ELStAM

Allgemein

Im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Verfahren ELStAM) ist die Finanzverwaltung für die Bildung und Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale und deren Bereitstellung für den Abruf durch den Arbeitgeber zuständig.
Die steuerlichen Rechte und Pflichten der Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich aus den §§ 38 bis 39f des Einkommensteuergesetzes. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmer bei Aufnahme des Dienstverhältnisses bei der Finanzverwaltung anzumelden und zugleich die ELStAM anzufordern.

ELStAM in Software Schritt für Schritt erklärt

Auf den nachfolgenden Seiten haben wir für Sie die wichtigsten Informationen für Sie kompakt zusammengestellt, damit Sie sich gut in der Software zurechtfinden.

Neuerungen ab 2026

Ab 2026 werden auch die Beiträge von Angestellten und Beamten für eine private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung elektronisch übermittelt und beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt.
KV/PV-Erweiterung ab 2026:: In das ELStAM-Verfahren werden zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale aufgenommen: Die Beitragshöhe für den steuer- und sozialversicherungsfreien Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie die Höhe des Basisbeitrags, die bei der Lohnsteuer als Sonderausgaben angerechnet werden kann.

Erweiterung der anzuwendenden Lohnsteuerabzugsmerkmale

Die auf der Datenübermittlung der privaten Kranken- und Pflegeversicherungen beruhenden Lohnsteuerabzugsmerkmale sind genauso zu behandeln wie alle anderen Lohnsteuerabzugsmerkmale auch – externer Link: Infos vom Bundeszentralamt für Steuern
Das bisherige Papierbescheinigungsverfahren wird ab 2026 durch das elektronische Übermittlungsverfahren ersetzt
Arbeitgeber rufen diese Daten analog der bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch ab – eine Vorlage von Papierbescheinigungen der Versicherung ist nicht mehr notwendig – externer Link: Landesamt für Steuern Niedersachen

Was ist zu beachten?

Das Nettoeinkommen kann sich ändern
Widerspruch ist möglich, in diesem Fall erfolgt aber keine Berücksichtigung und es wird keine Mindestvorsorgepauschale angerechnet - wichtig bei Widerspruch: Haben Sie gegenüber Ihrer Versicherung der Datenübermittlung widersprochen, entfällt der Ansatz der privaten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge im Lohnsteuerabzugsverfahren ersatzlos
Ausnahmen bestehen für bestimmte Träger und ausländische Versicherer
Ein Freibetrag kann beantragt werden, dann besteht jedoch Steuererklärungspflicht
Ansprechpartner sind Arbeitgeber und Versicherungsunternehmen, nicht das Finanzamt
Parallel bleibt der gesetzliche Datenaustausch für die Veranlagung bestehen

Änderungen in der Software

Ab Version 7130 ist es möglich die Daten zu verarbeiten – bereits abgerufen Daten werden durch das Update zum Verarbeiten wieder herangezogen.

Version	Änderung
7115	Abruf der KV/PV-Daten möglich, aber noch keine Verarbeitung
7125	Bereits abgerufene Daten werden auf "zu verarbeiten" zurückgesetzt
7130	Verarbeitung der KV/PV-Daten möglich

Verarbeitung der KV/PV-Daten möglich

Zusätzliche Felder in Mitarbeiter-Stammdaten (Lohn-Abrechnungsdaten): ELStAM (Abruf KV/PV)

Öffnen Sie PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - (Mitarbeiter-Datensatz zum ÄNDERN öffnen) finden Sie auf dem Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN.

In der linken Navigation findet sich unter dem Navigationspunkt "ELStAM (Abruf Steuer)" (zuvor hieß das Feld "ELStAM (Abruf)") nun auch den Eintrag: "ELStAM (Abruf KV/PV)".

In der Tabelle "ELStAM (Abruf KV/PV)" finden Sie eine Übersicht über den ELStAM-Abruf KV/PV mit Gültigkeitszeiträumen, sowie Werten der Krankenversichung- sowie Pflegeversicherung.

Zusätzliche Felder im Lohnkonto des Mitarbeiters

Unter PERSONAL - ERFASSUNG - Register: LOHNKONTO finden Sie folgende Informationen im Lohnkonto:

KV-Beitrag: Beitragshöhe für den steuer- und sozialversicherungsfreien Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung
KV-Vorsorge: Basisbeitrag zur privaten Krankenversicherung (fließt in die Vorsorgepauschale ein)
PV-Beitrag: Beitragshöhe für den steuer- und sozialversicherungsfreien Arbeitgeberzuschuss zur privaten Pflegeversicherung
PV-Vorsorge: Basisbeitrag zur privaten Pflegeversicherung (fließt in die Vorsorgepauschale ein)
Quelle KV/PV-Vorgaben: Zeigt an, woher die Werte stammen: "ELStAM" (elektronisch abgerufen) oder "Eigene Angabe" (manuell hinterlegt)

Über Mitarbeiter-Stammdaten - STEUER lassen sich eigene Werte nutzen

Wird in den Lohn-Abrechnungsdaten des Mitarbeiters auf dem Register: STEUER das Kennzeichen "Die Bescheinigung des Finanzamtes mit den KV/PV-Ersatzangaben liegt vor" gesetzt, dann werden nicht die Werte aus der ELStAM-Rückmeldung verwendet, sondern die manuell hinterlegten Werte aus der Abrechnungsvorgabe
Ist das Kennzeichen nicht gesetzt (Standard), werden automatisch die über ELStAM abgerufenen Werte für die Abrechnung herangezogen

Verarbeitung der KV/PV-Daten

Die KV/PV-Daten werden wie gewohnt über "Externe Meldungen verarbeiten" eingelesen: PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - Registerkarte: START - Schaltfläche: WEITERE - EXTERNE MELDUNGEN VERARBEITEN.

Bei der Verarbeitung:

Werden die KV/PV-Werte in das Lohnkonto übernommen
Wird die Quelle als "ELStAM" hinterlegt
Erfolgt automatisch eine Nettolohnberechnung
Wird ein Protokoll erstellt

Info

Für Daten, die vor Update 7130 eingeladen wurden, gilt:

Bereits abgerufen Daten werden durch das Update 7130 wieder zum Verarbeiten herangezogen.

Beachten Sie

Die Angaben werden nicht in die Abrechnungsvorgaben geschrieben. Die Angaben dort werden allerdings durch die Angaben im ELStAM (Abruf KV/PV) übersteuert.

Ab 2026: Ordnungszahl Nr. 28 der Lohnsteuerbescheinigung entfällt

Die Bescheinigung des bislang unter Nummer 28 tatsächlich im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigten Teilbetrags der Vorsorgepauschale für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung entfällt.

Grund: Bei privat kranken- und pflegeversicherten Arbeitnehmern entfällt ab 2026 die Möglichkeit, eine Mindestvorsorgepauschale anzusetzen. Stattdessen wird der tatsächliche Versicherungsbeitrag berücksichtigt – auf Grundlage der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM).

Was wird stattdessen bescheinigt?

Auf der Lohnsteuerbescheinigung werden nur noch die tatsächlich vom Arbeitgeber berücksichtigten Beiträge des Arbeitnehmers zur Kranken- und Pflegepflichtversicherung ausgewiesen. Diese Werte kommen jetzt direkt aus den ELStAM-Daten (KV/PV-Abruf).