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Arbeitsbescheinigung (BA-BEA)

Was ist die Arbeitsbescheinigung im BA-BEA-Verfahren?

Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Arbeitsbescheinigungen ausschließlich elektronisch über das BEA-Verfahren (Bescheinigungen elektronisch annehmen) an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Eine Abgabe in Papierform ist seitdem nicht mehr möglich.

Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III wird benötigt, wenn ein Arbeitsverhältnis endet und der Arbeitnehmer Arbeitslosengeld beantragt. Sie enthält alle relevanten Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, zu Entgelten und zur Art der Beendigung – und bildet die Grundlage für die Berechnung des Arbeitslosengeldes. Der Arbeitnehmer selbst erhält eine Kopie direkt von der Bundesagentur für Arbeit.

Beachten Sie

Die Pflicht zur Übermittlung besteht nur dann, wenn sie vom Arbeitnehmer oder der Bundesagentur für Arbeit angefordert wird.

Voraussetzungen in den Stammdaten

Damit die Arbeitsbescheinigung fehlerfrei erstellt und übermittelt werden kann, müssen zwei Stellen in den Mitarbeiterstammdaten korrekt gepflegt sein:

1. Eingang der Kündigung

Pfad: PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - ÄNDERN - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ABRECHNUNGSVORGABEN - Abrechnungsvorgabe des Austritts - ÄNDERN - Register "Entlassung" - Gruppe "Kündigung"

Das Feld "Eingang der Kündigung" muss befüllt sein. Für Austritte ab 01.01.2024 ist die Eingabe Pflicht.

2. Tätigkeit/SV-Nr.

Pfad: PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ABRECHNUNGSVORGABEN - Register "Tätigkeit/SV-Nr."

Die Stunden pro Woche und ggf. der Grund der Änderung der Wochenarbeitszeit (bei Abweichungen zur vorangegangenen Abrechnungsvorgabe) müssen für den Zeitraum der zu erstellenden Arbeitsbescheinigung vollständig gepflegt sein.

Bescheinigung erfassen

Pfad: PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - Zu meldende Daten - Arbeitsbescheinigung - NEU

Nach dem Klick auf "NEU" öffnet sich die Eingabemaske für die Arbeitsbescheinigung. Viele Felder werden automatisch aus den vorhandenen Abrechnungsdaten befüllt:

  • Kündigungsdatum – wird automatisch aus dem Abrechnungsaustritt übernommen
  • Monat der letzten Entgeltabrechnung vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses – wird automatisch befüllt
  • Entgeltdaten und Sozialversicherungsdaten – werden vollständig aus den Abrechnungen ermittelt und sind nicht in der Eingabemaske sichtbar. Sie können in der Zusammenfassung sowie im Übertragungsprotokoll eingesehen werden.

Unter "Zu meldende Daten - Arbeitsbescheinigung" ist eine Übersichtstabelle aller erfassten Bescheinigungen einsehbar.

Manuelle Eingaben: Kündigungsdaten

Ein Teil der Felder wird automatisch aus den Abrechnungen befüllt, ein anderer Teil erfordert manuelle Eingaben.

Automatisch befüllte Felder (kein manueller Aufwand)

Folgende Angaben werden direkt aus den vorhandenen Abrechnungsdaten ermittelt und müssen nicht manuell erfasst werden:

  • Ende des Arbeitsverhältnisses
  • Ende des Beschäftigungsverhältnisses
  • Befristungskennzeichen
  • Kündigungsangaben (Arbeitgeber/Arbeitnehmer)
  • Unwiderrufliche Freistellung mit Fortzahlung der Vergütung
  • Monat der letzten Entgeltabrechnung

Felder mit manueller Eingabe

Je nach Konstellation des Arbeitsverhältnisses werden unterschiedliche Pflichtfelder aktiviert, die manuell ausgefüllt werden müssen:

Befristung Das Kennzeichen "Beschäftigung war befristet" im Bereich Austritt schaltet die Befristungsfelder frei. Diese sind nicht in den allgemeinen Mitarbeiterstammdaten oder Abrechnungsvorgaben enthalten, sondern werden ausschließlich im Rahmen der Arbeitsbescheinigung erfasst.

