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Meldepflicht Kassen (TSE)

Meldepflicht für Elektronische Kassen – Welche Angaben werden benötigt?

Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO)

Betriebe müssen ab 2025 ihre elektronischen Kassensysteme bei ihrem Finanzamt melden. Seit 2019 war die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme mit TSE ausgesetzt, da ein entsprechendes Verfahren fehlte. Nun gilt: Unternehmen müssen alle Registrierkassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme sowie die dazugehörige zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE), die in Ihrem Betrieb angeschafft wurden, melden.

Beachten Sie

Die Mitteilung von vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV ist bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten.

Welche Hilfe bietet microtech beim Melden der benötigten Angaben?

Assistent: Export Kassen Anmeldung (ab Build 7055)

Im Bereich der Schnittstellen steht der Assistent "Export Elster-Aufzeichnung §146a" zur Verfügung. Dieser unterstützt Sie dabei, benötigte Informationen für die Anmeldepflicht aus der Software in eine XML-Datei zu exportieren.

Beachten Sie

  • Es wird ein Softwarestand ab Build 7055 für die Ausführung des Assistenten benötigt.

  • Der Export ist an dem Rechner auszuführen, an dem die TSE angeschlossen ist.

  • Für den Assistenen ist entscheidend, welche Geräte in den Systemeinstellungen den Kassen zugeordnet sind.

  • Wird ein TSE Server für die Kassen genutzt, ist zentral an diesem TSE Server der Export auszuführen. Prüfen Sie bitte vor dem Export, dass alle genutzten Kassen die jeweilige TSE in den Systemeinstellungen hinterlegt haben. Fehlt in den Systemeinstellungen die Hinterlegung, wird die Kasse nicht in den Export aufgenommen.

Hinweis einblenden: Hinterlegung in Kassen überprüfen

Die Hinterlegung prüfen Sie an folgender Stelle: DATEI - EINSTELLUNGEN - SYSTEMEINSTELLUNGEN.

Wählen Sie an dieser Stelle: ANBINDUNGEN - KASSENKOMPONENTEN - TECHNISCHE SICHERHEITSEINRICHTUNG.

Prüfen Sie für alle genutzten Kassen, dass das passende Gerät hinterlegt ist, nur so ist gewährleistet, dass der Assistent diese für den XML-Export berücksichtigt.

Ausführen des Assistenten

Im Bereich: DATEI - SCHNITTSTELLEN - SCHNITTSTELLEN existiert der Eintrag: "Export Elster-Aufzeichnung §146a". Wichtige Informationen rund um die Anmeldepflicht werden aus der Software in eine XML-Datei exportiert.

Der Assistent unterstützt Sie Schritt für Schritt beim Erstellen einer XML-Datei, die Sie anschließend in das ELSTER-Formular importieren können. Bestätigen Sie im ersten Fenster die Erklärung mit der Schaltfläche: WEITER.

  • Wählen Sie über die Schaltfläche: "Ausgabedatei wählen" den Speicherort auf dem PC oder einem Datenträger aus.
  • Merken Sie sich den Speicherort, an dem die Export-Datei gespeichert werden soll. Die Datei wird standardmäßig unter dem Namen "Kassenanmeldung146a.xml" abgespeichert, Sie können den Namen bei der Wahl der Ausgabedatei aber auch frei bestimmen.

Drücken Sie in der Zusammenfassung auf FERTIGSTELLEN. Der Export ist damit direkt abgeschlossen.

Im Anschluss finden Sie direkt die erstellte XML-Datei an dem von Ihnen ausgewählten Speicherort. Die Datei enthält einige benötigte Felder für die Kassenanmeldung mittels ELSTER, die somit nicht händisch eingegeben werden müssen.

Durch den Assistenten wird eine XML-Datei gespeichert, die für den Upload bestimmt ist. Die XML-Datei enthält unter anderem folgende Daten:

  • Firmenname
  • Anzahl Aufzeichnungssysteme
  • Art
  • Software-Anbieter (ERP)
  • Software-Version (ERP)
  • Seriennummer des Aufzeichnungssystem (AS)
  • Hersteller
  • Modell
  • Seriennummer der TSE
  • BSI-Zertifizierungs-ID der TSE (BSIID)

Beachten Sie

In der XML-Datei sind bereits einige wichtige Informationen für die Kassenmeldungen enthalten. Weitere Daten sind händisch über "Mein ELSTER" einzupflegen. Nutzen Sie hierzu unsere Zusammenfassung der FAQ des Bundesfinanzministeriums. Lesen Sie die FAQ des Ministeriums und halten Sie ggf. Rücksprache.

