BA-BEA – Arbeitsbescheinigungen elektronisch übermitteln

Was ist BA-BEA?

BA-BEA steht für Bundesagentur für Arbeit – Bescheinigungen elektronisch annehmen. Es handelt sich um das gesetzlich vorgeschriebene digitale Verfahren, über das Arbeitgeber Arbeitsbescheinigungen und verwandte Dokumente ausschließlich elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit (BA) übermitteln.

Das Verfahren ersetzt den bisherigen Postweg vollständig und beschleunigt die Bearbeitung von Arbeitslosengeld-Anträgen. Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Übermittlung gesetzlich verpflichtend – eine Übermittlung in Papierform ist nicht mehr zulässig. Ein Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung besteht nicht.

Was umfasst das BEA-Verfahren?

Über BA-BEA werden folgende Bescheinigungsarten übermittelt:

Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III): Wird benötigt, wenn ein Arbeitsverhältnis endet und der/die Beschäftigte Arbeitslosengeld beantragt.
EU-Arbeitsbescheinigung (§ 312a SGB III): Für den Leistungsbezug im Ausland.
Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III): Zum Nachweis von Einkünften während des Bezugs von Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld.

Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung ergibt sich aus dem 7. SGB-IV-Änderungsgesetz.

Zusammenhang mit der Arbeitsbescheinigung

Die Arbeitsbescheinigung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Urkunde mit Angaben zu:

Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
Grund der Beendigung
Höhe des Entgelts
Fehlzeiten

Diese Daten bilden die Grundlage für die Berechnung des Arbeitslosengeldes. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Bescheinigung über das BEA-Verfahren elektronisch an die BA zu übermitteln, sobald sie vom Arbeitnehmer oder der BA angefordert wird.

Umsetzung in der Software

Ab Build 7150

Stammdaten pflegen

Damit die Arbeitsbescheinigung fehlerfrei erstellt und übermittelt werden kann, müssen zwei Stellen in den Mitarbeiter-Stammdaten korrekt gepflegt sein:

Eingang der Kündigung

Pfad: PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - ÄNDERN - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ABRECHNUNGSVORGABEN - Abrechnungsvorgabe des Austritts - ÄNDERN - Register "Entlassung" - Gruppe "Kündigung"

Das Feld "Eingang der Kündigung" muss befüllt sein. Fehlt diese Angabe, erscheinen Fehler im Übertragungsprotokoll für Mitarbeiter mit Austritt ab dem 01.01.2024.

Grund Änderung Wochenarbeitszeit

Pfad: PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - Abrechnungsvorgaben - Register "Tätigkeit/SV-Nr." → Gruppe "Allgemein"

Beachten Sie

Wichtig: Das Feld "Grund Änderung Wochenarbeitszeit" muss bei jeder Änderung der Wochenarbeitszeit lückenlos gepflegt werden. Falls in der Vergangenheit bereits Änderungen vorlagen, ist dies ggf. nachzupflegen. Die Optionen "Vollzeit auf Teilzeit" und "Sonstiges" sollten dabei nur dann gewählt werden, wenn keiner der anderen verfügbaren Gründe zutrifft.

Arbeitsbescheinigung erfassen

Die Erfassung der Arbeitsbescheinigung erfolgt ausschließlich im Mitarbeiter-Datensatz – es gibt keinen separaten Assistenten dafür.

Pfad: PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - Zu meldende Daten - Arbeitsbescheinigung

Über NEU öffnet sich eine Auswahlmaske mit den verfügbaren Bescheinigungsarten:

Arbeitsbescheinigung
EU-Arbeitsbescheinigung
Nebeneinkommensbescheinigung

Die Eingabemaske führt durch alle relevanten Felder. Je nach eingetragenem Wert werden weitere Felder eingeblendet oder als Pflicht markiert – der Anwender wird dabei gut durch den Prozess geführt.

Beachten Sie

Hinweis zur EU-Arbeitsbescheinigung: Die Maske ist der regulären Arbeitsbescheinigung sehr ähnlich. Der wesentliche Unterschied ist das zusätzliche Feld "Beginn der Beschäftigung", das von der BA als Pflichtangabe für Leistungsanträge im Ausland gefordert wird.

Die Nebeneinkommensbescheinigung wird ebenfalls über diesen Weg erfasst. Die Eingabemaske zeigt die gemeldeten Zeiträume in Kalenderwochen an.

Beachten Sie

Die Nebeneinkommensbescheinigung ist monatlich zu erstellen, solange dies von der Agentur für Arbeit angefordert wird.

Übersicht der erfassten Bescheinigungen

Unter "Zu meldende Daten" - "Arbeitsbescheinigung" wird eine Tabelle mit allen erfassten Bescheinigungen angezeigt. Sie enthält unter anderem:

Art der Bescheinigung
Art der Arbeitsbescheinigung
Monat Bescheinigung (relevant für Nebeneinkommensbescheinigungen)
Prüfstatus
Letztes Übertragungsdatum

Versand über den Assistenten

Der Versand erfolgt über den bekannten Versandassistenten. Dort steht eine neue Option für Arbeitsbescheinigungen zur Verfügung.

Pfad: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Auswerten & Übertragen - Beitragsabrechnung - Beitragsabrechnung übertragen

Auf der Seite "Wählen Sie die Art der zu versendenden Daten aus" die Option "Arbeitsbescheinigungen" aktivieren. Die Option verhält sich analog zu den Beitragsnachweisen und ist nicht verfügbar, wenn "Nachrichten der Annahmestellen abrufen" oder "eAU-Anforderung" gewählt ist.

Der Versand geht direkt an die Annahmestelle der Bundesagentur für Arbeit.

Empfohlener Ablauf

Stammdaten prüfen: Eingang der Kündigung und ggf. Grund der Wochenarbeitszeitänderung pflegen.
Bescheinigung erfassen: PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - Zu meldende Daten - Arbeitsbescheinigung - NEU.
Versand starten: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Auswerten & Übertragen - Beitragsnachweise übertragen - Option "Arbeitsbescheinigungen" wählen.