FAQ Jahresaktualisierung 2025
Aus unserem Webinar und Ihren Anregungen haben wir die häufigsten Fragen zusammengefasst. Die Fragen und Antworten entstammen unserer Fragerunde.
Hilfe- und Support-Themen
Welche Hilfe-Angebote rund um die Jahresaktualisierung werden von microtech angeboten?
In unserer Hilfe erhalten Sie wichtige Informationen rund um die Jahresaktualisierung:
Ab wann steht das notwendige Softwarepaket im Januar zum Update zur Verfügung?
Der erste Teil der Jahresaktualisierung wurde Anfang Januar über das Update Build 6990 zur Verfügung gestellt. Da einige Änderungen des Gesetzgebers kurzfristig verabschiedet wurden, wird es über ein weiteres Update den zweiten Teil der Jahresaktualisierung geben. Wir informieren Sie zeitnah in unserer Online-Hilfe über den Hilfe-Artikel: Jahresaktualisierung 2025.
Beachten Sie auch die Programmänderungen in unserer Hilfe - diese werden mit der Veröffentlichung eines Updates aktualisiert: Programmänderungen.
Info:
Die aktuelle Version der Software können sie wie gewohnt entweder manuell über unser Portal oder im Programm über die Registerkarte: "Hilfe" und der Auswahl: "Updates suchen" herunterladen: Programmaktualisierung / Update.
Bitte erstellen Sie vor dem Update eine Datensicherung!
Fragen rund um das Update
Ist Build 6990 das aktuelle Update, dass alle Neuerungen enthält oder wird es noch ein weiteres Update geben?
Mit Build 6990 können im Jahr 2025 die Abrechnungen vorgenommen werden.
Es werden noch kleinere Neuerungen in einem kommenden Update veröffentlicht. Bitte beachten Sie unsere Programmänderungen und die Hilfe-Seite zur Jahresaktualisierung 2025. Wir werden über die Neuerungen kommender Updates rund um die Jahresaktualisierung informieren.
Soll das Update Build 6990 vor dem Jahreswechsel eingespielt werden, oder erst danach?
Es gibt einen Unterschied, ob vor oder nach dem Jahresabschluss die Version 6990 installiert ist.
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Wird der Jahresabschluss vor dem Update auf die Jahresaktualisierung (Build 6990) durchgeführt, dann sind erstmal die Mitarbeiter-Stammdaten fehlerhaft mit der Begründung, dass die Jahresaktualisierung nicht installiert ist. In diesem Fall muss lediglich einmal, eine Nettolohnberechnung ausgeführt werden nach Einspielen des Updates. Den benötigten Assistenten erreichen Sie über die Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - Schaltfläche: "Nur für aktuellen Monat durchführen".
Es ist ratsam das Update auf die Jahresaktualisierung vor dem Jahresabschluss durchzuführen, um spätere Korrekturen zu vermeiden.
Tipp: Nutzen Sie unsere Checkliste zum Jahresabschluss Lohn, die wir in unserer Online-Hilfe bereitstellen:
Wo finde ich die aktuelle Programmversion, bzw. wie kann ich prüfen, ob das Update 6990 installiert worden ist?
Zum Thema "Programmaktualisierung" haben wir in unserer Hilfe folgenden Artikel bereitgestellt:
In den Programmänderungen erhalten Sie einen Überblick zum aktuellen Versionsstand und den veröffentlichten Änderungen.
Sind die SV- und die Lohnsteuerbescheinigung nach der Dezemberabrechnung oder erst nach Monatsabschluss Dezember zu versenden?
- Die Lohnsteuerbescheinigungen können bereits im Dezember erstellt und versendet werden.
- Die SV-Jahresmeldung kann erst im Januar erstellt werden, daher ist ein Versand auch nur im Januar möglich.
