Löschen veralteter Ereignis-Protokoll-Einträge

Wann macht eine Bereinigung des Ereignis-Protokolls Sinn?

Sofern in Ihrem Online-Shop zahlreiche Bestellungen eingehen und versandt werden, kann es schnell passieren, dass die Masse an Einträgen im Ereignis-Protokoll die Übersicht erschwert. Dies kann die Suche in den Protokollen erschweren und verbraucht unter Umständen einiges an Speicherplatz auf Ihrem Produktivsystem. Die Pflege im Bereich der Protokolle macht deshalb vor allem in einer systematischen Regelmäßigkeit Sinn, um den Überblick zu wahren. Umso mehr Protokolle anfallen, umso durchdachter sollte Ihre Archivierung sein.

Gen. 24

Automatisches Löschen veralteter Einträge

Seit der Programmversion Build 7160 steht in den Parametern für das Ereignis-Protokoll das Kennzeichen "Veraltete Einträge automatisch löschen" zur Verfügung. Damit bereinigt das Programm ältere Protokolleinträge automatisch auf Basis definierter Aufbewahrungszeiten – ohne manuellen Eingriff.

Die Funktion ist besonders dann hilfreich, wenn das Ereignis-Protokoll durch eine hohe Anzahl von Einträgen stark angewachsen ist – beispielsweise durch den Einsatz der kontinuierlichen SQL-Replikation, bei der pro Sekunde eine Vielzahl von Einträgen für Automatisierungsaufgaben erzeugt werden kann.

Kennzeichen aktivieren

Das Kennzeichen finden Sie unter: PARAMETER – SONSTIGE – "Parameter für das Ereignis-Protokoll" in der Gruppe "Einstellungen".

Weitere Informationen zur genauen Stelle finden Sie im Hilfe-Eintrag: Parameter für das Ereignis-Protokoll

Sobald das Kennzeichen aktiviert wird, prüft microtech ERP die vorhandenen Einträge serverseitig und löscht sie entsprechend der hinterlegten Aufbewahrungszeiten.

Aufbewahrungszeiten pro Ereignisart

Für jede Ereignisart existiert eine eigene, feste Aufbewahrungszeit in Tagen. Dies ist eine Softwarevorgabe die nicht geändert werden kann und bei aktiviertem Kennzeichen gilt.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die festen Vorgabewerte (bei aktivem Kennzeichen):

Ereignisart	Aufbewahrungszeit
Aktivierung	0 (wird nicht automatisch gelöscht)
Änderungen an Daten	3650 Tage
An- / Abmeldungen	730 Tage
Paket Manager	3650 Tage
Datum und Zeit	0 (wird nicht automatisch gelöscht)
Benutzeranmeldung gescheitert	180 Tage
E-Commerce	180 Tage
Server gestartet / beendet	180 Tage
Konfiguration	180 Tage
Versand-Etikett	90 Tage
Netzwerk	90 Tage
Automatisierungsaufgaben	90 Tage
Exchange-Abgleich	90 Tage
Cloud	90 Tage
Anwendungs-Server	90 Tage
GraphQL-Relay	90 Tage
GraphQL-Executor	90 Tage
Performance	30 Tage
Diagnose	30 Tage
HTTP-Anfrage	14 Tage

Wert 0 Tage - keine automatische Löschung

Ein Wert von 0 Tagen bedeutet, dass Einträge dieser Ereignisart nicht automatisch gelöscht werden. Sie bleiben dauerhaft im Ereignis-Protokoll erhalten.

Wann erfolgt die Bereinigung?

Die automatische Bereinigung wird in folgenden Situationen ausgeführt:

Beim Start des Mandanten (serverseitig)
Bei der Ausführung des Wartungsassistenten

Es ist kein manuelles Eingreifen erforderlich. Einträge, die das Aufbewahrungsalter überschritten haben, werden unabhängig davon gelöscht, über welchen Mandanten oder Computer sie ursprünglich erstellt wurden – entscheidend sind ausschließlich das Datum des Eintrags und die Ereignisart.

Tipp: Bereinigung überprüfen

Ob die Bereinigung aktiv ist, lässt sich leicht nachvollziehen: Lassen Sie sich die Anzahl der Einträge in der Statusleiste anzeigen und aktualisieren Sie die Ansicht regelmäßig. Die Anzahl sollte kontinuierlich abnehmen, bis alle veralteten Einträge entfernt wurden.

