Jahresabschluss Lohn & "Checkliste" 2026

Vorbereitung und Durchführung Allgemein

1. Einleitung

Im Zusammenhang mit der Durchführung des Jahresabschlusses / Jahreswechsels im Lohn empfehlen wir Ihnen die in diesem Artikel beschriebene Vorgehensweise.

Tipp

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Info

Bitte beachten Sie, dass alle Angaben in diesem Artikel einen rein informativen Charakter besitzen und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben.

Bei Fragen zu rechtlichen und/oder gesetzlichen Belangen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater, das Finanzamt, die Krankenkassen oder die jeweilige zuständige Behörde.

2. Dezember-Abrechnung

	Aufgabe	Anmerkung / Tipp
1.	Nettolohnberechnung durchführen.	Bereich: Personal - Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - im „Bereich-Lohn“ Schaltfläche: „Abrechnung“ - Nur für aktuellen Monat durchführen. Dies ist erforderlich, damit das neueste Abrechnungssystem für bereits existierende Abrechnungen benutzt wird. Dadurch werden auch die SV-Meldungen erstellt.
2.	Lohn- und Gehaltsabrechnungen Dezember auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen
3.	Lohnsteuerjahresausgleich durchführen	Falls Sie dazu verpflichtet oder berechtigt sind, den Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen, nehmen Sie die notwendigen Einstellungen in Ihrer microtech Software vor der Dezember-Abrechnung vor. Weitere Informationen zum Lohnsteuerjahresausgleich entnehmen Sie folgenden Kapitel: Lohnsteuerjahresausgleich.
4.	Erstellen Sie eine Datensicherung.	Siehe hierzu in der Online-Hilfe: Datensicherung.
5.	Führen Sie den Monats-/Jahresabschluss innerhalb der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durch.

3. Januar-Abrechnung

Voraussetzung: Die Erfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Dezember 2025 ist abgeschlossen und alle Drucke und sonstigen Auswertungen wurden erledigt.

Checkliste "Jahresabschluss Lohn":