Stammdatenabruf
Ich habe die Stammdaten 2024 schon im Februar 2024 abgerufen. Muss ich das jetzt noch einmal machen, da im Webinar gesagt wurde, dass diese erst ab Oktober 2024 aktuell bereitgestellt werden? Habe ich somit dann noch alte Stammdaten?
Der Stammdatenabruf kann immer ab November des Vorjahres ausgeführt werden, für ein Jahr. Das heißt den Stammdatenabruf 2024 konnten sie ab November 2023 ausführen. Dieser zählt grundsätzlich dann für das ganze Jahr 2024.
Bei Änderungen innerhalb des Abrufzeitraums seitens der Berufsgenossenschaft erhalten Sie von dieser einen proaktiven Abruf (erneutes Versenden nicht notwendig) mit den neuen Gefahrentarifstellen.
Der Lohnnachweis hingegen kann natürlich erst versendet werden, wenn das Jahr abgeschlossen ist. Dieser muss bis zum 15.2. des Folgejahres versendet werden.
Beachten Sie:
Ohne einen Stammdatenabruf kann der Lohnaufweis nicht versendet werden. Das bedeutet auch, sie kommen gar nicht über den November hinaus, weil sonst kein Monatsabschluss mehr möglich ist.
Somit gilt:
- Momentan ist der Lohnnachweis 2024 zu versenden.
- Sofern noch nicht geschehen ist der Stammdatenabruf 2025 durchzuführen.
Den Stammdatenabruf habe ich mit der Jahreszahl 2025 durchgeführt. In der Lohnnachweisliste 2025 steht jetzt bereits das Januarentgelt. Die gesendeten Lohnnachweisdaten an die BG für 2024 sind korrekt. Hat dieser Sachverhalt (bereits Werte für 2025) Auswirkungen auf die Jahresmeldungen bei Abschluss 2025/Wechsel 2026?
Das momentan in der Betriebsstätte schon in dem Bereich: "Berufsgenossenschaften" - "Lohnnachweis" die Daten für 2025 drin stehen, ist nicht schlimm. Diese werden bei jedem Monatsabschluss mit aktualisiert. Sollten die Werte nicht stimmen, kann diese Aktualisierung auch manuell angestoßen werden.
So gehen Sie in der Software vor:
Über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN, Schaltfläche: ABRECHNUNG, dann "Aktualisierung Lohnnachweis nach Korrektur", dann werden die Daten nochmal neu kontrolliert und werden aktuell reingeschrieben.
Diese Funktion lässt sich vor dem Versenden des Lohnnachweis ausführen. Ist keine Korrektur notwendig, erhalten Sie einen Hinweis, ansonsten startet ein Assistent.
Weitere Infos in der Hilfe:
Kann der Stammdatenabruf auch schon vor der Jahresaktualisierung durchgeführt werden?
Der Stammdatenabruf kann auch schon vor dem Einspielen der Jahresaktualisierung vorgenommen werden. Mit dem Monatsabschluss Oktober erstellt das Programm bereits eine BG-Vorgabe für das Folgejahr, daher kann auch schon im Abrechnungsmonat November der Stammdatenabruf für das kommende Jahr durchgeführt werden.
Fragen zur Unternehmernummer
Ab dem 01.01.25 müssen die Daten mit der Unternehmernummer noch einmal mit Abgabegrund 09 gemeldet werden. Erfolgt diese Meldung automatisch vom System - oder ist das manuell anzustoßen? An welcher Stelle findet man in der Software die Daten, die mit dem Abgabegrund 09 gemeldet wurden?
Es wird hierzu eine Mindestversion geben, in der die entsprechende Meldung erstellt/versendet wird. Weitere Informationen erhalten Sie in unseren Programmänderungen, sobald das kommende Update bereitsteht.
Fragen zu neuer Routine "Zusatzbeiträge" / "Umlagesätze"
Wie wird das "Einladen der Zusatzbeiträge / Umlagesätze über den neuen Download in der Software vorgenommen? Wo befindet sich die Schaltfläche: "WEITERE"?
