"Eigene Abläufe" definieren
Einleitung
Mit der Funktionalität „Eigene Abläufe“ haben Sie die Möglichkeit verschiedene Funktionen mit nur einem Klick abzuwickeln. Definieren Sie sich selbst Ihre Abläufe individuell und passend zu Ihren Bedürfnissen.
Hierfür können Sie verschiedene Funktionen mit von Ihnen vorgegebenen Anweisungen und Vorgehensweisen über eine selbst definierte Schaltfläche aufrufen. Betätigen Sie diese Schaltfläche, arbeitet diese die ihr hinterlegten Funktionen nacheinander ab.
Info
Die Anlage eigener Abläufe erfolgt z. B. im Bereich: PARAMETER – VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE im Bereich: REGELN FÜR POSITIONEN.
Einsatzbereiche für "Eigene Abläufe"
In folgenden Bereichen können Sie die Funktion verwenden.
Im Bereich Warenwirtschaft
- Artikel
- Adressen
- Kontakte
- Projekte
- Vorgänge
- Vorgangspositionen
- Versand
- Serviceverträge
Im Bereich Zahlungsverkehr
- Zahlungsverkehr
- Zahlungsverkehrseingang
Funktionen für die Gestaltung
Folgende Funktionen für eine Ausgestaltung einer Schaltfläche stehen zur Verfügung.
- Feldzuweisungen
- Meldung / Abfrage
- Interne E-Mail senden
- Datensatz anlegen
- Datensatz exportieren
- Datensatz ausgeben (als Druck bzw. wenn möglich E-Mail)
- Sofortnachricht senden
- Benutzernachricht einstellen
- Regel-Anweisungsart: Http-Post Befehl senden
- Telefonnummer wählen
- Programm / Datei / Link ausführen
Funktion „Programm/ Datei / Link ausführen“
Mit dieser Funktion können Sie zusätzlich Feldinhalte wie zum Beispiel Artikel-/ Kundennummern, Namen, Texte und Bezeichnungen u.v.m. an gezielte Stellen in ein externes Programm oder an eine Internetseite übermitteln. Im folgenden Beispiel wird die Bezeichnung einer Position in ein bestimmtes Feld innerhalb einer Internetseite übermittelt.
Aufrufparameter:
<http://www.microtech.de.html?affiliate=GMD&fun=search&fuzzy=yes&doc=search&action=grouped&inline=false&suchbegriff=«VPo.Bez»>
Wie der Aufrufparameter gestaltet werden muss, muss vom jeweiligen Software Hersteller oder Internetseiten-Betreiber erfragt werden.
Funktion „Datensatz anlegen“
Diese Funktion steht nur mit dem Kauf der Erweiterung für „Freie Datenbanktabellen“ zur Verfügung. Hiermit werden zum Beispiel per Schaltfläche Datensätze in einer freien Tabelle automatisch angelegt.
Eigene Abläufe/Schaltflächen festlegen
Das Anlegen von Schaltflächen erfolgt mit Hilfe der Erstellung von Regeln, welche über die Parameter des gewünschten Bereiches definiert werden.
z. B.: „Erstellung einer Schaltfläche für den Bereich der Vorgangspositionen“
Im Bereich: VERKAUF erreichen Sie über die Schaltfläche: PARAMETER – VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE den Eintrag: „REGELN FÜR POSITIONEN“. Für die Erstellung einer neuen Regel (Schaltfläche: NEU) steht Ihnen als Auswertungsposition: „Eigene Abläufe (Funktionen)“ zur Verfügung. Mit dieser Auswertungsposition können Sie eine Schaltfläche anlegen und gestalten.
Das nachfolgende Beispiel zeigt nur einen Teilbereich der umfangreichen Möglichkeiten dieser Funktionalität, soll Ihnen aber einen kleinen Einblick in die Anwendungsmöglichkeiten geben.
Beispiel für Veranstaltungs-Ticketverkauf
Beispiel: In einem Unternehmen werden Veranstaltungs-Tickets verkauft. Die Bestellung eines Tickets wird in microtech büro+ als Vorgang aufgenommen. Die benötigten Tickets sollen beim Erfassen des Vorgangs direkt über eine Internet-Plattform bestellt und dem Vorgang entsprechend zugeordnet werden.
Aufbau der eigenen Funktion (mit mehreren Aktionen)
Mit nur einem Klick sollen mehrere Funktionen nacheinander angestoßen und ausgeführt werden.
- Ausgabe einer Meldung für Bearbeiter: Die Meldung dient dem Bearbeiter als Information, dass nun eine Internetseite aufgerufen wird.
