Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Digitales Verfahren ohne "gelben Schein"

Bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entfällt der "Papierkram" rund um den "gelben Schein". In diesem digitalen Verfahren wird keine sichtbare Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr ausgestellt, stattdessen werden Datenpakete zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber übertragen. Dies ist besonders komfortabel, da diese Abläufe sich nahtlos mit microtech büro+ erledigen lassen. Wir haben für Sie eine Schritt für Schritt-Anleitung erstellt.

Info

Die Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung durch die Krankenkassen an den Arbeitgeber ist in den Neuregelungen in § 109 SGB IV geregelt. In microtech büro+ wurde das Verfahren über die bewährten Erfassungsmasken für Fehlzeiten und die bereits bekannten Assistenten zur Meldung von externen Daten realisiert.

Ablauf:

1. Arbeitnehmer wird von Arzt krankgeschrieben:

Der Arzt übermittelt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) digital mittels Schnittstelle an die Krankenkasse
Der Arbeitnehmer meldet sich in seiner Firma krank

2. Arbeitgeber trägt Zeiten der Arbeitsunfähigkeit und Grund in büro+ ein:

Beim Speichern der erfassten Fehlzeit wird ein elektronischer Baustein erstellt, der das Datum und den frühesten Versandtermin enthält
Der Arbeitgeber stellt nach einem bestimmten zeitlichen Fenster einen Abruf bei der Krankenkasse über microtech büro+
Die erfasste Fehlzeit wird von der Krankenkasse geprüft und i. d. R. bestätigt - bei Abweichungen wie einem abweichenden Zeitraum bekommen Sie diesen gemeldet
Die Rückmeldung wird in den Annahmestellen und in den Mitarbeiter-Stammdaten gespeichert

Festlegen ab welchem Tag Arbeitsunfähigkeit vorliegen muss

Einstellung für das gesamte Unternehmen

Für die Einstellung Unternehmensweit wechseln Sie in die Mandantenstammdaten:

DATEI - INFORMATIONEN - Aktuelle Firma/Filiale/Mandant - Mandant bearbeiten - Register: "weitere Angaben" – unter Lohn: DEÜV-Beitragsnachweiseinstellungen.

Einstellung für einzelne Mitarbeiter festlegen

Abweichende Vorgaben in den Mitarbeiter-Stammdaten

Es existiert auch die Möglichkeit über die Abrechnungsvorgabe des Mitarbeiters einen abweichenden Wert zur Angabe im Mandantenstamm einzugeben.

Hierzu öffnen Sie die Abrechnungsvorgabe des Mitarbeiters und wechseln auf das Register "Lohn" (PERSONAL - STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - betreffenden Mitarbeiter öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - ABRECHNUNGSVORGABEN - Abrechnungsvorgabe öffnen - Register "Lohn").

Fehlzeit erfassen und eAU-Angaben ausfüllen

Der Arbeitgeber erfasst wie bisher die Fehlzeiten seiner Arbeitnehmer in microtech büro+ (Fehlzeiten.

Die Aushändigung eines gelben Scheins durch den Arbeitnehmer entfällt. Der Arbeitnehmer meldet sich im Krankheitsfall beim Arbeitgeber und übermittelt diesem auch den Zeitraum der Krankschreibung. Diese Daten sind in büro+ wie bisher einzutragen.

Beachten Sie

Privat krankenversicherte Arbeitnehmer nehmen nicht am Verfahren teil

Entsprechend werden auch die eAU-Felder bei der Erfassung einer Fehlzeit für diese Mitarbeiter nicht angezeigt.

Info

Hinweis zu gesetzlich pflichtversicherten Arbeitnehmern bei der Bundesknappschaft

Auch geringfügig Beschäftigte, die über die Bundesknappschaft versichert sind, nehmen über ihre tatsächliche Krankenkasse und nicht über die Bundesknappschaft am Verfahren teil, deshalb ist bei Personengruppenschlüssel 109 und 110 das Feld: "Krankenversicherungspflicht" zwingend mit der zuständigen Krankenkasse zu füllen.

Sofern ein Mitarbeiter gesetzlich pflichtversichert bei der Bundesknappschaft ist, so ist die Krankenkasse mit einer eigenen Einzugsstellennummer ein weiteres Mal zu erfassen, beispielsweise als Einzugsstellennummer 3.