Automatische Reorganisation durch den Wartungsassistenten

Nach dem Löschen von Einträgen kann in der Ereignis-Protokoll-Datei ungenutzter Speicherplatz entstehen. Der Wartungsassistent erkennt automatisch, wenn mehr als 100 MB freier Speicherplatz in der Datei vorhanden sind, und leitet in diesem Fall eigenständig eine Reorganisation ein, um die Dateigröße zu reduzieren.

Verhalten bei Datensicherung und Rücksicherung

Wird das Ereignis-Protokoll über eine Datensicherung oder ein Paket zurückgesichert, wird das Kennzeichen "Veraltete Einträge automatisch löschen" automatisch deaktiviert. Dadurch wird verhindert, dass nach einer Rücksicherung versehentlich Einträge gelöscht werden, die möglicherweise noch zur Analyse benötigt werden.

Beachten Sie

Dieser Schutzmechanismus greift nicht, wenn die Datei Ereignisprotokoll.MBD manuell in das Verzeichnis kopiert wird. In diesem Fall bleibt der Parameter unverändert.

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Manuelles Löschen von Einträgen

Sollten Sie eine weitergehende manuelle Archivierung benötigen oder eine gezielte Bereinigung für einen bestimmten Zeitraum durchführen wollen, stehen Ihnen die nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass diese Beispiele lediglich als Gedankenspiel dienen sollen und ggf. angepasst werden müssen für Ihre Arbeitsabläufe.

Tipp

Finden Sie für sich eine individuelle Routine, wie Sie mit wachsenden Ereignisprotokoll-Einträgen und Status-Protokollen umgehen. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie eine Archivierung wichtiger Einträge gewährleisten, um im Zweifelsfall eine lückenlose Dokumentation zu besitzen. Die nachfolgenden Beispiele dienen als Orientierung und müssen ggf. an Ihre Arbeitsabläufe angepasst werden.

Welche Möglichkeiten der Archivierung bietet die Software?

Die Einträge im Ereignis-Protokoll können z. B. durch die Export- und Importmöglichkeiten in diesem Bereich bereinigt werden.

Beispiele für eine Archivierung von Ereignis-Protokollen

Bevor Sie das Ereignis-Protokoll verkleinern, sollten Sie sich zunächst Gedanken über eine Archivierung älterer Einträge machen. In zwei Beispielen möchten wir Ihnen potentielle Möglichkeiten für diesen Zweck vorstellen.

Wechseln Sie zunächst in den Bereich der Ereignis-Protokolle über: Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - GLOBALE DATEN - EREIGNIS-PROTOKOLL.

Führen Sie nun einen Export weiterhin benötigter Ereignis-Protokolle durch. Einen Überblick über die Export-Optionen erhalten Sie im Bereich der Ereignis-Protokolle über die Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN.

1. Beispiel: Export bestehender Ereignis-Protokoll-Einträge zur Ansicht in externen Programmen

Legen Sie ein Export-Layout an, über Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - EREIGNIS-PROTOKOLL EXPORTIEREN.

Über Schaltfläche: NEU wird der neue Export angelegt. Konfigurieren Sie über die Schaltfläche: GESTALTEN das Layout.

Fügen Sie die von Ihnen benötigten Felder in das Export-Layout ein. Das Layout kann beispielsweise folgende Felder enthalten:

«EPtk.ErstDat»;«EPtk.ID»;«EPtk.EPtkArt»;«EPtk.Beschr»;«EPtk.ZusInfo»;«EPtk.BzrAnmNa»;«EPtk.PCNa»;«EPtk.MemoKz»;«AktMand.BetrDSAendDat»;«EPtk.Wichtig»;«EPtk.BzrAnmNa»;«EPtk.PCNa»;«EPtk.SavDat»;«AktBzr.KennZ»;«EPtk.MandNr»;

Stellen Sie bitte sicher, dass Sie alle benötigten Felder für den Export ausgewählt haben.

Nachdem das Layout angelegt wurde, kann der Export ausgeführt werden. Sofern Sie in den Eigenschaften des Layouts bereits die Ausgabedatei konfiguriert haben, können Sie an dieser Stelle noch einmal Bereich und Ausgabedatei anpassen.

Sollten Sie die Eigenschaften des Exportes noch nicht festgelegt haben, müssen Sie mindestens das Ausgabeformat und den Pfad für die Ausgabedatei festlegen. Merken Sie sich den Speicherort.

Schränken Sie den Export nach bestimmten Kriterien ein, z. B. über eine Von/Bis-Einschränkung auf einen Datumsbereich. Zusätzlich kann der Export auch auf bestimmte Ereignisarten eingegrenzt werden.

