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Mutterschutz

Für die korrekte Abwicklung des Sachverhaltes "Mutterschutz" sind in der Software folgende Hinterlegungen und Einstellungen notwendig:

  • Lohnart für "Zuschuss Mutterschaft"
  • Hinterlegung der Lohnart in den Parametern
  • Hinterlegung der Fehlzeit in den Stammdaten des Mitarbeiters

Einstellungen für die Abwicklung Zuschuss Mutterschaft

Lohnart "Zuschuss Mutterschaft"

Unter STAMMDATEN - LOHNARTEN muss eine Lohnart für "Zuschuss Mutterschaft" angelegt sein. Falls die Lohnart bei Ihnen fehlen sollte, dann können Sie diese über die Schaltfläche: NEU anlegen. Die korrekten Einstellungen der Lohnart finden Sie bei unseren Beispiele für Lohnarten (Beispiel 20).

Hinterlegung der Lohnart in den Parametern

Unter Registerkarte START - Schaltfläche: PARAMETER - ABRECHNUNG - PARAMETER geben Sie im Bereich: VORGABE LOHNARTEN die Lohnart für Mutterschutz an.

Hinterlegung der Fehlzeit in den Stammdaten des Mitarbeiters

Innerhalb der STAMMDATEN des MITARBEITERS steht auf dem Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" innerhalb der "Grundlagen der Abrechnung" der Bereich: FEHLZEITEN zur Verfügung. Über die Schaltfläche: NEU kann eine Fehlzeit erfasst werden.

Die Fehlzeit "4.5 Mutterschutzfrist" ist auszuwählen.

Info

Die Fehlzeit "4.5 Mutterschutzfrist" kann für Mitarbeiter-Datensätze ausgewählt werden, die auf dem Register: ADRESSE als Geschlecht folgenden Wert enthalten:

  • Weiblich
  • Divers
  • Unbestimmt
  • Kein Geschlecht

Art der Rückerstattung

Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird.

Entbindungstag (mutmaßlich)

Es ist der mutmaßliche Entbindungstag anzugeben, damit Beginn und Ende der Schonfrist durch die Software ermittelt werden können. Liegt der Zeitraum der Fehlzeit selbst nicht innerhalb der Schonfrist, erscheinen entsprechende Meldungen und der Zeitraum der Fehlzeit ist anzupassen.

Entbindungstag (tatsächlich)

Wenn der Geburtstermin feststeht, dann ist in diesem Feld der tatsächliche Entbindungstag anzugeben.

EEL-Angabe

Informationen zu EEL bei Mutterschutz finden Sie unter EEL-Beispiel Mutterschutz.

Register: "Mutterschaft"

Hier stehen folgende Felder und Kennzeichen zur Verfügung:

  • Beginn der Schonfrist
  • Ende der Schonfrist
  • mon. Bruttoarbeitsentgelt
  • Kalendertägliches Netto
  • Monatliches Netto
  • Kennzeichen: Früh- oder Mehrlingsgeburt
  • Kennzeichen: Fehlgeburt
  • Kennzeichen: Medizinische Frühgeburt
  • Kennzeichen: Zahlung variables Entgelt im Ausgangszeitraum

Die Ermittlung von "mon. Bruttoarbeitsentgelt", "Kalendertägliches Netto", "Monatliches Netto" wird durch die Software auf Basis der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor Beginn der Schutzfrist ermittelt. Kann die Software aufgrund des fehlenden Datenbestandes diese Berechnung nicht vornehmen, sind die Felder leer und müssen manuell gefüllt werden.

Mit dem Kennzeichen: "Zahlung variables Entgelt im Ausgangszeitraum" kann die Berechnung des kalendertäglichen Nettos beeinflusst werden. Ist die Option aktiviert, werden für die Durchschnittsberechnung die tatsächlichen Kalendertage herangezogen. Ohne Aktivierung werden für die zu berücksichtigenden Kalendermonate jeweils 30 Tage zu Grunde gelegt.

Abrechnung während Mutterschutz

Wurden diese Hinterlegungen und Angaben getroffen, wird die Lohnart in der Erfassung automatisch vorgetragen.

Als Menge werden die anfallenden Kalendertage angegeben. Als Betrag wird das kalendertägliche Netto aus der Fehlzeit (-13 Euro kalendertägliches Netto, dass die Krankenkasse zahlt) angegeben.

Beachten Sie

Beginnt die Mutterschutzfrist im Laufe eines Monats, dann ist ggf. das lfd. Entgelt noch zu kürzen. Das Programm nimmt hierbei keine automatische Kürzung des Entgelts vor.

