Datenqualität prüfen

XL

Eine hohe Datenqualität in Ihrer microtech Software ist wichtig, damit tägliche Abläufe möglichst reibungslos und ohne große Rückfragen erledigt werden können. Und dennoch kommt es im Alltag vor, dass in den Stammdaten eine Adresse oder Anschrift einmal unvollständig erfasst wird.

Auf dieser Seite stellen wir Ihnen eine Methode vor, wie Sie bestimmte Felder mittels einer von Ihnen angepassten Regel automatisch bzw. mittels Automatisierungsaufgabe prüfen können.

Ziel ist es, fehlende oder fehlerhafte Feldwerte frühzeitig zu erkennen und gezielt zu korrigieren und damit die Datenqualität zu erhöhen. Die Grundidee dieser Anleitung lässt sich auf die beschriebenen Felder sowie auch weitere Felder der Software anwenden.

Beispiel: Datenqualität für Adressen prüfen (Name 1 in Liefer- und Rechnungsanschrift)

Über die Bereichs-Aktionen wird für das Beispiel eine Feldprüfung für Adressen entwickelt. Dieses Beispiel prüft, ob das Feld "Name 1" in der Liefer- sowie Rechnungsanschrift befüllt ist. Um diese Informationen über unvollständige Datensätze präsent darzustellen, wird über Selektionsfelder gearbeitet, welche den Hinweis enthalten, ob und welche Korrektur ein Adress-Datensatz benötigt. Zusätzlich soll über eine Sortierung nach diesen Datensätzen gefiltert werden können.

Info

Das auf dieser Seite dargestellte Beispiel steht exemplarisch für die flexiblen und individuellen Möglichkeiten, die über diese Funktion abgedeckt werden können. Nutzen Sie das Formel- und Regelwerk von microtech ERP, um das Beispiel an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

1. Anlegen benötigter Selektionsfelder im DB-Manager

Die Vorarbeiten im DB-Manager sind notwendig, um im Anschluss im Programmbereich die notwendigen Selektionsfelder und Sortierungen zu besitzen, welche die Datenqualität festhalten.

Wechseln Sie zunächst über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DB-MANAGER in den benötigten Bereich.

Wählen Sie die Datenbank "Adressen" und öffnen Sie über Schaltfläche: ÄNDERN den Bearbeitungsmodus für diese Tabelle.

Beachten Sie

Stellen Sie sicher, dass im Vorfeld eine Datensicherung erfolgt ist.

1.1 Register: FELDER – Neues Selektionsfeld (Text) anlegen

Auf dem Register: FELDER erreichen Sie über Schaltfläche: NEU die Anlage eines Selektionsfeldes für Adressen.

Legen Sie das neue Selektionsfeld (im Beispiel: "Sel1") z. B. mit folgender Einstellung an:

Feldart: Text (Unicode-String) → dies so belassen
Feldgröße: 25 → dies so belassen
Feldeingabekennzeichen: Alles mit Auswahlbox → dies so belassen

1.2 Register: FELDER – Neues Selektionsfeld (Kennzeichen – Boolean) anlegen

Legen Sie das neue Selektionsfeld (im Beispiel: "Sel2") z. B. mit folgender Einstellung an:

Bezeichnung: Datenqualität prüfen
Feldart: Kennzeichen (Boolean) → dies auswählen
Feldgröße: 2 → dies so belassen
Feldeingabekennzeichen: Markierungsfeld (CheckBox) → dies so belassen

1.3 Register: FELDER – Neues Selektionsfeld (Info / formatierter Text im RTF-Format) anlegen

Legen Sie das neue Selektionsfeld (im Beispiel: "Sel3") z. B. mit folgender Einstellung an:

Bezeichnung: Datenqualität prüfen (Text)
Feldart: Info / formatierter Text (RTF-Format) → dies auswählen
Anzahl der Eingabezeilen: 10 → dies auswählen
Feldeingabekennzeichen: Info → dies so belassen
Dieses Kennzeichen aktivieren: Dieses Feld unter "Datenqualität prüfen (Text)" in den Details (Abschnitt "Eigene") bei dieser Tabelle bereitstellen

2. Anlegen benötigter Sortierung im DB-Manager

2.1 Register: SORTIERUNGEN – Neue Selektionssortierung auf Sel2 einrichten

Bleiben Sie im DB-Manager im Bereich "Adressen" und wechseln Sie auf das Register: SORTIERUNGEN. Über die Schaltfläche: NEU legen Sie eine neue Sortierung an.

Der Name der Selektionssortierung wird automatisch vom System vergeben (im Beispiel "Sel1" für Selektionssortierung 1).

