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A1-Bescheinigung Ablauf

Hintergrund für A1: Vermeidung doppelter SV bei Entsendung in das EU-Ausland

Jeder Staat der Europäischen Union besitzt ein eigenes Sozialversicherungssystem. Bei einer Entsendung von Personal in das EU-Ausland, wären vom Prinzip her Beiträge in das Sozialsystem des anderen EU-Staates abzuführen - auch bei einem kurzen Auslandsaufenthalt. Um dies zu vermeiden, wurde die A1-Bescheinigung eingeführt. Mit dieser wird die Sozialversicherungspflicht in Deutschland belegt.

Gut zu wissen

Vorteile gelten auch in EFTA-Staaten:

Die A1-Bescheinigung greift auch beim Arbeitsaufenthalt in Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz, da diese der Europäischen Freihandelsorganisation (EFTA) angehören.

Wichtige rechtliche Grundlagen und Anforderungen:

  • § 106 SGB IV Elektronischer Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften bei Beschäftigung nach Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 und bei Ausnahmevereinbarungen nach Artikel 16 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004
  • Gemeinsame Grundsätze für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 nach § 106 SGB IV - in der vom 01.01.2018 an geltenden Fassung
  • Verfahrensbeschreibung - für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 nach § 106 SGB IV - in der vom 1. Januar 2018 an geltenden Fassung

Beachten Sie:

Die oben angegebenen Punkte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sollten bei Bedarf mit einem Steuerberater bzw. mit der Krankenkasse, Rentenversicherung oder der DKVA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung) besprochen und geklärt werden.

Zuständige Stelle für die Annahme des Antrages

Die Zuständigkeit der Annahmestelle richtet sich nach der Versicherungsart des Arbeitnehmers:

Versicherungssituation Zuständige Stelle
Gesetzlich krankenversichert (Pflicht-, freiwillige oder Familienversicherung) Krankenkasse des Arbeitnehmers
Nicht gesetzlich krankenversichert, ohne Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Deutsche Rentenversicherung
Nicht gesetzlich krankenversichert, mit Befreiung aufgrund berufsständischer Versorgungseinrichtung Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV)

Abweichende Zuständigkeit bei Ausnahmevereinbarungen

Die Antragsstellung einer Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 Absatz 1 Verordnung (EG) Nr. 883/2004 erfolgt durch den Arbeitgeber beim GKV-Spitzenverband, DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland) – unabhängig von der Versicherungsart des Arbeitnehmers.

Erfassung der A1-Bescheinigung in den Mitarbeiter-Stammdaten

Seit Build 7160 erfolgt die Erfassung von A1-Anträgen direkt im Mitarbeiter-Stammdatensatz.Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Vorarbeiten in der Software notwendig sind - und wie das Erstellen eines A1-Antrags sowie der Versand und Anruf der Antwort getätigt werden.

Vorbereitung: Register „A1" in den Betriebsstätten

Bevor A1-Anträge gestellt werden können, sind in den Betriebsstätten einmalig Pflichtangaben zu prüfen und ggf. zu hinterlegen. Diese Angaben werden automatisch in jeden neuen Antrag übernommen.

Register: "A1" in den Betriebsstätten

Öffnen Sie die gewünschte Betriebsstätte unter PARAMETER – ABRECHNUNG – BETRIEBSSTÄTTEN - Schaltfläche: ÄNDERN.

An dieser Stelle befindet sich das Register „A1", das zwischen den Registern „Kurzarbeit" und „Info" eingebunden ist.

Folgende Angaben sind zu hinterlegen:

  • Kommunikation: Vorname, Nachname und Telefonnummer des Ansprechpartners für A1-Anträge. Als E-Mail-Adresse sind seit 2025 ausschließlich Funktionspostfächer zulässig (z. B. hr@meinunternehmen.de. Persönliche E-Mail-Adressen dürfen aus Datenschutzgründen nicht hinterlegt werden.

  • Rechtsform des Arbeitgebers in Deutschland: Wählen Sie die zutreffende Rechtsform aus dem Dropdown aus, z. B. „Personen- oder Kapitalgesellschaft" oder „Öffentlicher Arbeitgeber".

  • Geschäftstätigkeit: Beantworten Sie beide Kennzeichenfelder mit „Ja" oder „Nein":

    • Erwirtschaftet das Unternehmen mindestens 25 % seines Umsatzes in Deutschland?
    • Sind mindestens 25 % der Beschäftigten in Deutschland tätig?

  • Wirtschaftssektor: Wählen Sie den passenden Sektor aus der Dropdown-Liste aus. Auch diese Angabe ist ab 2025 gesetzlich verpflichtend.

Solange eines der erwähnten Felder noch auf „Bitte auswählen" steht, lässt sich der Datensatz nicht speichern. Die Software weist Sie auf die fehlenden Angaben hin.

