Einen Kontenbereich oder alle Konten verschieben

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Im Bereich STAMMDATEN - KONTENPLAN - Schaltfläche: WEITERE steht der Eintrag: "Konto verschieben..." zur Verfügung.

Einzelnes Konto verschieben

Wurde im Kontenplan ein Konto markiert (z. B. Konto 0015 Konzessionen) und anschließend dieser Eintrag gewählt, erhalten Sie die Eingabemaske zur Hinterlegung der neuen Kontonummer.

Bereich oder ALLE Kontonummern verschieben - wie arbeitet die Funktion?

Soll nicht nur ein einzelnes Konto verschoben werden, sondern ein Bereich oder alle Kontonummern, ist innerhalb der Bereichsauswahl der Eintrag: "Bereich aus Import" auszuwählen.

Wenn Personen- und Sachkonten im Nummernkreis erweitert werden, müssen zwei getrennte Import-Dateien (zuerst Personenkonten und im Anschluss die Sachkonten) für das Verschieben erstellt werden. Das Import-Layout kann für beide Importe verwendet werden.

Ist es z .B. erforderlich die Nummernkreise der Sachkonten auf 5 und die der Personenkonten auf 6 Stellen zu erweitern, so kann dies komfortabel über diese Funktion ausgeführt werden.

Die Vorgehensweise folgt jetzt in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Beachten Sie:

Es müssen zwei gesonderte Dateien exportiert werden, eine für die Personen- und eine für die Sachkonten!

Hintergrund: Es werden zuerst die Personenkonten verschoben, um anschließend den Nummernkreis für die Sachkonten zur Verfügung zu haben.

Bedenken Sie, dass bei unsachgemäßer Ausführung des Vorgangs mit diesem Mandanten nicht mehr gearbeitet werden kann!

Vorarbeiten durchführen für das Verschieben aller Kontonummern

Im Vorfeld ist folgende Vorgehensweise erforderlich:

1. Datenexport für die Personen- und Sachkonten erstellen und durchführen

Navigieren Sie in den Bereich: FINANZBUCHHALTUNG - STAMMDATEN - Register: KONTENPLAN - Schaltfläche: SCHNITTSTELLE - KONTENPLAN EXPORTIEREN.

Erstellen Sie über den Bereich: "Kontenplan" ein Export-Layout, welche für beide Datenexporte der Personen- und Sachkonten verwendet werden kann.

Erstellen Sie über die Schaltfläche: NEU einen Export.

Im Exportlayout muss ausschließlich das Feld «Kto.KtoNr» zwei Mal enthalten sein. Das zweite Feld sollte direkt die Erweiterung beinhalten (z.B. «Kto.KtoNr»0, wenn die Konten jeweils um eine Stelle - die '0' - erweitert werden sollen).

Beispiel:

«Kto.KtoNr»;«Kto.KtoNr»0;

Nach der Anlage der beiden Export-Layouts besitzen eins für den Export der Personenkonten sowie eins für den Export der Sachkonten.

Beispiel für Sortierung Personenkonten (Kontenplan nach Nummer): 10000 bis 99999
Beispiel für Sortierung Sachkonten (Kontenplan nach Nummer): 0001 bis 9999

Nun kann der Export über die Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - "Kontenplan exportieren" ausgeführt werden.

Exportieren Sie zuerst die Personen- und im Anschluss die Sachkonten jeweils in eine eigene Datei.

Erstellen Sie den Export im Ausgabeformat z. B. im Ausgabeformat: Text (Unicode) und wählen Sie einen Namen und Speicherort für die Datei. Aus dem Namen sollte erkenntlich sein, ob es sich um die Personen- oder Sachkonten-Datei handelt. Die Formate für den Export und Import müssen gleich sein.

2. Importlayout erstellen

Erstellen Sie über den Bereich KONTENPLAN - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - KONTENPLAN IMPORTIEREN - Register: "Konten verschieben" ein neues Importlayout.

