DMS - Dokumente exportieren
Wie bekomme ich Dokumente aus dem DMS wieder heraus?
Dokumente, die im microtech Dokumentenmanagement abgelegt sind, lassen sich jederzeit wieder als Datei speichern - einzeln oder in größerer Menge. Typische Anlässe sind:
- Der Steuerberater benötigt die Eingangsrechnungen eines Quartals.
- Für eine steuerliche Außenprüfung sollen Belege bereitgestellt werden.
- Einzelne Belege sollen per E-Mail weitergegeben werden.
| Sie möchten ... | Weg |
|---|---|
| ein einzelnes Dokument speichern | Speichern unter |
| viele Dokumente auf einmal speichern | Export-Layout mit der Variablen "Dok.Data" |
Ein einzelnes Dokument speichern
Markieren Sie im Bereich: DOKUMENTE den gewünschten Datensatz und wählen Sie über die rechte Maustaste bzw. über Schaltfläche: WEITERE die Funktion: "Speichern unter". Das Dokument wird im ursprünglichen Dateiformat (z. B. PDF) in einem Verzeichnis Ihrer Wahl gespeichert.
Das funktioniert auch direkt im Vorgang: Klicken Sie im Bereich der Vorgänge mit der rechten Maustaste auf ein zugeordnetes Dokument und wählen Sie "Speichern unter".
Viele Dokumente auf einmal exportieren
Für einen Massenexport legen Sie in den Dokumenten ein Export-Layout an, das die Dateiinhalte mit ausgibt. Beim Export entstehen zwei Ergebnisse:
- alle ausgewählten Dokumente als einzelne Dateien im Zielverzeichnis und
- eine Liste (z. B. eine Excel-Datei) mit den Angaben zu den exportierten Dokumenten.
Tipp:
Legen Sie vor dem Export einen neuen, leeren Ordner an und wählen Sie diesen als Zielverzeichnis. So liegen alle exportierten Dateien gesammelt an einer Stelle und lassen sich ohne Nacharbeit weitergeben.
Schritt 1: Export-Layout anlegen
- Rufen Sie im Bereich: DOKUMENTE die Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - DOKUMENTE EXPORTIEREN auf.
- Legen Sie über Schaltfläche: NEU ein Export-Layout an, z. B. im Format Excel.
- Öffnen Sie über Schaltfläche: GESTALTEN den Layout-Editor.
- Geben Sie im Suchfeld der Variablen "Dok" ein und übernehmen Sie die benötigten Variablen in das Layout. Entscheidend ist die Variable «Dok.Data» - sie enthält die eigentliche Datei. Weitere Variablen (z. B. Nummer, Name, Art, Datum) ergänzen die Liste um Angaben, die der Empfänger zur Zuordnung benötigt.
- Hinterlegen Sie in den Eigenschaften des Layouts den Export-Pfad, also den zuvor angelegten leeren Ordner.
Info:
Wird bei «Dok.Data» die "Feld-Art" auf "Dateiverknüpfung" umgestellt, gibt der Export statt der Datei nur den Pfad aus. Für einen Export an den Steuerberater lassen Sie die Feld-Art deshalb unverändert. Weitere Informationen: Exportieren von Dokumenten mit Ausgabe des Pfades
Für Dokumente, die als Dateiverknüpfung hinterlegt sind, gibt die Variable «Dok.DateiName» den vollständigen Pfad und Dateinamen aus: Export von Dokumenten - Dateiname
Schritt 2: Dokumente auswählen und exportieren
Sie haben zwei Möglichkeiten, die zu exportierenden Dokumente festzulegen:
- Über die Auswahlmöglichkeiten des Exports, z. B. nach Status, Nummer oder Name.
- Über eine Markierung: Markieren Sie die gewünschten Dokumente vorher in der Liste. Wählen Sie im Export "Bereichsauswahl" - "Auswahl" - "Alle ausgewählten Datensätze".
Für einen Zeitraum (z. B. ein Quartal) filtern Sie die Liste der Dokumente zuerst nach Datum und markieren anschließend alle angezeigten Datensätze.
Starten Sie anschließend den Export. Die Dateien liegen danach zusammen mit der Liste im Zielverzeichnis.
Was der Export nicht abdeckt
Beachten Sie:
- Die DATEV-Export Schnittstelle übergibt keine Belege. Dokumente, die Buchungen zugeordnet sind, werden dort nicht mitgegeben. Nutzen Sie dafür den oben beschriebenen Export.
- Die Schnittstelle "Export steuerliche Außenprüfung" enthält keine Dokumente aus dem DMS.
Welche Unterlagen in einer Außenprüfung verlangt werden, legt die Prüfung fest. Stimmen Sie den Umfang im Zweifel mit Ihrem Steuerberater ab.