- Internetlink für den Ticketverkauf von Veranstaltungs-Tickets in Browser öffnen: Der Internet-Aufruf soll es ermöglichen nur noch einen Druck oder eine Bestellung auszulösen ohne umständlich im Internet suchen zu müssen.
- Anschließend Export ausführen: Der Export soll für eine spätere Bearbeitung herangezogen werden, damit die Veranstaltungs-Tickets den einzelnen Belegen zugeordnet und an den jeweiligen Kunden verschickt werden können.
Erstellen des neuen Regel-Datensatz
Da eine "eigene Schaltfläche“ über Regeln erstellt wird, ist es erforderlich, dass Sie als erstes über die Schaltfläche: PARAMETER – VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE im Bereich: REGELN FÜR POSITIONEN eine neue Regel definieren.
Über die Schaltfläche: NEU legen Sie diese Regel mit folgenden Einstellungen an:
| Bereich | Auswahl |
|---|---|
| Bezeichnung | Abfrage VA-Tickets |
| Auswertungsposition | Eigene Abläufe (Funktionen) |
| Bezeichnung | Abfrage VA-Tickets |
| Beschriftung der Funktion | Abfrage VA-Tickets |
| Beschreibung | Beispiel: Sie verlassen microtech büro+ und öffnen die Internetseite https://www.microtech.de/Testshop zur Bestellung der benötigten Tickets! |
| Symbol | Frei wählbar. Für das Beispiel wurde das microtech-Logo genutzt. |
Bedingungen (Wenn)
- Das Kennzeichen: "Immer ausführen" ist nicht aktiviert.
- Das Kennzeichen: "Unterstützung für Mehrfachauswahl (wenn mehr als ein Datensatz ausgewählt wurde)" ist aktiviert.
Anweisungen (Dann)
Im Anschluss werden drei Anweisungen benötigt, für welche wir Ihnen Schritt für Schritt die Konfiguration anhand eines Beispiels zeigen.
Definition der Anweisungsart: Meldung / Abfrage
| Bereich | Auswahl |
|---|---|
| Anweisungsart | Meldung / Abfrage |
| Kennzeichen: "Anweisung soll ausgeführt werden" | Aktiviert |
| Bezeichnung | Beliebig, z. B. "Meldung" / "Abfrage für Veranstaltungs-Tickets" |
| Dialogart | Information |
| Layout | An dieser Stelle hinterlegen Sie den Text, der angezeigt werden soll – z. B.: Sie verlassen microtech büro+ und öffnen die Internetseite https://www.microtech.de/Testshop zur Bestellung der benötigten Tickets! |
| Schaltfläche | "OK" und "ABBRUCH". |
Definition der Anweisungsart: Programm / Datei / Link ausführen
| Bereich | Auswahl |
|---|---|
| Anweisungsart | Programm / Datei / Link ausführen |
| Kennzeichen: "Anweisung soll ausgeführt werden" | Aktiviert |
| Bezeichnung | Beliebig, - z. B.: Öffnen der Seite "Testshop“ für Ticketbestellung |
| Programm | Beispiel - einen gängigen Browser für das Öffnen auswählen, z.. B. einer dieser beiden Optionen: C:\Program Files\Mozilla Firefox\Firefox.exe oder C:\Program Files\Google\Chrome\Application\Chrome.exe |
| Aufrufparameter | z. B. https://www.microtech.de/Testshop |
Definition der Anweisung "Datensatz exportieren"
| Bereich | Auswahl |
|---|---|
| Anweisungsart | Datensatz exportieren |
| Kennzeichen: "Anweisung soll ausgeführt werden" | Aktiviert |
| Bezeichnung | Beliebig, z. B. "Tickets exportieren“ |
| Layout | An dieser Stelle wählen Sie das Layout für den Export aus. Dies kann z. B. unter "Registerkarte: START – Schnittstellen – Export – Vorgänge – Vorgänge – Register: Positionen“ abgelegt sein. In diesem Beispiel trägt das Export-Layout die Bezeichnung: "Neuer Export“. |
| Layout für Dateiname | An dieser Stelle wird der Windows-Pfad für die Datei-Ablage angegeben und die gewünschte Datei-Endung gewählt. Beispiel: D:\Ticket-Export\«VPo.AuftrNr».pdf |
Übersicht der konfigurierten Anweisungen
Nun sollten Sie drei Anweisungen in folgender Reihenfolge besitzen:
- Abfrage VA-Tickets (Aufruf mit OK)
- Öffnen der Seite "Testshop" für Ticketbestellung
- Tickets exportieren
Beachten Sie
Neustart von microtech büro+
Speichern Sie Ihre Regeln ab und Verlassen Sie das Programm. Nach dem Neustart von microtech büro+ steht Ihnen die neu angelegte Schaltfläche zur Verfügung.
