Lohnsteuerbescheinigung per E-Mail
Info
Diese Funktion steht ab Build 7040 in der Software zur Verfügung.
Die jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen lassen sich in microtech büro+ auch papierlos per E-Mail an die Mitarbeiter verschicken. Arbeitnehmende erhalten i. d. R. einmal jährlich bis allerspätestens am 28. Februar des Folgejahres einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.
Die Einrichtung der Funktion ist analog zum Ablauf "Lohntaschen per E-Mail versenden" einzurichten.
Beachten Sie
Jährlich prüfen: Eintragen des korrekten Layouts
Prüfen Sie bitte vor dem Versenden per E-Mail, dass das korrekte Jahres-Layout für die Lohnsteuerbescheinigung per E-Mail genutzt wird. Auf dieser Seite beschreiben wir Schritt für Schritt, wie die Funktion eingerichtet und genutzt wird.
Vorbereitung: Einrichtung des Layouts
Um die Lohnsteuerbescheinigung zukünftig per E-Mail an die Mitarbeiter zu versenden, ist vorbereitend einmalig ein E-Mail-Layout einzurichten. Diese Einrichtung nehmen Sie über die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN vor.
Wählen Sie dort den Eintrag: "Lohnsteuerbescheinigung".
Register: Lohnsteuerbescheinigungen E-Mail
Es öffnet sich das Fenster: "Lohnsteuerbescheinigungen ausgeben...". Wechseln Sie auf das Register: "Lohnsteuerbescheinigungen E-Mail".
Wählen Sie unter der Schaltfläche: NEU den Pfeil nach unten, um direkt die Schaltfläche: E-MAIL zu erhalten. (Sofern Sie direkt auf die Schaltfläche: NEU drücken, lässt sich das E-Mail-Layout ebenfalls wählen, jedoch in einem neuen Fenster).
Gestalten des Layouts
Das nun neue angelegte E-Mail-Layout mit der Bezeichnung: "Lohnsteuerbescheinigung E-Mail" muss nun über SCHALTFLÄCHE: GESTALTEN weiter bearbeitet werden.
Im Beispiel sollen Mitarbeiter-Vorname und Nachname in den Betreff geschrieben werden. Dies wird über folgende Variablen erreicht:
«Mit.VNa» «Mit.NNa».
Wählen Sie die entsprechenden Variablen aus der Feld-Liste aus, die Sie für den Betreffen benötigen, und fügen diese mittels Doppelklick ein.
Unterhalb des Betreffs steht Ihnen ein leeres Feld für die Hinterlegung einer beliebigen Nachricht zur Verfügung. Es empfiehlt sich einen Text zu wählen, welcher für jeden Mitarbeiter und für jedes Jahr identisch genutzt werden kann.
Nachdem Sie alle gewünschten Informationen hinterlegt haben, verlassen Sie dieses Fenster mittels Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIESSEN.
Eigenschaften des Layouts bearbeiten
Markieren Sie das Layout: "Lohnsteuerbescheinigung E-Mail" und wählen Sie nun die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN, um die festen Eigenschaften zu hinterlegen.
Es öffnet sich das Fenster mit den Ausgabe-Eigenschaften (Fenster: "Eigenschaften von 'Lohnsteuerbescheinigung E-Mail'").
Register: Auswahl
Abschnitt: Bereich
Die Hinterlegungen in diesem Abschnitt sind analog zu den Vorgaben, welche Sie bereits aus den "Ausgabe als Druck" kennen. Wir empfehlen, diesen Abschnitt bei jeder Ausgabe abfragen zu lassen ("Nadel" rechts erscheint grün).
Kennzeichen: Gesperrte Mitarbeiter-Datensätze nicht ausgeben
Ist dieses Kennzeichen aktiviert, werden gesperrte Mitarbeiter-Datensätze (Sperre erfolgte im Bereich: STAMMDATEN - MITARBEITER) bei der Ausgabe nicht berücksichtigt.
Register: Optionen
Auf diesem Register nehmen Sie alle Einstellungen für die Erstellung der E-Mails vor. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
E-Mail-Kennzeichen
- E-Mail vor dem Senden anzeigen
- Empfangs-Bestätigung anfordern
E-Mail-Absender
Wählen Sie an dieser Stelle einen konfigurierten Absender aus.
E-Mail-Kopien
Sofern ein Durchschlag der E-Mail an eine weitere Adresse gesendet werden soll, kann diese im Feld "CC" sowie "BCC" angegeben werden.
E-Mail-Optionen
Wählen Sie an dieser Stelle, wie der Ausgabetext der E-Mail formatiert sein soll.