Mutterschutz und Nebenbeschäftigung

Bei einer Arbeitnehmerin, welche zusätzlich eine Nebenbeschäftigung ausübt und sich in Mutterschutz begibt, ist bei der Ermittlung des Zuschusses zur Mutterschaft auch das kalendertägliche Netto aus der Nebenbeschäftigung (sofern bekannt) zu berücksichtigen. Die Software erkennt die Nebenbeschäftigung an Hand der Abrechnungsvorgabe und hinterlegter Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeit (STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG - ABRECHNUNGSVORGABEN - Register: "Allgemein").

Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeiten

Die Hinterlegung des "kalendertäglichen Nettos" aus der Nebenbeschäftigung erfolgt in der ERFASSUNG der Abrechnung auf dem Register: "Vorgaben". Im Bereich "Mutterschutz Nebenbeschäftigung" ist dafür das Feld: "Kalendertägliches Netto" vorgesehen.

Tarifliche Lohnänderung während Mutterschutz

Weitere Infos zum Thema: Lohnänderung einblenden

Verändert sich die Vergütung während der Mutterschutzfrist - z.B. auf Grund einer tariflichen Gehalts- oder Lohnerhöhung, so ist dieser Sachverhalt in der Software zu hinterlegen.

Beispiel

  • Entbindungstermin: 13.10.20xx

  • Beginn Schonfrist: 01.09.20xx

  • Ende Schonfrist: 08.12.20xx

  • Gehalts- bzw. Lohnerhöhung zum Oktober 20xx

Damit diese Veränderung der Vergütung während des Berechnungszeitraums berücksichtigt wird, sind in der Software nachfolgende beschriebene Schritte auszuführen.

Zeitpunkt der Änderung hinterlegen (Kennzeichen für Modifikation setzen)

Zur Hinterlegung des geänderten Entgelts öffnen Sie den Stammdatensatz des betroffenen Mitarbeiters zum Ändern. Öffnen Sie die hinterlegte Fehlzeit: "Mutterschutzfrist" zum Ändern und aktivieren Sie das Kennzeichen: "Modifikation Bruttoarbeitsentgelt" (STAMMDATEN - MITARBEITER - Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - "Grundlagen der Abrechnung" - FEHLZEITEN).

Wechseln Sie auf das Register: "Modifikation Entgelt", um den relevanten Zeitpunkt der Gehalts- bzw. Lohnveränderung zu erfassen.

Im oberen Bereich stehen Ihnen die gültigen Berechnungswerte zum Zuschuss "Mutterschutz" zur Verfügung. Da sich das monatliche Bruttoarbeitsentgelt verändert, ist das Kennzeichen: "Modifikation Bruttoarbeitsentgelt" zu aktivieren.

Es werden Ihnen erneut die Felder zur Berechnungsgrundlage angezeigt. Hinterlegen Sie den Zeitpunkt der Gehalts- bzw. Lohnänderung im Feld: "gültig ab". Beachten Sie bitte, dass der Monatserste einzutragen ist.

Damit die Felder: "monatliches Bruttoarbeitsentgelt", "kalendertägliches Netto" sowie "monatliches Netto" mit Werten gefüllt werden, ist eine "Modifikationsabrechnung" zu erfassen.

Fiktive Abrechnung erfassen (Modifikationsabrechnung erfassen)

Nachdem in der betroffenen Fehlzeit der Zeitpunkt der Lohn-/Gehaltsänderung hinterlegt wurde, muss eine sog. "Modifikationsabrechnung" erfasst werden.

Wechseln Sie dazu in den Bereich der ERFASSUNG und rufen Sie das Lohnkonto der Mitarbeiterin auf. Öffnen Sie den Abrechnungsmonat, für den die Modifikationsabrechnung erfasst werden soll, zum ÄNDERN.

Damit Ihre Originaldaten nicht verändert werden, öffnen Sie mittels Schaltfläche: MUTTERSCHUTZ eine zweite, "fiktive" Abrechnung.

Erfassen Sie die Lohnarten bzw. Entgelte, welche für diesen Abrechnungszeitraum relevant sind. Verlassen Sie die "Modifikationsabrechnung" mit SPEICHERN & SCHLIEßEN.

Die Berechnung des Zuschusses "Mutterschutz" erfolgt automatisch. Es werden dabei die zuletzt gültigen Lohnsteuerabzugsmerkmale berücksichtigt. Die daraus resultierenden Differenzen werden über die Korrekturlohnart generiert und im aktuellen Abrechnungsmonat berücksichtigt. Bereits übermittelte Erstattungsanträge werden ebenfalls korrigiert.

Beachten Sie

Ist eine Modifikation (Lohn-/Gehaltsänderung während der Mutterschutzfrist) rückwirkend zu erfassen, ist zuerst eine Korrektur auszuführen. Hierzu verwenden Sie die Schaltfläche: ÄNDERN (KORRIGIEREN).