Neuen A1-Antrag anlegen

Öffnen Sie den gewünschten Mitarbeiter unter Stammdaten – Mitarbeiter und wechseln Sie auf das Register „Lohn-Abrechnungsdaten". Navigieren Sie im linken Bereich zu Zu meldende Daten – A1 Bescheinigung.

Über die Schaltfläche „Neu / Kopieren" (zweigeteilte Schaltfläche) starten Sie die Neuanlage:

  • Neu: Es erscheint eine Abfrage zur gewünschten Bescheinigungsart. Wählen Sie die passende Antragsart aus und bestätigen Sie mit „OK".
  • Kopieren: Sofern bereits ein Datensatz existiert, erstellen Sie mit dieser Auswahl eine Kopie des aktuell markierten Datensatzes. Die Bescheinigungsart wird übernommen; vergeben Sie lediglich einen neuen Zeitraum und passen Sie geänderte Angaben an.

Automatische Vorabprüfungen

Nach der Auswahl der Bescheinigungsart führt die Software folgende Prüfungen durch:

  • Sind im Mitarbeiterdatensatz Geburtsort und Geburtsland hinterlegt?
  • Ist im Firmenstamm das Land „Deutschland" hinterlegt?
  • Sind in den Betriebsstätten alle Pflichtangaben im Register „A1" vollständig ausgefüllt?

Schlägt eine Prüfung fehl, erscheint eine entsprechende Meldung. Ergänzen Sie die fehlenden Daten und starten Sie die Neuanlage erneut.

Auswahl der Art der A1-Antragsart

Durch die Neuanlage erhalten Sie folgende Auswahlmöglichkeit. Informieren Sie sich möglichst vorab, welche Bescheinigung benötigt wird.

Entsendung

Der häufigste Fall: Ein Arbeitnehmer wird vorübergehend – in der Regel bis zu 24 Monate – von seinem deutschen Arbeitgeber ins EU-Ausland entsandt und bleibt dabei in der deutschen Sozialversicherung.

  • In der "Entsendung" stehen folgende Register in der Erfassungsmaske zur Verfügung: "Entsendung", "Beschäftigungsstelle", "Erklärung".

Ausnahmevereinbarung

Gilt für Fälle, in denen die reguläre Entsendung aus rechtlichen Gründen nicht greift, z. B. bei längeren Auslandseinsätzen. Es wird individuell vereinbart, nach welchen Sozialversicherungsvorschriften abgerechnet wird.

  • In der "Ausnahmevereinbarung" stehen folgende Register zur Verfügung: "Ausnahmevereinbarung", "Beschäftigungsstelle", "Schriftwechsel", "Erklärung".

GME1

„Gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten beschäftigt (ein Arbeitgeber)": Der Arbeitnehmer arbeitet regelmäßig in mehreren EU-Staaten für denselben Arbeitgeber. Voraussetzung: Die Beschäftigung muss im Antragszeitraum an mindestens einem Tag im Monat oder fünf Tagen im Quartal im Ausland ausgeübt werden. Bei dieser Antragsart wird geprüft, ob die Beschäftigung im Ausland die Mindestvoraussetzung erfüllt. Ist das nicht der Fall, erscheint folgende Meldung: "Die Voraussetzungen für einen GME1-Antrag sind nicht erfüllt, bitte wählen Sie eine andere Antragsart aus".

  • Beim Öffnen des Antrags in der Software erhalten Sie diverse Abfragen, bevor sich die Erfassungsmaske öffnet. Werden zentrale Voraussetzungen nicht erfüllt, kann der Antrag nicht geöffnet werden. Prüfen Sie bitte die Fehlermeldung und den konkreten Fall.

GME Global

„Gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten beschäftigt (mehrere Arbeitgeber)": Deckt komplexere Situationen ab, bei denen der Arbeitnehmer mehrere Arbeitgeber hat, selbstständig tätig ist oder beides kombiniert.

  • Es können bis zu drei weitere Arbeitgeber im Register „GME Global" erfasst werden. Für jeden weiteren Arbeitgeber sind vollständige Angaben erforderlich (Firmenname, Anschrift, Beschäftigungsumfang etc.). Mindestens ein weiterer Arbeitgeber ist Pflicht. Bei mehreren Arbeitgebern gelten zusätzliche Marginalitätsregelungen: Die Software prüft, ob die Beschäftigung in einem Land als geringfügig einzustufen ist und daher für die Zuständigkeitsbestimmung ggf. außer Betracht bleibt. Beschäftigungsstellen können – analog zu den anderen Antragsarten – für bis zu 11 Einsatzorte separat erfasst werden (siehe Abschnitt „Beschäftigungsstelle").