Konfigurieren Sie diese Selektionssortierung wie folgt:

Bezeichnung: Datenqualität prüfen (Sel2)
Feldname1: Datenqualität prüfen [Sel2]
Kennzeichen aktivieren: "Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen"

Durch diese Konfiguration lässt sich für die Tabelle "Adressen" eine Sortierung nach Selektionsfeld 2 "Datenqualität prüfen" durchführen. Das aktivierte Kennzeichen sorgt dafür, dass in diesem Index nur Datensätze angezeigt werden, welche als zu prüfende Datensätze identifiziert wurden.

Speichern und schließen Sie im Anschluss alle Fenster des DB-Managers. Die Vorarbeit mit Erstellung der Selektionsfelder und -Sortierung ist abgeschlossen. Loggen Sie sich anschließend wieder am Mandanten ein.

3. Erstellen eines Regelwerks zur Prüfung der Datenqualität

Navigieren Sie für das weitere Konfigurieren des Beispiels in den Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN - Schaltfläche: WEITERE - Auswahl: BEREICHS-AKTIONEN.

Wählen Sie im Fenster zur Erfassung von Regeln über die rechte Maustaste - Auswahl: NEU die Neuerfassung eines Regel-Datensatzes.

3.1 Verzweigte Formel anlegen

Geben Sie eine passende Bezeichnung ein, z. B. "Datenqualität für Anreden prüfen"
Wählen Sie im Erfassungsfenster unter "Bedingungen (Wenn)" das Kennzeichen: "Über eine verzweigte Formel definieren (Vergleichswert wird in Regelanweisung definiert)"
Wählen Sie über das Formelsymbol die Erfassungsmaske für diese verzweigte Bedingung

Konfigurieren Sie für dieses Beispiel die verzweigte Bedingung im Feldeditor folgendermaßen.

$Calc($if($Length(«Adr.Re.Na1»)<1,1,0)+$if($Length(«Adr.Li.Na1»)<1,2,0),0,0)

Speichern und schließen Sie im Anschluss die Eingabe im Feldeditor.

3.1.1 Logik der verzweigten Formel

Die verzweigte Formel prüft, ob ein bestimmtes Feld "leer" ist. Hierzu wird gegen die Feldlänge von "Name 1" in der Adress- als auch in der Lieferanschrift geprüft.

Durch $if gilt: WENN \<erstes Argument> DANN \<zweites Argument> SONST \<drittes Argument>. Die $Calc-Formel summiert die berechneten Werte. Hierdurch gilt:

Vergleichswert 1 = "Name 1" der Rechnungsanschrift nicht gefüllt
Vergleichswert 2 = "Name 1" der Lieferanschrift nicht gefüllt
Vergleichswert 3 = "Name 1" sowohl von Lieferanschrift als auch Rechnungsanschrift nicht gefüllt
Vergleichswert 0 = Sowohl in Lieferanschrift als auch Rechnungsanschrift ist das Feld "Name 1" gefüllt

Dieser Screenshot zeigt bereits die vier erfassten Anweisungen - wie Sie diese nach und nach anlegen, zeigen wir Ihnen im nächsten Punkt.

Für die vier "Vergleichswerte", welche durch die Formel berechnet werden, sind für dieses Beispiel auch vier "Anweisungen" zu erfassen.

3.2 Anweisungsart "Feldzuweisung" anlegen (Rechnungsanschrift – Name 1 fehlt)

Feld	Wert
Bezeichnung	Feldzuweisung: Vergleichswert 1: Rechnungsanschrift - Name 1 fehlt
Vergleichswert	1

Konfiguration der Selektionsfelder:

Feld	Art der Feldzuweisung	Vorgabewert
Datenqualität prüfen [Sel2]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	1
Datenqualität prüfen (Text) [Sel3]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	Rechnungsanschrift "Name 1" fehlt

Speichern und schließen Sie den Regelanweisungs-Datensatz. Im Anschluss legen Sie die nächste Regelanweisung an (z. B. über das Kopieren).

3.3 Anweisungsart "Feldzuweisung" anlegen (Lieferanschrift – Name 1 fehlt)

Feld	Wert
Bezeichnung	Feldzuweisung: Vergleichswert 2: Lieferanschrift - Name 1 fehlt
Vergleichswert	2

Feld	Art der Feldzuweisung	Vorgabewert
Datenqualität prüfen [Sel2]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	1
Datenqualität prüfen (Text) [Sel3]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	Lieferanschrift "Name 1" fehlt

3.4 Anweisungsart "Feldzuweisung" anlegen (Rechnungs- und Lieferanschrift – Name 1 fehlen)

Feld	Wert
Bezeichnung	Feldzuweisung: Vergleichswert 3: Rechnungs- und Lieferanschrift - Name 1 fehlen
Vergleichswert	3

Feld	Art der Feldzuweisung	Vorgabewert
Datenqualität prüfen [Sel2]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	1
Datenqualität prüfen (Text) [Sel3]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	Lieferanschrift und Rechnungsanschrift "Name 1" fehlen

