Zentrales Feld-Monitoring von Änderungen (über Freie Felder)
Anwendungsfall und Nutzen
- Dokumentation von Datenänderungen. Beispiel: Welcher Benutzer hat welche Änderung vorgenommen?
- Nur geänderte Daten bereitstellen. Beispiel: Abgleich von geänderten Daten zu einen Online-Shop.
Datensatzänderungen transparent protokollieren
Bei dem Monitoring von Datenbanken über die COM-Aktiv-Schnittstelle werden Daten an mehreren Orten verfügbar gemacht. Über die entsprechende Einrichtung im Datenbankmanager legen Sie fest, ob Daten überwacht, überführt oder abgeglichen werden sollen.
Über die Funktion legen Sie fest, welche Felder protokolliert werden sollen. Monitoren Sie beispielsweise Änderungen an Vorgängen, Adressen, Artikeln oder auch anderen zur Verfügung stehenden Feldern. Sie erhalten eine zentrale Stelle in der Software, an welcher Feldänderungen protokolliert werden. Auch der Benutzername, der die Änderung ausführte, wird protokolliert.
Beachten Sie
Folgende Voraussetzungen sind für die Nutzung der Funktion notwendig:
- Freie Datenbanktabelle
- COM-Aktiv-Schnittstelle
Spezielle Notation in Freien Feldern anlegen
Legen in den freien Feldern jeweils eine Notation für den jeweils aktuellen und vorherigen Wert des Feldes an. So lässt sich auf einfache Art der "alte" und der "neue" Stand / Wert des Feldes festhalten.
Beispiel für BelegNr (Belegnummer)
Für die Belegnummer kann beispielsweise der aktuelle Wert in einem Feld der Freien DB mit einem Unterstrich und dem Feldnamen gespeichert werden. Der jeweils bisherige Wert wird in einem Feld der Freien DB mit einem "O" gefolgt von "Unterstrich" und dem Feldnamen.
Über diese Notation lässt sich auf einfache Art der "alte" und der "neue" Stand / Wert des Feldes abbilden.
- Neuer Wert: "_BelegNr"
- Alter Wert: "O_BelegNr"
| Selektionsfeld | Wert |
|---|---|
| _BelegNr | RE12500001 |
| O_BelegNr | LI2500001 |
Auf dieser Seite erhalten Sie ein umfassendes Beispiel zur Einrichtung eines Monitorings von ausgewählten Feldern im Bereich der Vorgänge.
Einrichtungsbeispiel: Funktion im Datenbank-Manager konfigurieren
Die Funktion möchten wir Ihnen Schritt für Schritt anhand eines Beispiels zeigen.
Wechseln Sie über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - in den DB-MANAGER.
Wählen Sie nun eine "Freie Datenbank-Tabelle" zum ÄNDERN aus. Im Beispiel wird der Datensatz: "Freie Datenbank-Tabellen (01)" gewählt.
Register: EINSTELLUNGEN der Freien Datenbank-Tabelle
Vergeben Sie eine leicht verständliche "Tabellen-Bezeichnung", für das Beispiel wurde der Name: "Änderungsprotokollierung-Vorgänge" gewählt.
Im Bereich: "Verfügbarkeit (unter Verwalten)" aktivieren Sie nun "Vorgänge".
- Aktivieren Sie das Kennzeichen: "Unterstützung für Änderungsinfo".
- Durch das Aktivieren des Kennzeichens werden zunächst die übrigen Kennzeichen deaktiviert. Zusätzlich steht nun auch das Register: ÄNDERUNGSINFO-DEFINITION zur Verfügung.
- Aktivieren Sie nun das Kennzeichen: "Auf Feldebene (für COM-Schnittstelle)". Dieses Kennzeichen ist essentiell für die Aktivierung der gewünschten Funktionalität.
Optional lassen sich auch weitere Kennzeichen aktivieren.
Für das Beispiel wird noch das Kennzeichen: "Unterstützung für Suche und Sortierung nach 'Letzte Datensatzänderung'" aktiviert. Dies bewirkt in dem jeweiligen Bereich, dass die Suche und Sortierung zur Verfügung steht.
Register: ÄNDERUNGSINFO-DEFINITION
Auf dem Register: ÄNDERUNGSINFO-DEFINITION wählen Sie nun die Schaltfläche: NEU.
- Tabelle: Wählen Sie nun "Vorgänge [Vog]".
- Im Bereich: "Feldauswahl für Prüfung auf Wertänderung" aktivieren Sie nun folgende Einträge:
- "Belegnummer [BelegNr]"
- "Datum [Dat]".
- Als "Feldwerte" aktivieren Sie für das Beispiel nachfolgende Kennzeichen:
- "Alle Felder mit fester Länge bereitstellen (zeitintensiv)"
- "Alte Feldwerte bereitstellen (zeitintensiv)"
Speichern und schließen Sie die Maske anschließend. Sie finden auf dem Register nun die soeben angelegte "Änderungsinfo-Definition".
Register: FELDER
In diesem Schritt sind nun die Felder für das Monitoring anzulegen. Dies ist ein zentraler Schritt für das Monitoring.
Über die Schaltfläche: NEU erfassen Sie nun die Felder, welche den aktuellen sowie den geänderten Wert in der Freien DB anzeigen werden.
Beachten Sie
Bei der Anlage der Felder ist es wichtig, dass u. a. die Feldart und die Feldgröße korrekt zu dem Feld angelegt werden, welches für das Monitoring herangezogen wird.