Eine Beschreibung haben wir für Sie im folgenden Bereich unserer Jahresaktualisierungs-Hilfe bereitgestellt:
Diese Vorgehensweise ersetzt das bisherige Vorgehen in der Software.
Müssen Anpassungen vorgenommen werden, wenn ich einen anderen U1 Satz habe, zum Beispiel den ermäßigten Satz?
Wenn Sie zum ersten Mal diese Stammdatendatei abrufen, erkennt das Programm anhand von den bisher hinterlegten Daten, ob sie einen ermäßigten Satz haben oder einen erhöhten Satz und nimmt auch diesen als Einstellung und weist den aktuellen Satz zu.
Die Software erkennt den bisher genutzten Satz und zieht entsprechend den aktualisierten Wert für das aktuelle Jahr.
Werden mehrere Umlagesätze angeboten?
Es werden über diese Stammdatendatei alle Umlagesätze angeboten. Hat beispielsweise eine Krankenkasse 3 Stück, so werden auch entsprechend drei angeboten. Weiterhin gibt es auch beispielsweise Krankenkassen, die teilweise 6 Umlagesätze besitzen - in diesem Fall werden entsprechend auch alle sechs Umlagesätze in der Software angeboten.
Hintergrund:
Die heruntergeladene Datei wird nicht von uns erstellt, sondern von den Krankenkassen selbst erstellt. Die Software lädt diese Datei ein und wertet sie entsprechend aus. Der Vorteil: Diese Werte sind somit künftig nicht mehr abhängig von einer Softwareversion des Programms, da über den neuen Ablauf einfach ein Download verarbeitet wird und Sie die aktuellen Werte ohne Aktualisierung der Software erhalten.
Muss die Stammdatendatei auch importiert werden, wenn das Unternehmen nicht am U1-Verfahren teilnimmt? Muss vor dem Import eine Einstellung vorgenommen werden?
Es muss in jedem Fall (wie bereits zuvor) in den Parametern eingestellt sein, dass das Unternehmen nicht an den am Umlageverfahren U1 teilnimmt. Die Datensätze werden dennoch abgerufen durch die Stammdatendatei und in die Einzugsstellen geschrieben. Es findet aber keine Berechnung der Umlage statt, sofern dies so konfiguriert wurde.
Weitere Infos zum Thema "U1" und Konfiguration in der Hilfe:
Fragen zu berücksichtigungsfähigen Kindern
Gibt es die Möglichkeit, das Geburtsdatum der Kinder einzupflegen, damit das Programm automatisch das Alter berechnet und beim Erreichen des 23. Lebensjahres auf "kinderlos" umstellt?
Im Programm gibt es standardmäßig keine Möglichkeiten, das Geburtsdatum oder generell Informationen zu den Kindern anzulegen. Das Eintragen erfolgt manuell nach folgender Anleitung: Berücksichtigungsfähige Kinder (Abrechnungsvorgabe - Register: SV-Angaben). Informieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Thema "berücksichtigungsfähige Kinder", damit diese bei Änderungen rechtzeitig Rückmeldungen an Sie geben können.
Frage zur Datenpflege der Krankenkassen
Dürfen alte, in der Software eingepflegte (aber momentan ungenutzte Krankenkassen) VOR Jahresabschluss in der Software gelöscht werden?
Ein Löschen der Daten ist in diesem Bereich nicht möglich, da diese Informationen dann auch in den Daten der Mitarbeiter vorheriger Jahre fehlen werden. An dieser Stelle gibt es noch keine zeitliche Abgrenzung im System.
Durch das Löschen werden die Mitarbeiter-Daten vorheriger Jahre fehlerhaft und blockieren im schlimmsten Fall auch den Abschluss. Behalten Sie diese Daten bitte weiterhin in Ihrem System.