	Aufgabe	Anmerkung / Tipp
1.	Aktualisieren Sie das Programm mittels bereitgestelltem Update auf mindestens die Version 7115	Sprechen Sie dazu ggf. mit Ihrer IT-Abteilung / Ihrem Administrator, wann das Update durchgeführt werden kann. Die Datei finden Sie im Serviceportal im Download-Center
2.	Mitarbeiter-Stammdaten + Urlaubsanspruch prüfen	Mitarbeiter-Stammdaten auf Richtigkeit sowie den Urlaubsanspruch für das neue Jahr überprüfen. PERSONAL - STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - Mitarbeiter öffnen - Register "Familie/Urlaub/Bank"
3.	Überprüfen der Versicherungspflicht	Anhand der Jahresarbeitsentgeltgrenzen muss die Krankenversicherungspflicht der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber jährlich überprüft werden. Ggf. ergeben sich dadurch Änderungen im Versicherungsverhältnis und den Beitragsgruppenschlüsseln. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer zuständigen Krankenkasse.
4.	Neue Bescheinigung für privat versicherte Arbeitnehmer überprüfen	Zum Jahreswechsel ändern sich häufig die Beitragshöhen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Hinterlegen Sie im Programm die neuen Werte in der Abrechnungsvorgabe ab 01.01.des neuen Jahres.
5.	Überprüfung des Mindestlohns	Überprüfen Sie, ob es in Ihrer Branche eine Änderung beim Mindestlohn gab. Weiterhin überprüfen Sie, ob Ihre gezahlten Gehälter noch dem Mindestlohn entsprechen. Ggf. müssen Sie eine Erhöhung vornehmen. Weitere Informationen erhalten Sie beim Zoll. In der Abrechnungsvorgabe auf dem Register "Lohn" des Mitarbeiters ist der aktuelle Stundenlohn zu hinterlegen. Abrechnungsvorgabe - Register "Lohn"
6.	Umlagepflicht zur U1 überprüfen	Überprüfen Sie, ob Sie im aktuellen Jahr auch noch bzw. wieder der Umlagepflicht zur U1 unterliegen.
7.	Aktualisieren der Zusatzbeiträge und Umlagesätze	Aktualisieren Sie die Zusatzbeiträge und die Umlagesätze bei Ihren zuständigen Krankenkassen. Im Bereich PERSONAL – STAMMDATEN – Registerkarte START - Schaltfläche WEITERE - Stammdatendatei verarbeiten. Weitere Infos: Stammdatendatei verarbeiten Beachten Sie: Bei Verwendung von ermäßigten oder erhöhten Umlagesätzen U1 müssen Sie diese manuell auswählen**.
8.	Sachbezugswerte prüfen	Überprüfen Sie die neuen Sachbezugswerte für das kommende Jahr. Ändern Sie gegebenenfalls fest hinterlegte Beträge ab.
9.	Nettolohnberechnung durchführen.	Bereich: Personal - Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - im „Bereich-Lohn“ Schaltfläche: „Abrechnung“ - Nur für aktuellen Monat durchführen. Dies ist erforderlich, damit das neueste Abrechnungssystem für bereits existierende Abrechnungen benutzt wird. Dadurch werden auch die SV-Meldungen erstellt. Wenn Mitarbeiter fehlerhaft angezeigt werden, dann sind diese Fehler erst zu korrigieren. Danach ist die Nettolohnberechnung erneut auszuführen. Die Fehlermeldung können Sie im Datensatzstatus in der geöffneten rot dargestellten Abrechnung nachlesen.
10.	SV-Meldungen und UV-Meldungen versenden:	Die Jahresmeldungen werden nur erstellt, sofern die Nettolohnberechnung für alle Mitarbeiter fehlerfrei durchgelaufen ist. Bereich: Personal – Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - Auswerten & Übertragen - Beitragsabrechnung übertragen - Kennzeichen: SV-Meldungen, UV-Jahresmeldungen.
11.	Druck der SV- und UV-Meldungen für die Mitarbeiter	Bereich: Personal - Stammdaten - Mitarbeiter – Registerkarte: Start - Schaltfläche: Weitere - SV-Meldungen bzw. UV-Meldungen. Weitere Infos: SV-Meldungen drucken.
12.	Lohnsteuerbescheinigungen erstellen und versenden	Nach der endgültigen Dezember-Abrechnung müssen Sie für jeden individuell versteuerten Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr erstellen. Weitere Infos: Lohnsteuerbescheinigung.
13.	Anmeldezeitraum der Lohnsteuer-Anmeldung überprüfen	Überprüfen Sie anhand der abgeführten Lohnsteuer im Vorjahr, ob sich der Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer-Anmeldung im neuen Jahr bei Ihnen ändert. Die aktuellen Werte erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder beim Finanzamt. DATEI - INFORMATIONEN - Aktuelle FIRMA/FILIALE/MANDANT - Mandant bearbeiten - Register: Finanzamt - Anmeldezeitraum.
14.	Stammdatenabruf durchführen	Im Januar muss der Stammdatenabruf für das aktuelle Meldejahr durchgeführt werden. Im Bereich PERSONAL - Registerkarte ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - Berufsgenossenschaft Übertragen – Stammdatenabruf. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte unserer Hilfe im Bereich: Stammdatenabruf
15.	Lohnnachweis übertragen	Spätestens bis zum 16.02.: Versenden des digitalen Lohnnachweis des Vorjahres: Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte unserer Hilfe im Bereich: Lohnnachweis.
16.	Schwerbehindertenabgabe Künstlersozialkasse Märzklausel	Spätestens bis zum 31.03.: - Schwerbehindertenabgabe: Wenn Sie die vorgeschriebene Anzahl von schwerbehinderten Beschäftigten nach § 71 SGV IX nicht erfüllen, müssen Sie eine Ausgleichsabgabe nach § 77 SGB IX entrichten. Die Aufstellung zur Ermittlung der Ausgleichsabgabe muss nach § 80 SGB IX bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden. Die Ausgleichsabgabe ist bis zum 31.03 an das zuständige Integrationsamt zu entrichten. - Künstlersozialkasse: Ob Sie nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) zur Abgabe verpflichtet sind, erfahren Sie unter: kuenstlersozialkasse.de (Externer Link). - Märzklausel: Beachten Sie, dass bei Zahlungen im ersten Quartal des neuen Jahres die Märzklausel Anwendung findet.