Verwendung der "Eigenen Abläufe" im Bereich "Vorgänge"
Erstellen Sie im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE einen neuen Vorgang. Wurden alle Positionen eingeladen, betätigen Sie die Schaltfläche: "Positionen“. Im Bereich "Eigene Abläufe“ stehen Ihnen alle von Ihnen neu angelegten "Eigene Abläufe" zur Verfügung.
Über das angelegt Beispiel finden Sie auf der Schaltfläche: POSITION nun die Funktion: "Abfrage VA-Tickets".
Der Klick auf die Funktion löst die erste Bedingung aus. Der Bearbeiter erhält einen Hinweis auf das Öffnen der Internetseite für den Bestellshop.
In einem Fenster des gewünschten Browser öffnet sich der konfigurierte Shop. Im Anschluss wird im Hintergrund der Export durchgeführt und die in der Regel definierte Datei erstellt. Sie erhalten ein Protokoll für diesen Export.
Verwendung der "Eigenen Abläufe" im Bereich "Kasse"
Selbstverständlich können "Eigenen Abläufe" auch im Bereich der Kasse aufgerufen und verwendet werden. Laden Sie die Artikel in gewohnter Art und Weise ein. Über die Schaltfläche: POSITIONEN finden Sie wie im Vorgang Ihre "Eigene Abläufe" - z.B. die Funktion: "Veranstaltungs-Tickets"
Beispiel für einen Preisvergleich
Grundlage für das nachfolgende Beispiel ist der Vergleich von Verkaufspreisen auf Preisvergleich-Seiten.
Da eine eigene Schaltfläche über Regeln erstellt wird, ist es erforderlich, dass Sie als erstes über die Schaltfläche: PARAMETER – VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE im Bereich: REGELN FÜR POSITIONEN eine neue Regel definieren. Über die Schaltfläche: NEU legen Sie diese Regel mit folgenden Einstellungen an:
Bezeichnung: Preisvergleich
Auswertungsposition: Eigene Abläufe (Funktionen)
Beschriftung des Ablaufs: Preis-Vergleich
Beschreibung: Hiermit vergleichen Sie Preise auf mehreren Online-Seiten (Beschreibung kann frei definiert werden)
Symbol: (frei wählbar)
Bedingung (Wenn)
Das Kennzeichen: "immer ausführen" ist aktiviert
Anweisungen (Dann)
Er werden folgende Anweisungen benötigt:
- Vergleich auf Idealo (Name ist frei gewählt) 2. Vergleich auf billiger.de (Name ist frei gewählt)
Definition der Anweisungen "Vergleich auf Idealo" und "Vergleich auf billiger.de"
Anweisungsart: Programm / Datei / Link ausführen
Das Kennzeichen: "Anweisung soll ausgeführt werden" ist aktiviert.
Bezeichnung: beliebig - z.B. Vergleich auf Idealo
Programm: C:\Program Files (x86)\Google\Chrome\Application\chrome.exe
Aufrufparameter (Idealo):
"<http://www.idealo.de/preisvergleich/MainSearchProductCategory.html?q=«VPo.Bez»“>
Aufrufparameter (billiger.de):
"<http://www.billiger.de/search?searchstring=«VPo.Bez»>"
Beachten Sie:
Damit Inhalte korrekt übermittelt werden, sind die Aufrufparameter in Anführungszeichen zu setzen!
Haben Sie Ihre Regeln gespeichert, steht Ihre soeben angelegte Schaltfläche nach einem Neustart von büro+ zur Verfügung.
Verwendung der "Eigenen Abläufe" im Bereich "Vorgänge"
Erstellen Sie in gewohnter Art und Weise einen neuen Vorgang und geben Sie Positionen ein. Möchten Sie nun einen Artikel online vergleichen, markieren Sie diesen und betätigen die Schaltfläche: „Positionen“. Im Bereich „Eigene Abläufe“ stehen Ihnen alle von Ihnen neu angelegten "Eigenen Abläufe" zur Verfügung - z.B. Funktion: „Preis-Vergleich“.
Durch die Auswahl dieser Schaltfläche werden die Anweisungen abgearbeitet, die in der „Eigene Abläufe (Funktionen)“ hinterlegt wurden.
In diesem Fall öffnet sich der Internet Browser mit den Seiten von Idealo und billiger.de und in den Suchleisten ist die Artikelbezeichnung des gewünschten Artikels eingetragen. Es werden nun die Ergebnisse der Anbieter angezeigt.