3.5 Anweisungsart "Feldzuweisung" anlegen (Rechnungs- und Lieferanschrift – Name 1 korrekt)

Feld	Wert
Bezeichnung	Feldzuweisung: Vergleichswert 0: Rechnungs- und Lieferanschrift - Name 1 korrekt
Vergleichswert	0

Feld	Art der Feldzuweisung	Vorgabewert
Datenqualität prüfen [Sel2]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	0
Datenqualität prüfen (Text) [Sel3]	Feldwert mit Vorgabewert füllen	(leer)

Nach Anlage der vier Anweisungen besitzt die verzweigte Regel nun für alle vier möglichen Vergleichswerte eine entsprechende Anweisung zum Beschreiben der Selektionsfelder. Verlassen Sie den Regel-Datensatz nun mit "Speichern & schließen".

4. Ausführen der Bereichs-Aktion und Korrektur der fehlerhaften Einträge

Wird nun über VERKAUF - STAMMDATEN - WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN die für das Beispiel angelegte Funktion "Datenqualität prüfen (fehlende Anreden)" ausgeführt, erhalten die fehlerhaften Adressdatensätze jeweils einen entsprechenden Hinweis, welche Korrektur für diesen Adressdatensatz benötigt wird.

4.1 Einblenden der Detail-Ansicht für "Datenqualität prüfen"

Das durch die Anweisung beschriebene Textfeld "Datenqualität prüfen (Text)" lässt sich auf dem Register: ADRESSEN über Schaltfläche: DETAILS - (EIGENE) - DATENQUALITÄT PRÜFEN (TEXT) einblenden.

Markieren Sie nun einen Datensatz. In der Detail-Ansicht zu "Datenqualität prüfen (Text)" bestehen jetzt vier mögliche Ausweisungen zum Datensatz, nachdem die Bereichs-Aktion ausgeführt wurde:

Hinweis auf Datenqualität	Bedeutung
Lieferanschrift "Name 1" fehlt	Vergleichswert 2
Rechnungsanschrift "Name 1" fehlt	Vergleichswert 1
Lieferanschrift und Rechnungsanschrift "Name 1" fehlen	Vergleichswert 3
(keine Anzeige)	Vergleichswert 0 – geprüfte Felder sind befüllt

Wie dies aussehen kann, zeigen wir Ihnen in vier Screenshots:

Lieferanschrift "Name 1" fehlt (für größere Darstellung des Screenshots auf das Bild klicken)

Rechnungsanschrift "Name 1" fehlt (für größere Darstellung des Screenshots auf das Bild klicken)

Lieferanschrift und Rechnungsanschrift "Name 1" fehlen (für größere Darstellung des Screenshots auf das Bild klicken)

(Keine Anzeige, da geprüfte Felder befüllt) (für größere Darstellung des Screenshots auf das Bild klicken)

4.2 Nutzen der zuvor angelegten Selektionssortierung

Auf dem Register: ADRESSEN lässt sich über Schaltfläche: SORTIEREN - (ADRESSEN NACH) die Sortierung "DATENQUALITÄT PRÜFEN (Sel2)" nutzen, um nur Datensätze anzuzeigen, die eine fehlende Anrede in Name der Liefer- und/oder Rechnungsanschrift besitzen. So erhalten Sie eine übersichtliche Liste, die nach und nach abgearbeitet werden kann.

Wählen Sie zunächst auf dem Register: ADRESSEN die Schaltfläche: ÄNDERN und korrigieren Sie die Anrede im Datensatz.

Springen Sie über Schaltfläche: QUICK zum nächsten fehlerhaften Datensatz. Bearbeiten Sie die weiteren Datensätze mit der QUICK-Schaltfläche, bis alle Datensätze korrigiert sind.

Nachdem Sie alle Korrekturen durchgeführt haben, wiederholen Sie die Bereichs-Aktion. Die Software prüft erneut die Adressen und beschreibt entsprechend das Informationsfeld, sofern weiterhin nicht befüllte Anrede-Felder existieren.

Beispiel anpassen und automatisieren

Das gezeigte Beispiel lässt sich auf andere Felder anpassen bzw. um weitere Felder erweitern. Über die angelegte Bereichs-Aktion lässt sich die Prüfung außerdem auch automatisiert und zeitgesteuert ausführen.

Wechseln Sie hierzu nach dem Ausführen der Bereichs-Aktion (siehe Schritt 4) im Zusammenfassungs-Fenster über die Split-Schaltfläche: SCHEMA SPEICHERN - ALS NEUES SCHEMA SPEICHERN.

Nennen Sie dieses Schema z. B.: "Datenqualität prüfen".