Die Export-Datei für die Ereignis-Protokolle kann im Anschluss mit einem externen Programm aufgerufen werden.

2. Beispiel: Export bestehender Ereignis-Protokoll-Einträge als Paket-Datei für microtech ERP

Die Exporte lassen sich auch in einer von microtech ERP einlesbaren Paket-Datei ausgeben:

Ereignis-Protokoll für einen begrenzten Zeitraum bereitstellen
Gesamtes Ereignis-Protokoll bereitstellen

Im Paket Manager lässt sich auf diese Weise das Ereignis-Protokoll speichern (um es z. B. später in einem Test-System einspielen zu können).

Info

Weitere Informationen zur Bedienung des Paket-Managers erhalten Sie in folgendem Kapitel der Hilfe: Paket Manager.

Bereinigung des Ereignisprotokolls durch Export und Import

Um die Ereignis-Protokolle klein zu halten, ist es von Zeit zu Zeit ratsam einen Teil der Daten zu archivieren. Um ein möglichst universal nutzbares Archiv zu erhalten, werden in diesem Ablauf zunächst zwei Exporte durchgeführt, um Ereignis-Protokolle in einem Archiv bereitzuhalten. In einem dritten Export wird die Import-Datei vorbereitet, die das Ereignis-Protokoll verkürzen soll.

Daten für spätere Verwendung in einer Export- sowie Paket-Datei bereithalten

Bevor Sie beginnen, stellen Sie zunächst sicher, dass eine aktuelle Datensicherung Ihrer Daten durchgeführt wurde.

Gehen Sie nun wie folgt vor:

Nutzen Sie den in Beispiel 1 vorgestellten Export in eine Excel-Datei, um die archivierten Daten des Ereignis-Protokolls jederzeit in einem externen Programm einsehen zu können.
Exportieren Sie zusätzlich auch, wie in Beispiel 2 gezeigt, das gesamte Ereignis-Protokoll oder den benötigten Teil dessen, in eine Paket-Datei, um diese später in ein Test-System von microtech ERP einspielen zu können.

Haben Sie diese beiden Exporte durchgeführt, wird über einen dritten Export (sowie anschließendem Import) die Reduzierung des Ereignis-Protokolls durchgeführt.

Ereignis-Protokoll-Einträge reduzieren über Export für einen begrenzten Zeitraum

Da im Bereich der Ereignis-Protokollierung kein Löschen von Einträgen vorgesehen ist, wird die Eingrenzung der Einträge über den Export in eine Paket-Datei vorbereitet.

Wählen Sie über Schaltfläche: SCHNITTSTELLE - EREIGNIS-PROTOKOLL FÜR EINEN BEGRENZTEN ZEITRAUM BEREITSTELLEN.

Geben Sie nun ein Datum ein, ab welchem die Ereignis-Protokolle in der Paket-Datei bereitgestellt werden sollen.

Im Beispiel wird der 01. Februar des aktuellen Jahres angegeben. Alle weiteren Einträge, die vor diesem Zeitpunkt liegen, werden gekappt und nicht in die Paket-Datei exportiert.

Im Fenster: "Paket Manager" erhalten Sie noch einmal eine Übersicht, welche Dateien im Paket gespeichert werden (in diesem Fall: Das "Ereignis-Protokoll").

Wählen Sie nun die Schaltfläche: SPEICHERN, um das Paket mit der Endung .BPP zu speichern.

Merken Sie sich den Ort und Namen der Datei, die an dieser Stelle auf Ihrem System abgelegt wird.

Einspielen des Pakets mit dem von Ihnen begrenztem Zeitraum

Wechseln Sie im Anschluss in den Bereich, in welchem das herunter geladene Paket gespeichert wurde, z. B. im Download-Ordner ihres PCs oder auf dem Desktop.

Durch einen Doppelklick auf das Paket öffnet sich ein Fenster, welches Ihnen aufzeigt, welche Daten nach "Übernehmen & Schließen" eingespielt werden.

Sie können das Paket auch direkt auf das Programmicon ihrer microtech ERP Software ziehen. Das Paket wird nun in der Software erkannt.

Sofern die Software bereits geöffnet ist, öffnet sich direkt der Paket Manager und bietet Ihnen das Übernehmen des eingespielten Pakets an. Sollte die Software erst mit dem Öffnen des Pakets gestartet werden, öffnet sich je nach Konfiguration zuerst die Eingabe-Maske zum Öffnen eines Mandanten. Nach der Anmeldung öffnet sich der Paketmanager.