Die unter: PARAMETER - ABRECHUNG - PARAMETER - PARAMETER FÜR EINZUGSSTELLEN hinterlegte Einzugsstelle darf für diesen Zweck nicht genutzt werden!

Wechseln Sie zunächst in die "Lohn-Abrechnungsdaten" des Mitarbeiters, bei dem eine Fehlzeit erfasst werden soll:

Personal
Stammdaten
Mitarbeiter
Über Schaltfläche: ÄNDERN oder "Doppelklick" in die Tabelle, einen Mitarbeiter-Datensatz zum Bearbeiten öffnen.

Auf dem Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" wechseln Sie in der linken Navigation: im Bereich "Grundlagen der Abrechnung" auf den Eintrag: "Fehlzeiten". Erfassen Sie mittels Schaltfläche: NEU einen Fehlzeiten-Datensatz.

Bereich: eAU in Fehlzeit 10.3 befüllen

Wählen Sie im neuen Fehlzeiten-Datensatz: als "Art der Fehlzeit" den Eintrag: Fehlzeit 10.3 - Entgeltfortzahlung nach U1 und geben Sie den Zeitraum der Fehlzeit ein.

Nach dieser Eingabe steht Ihnen das Register "Arbeitsunfähigkeit" zur Verfügung. Dort Ihnen alle relevanten Eingabefelder zur Verfügung, die für die Verarbeitung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung relevant sind.

Folgende Felder sind zwingend anzugeben, dass eine eAU-Anforderung erstellt wird:

Letzter Arbeitstag vor AU
Art der Bescheinigung
AU-Grund
Kennzeichen "es ist eine aktuelle Meldung durch den Arbeitnehmer nach §5 (1) EntgFG erfolgt"

Feld "Letzter Arbeitstag vor AU"

Es ist das Datum des letzten Arbeitstags vor der Arbeitsunfähigkeit anzugeben.

Auswahlfeld: "Art der Bescheinigung"

Wählen Sie über die Auswahl, ob eine Erstbescheinigung der Krankmeldung vorliegt oder dies bereits eine Folgemeldung ist:

Erstbescheinigung: Erfassen Sie die vor Arbeitnehmer gemeldeten Zeiträume und Arten der Fehlzeit
Folgebescheinigung: Liegt eine Folgebescheinigung vor, prüft die Software das Vorhandensein einer bereits erfassten Erstbescheinigung (Details zur Erfassung der Folgebescheinigung finden Sie unter dieser Abbildung)

Auswahl: Folgebescheinigung

Sollte sich ein Mitarbeiter im Anschluss an die Erstbescheinigung wieder krankmelden, ist diese Auswahl zu treffen. Wird die "Folgebescheinigung" in büro+ ausgewählt, dann überprüft die Software, ob auch eine zeitlich nahe Erstbescheinigung vorliegt:

Wenn dem so ist, dann wird im zweiten Schritt überprüft, ob diese fortlaufend ist
Ist dies nicht der Fall, erfolgt die Abfrage aus der Software, ob zwischenzeitlich eine Arbeitsaufnahme stattgefunden hat
- Falls dies auch nicht der Fall sein sollte, so nimmt die Software in der Anfrage "eAU" den Tag, der auch als Beginn, der auf das Enddatum der Erstbescheinigung (bzw. vorherigen Folgebescheinigung) folgt

Info

Beispiel: Enddatum Erstbescheinigung = 10. Tag des Monats, so ist der Beginn der Folgebescheinigung, und somit des erneuten Abrufs = 11. Tag des Monats.

Als Art der Fehlzeit ist wieder 10.3 einzutragen
Als letzter Arbeitstag wird nochmals das gleiche Datum wie zur Erstbescheinigung eingetragen
Als Art der Bescheinigung ist "Folgebescheinigung" zu wählen

Bei Auswahl "Folgebescheinigung": Abfrage ob zwischenzeitlich Arbeitsaufnahme erfolgte

Eine Folgeabfrage darf nicht durchgeführt werden, wenn zwischenzeitlich eine Arbeitsaufnahme erfolgt ist. Aus diesem Grund erfolgt beim Hinterlegen einer Folgebescheinigung die Abfrage, ob zwischenzeitlich eine Arbeitsaufnahme erfolgte.