  • Beim Öffnen des Antrags in der Software erhalten Sie diverse Abfragen, bevor sich die Erfassungsmaske öffnet. Werden zentrale Voraussetzungen nicht erfüllt, kann der Antrag nicht geöffnet werden. Prüfen Sie bitte die Fehlermeldung und den konkreten Fall.

Grenzgänger

Für Arbeitnehmer, die in Deutschland arbeiten, aber ihren Wohnsitz im EU-Ausland haben. Bei dieser Auswahl prüft die Software zusätzlich, ob der Wohnsitz des Arbeitnehmers außerhalb Deutschlands liegt. Ist das nicht der Fall, erhalten Sie eine Fehlermeldung: "Die Voraussetzungen für einen A1-Antrag Grenzgänger sind nicht erfüllt, bitte wählen Sie eine andere Antragsart aus".

  • In diesem Antrag steht das Register: "Grenzgänger" zur Verfügung. Voraussetzung für diesen Antrag ist u. a., dass das "Auslandswohnsitzkennzeichen" automatisch von der Software aktiviert wurde.

Bei bestimmten Antragsarten – insbesondere bei GME Global – muss der Arbeitnehmer eigene Angaben liefern, z. B. zu einer selbstständigen Nebentätigkeit oder zu weiteren Beschäftigungsverhältnissen im Ausland.

Klären Sie diese Angaben vor der Antragstellung mit dem betreffenden Mitarbeiter ab.

Hinweis für statusrechtlich Selbstständige:

Für diese Personengruppe steht in der Software kein eigener A1-Antrag zur Verfügung. Nutzen Sie in diesem Fall den „A1-Antrag Entsendung Selbstständige" direkt über das SV-Meldeportal.

Die Erfassungsmaske

Nach erfolgreicher Vorabprüfung öffnet sich die Erfassungsmaske.

Die Erfassungsmaske gliedert sich je nach Antragsart in unterschiedliche Register. Die auf dieser Seite gezeigten Abbildungen sehen je nach A1-Bescheinigung abweichend aus.

Entscheidend ist die korrekte Befüllung. Halten Sie Rücksprache mit den zuständigen Stellen, wenn Sie auf Unklarheiten stoßen.

Rückfragen richten sich an die zuständige Krankenkasse (bei gesetzlich Versicherten), die Deutsche Rentenversicherung (bei privat Versicherten) oder die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (bei Berufsständischen).

Register „Entsendung" / antragsartspezifisches Register

An dieser Stelle erfassen Sie den Zeitraum sowie alle Angaben zum Arbeitsverhältnis und zur Verantwortlichkeit des Arbeitgebers. Bei der Entsendung ist der Zeitraum auf 24 Monate begrenzt; bei Überschreitung greift eine Plausibilitätsprüfung. Bitte beantworten Sie die einzelnen JA/NEIN-Fragen zu "Arbeitsverhältnis", "Grunddaten", "Verantwortlichkeit Arbeitgeber", "Arbeitnehmer".

Register „Beschäftigungsstelle"

Tragen Sie die ausgeübte Tätigkeit im Ausland gemäß Tätigkeitsschlüssel der Bundesagentur für Arbeit ein.

Geben Sie die Adresse des Arbeitseinsatzes im Ausland ein. Es sind Hausnummer und – sofern vorhanden – ein Adresszusatz verpflichtend anzugeben.

  • Bei Entsendung und Ausnahmevereinbarung: Das Zielland wird automatisch aus dem antragsartspezifischen Register übernommen
  • Bei GME1 und GME Global: Das Zielland ist für jede Beschäftigungsstelle separat eingebbar

Gut zu wissen

Bei "GME1" und "GME Global" muss jede Beschäftigungsstelle in der Erfassungsmaske separat per Kennzeichen aktiviert werden.

Bei "GME Global" können bis zu 11 Beschäftigungsstellen pro Antrag erfasst werden.

Angabe im Feld: "Es handelt sich um eine feste Beschäftigungsstelle im Staat"

  • Wird eine Beschäftigungsstelle mit „Nein" gekennzeichnet, wird ein Schriftwechsel mit dem Arbeitgeber angestoßen.
  • Wird sie mit „Ja" gekennzeichnet, ist zusätzlich anzugeben, bei wem die Beschäftigung im Ausland ausgeübt wird.

Angabe im Feld: "Telearbeit"

An dieser Stelle kann der Telearbeitsanteil in Prozent angegeben werden (z. B. 15 %). Diese Angabe wird im Rahmen des A1-Antrags benötigt, wenn der Arbeitnehmer einen Teil seiner Tätigkeit im Entsendestaat per Telearbeit (Bildschirmarbeitsplatz außerhalb des Betriebs) ausübt.

