dass kein Dokumentendatensatz verfügbar ist. Dieser wurde nach Neuanlage gelöscht. Die zugehörige Protokollierung existiert weiterhin und kann über die Schaltfläche: EINSEHEN aufgerufen werden.

Systemprüfung: Dokumente über Inhaltsprüfung verifizieren

Diese Funktion überprüft, ob der aktuelle Dokumenten-Inhalt mit der Prüfziffer des Dokuments übereinstimmt. Werden Abweichungen erkannt, so erhalten Sie im Protokoll einen Hinweis auf einen veränderten Dokumenteninhalt mit dem Hinweis auf eine abweichende Prüfziffer.

Systemprüfung: Nachtrags-Informationen protokollieren

• Es werden alle Nachträge zu einem Protokoll-Datensatz protokolliert - zudem werden alle Nachträge zu einem Protokoll-Datensatz dokumentiert.
• Es wird eine Zusammenfassung über die Gesamtanzahl der Protokolleinträge und der geprüften Dokumente erstellt.

Beispiel: Protokolleintrag nach Änderung des Parameters: "Revisionssicherheit (mit Protokollierung)

Änderungen am Kennzeichen: "Revisionssicherheit (mit Protokollierung)" in den Dokumentenarten (PARAMETER - DOKUMENTE - ARTEN) werden (ab Build 7020) im Dokumentenprotokoll vermerkt. Über die Systemprüfung: "Sicherheitskete des Protokolls prüfen" wird im Dokumenten-Protokoll vermerkt, welche Änderungen an den Vorgaben für Dokumente vorgenommen wurden.

In den Dokumenten-Protokollen wird dies pro Dokument mit Nennung des Nutzers und der Nennung, was an der Revisionssicherheit für welche Dokumentenart verändert wurde, festgehalten.

Beispiele für Einträge im Dokumenten-Protokoll einblenden

• Die Revisionssicherheit wurde für die Dokumentenart "20" aktiviert von (Nutzername) für Dokument 1510.
• Für die Dokumentenart "30" wurde die Revisionssicherheit beendet von (Nutzername) für Dokument 1503.

Wurden in der Dokumentenart bereits revisionssichere Dokumente gespeichert erfolgt Abfrage bei Änderungen

Erfolgt die Deaktivierung des Parameter-Kennzeichens zur "Revisionssicherheit (mit Protokollierung)", nachdem bereits in der Dokumentenart revisionssichere Dokumente in der Dokumententabelle gespeichert wurden, hat dies zur Folge, das beim Speichern von Eigenschaften (über das Formular) oder bei Status-Änderung immer eine Abfrage erscheint, welche für Änderungen bestätigt werden muss.

Beachten Sie

Änderungen in den Parametern unter DOKUMENTE - ARTEN - Kennzeichen: "Revisionssicherheit (mit Protokollierung)" sollten mit Bedacht und nur von autorisierten Personen im Unternehmen durchgeführt werden.

Wurden in der Dokumentenart bereits revisionssichere Dokumente gespeichert erfolgt immer eine Abfrage bei Änderungen Die Revisionssicherheit für diese Dokumentenart (einschließlich der Protokollierung) wurde seit der letzten Benutzung deaktiviert.

Die Schaltfläche: "Ja, ich kann die Abschaltung bestätigen", muss gedrückt werden, damit die Änderungen gespeichert werden.