Auswahl "JA": Es ist keine Folgeabfrage sondern eine Erstabfrage durchzuführen
Auswahl "NEIN": Die Folgeabfrage kann durchgeführt werden

Feld "AU-Grund"

Für folgende Einträge darf eine eAU-Anfrage gestellt werden:

Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit Vertragsarzt / Vertragszahnarzt (§ 295 (1) S. 1 SGB V)
Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall und Berufskrankheiten (§ 201 (2) SGB VII)
Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung Krankenkasse (§ 301 (1) S. 1 SGB V)
Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahme eines Sozialversicherungsträgers (seit 01.01.2025)

Folgende Einträge darf keine eAU-Abfrage erfolgen, weshalb für diese Einträge auch keine Anforderung einer eAU möglich ist:

Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit)
Ärztliches Beschäftigungsverbotes nach § 16 (1) Mutterschutzgesetz
Bezug von Kinder-Krankengeld oder Kinder-Verletztengeld
durch Privatarzt festgestellte Arbeitsunfähigkeit

Beachten Sie

Kennzeichen: "eAU wird nicht erwartet / sonstige Ausnahmegründe":

Bei AU-Gründen, die keine Anforderung für eine eAU auslösen, ist das Häkchen "eAU wird nicht erwartet / sonstige Ausnahmegründe" fest gesetzt und kann nicht deaktiviert werden.

Bei privat versicherten Arbeiternehmern ist ein eAU-Abruf nicht möglich

Das entsprechende Kennzeichen, dass die eAU nicht erwartet wird, ist für privat Versicherte automatisch gesetzt. Die Software blendet eine entsprechende Information für Sie ein, weshalb das Kennzeichen fest gesetzt ist.

Kennzeichen: "Es ist eine aktuelle Meldung durch den Arbeitnehmer nach §5 (1) EntgFG erfolgt"

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Durch die Mitteilung des Mitarbeiters haben Sie die Angaben zum AU-Grund aufgenommen. Setzten Sie aus diesem Grund dieses obligatorische Kennzeichen, dass eine aktuelle Meldung durch den AN erfolgt ist.

Hintergrund: Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall (Entgeltfortzahlungsgesetz) § 5 Anzeige- und Nachweispflichten (1) (Externer Link).

Kennzeichen: "Attest liegt vor"

Ist Ihr gesetzlich versicherter Arbeitnehmer arbeitsunfähig krank, so lässt sich eine elektronische Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse mit "Abgabegrund= 41" stellen. Die Rückmeldung der Krankenkasse erhalten Sie ebenfalls elektronisch. Für die Vorerkrankungsabfrage dürfen nur diejenigen Fehlzeiten berücksichtigt werden, für die auch ein Attest vorliegt.

Beachten Sie

Vor dem Verarbeiten der externen Meldungen ist das Kennzeichen: "Attest liegt vor" noch belegbar
Nach dem Verarbeiten der externen Meldungen ist das Kennzeichen nicht mehr editierbar

Beim Speichern der Mitarbeiterfehlzeit wird ein Datensatz erstellt, der beim nächsten Versand übermittelt wird.

Info

Auch bei den Fehlzeiten 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4,9, 4.10 und 4.11 können eAU-Anforderungen erstellt werden. Die Schritte sind gleich.

Beachten Sie

Die Erstellung einer eAU Anfrage ist nur möglich, wenn auch die SV-Nummer vorhanden ist.

eAU-Anforderungen

Nach dem Erfassen einer Fehlzeit, welche eine Anforderung einer eAU verursacht, werden diese Anforderungen in den Mitarbeiter-Stammdaten auf dem Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - Zu meldende Daten - eAU-Anforderungen (zu meldende Daten in Lohn-Abrechnungsdaten) gespeichert.

Übersicht einblenden: eAU-Anforderungen in den Lohn-Abrechnungsdaten

Tabellenfelder: "eAU-Anforderungen"

Die Tabellenfelder geben Ihnen einen kompakten Überblick über die erfassten eAU-Anforderungen.

