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Elektronische SV-Nummernabfrage

Ab Build 7160

Ab dem 01.01.2026 gilt eine neue gesetzliche Pflicht: Bei jedem Neu- oder Wiedereintritt eines Arbeitnehmers muss die Sozialversicherungsnummer elektronisch bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) abgefragt werden – auch dann, wenn die Nummer bereits vorliegt, zum Beispiel vom rosa Sozialversicherungsausweis.

Diese Vorgabe basiert auf den Anforderungen der ITSG und stellt sicher, dass die bei der DRV hinterlegte Nummer mit der im System verwendeten übereinstimmt.

Beachten Sie

Die Pflicht zur elektronischen Abfrage gilt ausschließlich für Eintritte ab dem 01.01.2026. Bestandsmitarbeiter mit einem früheren Eintrittsdatum werden beim Programmupdate automatisch als geprüft gekennzeichnet – für sie ist keine erneute Abfrage erforderlich.

Ablauf der Abfrage

Schritt 1 – Neuanlage oder Wiedereintritt

Beim Speichern eines neu angelegten Mitarbeiters oder eines Wiedereintritts erscheint ein Hinweis, dass die Versicherungsnummernabfrage durchgeführt werden soll. Der Status des Kennzeichens "Versicherungsnummer abgefragt" steht zu diesem Zeitpunkt noch auf "Manuell".

Schritt 2 – Abfrage über den Übertragungsassistenten

Die Abfrage selbst wird über den Übertragungsassistenten ausgelöst. Dabei werden alle Mitarbeiter berücksichtigt, bei denen das Kennzeichen "Versicherungsnummer abgefragt" noch nicht aktiv ist. Die Meldung enthält die Datenbausteine DBNA (Name), DBGB (Geburtsdaten inkl. Geschlecht) und DBAN (Anschrift).

Nach erfolgreicher Übertragung wird das Kennzeichen "Versicherungsnummer abgefragt" im Mitarbeiterdatensatz automatisch aktiviert.

Schritt 3 – Rückmeldung verarbeiten

Sobald die DRV eine Antwort zurücksendet, wird diese über die externen Meldungen eingelesen. Dabei gilt:

  • Wird eine Sozialversicherungsnummer zurückgemeldet, trägt das Programm diese automatisch in die aktuelle Abrechnungsvorgabe ein.

  • Kann keine Nummer ermittelt werden, wird das Kennzeichen "Rückmeldung erhalten" trotzdem aktiviert. Die Nummer muss in diesem Fall manuell im Mitarbeiterdatensatz nachgepflegt werden.

Weicht die zurückgemeldete Sozialversicherungsnummer von der im System hinterlegten ab, gilt Folgendes:

  • Die mitgeteilte Nummer wird automatisch in die aktuelle Abrechnungsvorgabe eingetragen.
  • Im Protokoll erscheint ein Hinweis auf die abweichende Nummer.
  • Bereits erstellte manuelle SV-Meldungen werden mit der neuen Nummer korrigiert.

Information

Solange keine Rückmeldung vorliegt und die SV-Meldung noch nicht übertragen wurde, stehen SV-Anmeldungen auf "Manuell übertragen". Eine Ausnahme bilden Sofortmeldungen – diese können auch ohne vorliegende Rückmeldung direkt versendet werden.

Schritt 4 – SV-Anmeldung versenden

Sobald das Kennzeichen "Rückmeldung erhalten" aktiv ist, kann die SV-Anmeldung regulär versendet werden. Entgeltmeldungen (z. B. Jahresmeldungen oder Abmeldungen) können grundsätzlich nur übertragen werden, wenn eine Sozialversicherungsnummer hinterlegt ist.

Information

Hintergrund: Die Sozialversicherungsnummer ist die Grundlage für die korrekte Zuordnung der gemeldeten Entgelte bei der Rentenversicherung. Nur wenn die Nummer korrekt hinterlegt ist, werden die Verdienste dem richtigen Rentenkonto gutgeschrieben.

Erneute Abfrage durchführen

Ist eine neue Abfrage erforderlich – zum Beispiel bei einer Änderung der Sozialversicherungsnummer – kann das Kennzeichen "Versicherungsnummer abgefragt" manuell zurückgesetzt werden.

Pfad: LOHN - STAMMDATEN - Register: Mitarbeiter - [Mitarbeiter auswählen] - Menüband: Weitere - "SV-Nummern-Abfrage erneut versenden"

Nach dem Klick auf diese Schaltfläche wird das Kennzeichen für den gewählten Mitarbeiter zurückgesetzt. Beim nächsten Übertragungslauf wird die Abfrage dann erneut für diesen Mitarbeiter ausgeführt.

Beachten Sie

Eine geänderte Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch gemeldet. Sie muss über diesen Weg aktiv neu abgefragt werden. Die aktualisierte Nummer wird anschließend in die neueste Abrechnungsvorgabe eingetragen.