Modifikationen anzeigen

Innerhalb der ERFASSUNG steht Ihnen auf der Registerkarte: START über die Schaltfläche: WEITERE der Eintrag: "Modifikationen anzeigen" zur Verfügung. Wird dieser Eintrag ausgewählt (aktiviert), wird Ihnen die Modifikationsabrechnung (="fiktive" Abrechnung) als zusätzliche Spalte angezeigt.

Wurde die Funktion "Modifikationen anzeigen" ausgewählt (aktiviert), wird Ihnen die Modifikationsabrechnung (="fiktive" Abrechnung) als zusätzliche Spalte angezeigt.

Vorschau (Lohntasche)

Im Bereich ERFASSUNG kann auch für die "Modifikation" eine Druckvorschau der Lohntasche angezeigt werden. Sie verwenden dafür in gewohnter Art und Weise die Schaltfläche: LOHNTASCHE. Wurde die Modifikationsabrechnung markiert, wird diese in der Vorschau angezeigt.

Mutterschutz bei Fehlgeburt

Weitere Infos zum Thema: Mutterschutz bei Fehlgeburt einblenden

Gesetzliche Grundlage: Neuregelung im Mutterschutzgesetz

Seit dem 01.06.2025 gilt der Mutterschutz auch für Frauen, die eine Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche erleiden. Damit erhalten betroffene Arbeitnehmerinnen Anspruch auf Mutterschutzfristen, wie sie bisher nur bei einer Geburt bestanden. Arbeitgeber müssen in diesen Fällen den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld leisten (§ 20 Abs. 1 MuSchG).

Rechtsgrundlage ist das Gesetz zur Anpassung des Mutterschutzgesetzes und weiterer Gesetze – Anspruch auf Mutterschutzfristen nach einer Fehlgeburt (Mutterschutzanpassungsgesetz), veröffentlicht im Bundesgesetzblatt Teil I, Nr. 59 vom 27. Februar 2025.

Info

Weitere Infos:

Kennzeichen: "Fehlgeburt" und Auswirkungen in der Software

In der Fehlzeit: "4.5 Mutterschutz" steht das Kennzeichen: "Fehlgeburt" zur Verfügung.

Dieses Kennzeichen hat folgende Auswirkungen:

Bei aktiviertem Kennzeichen: "Fehlgeburt" gilt

  • Die Schonfrist beginnt bereits am Tag nach dem tatsächlichen Entbindungstag.
  • Das Datum des tatsächlichen Entbindungstag muss gefüllt sein.
  • Zuschuss zum Mutterschaftsgeld wird gewährt.
  • AAG-Verfahren: Seit dem 01.06.2025 gilt gemäß § 3 Absatz 5 MuSchG ein gestaffelter Mutterschutz auch bei Fehlgeburten ab der 13. Schwangerschaftswoche. Es besteht somit Anspruch auf Erstattung im AAG-Verfahren. Dieser Zuschuss ist nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 AAG im Rahmen des U2-Verfahrens vollständig erstattungsfähig.

Info

Weitere Infos unter folgendem externen Links:

Berechnung der Schonfristen in der Software aufgrund der gesetzlichen Vorgaben

  • Bei einer Fehlgeburt ab der 20. Schwangerschaftswoche wird das Ende der Schonfrist folgendermaßen berechnet: Tatsächlicher Entbindungstag + 56 Tage.
  • Bei einer Fehlgeburt zwischen der 17. und 20. Schwangerschaftswoche wird das Ende der Schonfrist folgendermaßen berechnet: Tatsächlicher Entbindungstag + 42 Tage.
  • Bei einer Fehlgeburt zwischen der 13. und 17. Schwangerschaftswoche wird das Ende der Schonfrist folgendermaßen berechnet: Tatsächlicher Entbindungstag + 14 Tage.

Hinweise zur Berechnung der Zeiträume bei aktiviertem Kennzeichen

  • Die Ermittlung der Schwangerschaftswoche (in welcher Woche der Schwangerschaft sich eine Person befindet) ergibt sich aus mutmaßlicher Geburtstermin (Ende der 40. Schwangerschaftswoche) - 280 Tage (40 Wochen) + tatsächlichem Geburtstermin. Im Kontext des Mutterschutzanpassungsgesetzes ist für die Berechnung die 13. Schwangerschaftswoche entscheidend, da ab diesem Zeitpunkt bei einer Fehlgeburt Anspruch auf Mutterschutz besteht.
  • Die Fehlzeit 4.5 kann in der Software vor dem Ende der Schonfrist beendet werden, wenn eine Fehlgeburt vorliegt.
  • Bei einer Fehlgeburt gibt es keine verlängerte nachgeburtliche Mutterschutzfrist für Mehrlings- und Frühgeburten.