Tabellenfeld	Information zu Tabellenfeld
Beginn der Arbeitsunfähigkeit	Wurde über den Fehlzeiten-Datensatz erfasst
Frühester Versandtermin der Anfrage	Ergibt sich aus den Einstellungen im Mandanten- bzw. Mitarbeiter-Datensatz
Datensatz-ID	Der Datensatz "Anforderung_eAU_AG" ist an die Krankenkasse zu richten, die zum Zeitpunkt des Datums zuständig ist; der Datensatz wird mit einer eindeutigen ID versehen
Datensatz-ID Ursprungsmeldung	Bei einer Stornierung wird die Datensatz-ID der zu stornierenden Meldung in dieses Feld eingetragen
Stornierung	Ein rotes Symbol zeigt an, dass eine Stornierung durchgeführt wurde
Rueckmeldung erhalten	Nach dem Versenden wird die eAU von der Krankenkasse geprüft - einige Tage später erhalten Sie eine Rückmeldung
Kennzeichen 4	Die eAU/Krankmeldung liegt nicht vor. Bei verfrühten Anfragen erhalten Sie als Arbeitgeber das "Kennzeichen 4" zurückgemeldet - aus diesem Grund sollte der Versandtermin niemals vor dem "frühesten Versandtermin der Anfrage" erfolgen
Betriebsnummer Krankenkasse	Die Betriebsnummer der Einzugsstelle (der zugehörigen Krankenkasse)
Betriebsnummer Verursacher	Die Betriebsnummer Ihrer Firma bzw. Filiale
Sozialversicherungsnummer	SV-Nummer des Arbeitnehmers
Status	Verschiedene Bildsymbole informieren Sie über den Versand-Status der eAU.

Frühester Versandtermin der Anfrage

Die Tabellenspalte "Frühester Versandtermin der Anfrage" ergibt sich aus den Einstellungen im Mandanten.

Beispiel 1:

In diesem Fall wurde im Mandanten eingestellt, dass am vierten Tag der Krankheit die Krankmeldung vorzuliegen hat.

Grafik einblenden: Einstellung Mandant

DATEI - INFORMATIONEN - Aktuelle Firma/Filiale/Mandant - Mandant bearbeiten - Register: "weitere Angaben" – unter Lohn: DEÜV-Beitragsnachweiseinstellungen

Für zwei Mitarbeiter liegt eine eAU vor, die Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeiter 1 begann zum 02.02. die Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeiter 2 begann zum 01.02.

Die Software addiert auf diese vier Tage einen weiteren hinzu:

Als Beginn der Arbeitsunfähigkeit (AU) ist der 02.02. angegeben → So wird der Beginn der AU mit 02.02. + 4 Tage + 1 zum 07.02. als frühester Versandtermin der Anfrage
Als Beginn der Arbeitsunfähigkeit (AU) ist der 01.02. angegeben → So wird der Beginn der AU mit 01.02. + 4 Tage + 1 zum 06.02. als frühester Versandtermin der Anfrage

Abweichende Vorgaben in den Mitarbeiter-Stammdaten

Es existiert auch die Möglichkeit über die Abrechnungsvorgabe des Mitarbeiters (Register: LOHN) einen abweichenden Wert zur Angabe im Mandantenstamm einzugeben.

Beispiel 2:

In diesem Fall muss der gewählte Mitarbeiter schon an Tag 2 die Krankmeldung vorweisen, da im Beispiel speziell in den zugehörigen Mitarbeiter-Stammdaten in den Abrechnungsvorgaben auf dem Register: LOHN abweichende Werte erfasst wurden.

Im Bereich "eAU" wurde speziell für diesen Mitarbeiter der Wert "2" in das Feld "ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit ab Tag" festgelegt. Entsprechend wird auch die Berechnung für den frühsten Versandtermin der Anfrage angepasst.

Die Berechnung innerhalb der Software lautet für diesen Mitarbeiter:

Als Beginn der Arbeitsunfähigkeit (AU) ist der 01.02. angegeben.

Entsprechend wird auf den 01.02. + 2 Tage + 1 gerechnet, woraus sich der 04.02. als frühster Versandtermin der Anfrage ergibt.

Beachten Sie

Die ausgehende eAU-Anforderung kann erst ab dem in der Spalte "Frühester Versandtermin der Anfrage" genannten Termin verschickt werden. Vor diesem Datum findet kein Versand statt!

Versand der eAU

Anfrage des Arbeitgebers an Krankenkasse

Wenn das Datum des frühesten Versandtermins der Anfrage erreicht wurde, dann kann die eAU-Anforderung wie folgt übertragen werden.

Diese Anfrage des Arbeitgebers an die Krankenkasse enthält:

Den Namen des Beschäftigten
Den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit 3. Das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit und 4. Die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung

Den Versand-Assistenten für Daten im Bereich Sozialversicherung rufen Sie an folgender Stelle auf:

PERSONAL - STAMMDATEN - Registerkarte: ÜBERTRAGEN/AUSWERTEN - BEITRAGSABRECHNUNG ÜBERTRAGEN

Die eAU-Anforderung kann mittels Kennzeichen zur Übertragung gewählt werden.

