DMS - Schaltflächen des Dokumenten-Eingang
Auf der Registerkarte: START erhalten Sie die bekannten Schaltflächen, die im modulübergreifenden Teil der Hilfe beschrieben sind.
An dieser Stelle möchten wir gesondert auf die Besonderheit in der Verwaltung von Dokumenten über das microtech Dokumentenmanagement eingehen.
Bereich: NEU / BEARBEITEN sowie die SCHNELLWAHL
Schaltfläche: NEU
Zur Neuanlage eines Dokuments betätigen Sie die Schaltfläche: NEU.
Info:
Allgemeine Informationen zur Neuanlage von Dokumenten erhaten Sie an folgender Stelle der Hilfe: Neuanlage eines "Dokumentes aus Datei".
Schaltfläche: EINSEHEN
Über die Schaltfläche: EINSEHEN wird das Dokument direkt geöffnet.
Schalfläche: ÄNDERN
Dokumente lassen sich über diese Schaltfläche zum ÄNDERN öffnen.
Beachten Sie:
Revisionssicher abgelegte Dokumente müssen vor Änderung versioniert werden. Die Ändern-Schaltfläche ist zur Bearbeitung von Dokumenten nach einer neuen Versionierung gedacht.
Die Ändern-Schaltfläche kann daher über den Dokumentenstatus deaktiviert werden. Weitere Infos: DMS - Versionierung von Dokumenten.
Schaltfläche: LÖSCHEN
Dokumente, die fälschlicherweise eingeladen wurden und nicht revisionssicher abgelegt werden müssen, lassen sich über diese Schaltfläche endgültig aus der Software löschen.
Beachten Sie:
Über die Berechtigungsstrukturen lässt sich steuern, wer die Berechtigung zum Löschen von Dokumenten besitzt. Ohne entsprechende Berechtigung wird die Schaltfläche grau angezeigt.
Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN
Über diese Schaltfläche konfigurieren Sie die Eigenschaften des Dokumentendatensatzes.
Info:
Eine allgemeine Beschreibung der Felder finden Sie an folgender Stelle der Hilfe: Eigenschaften eines Dokumentendatensatzes.
Zusätzlich zu den für alle Dokumente verfügbaren Feldern, existieren im Modul: "microtech Dokumentenmanagement" im Kopf der Maske folgende zusätzliche Felder, die wir auf der nächsten Seite detailliert behandeln:
Schaltfläche: WEITERE
Dokumentenstatus ändern...
Über diese Option lässt sich der Folgestatus einstellen, ohne die Eigenschaften des Dokuments öffnen zu müssen. Es öffnet sich eine Maske, die den bisherigen Status anzeigt und über ein Auswahlfeld anzeigt, welche(r) Auswahlstatus von der Konfiguration als Folgestatus möglich sind.
An Sachbearbeiter übergeben
Über diese Option lässt sich der Sachbearbeiter wechseln, ohne die Eigenschaften des Dokuments öffnen zu müssen. Es öffnet sich eine Maske, in der ein neuer Sachbearbeiter gewählt wird.
Vorgang erfassen
Öffnet die Maske für die Vorgangserfassung.
Versionieren
Sofern es zu einem Dokument eine neuere Version gibt, lässt sich über eine Schaltfläche die neue Datei einladen und die bisherige Datei als ältere Version kennzeichnen.
Duplikatsprüfung
Über diesen Eintrag lässt sich eine manuelle Duplikatsprüfung durchführen. Es werden alle Dokumente in den Dokumenten und im Dokumenten-Eingang gesucht, welche die gleiche Prüfziffer (entspricht dem Inhalt) haben.
Beachten Sie
Es werden maximal 7 Duplikate gesucht, ab dem 8 wird die Zeile "(und weitere...)" er Meldung hinzugefüht
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Speichern unter
Über diese Funktion lässt sich das Dokument außerhalb der Software abspeichern.
Sperren
Sperrt den gewählten Datensatz.
In Dokumente kopieren / verschieben
Über diese Funktion lassen sich Dokumente in den entsprechenden Bereich verschieben bzw. kopieren.
Dokumenteninhalt prüfen
Über die Funktion "Dokumenteninhalt prüfen" kann die Integrität eines Dokuments verifiziert werden. Intern wird dazu die Prüfziffer nachgerechnet. Über diese Prüfziffer wird über das Protokoll auch das Ursprungsdokument mit geprüft.
Bereichs-Aktionen
Es lassen sich - wie auch in anderen Programmbereichen - Regel-Datensätze zum Ausführen festlegen.
Bereich löschen
Diese Funktion wird nur mit der entsprechenden Berechtigung angezeigt und sollte im Bereich der Dokumente sowie DMS nur mit Bedacht ausgeführt werden.
Eingabemasken
Über diese Funktion lässt sich die Dokumenten-Eingang-Eingabemaske bearbeiten.