Kündigung/Entlassung (Kündigungsgrund) Der Kündigungsgrund wird zur Auswahl angeboten. Je nach gewähltem Grund werden weitere Felder freigeschaltet – zum Beispiel zu Schriftlichkeit der Kündigung, Sozialauswahl oder Kündigungsfristen.

Unwiderrufliche Freistellung Wenn der Mitarbeiter eine bezahlte unwiderrufliche Freistellung hatte (z. B. Fehlzeit 10.5), werden die entsprechenden Felder automatisch befüllt.

Fehlzeiten Fehlzeiten werden bei der Übertragung vollständig berücksichtigt. Beispiel: Der Mitarbeiter war bis Ende Januar aktiv abgerechnet, ab dem 01.02. krank geschrieben.

Beachten Sie

Wichtig: Alle Ja/Nein-Felder in der Maske müssen ausgefüllt sein. Solange ein Pflichtfeld noch auf "Bitte auswählen" steht, kann die Bescheinigung nicht versendet werden.

Hinweis: Einschränkung bei Systemwechsel

Eine häufige Fehlermeldung lautet: "Nicht alle Zeiträume vorhanden"

Ursache: Wenn in den letzten 60 Monaten (5 Jahre) ein Systemwechsel stattgefunden hat – also Abrechnungsdaten aus diesem Zeitraum nicht vollständig im aktuellen System vorliegen – kann für den betroffenen Mitarbeiter keine elektronische Arbeitsbescheinigung über BA-BEA erstellt werden.

Lösung: In diesen Fällen muss die Bescheinigung manuell über das Meldeportal der Bundesagentur für Arbeit erfasst werden.

Versand der Arbeitsbescheinigung

Pfad: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Auswerten & Übertragen - Beitragsabrechnung - Beitragsabrechnung übertragen

Auf der Seite "Wählen Sie die Art der zu versendenden Daten aus" die Option "Arbeitsbescheinigungen" aktivieren.

Beachten Sie

Hinweis: Die Option ist nicht verfügbar, wenn gleichzeitig "Nachrichten der Annahmestellen abrufen", "eAU-Anforderung" oder "Sofortmeldungen" ausgewählt ist.

Der Versand geht direkt an die Annahmestelle der Bundesagentur für Arbeit. Die Annahmestelle "BA" wird automatisch beim Starten des Versandassistenten eingepflegt.

Rückmeldungen der Bundesagentur für Arbeit

Nach erfolgreichem Versand erhält der Arbeitgeber eine automatische Statusmeldung "Datei angenommen" – jedoch keine inhaltliche Rückmeldung. Bei Fehlern in der Bescheinigung erfolgt die Rückmeldung der Bundesagentur für Arbeit auf dem Postweg.

Beachten Sie

Hinweis: Auch die Anforderung zur Abgabe einer Arbeitsbescheinigung kommt per Post von der Bundesagentur für Arbeit – die Daten werden anschließend jedoch elektronisch erwartet.

Kein Stornoverfahren: Im BA-BEA-Verfahren gibt es keine Stornierung wie etwa bei SV-Meldungen. Bei nachträglichen Änderungen gilt das sogenannte Testamentsprinzip: Werden für einen Zeitraum mehrere Bescheinigungen abgegeben, gilt stets die zuletzt übermittelte.

Druckausgabe

Ein direkter Ausdruck der Arbeitsbescheinigung ist an dieser Stelle aktuell noch nicht verfügbar. Als Alternative kann das Übertragungsprotokoll als PDF gespeichert oder in Papierform ausgegeben werden.

Vorteil gegenüber dem Papierverfahren

Durch das elektronische Verfahren müssen Entgeltdaten nicht mehr manuell eingetragen werden – sie werden vollständig aus den vorhandenen Abrechnungen ermittelt. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Beachten Sie

Hinweis: Die Bescheinigung enthält dennoch zahlreiche Abhängigkeiten mit fallabhängigen Pflichtfeldern. Planen Sie für die Erfassung ausreichend Zeit ein. Eine automatische Vorbelegung der Felder ist bewusst nicht vorgesehen – dies ist eine Vorgabe der Bundesagentur für Arbeit. Jedes relevante Feld muss aktiv und bewusst ausgefüllt werden.