Wechseln Sie anschließend in den Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: ÜBERBLICK. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an mit einem Aktionen-Datensatz, welcher als Art: "Assistenten-Schemen" ausgewählt hat und den Bereich: "Adressen" mit der von Ihnen angelegten Bereichs-Aktion "Datenqualität prüfen (Anschriften)" ausführt.

Info

Weitere Infos zur grundlegenden Einrichtung der Automatisierungsaufgaben: Prozessautomatisierung (Automatisierungsaufgaben).

Wird die Bereichs-Aktion kontinuierlich ausgeführt, z. B. über eine Automatisierungsaufgabe, werden bereits korrigierte Datensätze bei erneuter Prüfung nicht mehr in der Sortierung angezeigt.

Tipp

Auch ein Export der Tabelle ist möglich. Auf diese Weise können auch über einen Export / Import die fehlenden Stammdaten nachgetragen werden, um sie anschließend in die Software zu laden.

Optional: Beispiel um Prüfung bei Eingabe in Maske erweitern

Um zu erreichen, dass bereits beim Erfassen von Stammdaten die Datenqualität geprüft wird, kann eine Meldung in die Erfassungsmaske eingebaut werden. Das folgende Beispiel zeigt dies analog am Bereich: Anschriften.

Erfassen Sie hierzu im Bereich: PARAMETER - ADRESSEN - REGELN FÜR ANSCHRIFTEN mittels Schaltfläche: NEU einen Regel-Datensatz, der für das Beispiel wie folgt konfiguriert wird:

Bezeichnung: Datenqualität (Anschriften)
Auswertungsposition: Vor dem Speichern nach einer Neuanlage oder Änderung (über das Erfassungsformular)
Bedingungen (Wenn): An dieser Stelle ist das Kennzeichen: "Über eine Formel definieren" zu aktivieren
Geben Sie als "Formel für Bedingung" das folgende für das Beispiel ein:

Diese Formel prüft, jeweils einzeln für folgende Felder der Anschriften, ob diese nicht gefüllt sind: Name 1, Name 2, Name 3, PLZ, E-Mail 1 sowie die Telefonnummer.

Klicken Sie nun in die Tabelle: "Anweisungen (Dann)" und erfassen Sie über Schaltfläche: NEU bzw. über Klick mit der rechten Maustaste - NEU eine Anweisung.

Im Beispiel geben Sie bitte folgende Konfiguration ein:

Anweisungsart: Meldung / Abfrage
Dialogart: Stopp
Schaltflächen: Abbruch, (Keine)

Layout:

Bitte prüfen Sie zunächst die folgenden Felder / das folgende Feld:

$If(«Ans.Na1»='',Ans.Na1$Chr(13,10))$If(«Ans.Na2»='',Ans.Na2$Chr(13,10))$If(«Ans.Na3»='',Ans.Na3$Chr(13,10))$If(«Ans.Str»='',Ans.Str$Chr(13,10))$If(«Ans.PLZ»='',Ans.PLZ$Chr(13,10))$If(«Ans.Ort»='',Ans.Ort$Chr(13,10))$If(«Ans.Tel»='',Ans.Tel$Chr(13,10))$If(«Ans.EMail1»='',Ans.Email1$Chr(13,10))

Das Layout prüft die einzelnen Felder ab und meldet beim Speichern die noch zu befüllenden Felder.

Meldung beim Speichern eines unvollständigen Stammdaten-Datensatzes

Beim Betätigen der Schaltfläche: "Speichern & schließen" erfolgt über die Regel nun eine Prüfung der Felder und ein Hinweis über die noch nicht gefüllten Pflicht-Felder.

Erst nach Ausfüllen der von Ihnen festgelegten Pflichtfelder kann die Maske mit "Speichern & schließen" verlassen werden.

Über die Schaltfläche: VERWERFEN lässt sich die Maske ohne zu speichern verlassen.

Beispiel auf weitere Bereiche anwenden

Das auf dieser Seite gezeigte Beispiel lässt sich in ähnlicher Weise auch im Bereich: PARAMETER - ADRESSEN - REGELN FÜR ANSCHRIFTEN sowie im Bereich: PARAMETER - ADRESSEN - REGELN FÜR ANSPRECHPARTNER einrichten.

Weiterhin ist es auch denkbar folgende Möglichkeiten zu nutzen, um fehlerhafte Datensätze innerhalb der Übersicht zu markieren:

Farbregel (Regel mit der Auswertungsposition "Farbdarstellung innerhalb einer Übersicht")
Quickinfo-Regel (Regel mit der Auswertungsposition "Quickinfo")

Siehe auch

Verzweigte Bedingungen – Grundlagenartikel zu Vergleichswerten und Steuerfeldern
Feldzuweisung – Referenz zur hier verwendeten Anweisungsart
Prozessautomatisierung (Automatisierungsaufgaben) – zur zeitgesteuerten Ausführung dieser Bereichs-Aktion