Datenschutz: Dokumenten-Eingang (DMS)
Im Rahmen des microtech Dokumentenmanagement ist sichergestellt, dass Dokumente ausschließlich von autorisierten Nutzern eigesehen werden können. Dies dient insbesondere dem Datenschutz und hilft Ihnen dabei, sehr genau steuern zu können, wer in welchen Bereichen Dokumente einsehen kann.
Wie sehen Nutzer ohne notwendige Berechtigung Dokumente im Eingang?
Dokumenten-Eingang
Wie werden Dokumente angezeigt zu denen der angemeldete Nutzer keine Berechtigung hat?
- Bei fehlender Berechtigung werden Dokumente, für die der angemeldete Nutzer nicht autorisiert ist, entsprechend ausgeblendet - die Datensätze sind als solche erkennbar, jedoch gibt es in der Übersicht keinen Hinweis auf ihren Namen oder Inhalt.
- So ist gesichert, dass z. B. ein Nutzer, der keine Berechtigung für Dokumente im Bereich "Lohnbuchhaltung" besitzt, entsprechend diese Dokumente nicht angezeigt bekommt.
Die Ansicht für Dokumente, zu denen die Berechtigung fehlt, werden wie folgt angezeigt:
- Als Status wird ein Schloss-Symbol angezeigt.
- Die Spalte "Bereich" sowie "Name" zeigen lediglich den Hinweis: "(Keine Bereichs-Berechtigung)".
- Im Menüband sind die Schaltflächen der Gruppe: "Neu / Bearbeiten" bis auf Schaltfläche: NEU sowie WEITERE ausgeblendet.
- Das Dokument kann weder eingesehen, noch verändert werden.
Info
Durch diese Funktionalität ist sichergestellt, dass im Dokumenten-Eingang nur die Dokumente der Bereiche sichtbar sind, für die der angemeldete Nutzer auch autorisiert ist.
Mein Dokumenten-Eingang
Auf dem Register: "Mein Dokumenten-Eingang" befinden sich Dateien, die explizit dem angemeldeten Sachbearbeiter zugeordnet wurden.
Was passiert bei Übergabe eines Dokumentes an einen nicht berechtigten Nutzer?
Sollte es bei der Übergabe eines Dokumentes dazu kommen, dass versehentlich ein Nutzer ein Dokument eines Bereiches erhält, zu dem dieser keine Berechtigung besitzt, so hat der Nutzer das Dokument zwar in seinem "Mein Dokumenten-Eingang", kann durch die fehlende Berechtigung allerdings weder den Namen noch den Inhalt des Dokumentes einsehen.
Beachten Sie
Durch den Workflow in Ihrem Unternehmen sollte sichergestellt sein, dass nur Dokumente nur den Nutzern zugewiesen werden, die diese auch weiterverarbeiten dürfen. Landet irrtümlicherweise ein Dokument bei einem Nutzer, der dieses nicht einsehen und bearbeiten darf, ist die administrative Person im Unternehmen zu informieren, die für die Weitergabe der Dokumente an die jeweiligen Sachbearbeiter verantwortlich ist.
Optionen in Berechtigungen zu "Dokumentenmanagement" und "Dokumente"
Möchten Sie, dass bestimmte Nutzer keinen Zugriff auf das Register: DOKUMENTEN-EINGANG besitzen, haben Sie die Möglichkeit das gesamte Register mittels einer Berechtigung auszublenden. Wechseln Sie hierzu über Registerkarte: DATEI - EINSTELLUNGEN - auf die BERECHTIGUNGEN.
Berechtigung: "Register Dokumenten-Eingang (im Bereich Eingang)"
Über VERKAUF / EINKAUF (AUFTRAG) - DOKUMENTENMANAGEMENT - EINGANG - DOKUMENTEN-EINGANG finden Sie die Berechtigung für das Anzeigen des "Dokumenten-Eingang".
Durch Deaktivieren der Berechtigung: "Register Dokumenten-Eingang (im Bereich Eingang)" hat der betroffene Nutzer keinen Zugriff mehr auf dieses Register.
Benutzer mit deaktivierter Berechtigung haben nun keine Möglichkeit mehr auf das Register: DOKUMENTEN-EINGANG zuzugreifen.
Info
Auch wenn Benutzergruppen die Berechtigung für das Register: DOKUMENTEN-EINGANG entzogen bekommen, steht das Register: MEIN DOKUMENTEN-EINGANG weiter unverändert zur Verfügung. Hintergrund: Das Register: MEIN DOKUMENTEN-EINGANG enthält ausschließlich einem Nutzer explizit zugewiesene Dokumente, wodurch sich durch Ihre internen Abläufe bereits eine funktionierende Anzeigebeschränkung ergibt.
Berechtigungsstruktur für Dokumente deaktivieren im Bereich "Verkauf / Einkauf (Auftrag)"
Für Nutzer, die weder mit Dokumenten noch dem Dokumentenmanagement arbeiten sollen, lassen sich die entsprechenden Berechtigungen ausblenden bzw. anpassen.
Wechseln Sie über Registerkarte: DATEI - EINSTELLUNGEN - auf die BERECHTIGUNGEN.
Im Bereich: VERKAUF / EINKAUF (AUFTRAG) - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - DOKUMENTE haben Sie die Möglichkeit für bestimmte Benutzer den Berechtigungsordner: "Dokumente" gänzlich oder teilweise einzuschränken.
