Budgets für Kostenstellen und Konten importieren und exportieren
Budgets für Kostenstellen und Konten exportieren, in Excel bearbeiten und wieder importieren.
Mit der Import-Funktion für Budgets können Sie Budgetdaten aus microtech ERP exportieren, außerhalb der Software - zum Beispiel in Excel - bearbeiten und anschließend wieder importieren. Das ist besonders praktisch beim Jahreswechsel: Sie übernehmen die Budgets des laufenden Wirtschaftsjahres, passen die Werte an und importieren sie für das neue Jahr.
Die Funktion steht für die Kostenstellen und für den Kontenplan jeweils getrennt zur Verfügung.
Wo finde ich die Funktion in der Software?
Die Import- und Exportfunktion für Budgets erreichen Sie über:
BUCHHALTUNG - STAMMDATEN - KOSTENSTELLEN (oder KONTENPLAN) - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN
Ablauf
Beachten Sie
Stellen Sie sicher, dass eine aktuelle Datensicherung vorliegt, bevor Sie den Import durchführen.
Schritt 1: Budgets exportieren
Navigieren Sie zu BUCHHALTUNG - STAMMDATEN - KOSTENSTELLEN (für Kostenstellen) oder KONTENPLAN (für Konten) und klicken Sie auf die Schaltfläche SCHNITTSTELLEN. Wählen Sie "Kostenstellen exportieren" bzw. "Kontenplan exportieren".
Wählen Sie das gewünschte Dateiformat:
- Text
- Rich Text Format
- ADO
- Excel (alle Formate ab 95 bis 2006)
- Excel (alle Formate ab 2007)
Die Software erstellt eine Datei mit den vorhandenen Budgetdaten.
Tipp
Exportieren Sie die Budgets des laufenden Wirtschaftsjahres als Ausgangsbasis - so müssen Sie die Struktur der Datei nicht manuell nachbilden.
Schritt 2: Budgets bearbeiten
Öffnen Sie die exportierte Datei in Excel oder einem anderen geeigneten Programm und passen Sie die Budgetwerte für das neue Wirtschaftsjahr an.
Schritt 3: Budgets importieren
Navigieren Sie erneut zu BUCHHALTUNG - STAMMDATEN - KOSTENSTELLEN (für Kostenstellen) oder KONTENPLAN (für Konten) und klicken Sie auf die Schaltfläche SCHNITTSTELLEN. Wählen Sie "Kostenstellen importieren" bzw. "Kontenplan importieren".
Wählen Sie die bearbeitete Datei aus und legen Sie das Ziel-Wirtschaftsjahr fest. Wählen Sie anschließend die gewünschte Importmethode:
| Methode | Wirkung |
|---|---|
| Neue Datensätze einfügen, alte ignorieren | Nur neue Einträge werden übernommen, bestehende Budgets bleiben unverändert |
| Daten komplett ersetzen | Alle vorhandenen Budgets werden durch die importierten Daten ersetzt |
| Neue Datensätze einfügen, alte aktualisieren | Neue Einträge werden hinzugefügt, bestehende Budgets werden überschrieben |
| Nur alte Datensätze aktualisieren | Nur bereits vorhandene Einträge werden aktualisiert, neue Einträge werden nicht übernommen |
Bestätigen Sie den Import.
Ergebnis
Die importierten Budgets stehen in microtech ERP für das gewählte Wirtschaftsjahr zur Verfügung.
Nächster Schritt
Prüfen Sie das importierte Budget direkt im jeweiligen Stammdatensatz: bei einem Import über KOSTENSTELLEN in der entsprechenden Kostenstelle, bei einem Import über KONTENPLAN im entsprechenden Konto.