Übermittlung der Anmeldung über "Mein ELSTER"

Öffnen Sie einen Webbrowser und öffnen Sie die Online-Finanzamt-Seite: https://www.elster.de. Auf dieser Seite suchen Sie nun nach "§ 146a". Es sollte nun folgende Seite gefunden werden:

Beachten Sie

  • Halten Sie für den Login Ihr ELSTER-Zertifikat und Kennwort bereit.
  • Prüfen Sie bitte vor Aufruf des Formulars die Bereitstellung benötigter Angaben wie das jeweilige Datum für Anschaffung, Inbetriebnahme und ggf. Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems (inkl. Grund hierfür).

Nach der Anmeldung und Eingabe Ihres ELSTER-Zertifikats durchlaufen Sie ein Formular mit zahlreichen Abfragen.

Datenübernahme: XML-Import (XML-Daten hochladen)

Zu Beginn der Abfrage haben Sie die Möglichkeit im Fenster: "Datenübernahme" über das Register: XML-IMPORT die Schaltfläche: XML-DATEN HOCHLADEN zu wählen. Wählen Sie die zuvor über die Software erstellte Export-Datei.

Beachten Sie

  • Durch den Import der XML-Datei werden bereits einige Felder des Formulars mit den benötigten Werten belegt.

  • Durch den Import nicht ausgefüllte Felder sind im Formular händisch zu füllen. Nehmen Sie sich dafür die benötigte Zeit.

Aufbau des auszufüllenden Formulars

Das Formular ist unterteilt in:

  1. Angaben zum Steuerpflichtigen: Bei den "Angaben zum Steuerpflichtigen" wird bei einer nicht natürlichen Person bereits das Feld "Firmenname" automatisch über die XML-Datei gefüllt. Wählen Sie in "Mein Elster" die korrekte "Rechtsform" und füllen Sie die Felder für die Adresse aus.

  2. Betriebsstätte: Geben Sie die "Bezeichnung Betriebsstätte", "Anzahl der zugeordneten elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAs)" sowie die Adresse der Betriebsstätte an. Beachten Sie: Für jede Betriebsstätte ist eine Meldung abzugeben. Erfolgte eine "Außerbetriebnahme Betriebsstätte" ist dies im Datumsfeld anzugeben.

  3. Elektronische Aufzeichnungssysteme (eAs): Befüllen Sie die Felder, die nicht durch die XML-Datei bereitgestellt wurden, u. a. das Datum für die Anschaffung des eAs (Datum des Kaufs) sowie die Inbetriebnahme des eAs (Datum an dem das Sicherungssystem in Betrieb genommen wurde). Als "Art / Bauform der TSE" steht ein Auswahlfeld mit verschiedenen Einträgen zur Verfügung (z. B. "USB-Stick", "SD-Karte", etc.).

Info

Nach dem Absenden der Daten sollte von MEIN ELSTER zurückgemeldet werden: "Es sind keine Fehler vorhanden". Prüfen Sie andernfalls noch einmal Ihre Angaben.

Weitere Hilfe-Quellen

Nutzen Sie zusätzlich zu unserer Hilfe auch die "FAQ des Bundesfinanzministeriums", welche das Ausfüllen der einzelnen Felder genauer beschreiben:

Einige wichtige Punkte des FAQ haben wir für Sie an dieser Stelle zusammengefasst:

Name des Steuerpflichtigen und Steuernummer des Steuerpflichtigen

Diese Daten sind in der Software unter: Meine Firma / Mein Mandant - Register: "Weitere Angaben" sowie Register: "Finanzamt" gepflegt.

Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

Übermitteln Sie diese Information gemeinsam mit der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der TSE an an das Bundesministerium der Finanzen.

Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem (eAs)

Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Im Fall von microtech büro+ sowie buhl Unternehmer lassen sich beim Ausfüllen im Portal von "Mein ELSTER" die Daten aus der XML-Datei importieren. Somit sind wichtige Felder Rund um das Softwaresystem und Seriennummern sowie Softwarestand, etc. bereits automatisch belegt.

BSI-Zertifizierungs-ID:

  • Die Zertifizierungs-ID der TSE finden Sie in den "Epson TSE Modul Informationen" innerhalb der Software.

  • Sie beginnt mit den drei Buchstaben "BSI" gefolgt von alphanummerischen Zeichen.

Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme ("eAS")

Jedes elektronische Aufzeichnungssystem ist immer nur einer Betriebsstätte zuzuordnen. Geben Sie diese gemeinsam mit dem Einsatzort an.

Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Geben Sie das Datum an, wann die Anschaffung erfolgte. Prüfen Sie dies bitte in Ihren Unterlagen / Aufzeichnungen. Das Datum der Anschaffung ergibt sich aus der Rechnung oder dem Lieferschein des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Buchführung. Beim Leasing oder der Leihe von elektronischen Aufzeichnungssystemen, gilt als Anschaffungsdatum das Datum des Beginns der Zurverfügungstellung.

Ggf.: Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Sofern TSE erfasst werden, die mittlerweile außer Betrieb sind, ist auch das Datum der Außerbetriebnahme anzugeben.