In der Zusammenfassung wird Ihnen die eAU-Anforderung nochmals aufgeführt.

Nach der Übermittlung wird die Übertragung auch in der eAU-Anforderung ergänzt. Hierbei wird die Datensatz-ID und im Status das Übertragungs-Symbol eingetragen.

Damit ist nun auf die Rückmeldung der Krankenkasse zu warten.

Abholung der eAU-Rückmeldungen von der Krankenkasse

Den Abruf für Daten im Bereich Sozialversicherung rufen Sie an folgender Stelle auf:

PERSONAL - STAMMDATEN - Registerkarte: ÜBERTRAGEN/AUSWERTEN - BEITRAGSABRECHNUNG ÜBERTRAGEN

Verarbeiten der eAU-Rückmeldungen

Nach dem Abruf der eAU-Rückmeldungen sind diese noch zu verarbeiten. Erst nach dieser Verarbeitung werden die Rückmeldungen zu den Mitarbeitern zugewiesen.

Den Assistenten zur Verarbeitung der externen Meldungen erreichen Sie über STAMMDATEN - MITARBEITER - Registerkarte: START - Schaltfläche: WEITERE - "Externe Meldungen verarbeiten.

Im Anschluss können Sie im Protokoll noch einsehen, für welchen Mitarbeiter eAU-Rückmeldungen verarbeitet wurden.

Nach dem Verarbeiten der eAU-Rückmeldung wird die Rückmeldung der Krankenkasse in den Mitarbeiter-Stammdaten auf dem Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - Externe Grundlagen - eAU-Rückmeldungen gespeichert.

Grafik einblenden: eAU-Anforderung nach Verarbeiten der Rückmeldung

Nach den Verarbeiten der Rückmeldung wird auch bei der eAU-Anforderung noch der Rückmeldegrund eingetragen:

In diesem Beispiel hat die Fehlzeit genau mit der Rückmeldung der Krankenkasse übereingestimmt.

Beispiel: Bis-Datum der Fehlzeit stimmt nicht mit Rückmeldung überein

Mitarbeiter meldet sich vom 25.08. - 29.08.2025 krank.

Die Krankenkasse meldet allerdings nur bis 27.08.2025 zurück.

Der Ablauf bleibt derselbe. Das System ändert das Bis-Datum automatisch nach dem Verarbeiten auf den 27.08.

Wenn der Mitarbeiter weiterhin ab 28.08. krank ist, dann wäre eine weitere Fehlzeit 10.3 als Folgebescheinigung anzulegen.

Dann wäre wieder die eAU-Anforderung, wie oben beschrieben, zu übermitteln.

Beispiel: Von-Datum der Fehlzeit stimmt nicht mit Rückmeldung überein

Mitarbeiter meldet sich vom 25.08. - 29.08.2025 krank.

Die Krankenkasse meldet allerdings als Von-Datum den 26.08.2025 zurück.

Achten Sie daher genau auf die Informationen der Rückmeldung.

Das System ändert das Von-Datum nicht automatisch auf den 26.08. ab. Die Fehlzeit hat weiterhin das Von-Datum 25.08.

Stornierung der eAU-Anforderung

In den Mitarbeiter-Stammdaten ist es möglich, eine "Anforderung eAU" stornieren zu können, falls diese Anforderung irrtümlicherweise erfolgt ist.

Auf PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - (Mitarbeiter-Datensatz öffnen) - Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - Eintrag: "eAU-Anforderungen".

Über die Schaltfläche: STORNIERUNG können vorhandene Einträge storniert werden.

Beachten Sie

Die Stornierung von eAU-Anfragen ist nur dann zulässig, wenn noch keine Rückmeldung erfolgt ist!

Ausnahme: Es wurde eine Rückmeldung mit Grund 4 gegeben, dies bedeutet, dass der Krankenkasse für diesen Zeitraum nichts vorliegt
Bei einer Stornierung seitens der Krankenkasse, wird automatisch die ursprünglich gesendete eAU-Anfrage gelöscht, die Fehlzeit bleibt aber in Software erhalten, jedoch kann für diesen Zeitraum dann keine erneute eAU-Anfrage erfolgen

Weitere Informationen erhalten Sie in folgendem Dokument zum GKV-Datenaustausch im Bereich: "3.1.3 Stornierungen von übermittelten Anfragen":

Verfahrensbeschreibung eAU (Externer Link)