Register „Erklärung"

Beim Speichern des Antrags wird die Arbeitgeberklärung abgefragt. Der Antrag kann nur gespeichert werden, wenn die Erklärung mit „Ja" bestätigt wurde.

Besonderheiten bei GME1 und GME Global

Bei GME1 sind zusätzlich die Felder „Bisherige A1 ab" und „Bisherige A1 bis" auszufüllen. Liegt eine Beschäftigung in Deutschland vor, ist außerdem anzugeben, ob der Beschäftigungsumfang mindestens 25 % beträgt.

Bei GME Global können im Register „GME Global" weitere Arbeitgeber oder selbstständige Tätigkeiten erfasst werden. Mindestens ein weiterer Arbeitgeber ist Pflicht.

Versand des Antrages zur A1-Bescheinigung

Der Versand des Antrages wird mittels des üblichen Bereichs ÜBERGEBEN/AUSWERTEN – AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN ausgeführt.

Halten Sie hierzu Ihr Zertifikat-Kennwort bereit. Ohne gültiges Zertifikat des ITSG-Trustcenters kann keine Übertragung oder Abruf ausgelöst werden!

Nach dem Verarbeiten der Zertifikate erhalten Sie die Möglichkeit Daten abzurufen / zu versenden:

  • Nachrichten der Annahmestellen abrufen
  • A1 Bescheinigung

Annahmestelle der A1-Bescheinigung

Wechseln Sie auf: PARAMETER - EINZUGSSTELLEN - ANNAHMESTELLEN - Register: A1 Dateien.

In den Annahmestellen finden Sie das Register „A1-Dateien“ mit den Tabellen "A1-Ausgang" und "A1-Eingang".

Abruf zum Antrag

Dieser funktioniert über die Option "Nachrichten der Annahmestellen abrufen". Siehe: Versand bzw. Abruf der Daten.

Navigieren Sie hierzu in den Bereich: PERSONAL - Registerkart: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN und wählen Sie in der Gruppe: "Beitragsabrechnung" die Schaltfläche: ÜBERTRAGEN. Im Assistenten wählen Sie als Art der Daten: "Nachrichten der Annahmestellen abrufen".

Rückmeldefrist

Nach Prüfung durch die zuständige Annahmestelle erfolgt in der Regel innerhalb von drei Arbeitstagen eine Rückmeldung auf elektronischem Weg, die vom GKV-Kommunikationsserver abgerufen werden kann. Die Rückmeldung enthält entweder die Genehmigung (die A1-Bescheinigung als elektronisches Dokument) oder eine Ablehnung mit Angabe der Gründe.

Verarbeiten der Rückmeldung

Liegt eine Rückmeldung gemäß Protokoll vor, ist diese über Externe Meldungen verarbeiten zu verarbeiten.

Der Aufruf erfolgt über STAMMDATEN - MITARBEITER - Registerkarte: START in der Schnellwahl oder über die Schaltfläche: WEITERE - EXTERNE MELDUNGEN VERARBEITEN. Zusätzlich steht auch ein Eintrag in der Schnellwahl zur Verfügung.

Liegen Daten der Art "A1-Bescheinigung" zum Verarbeiten vor, wird dies entsprechend angezeigt.

Das Ergebnis (bewilligt oder abgelehnt) finden Sie innerhalb der Mitarbeiter-Stammdaten im Register "Lohn-Abrechnungsdaten" im Bereich "Zu meldende Daten" - A1-Bescheinigung.

Stornierung eines A1-Antrags

Eine Stornierung ist durchzuführen, wenn der Antrag:

  • nicht zu stellen war,
  • an einen unzuständigen Träger übermittelt wurde oder
  • unzutreffende Angaben enthält.

Hierbei sind die ursprünglich vorhandenen Daten anzugeben und zusätzlich das „Stornokennzeichen" zu setzen. Wurde der Antrag an eine unzuständige Stelle übermittelt oder enthielt er fehlerhafte Angaben, ist anschließend ein neuer Antrag mit den korrekten Daten an die zuständige Stelle zu übermitteln.

Drucken der A1-Bescheinigung

In der Software lässt sich die bewilligte Bescheinigung in folgenden Bereichen drucken:

  • Innerhalb der Mitarbeiter-Stammdaten im Register "Lohn-Abrechnungsdaten" im Bereich "Zu meldende Daten" - A1-Bescheinigung den Datensatz markieren und über die Schaltfläche: Öffnen wird die Bescheinigung dargestellt und kann über die Ansicht in diesem Dialog gedruckt werden.
  • Über Registerkarte: Übergeben/Auswerten die Schaltfläche "Auswerten & Übertragen" - Bereich: A1-Bescheinigung - Schaltfläche: A1-Bescheinigung drucken.

Weitere Infos zum Druck: