Auswertungsposition: Modul-Erweiterungen
Referenz zu Auswertungspositionen, die modulspezifisch für Lager, Finanzbuchhaltung und DMS zur Verfügung stehen.
Wo konfiguriere ich das in der Software?
PARAMETER - (Auswahl des Regel-Bereichs) - REGELN - Schaltfläche: NEU
Übersicht der Auswertungspositionen
| Auswertungsposition | Bereich | Typische Anweisungsarten |
|---|---|---|
| Vor dem Speichern nach einer Neuanlage oder Änderung (über das Erfassungsformular) / Vor dem Speichern (nach einer Neuanlage, Änderung oder einem Import) | Lager | Feldzuweisung, Meldung/Abfrage |
| Vor dem Speichern (innerhalb der Fehlerprüfung) | Finanzbuchhaltung | Meldung/Abfrage (Pflichtfeldprüfung) |
| Nach Änderung des Sachbearbeiters (über das Erfassungsformular) | DMS | Interne E-Mail senden |
Lager: Erweiterung der Auswertungsposition „Vor dem Speichern …“
Über:
PARAMETER - ARTIKEL - REGELN FÜR LAGER
stehen unter anderem die Auswertungspositionen
- Vor dem Speichern nach einer Neuanlage oder Änderung (über das Erfassungsformular)
- Vor dem Speichern (nach einer Neuanlage, Änderung oder einem Import)
zur Verfügung.
Vor dem Speichern nach einer Neuanlage oder Änderung (über das Erfassungsformular)
Über diese Auswertungsposition stehen die Anweisungsarten Feldzuweisung und Meldung/Abfrage zur Verfügung.
Mittels Feldzuweisung kann ein Feld eines Lagerdatensatzes überschrieben, beschrieben oder gelöscht werden.
Als Arten der Feldzuweisung stehen zur Verfügung:
- Feldwert löschen
- Feldwert mit Vorgabe füllen
- Feldwert über Formel füllen
Praxisbeispiel Lagerplatz-Zuordnung
Anhand der ersten Stelle der Artikelnummer soll automatisch ein Lagerplatz zugeordnet werden.
Die Bedingung prüft dazu die ersten Stellen der Artikelnummer per Formel. In der Anweisung wird für das Feld Lagerposition der entsprechende Vorgabewert eingetragen.
Bei der Neuanlage eines Artikels wird die Artikelnummer vor dem Speichern geprüft und bei Erfüllung der Bedingung die Zuweisung automatisch ausgeführt.
Die Anweisungsart Meldung/Abfrage kann verwendet werden, um auf bestimmte Sachverhalte hinzuweisen, beispielsweise wenn ein Lagerplatz noch nicht hinterlegt wurde.
Zusätzlich kann das betroffene Feld fokussiert werden.
Vor dem Speichern (nach einer Neuanlage, Änderung oder einem Import)
Über diese Auswertungsposition kann ausschließlich eine Feldzuweisung erfolgen.
Eine Meldung oder Abfrage ist hier nicht möglich.
Diese Auswertungsposition stellt sicher, dass die gewünschte Änderung auch dann ausgeführt wird, wenn ein Datensatz über einen Import angelegt oder geändert wird.
Finanzbuchhaltung: Vor dem Speichern (innerhalb der Fehlerprüfung)
Mit Regeln für die Buchungserfassung können beliebige Felder als Pflichtfelder definiert werden.
Pflichteingabe einer Kostenstelle bzw. Gegenkostenstelle
Zunächst wird ein Selektionsfeld für den Kontenplan aktiviert:
DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DB MANAGER - KONTENPLAN
Anschließend wird über
PARAMETER - GESCHÄFTSVORFÄLLE - REGELN
eine Regel mit der Auswertungsposition:
Vor dem Speichern (innerhalb der Fehlerprüfung)
angelegt.
Im Bereich Bedingungen (Wenn) wird:
- „Immer ausführen“ deaktiviert
- „Über eine Formel definieren“ aktiviert
Im Bereich Anweisung (Dann) wird über die Schaltfläche NEU ein Layout für die Fehlerbeschreibung hinterlegt.
Pflichteingabe eines Steuerschlüssels
Analog kann die Pflichteingabe eines Steuerschlüssels umgesetzt werden.
Die Regel arbeitet ebenfalls mit einer Formelbedingung innerhalb der Auswertungsposition:
Vor dem Speichern (innerhalb der Fehlerprüfung)
Sonderfall Buchungen ohne Steuer
Da es auch Buchungen ohne Steuer auf den betroffenen Konten geben kann, beispielsweise Tankquittungen aus dem Ausland, wird zusätzlich ein Steuerschlüssel mit 0 % benötigt.
Dieser wird über
PARAMETER - SONSTIGE - UMSATZSTEUER
angelegt und auf dem Register FiBu mit den entsprechenden Kontonummern hinterlegt.
Die Auswahl geeigneter Konten sollte gegebenenfalls mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
DMS: Nach Änderung des Sachbearbeiters (über das Erfassungsformular)
Für das microtech Dokumentenmanagement stehen zusätzlich die Auswertungspositionen
- Nach Änderung des Status
- Nach Änderung des Sachbearbeiters
zur Verfügung.
Damit lassen sich im DMS sowie in der Projektverwaltung bestimmte Aktionen automatisieren.
Ein typisches Beispiel:
Sobald einem Sachbearbeiter ein Dokument zugewiesen wird, versendet die Regel automatisch eine interne E-Mail an diesen Sachbearbeiter.
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