- Text
- HTML (über Text-Layout)
- HTML (über Text-Layout mit erweitertem HTML)
E-Mail Lohnsteuerbescheinigung
Kennzeichen: Lohnsteuerbescheinigung als PDF anhängen
Diese Option muss aktiviert sein, damit auch der Druck der Lohntasche als Anhang im PDF-Format verschickt werden kann.
Feld: Druck
In diesem Feld wählen Sie das aktuelle Layout für die Lohnsteuerbescheinigung.
Beachten Sie
Im Layout "Lohnsteuerbescheinigung E-Mail" ist jedes Jahr das Layout anzupassen!
Die Lohnsteuerbescheinigung ist ein jahresspezifisches Layout. Es muss also darauf geachtet werden, dass das gewünschte Layout ausgewählt ist.
Empfehlenswert ist es, nach dem Jahreswechsel direkt ein neues E-Mail-Layout anzulegen, in dem das neue Lohnsteuerbescheinigungslayout hinterlegt ist und dieses E-Mail-Layout auch mit der entsprechenden Jahreszahl zu versehen.
Beispiel:
Versenden Sie z. B. Anfang des Jahres 2026 die Lohnsteuerbescheinigung für 2025 per E-Mail, so ist das Layout: "(Lohnsteuerbescheinigung 2025)" als Druck zu konfigurieren.
Feld: Dateiname
Mittels Feldeditor legen Sie hier die Bezeichnung der erzeugten PDF-Datei fest. Verwenden Sie eine einfache und eindeutige Bezeichnung.
Beispiel: Mitarbeitername (Vor- / Nachname) gefolgt von dem Wort "Lohnsteuerbescheinigung" und dem Jahr der Lohnsteuerbescheinigung.
Feld: Verschlüsselung (des PDF)
Es kann zwischen der 40 Bit RC4- und der 128 Bit RC4-Verschlüsselung gewählt werden. Soll keine Verschlüsselung der PDF-Dateien erfolgen, dann wählen Sie den Eintrag: "keine Verschlüsselung".
Feld: Kennwort (für das Öffnen des PDF)
Wurde eine Verschlüsselungsart gewählt, so kann mittels Feldeditor ein Wert für die Verschlüsselung gewählt werden. Sie können z.B. als Verschlüsselungsart das Geburtsdatum oder die persönliche Steuer-ID (z. B. mittels Formel aus dem Mitarbeiter-Stammdaten) hinterlegen. Dies bewirkt, dass der Mitarbeiter beim Öffnen der PDF-Datei nach einem Passwort gefragt wird. Teilen Sie dem Mitarbeiter zuvor mit, welches Passwort erwartet wird.
Register: Parameter
Auf diesem Register können Sie allgemeine Angaben für die E-Mail-Ausgabe vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass die E-Mail auch im "Ausgabeverzeichnis Archiv" gespeichert wird.
Wurden alle Hinterlegungen vorgenommen, verlassen Sie die Eigenschaften mittels Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIESSEN.
Prüfung der Mitarbeiter-Stammdaten
Um den Mitarbeitern die Lohnsteuerbescheinigung jährlich per E-Mail zukommen zu lassen, ist zunächst die E-Mail-Adresse der jeweiligen Mitarbeiter zu hinterlegen. Dies erfolgt über STAMMDATEN - MITARBEITER - Mitarbeiter-Datensatz öffnen - Register: "Adresse". Im Abschnitt: "Kommunikation" hinterlegen Sie unter anderem die E-Mail-Adresse (Feld: "E-Mail 1") des Mitarbeiters.
Versand der Lohnsteuerbescheinigungen für die Mitarbeitenden
Um die Lohnsteuerbescheinigungen auszugeben, wechseln Sie auf die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN. Über die Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN erreichen Sie die Funktion: "Lohnsteuerbescheinigung ausgeben".
Auf dem Register: "Lohnsteuerbescheinigung E-Mail" steht das von Ihnen im Vorfeld konfigurierte E-Mail-Layout zur Verfügung. Nach dem Aufruf des Layouts können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. Über die Schaltfläche: SENDEN werden die E-Mails gemäß der getroffenen Einstellungen generiert.
Info
Schaltfläche: Übergehen
Werden die E-Mails vor dem Versenden angezeigt, und eine E-Mail soll nicht ausgegeben und "übersprungen" werden, so betätigen Sie die Schaltfläche: ÜBERGEHEN.
Schaltfläche: Abbrechen
Möchten Sie den kompletten Versand abbrechen, erfolgt dies über die Schaltfläche: ABBRECHEN.