Dieses Layout muss die Felder "AlteVerschiebenummer" («Ver.AltVerNr») und "NeueVerschiebenummer" («Ver.NeuVerNr») beinhalten.

«Ver.AltVerNr»;«Ver.NeuVerNr»;

Nach dem Anlegen des Import-Layouts, sind zunächst die Nummernkreise zu erweitern.

3. Nummernkreise erweitern

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - MEINE FIRMA BEARBEITEN... - Register: "Kontenrahmen" sind die Nummernkreise für die Sach- und Personenkonten entsprechend zu erweitern.

Im Beispiel:

Länge der Sachkonten: 4 → 5
Länge der Personenkonten 5 → 6

Datenimport durchführen

Personenkonten importieren

Nun kann das Verschieben der Konten über "Bereich Import" gewählt werden (Bereich STAMMDATEN - KONTENPLAN - Schaltfläche: WEITERE - KONTO VERSCHIEBEN...).

In der Importauswahl steht das Importlayout zur Verfügung, welches Sie wie in Punkt 2 beschrieben, erstellt haben.

Wird dieses Layout gewählt, erfolgt im nächsten Eingabefenster die Festlegung des Eingabeformates und der Eingabedatei (für den Import - Eingabeformat: "Text").

Beachten Sie:

Mit dem Betätigen der Schaltfläche: IMPORTIEREN startet der Import direkt!

Werden sowohl die Personen- als auch die Sachkonten in Nummernkreis erweitert, wählen Sie zuerst die Datei der Personenkonten. Wenn das Verschieben der Personenkonten abgeschlossen ist, verlassen Sie das Protokoll.

Abfrage der ursprünglichen Länge der Sach- und Personenkonten

Wenn der Import vollständig ausgeführt ist, geben Sie bitte die ursprüngliche Länge der Sach- und Personenkonten an, wenn die ursprüngliche Länge sich verändert.

Ändert sich die Länge der Konten nicht, so können Sie die Einstellungen beibehalten.

Beachten Sie:

Es ist unbedingt erforderlich, die ursprüngliche Länge der Sach- und Personenkonten anzugeben, wenn sich der Nummernkreis erweitert.

Kennzeichen: Es ist eine aktuelle Datensicherung durchgeführt worden

Wird diese Option nicht gewählt, erhalten Sie im nächsten Fenster den Hinweis zur Durchführung einer externen Datensicherung. Wurde die Option aktiviert, kann über die Schaltfläche: WEITER die Bearbeitung fortgesetzt werden.

Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Zusammenfassung. Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN wird das Verschieben ausgeführt. Anschließend erhalten Sie ein Protokoll, welches Sie zwecks Nachvollziehbarkeit in Ihrer Buchhaltung bei Ihren Steuerunterlagen ablegen sollten.

Sachkonten importieren

Rufen Sie nun erneut im Bereich STAMMDATEN - KONTENPLAN - Schaltfläche: WEITERE - KONTO VERSCHIEBEN... auf. In diesem Schritt nehmen Sie nun das Verschieben der Sachkonten vor. Dies geschieht mit dem gleichen Assistentenablauf, mit dem Sie zuvor die Personenkonten verschoben haben.

Beachten Sie:

Beim Verschieben werden alle Daten / Umsätze der "alten Kontonummern" auf die jeweilige neue Kontonummer übertragen.

Wurden in den unterschiedlichen Bereichen der Parameter 'alte Konten' hinterlegt, werden diese Einträge automatisch aktualisiert und die neuen Kontonummern eingetragen
Die "alten Konten" sind nach dem Verschieben nicht mehr vorhanden
Nehmen Sie nach dem Verschieben eine sorgfältige Prüfung des Datenbestandes vor
Durch das Verschieben der Personenkonten werden in den Stammdaten der Adressen die Adressnummern NICHT automatisch mit verschoben!