Feld für geänderten Wert erfassen (_BelegNr)
Als Vorgabefeld konfigurieren nun das Feld, in dem die geänderte Belegnummer innerhalb der Freien Datenbank-Tabelle eingetragen werden soll.
| Feld | Zu konfigurierender Wert |
|---|---|
| Name | _BelegNr |
| Feldart | Text (Unicode-String) |
| Feldgröße | 25 |
| Feldeingabekennzeichen | Alles |
Feld für vorherigen Wert - Notation "O" - erfassen (O_BelegNr)
Konfigurieren Sie nun ein Vorgabefeld, in dem der die Original-Belegnummer (vor der Änderung) innerhalb der Freien Datenbank-Tabelle eingetragen werden soll.
Kopieren Sie hierzu das zuvor angelegte Feld für die neue Belegnummer mittels der Schaltfläche: KOPIEREN und passen Sie das Feld "Name" an.
Vergeben Sie als Name: "O_BelegNr". Als Bezeichnung wird für das Beispiel: "BelegNummer (alt)" gewählt. Die Angaben bei Felddefinition müssen den zuvor gewählten Werten entsprechen.
| Feld | Zu konfigurierender Wert | Feld | Zu konfigurierender Wert |
|---|---|---|---|
| Name | O_BelegNr | ||
| Feldart | Text (Unicode-String) | ||
| Feldgröße | 25 | ||
| Feldeingabekennzeichen | Alles |
Feld für geänderten Wert erfassen (_Dat)
Als Vorgabefeld konfigurieren nun das Feld, in dem das Datum der Änderung innerhalb der Freien Datenbank-Tabelle eingetragen werden soll.
| Feld | Zu konfigurierender Wert | Feld | Zu konfigurierender Wert |
|---|---|---|---|
| Name | _Dat | ||
| Feldart | Datum (DateTime) | ||
| Feldgröße | 8 | ||
| Feldeingabekennzeichen | Datum |
Feld für vorherigen Wert - Notation "O" - erfassen (O_Dat)
Als Vorgabefeld konfigurieren Sie nun das Feld, in dem das Datum der Änderung innerhalb der Freien Datenbank-Tabelle eingetragen werden soll.
| Feld | Zu konfigurierender Wert |
|---|---|
| Name | O_Dat |
| Feldart | Datum (DateTime) |
| Feldgröße | 8 |
| Feldeingabekennzeichen | Datum |
Nach der Anlage der Vorgabefelder sollten nun für das Beispiel vier Vorgabefelder angelegt sein:
- BelegNummer (neu) [_BelegNr]
- BelegNummer (alt) [O_BelegNr]
- Datum (neu) [_Dat]
- Datum (alt) [O_Dat]
Register: SORTIERUNGEN (optional)
Möchten Sie eine Sortierung für die in der Freien Datenbank-Tabelle angelegten Felder nutzen, können Sie diese nun einrichten. Mittels Schaltfläche: NEU legen Sie eine neue Sortierung an.
Für das Beispiel wird lediglich eine Sortierung für die neue sowie die alte BelegNummer angelegt.
Sortierung für BelegNummer (Neu)
Vergeben Sie einen Namen für die Sortierung, für das Beispiel: "_BelegNr" und wählen Sie im Bereich "Indexfelder / Sortierungsfelder" den "Feldname 1" als "BelegNummer (neu) [_BelegNr]", den Sie zuvor angelegt haben.
Sortierung für BelegNummer (alt)
Legen Sie nun auch eine Sortierung der Auswahl in "Feldname 1" für "BelegNummer (alt) [O_BelegNr]".
Info
Damit ist die Konfiguration des Beispiels im Datenbank-Manager abgeschlossen. Speichern & schließen Sie nun alle Fenster.
Nutzung der Monitoring-Funktion für Felder in der Software
Wechseln Sie nun in den Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE. Wählen Sie über Schaltfläche: VERWALTEN in der Gruppe: "Freie Datenbank-Tabellen" den Namen der Tabellenbezeichnung, den Sie angelegt haben. Im Beispiel: "Änderungsprotokollierung-Vorgänge".
Auf dem nun eingeblendeten Register erhalten Sie direkt eine Tabellenansicht, welche (ab Anlage der Funktion im DB-Manager) die Änderungen für Sie "monitored".
Die entsprechenden Datensätze lassen sich über die Schaltfläche: ÄNDERN einsehen.
Auf dem Register: DATEN wird Ihnen die Übersicht der Vorgabefelder angezeigt. So können Sie beispielsweise nach dem Wandeln eines Vorgangs die Änderung der Belegnummer nachvollziehen oder auch einsehen, wann in einen Lieferschein das Datum eingetragen wurde, etc.
Optional: Sortierung prüfen
Für das Beispiel wurde auch eine Sortierung angelegt. Prüfen Sie diese.
Info
Erweitern des Beispiels
Mit den beschriebenen Schritten ist nun das Beispiel fertig angelegt. Erweitern Sie das Beispiel nun um weitere Felder (z. B. die Adressnummer) oder auch um eine Sortierung für das Datumsfeld im DB-Manager.
Anlegen eines Monitoring für eigene Anwendungszwecke
Nutzen Sie das Beispiel nun für das Erstellen für ein Monitoring, welches Ihren Anwendungszweck abdeckt.