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Bereichs-Aktionen (Prüflauf)

Was sind Bereichs-Aktionen?

Bereichs-Aktionen (in früheren Programmversionen auch als "Prüflauf" bezeichnet) sind ein leistungsfähiges Werkzeug in der Software, mit dem Sie Aktionen auf einen von Ihnen definierten Datenbereich anwenden können. Sie werden über einen Assistenten ausgeführt, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt.

Beachten Sie

Bereichs-Aktionen sind Ausbaustufen abhängig.

Wichtiger Sicherheitshinweis

Denken Sie im Vorfeld daran, eine aktuelle Datensicherung zu erstellen, bevor Sie eine Bereichs-Aktion ausführen.

Wirkungskreis von Bereichs-Aktionen

Bereichs-Aktionen wirken auf einen von Ihnen festgelegten Datenbereich. Der Wirkungskreis wird durch drei Faktoren bestimmt:

  1. Die gewählte Sortierung - legt die Reihenfolge der Datensätze fest
  2. Die Bereichseingrenzung - bestimmt Start- und Endwert des zu bearbeitenden Bereichs
  3. Bereichsfilter - erlauben zusätzliche, präzise Eingrenzungen anhand spezifischer Kriterien

Bereichs-Aktionen als Werkzeug im Programm

Bereichs-Aktionen bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten:

Effizienz und Automatisierung:

  • Bearbeiten Sie große Datenmengen auf einmal statt jeden Datensatz einzeln anzufassen
  • Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben durch die Speicherung in Schemata
  • Führen Sie Aktionen zu festgelegten Zeitpunkten automatisch aus

Kontrolle und Präzision:

  • Grenzen Sie exakt ein, welche Datensätze bearbeitet werden sollen
  • Nutzen Sie komplexe Filterbedingungen für präzise Auswahl
  • Prüfen Sie Datenbestände vor der eigentlichen Bearbeitung

Wiederverwendbarkeit:

  • Speichern Sie Ihre Konfigurationen in Schemata
  • Rufen Sie gespeicherte Konfigurationen jederzeit wieder auf
  • Passen Sie bestehende Schemata bei Bedarf an

Wie funktioniert die Bereichseingrenzung?

Aufruf und Grundprinzip

Nachdem Sie die Begrüßungsmaske des Assistenten bestätigt haben, gelangen Sie in die Bereichsauswahl. Hier legen Sie fest, welche Datensätze für die Aktion ausgewählt werden sollen.

Die Bereichseingrenzung steht zur Verfügung, wenn die Option "BEREICH FREI ANGEBEN" gewählt wurde.

Schritt 1: Sortierung festlegen

Legen Sie zuerst die Reihenfolge der Sortierung des Bereiches fest. Die verfügbaren Sortierungen sind abhängig vom jeweiligen Datenbereich.

Beispiel: "Adressen nach Nummer", "Datensätze nach Datum", etc.

Schritt 2: Start- und Endwert eingeben

Tragen Sie den Anfangs- und Endwert des Bereichs ein, der bearbeitet werden soll.

Tipp:

Bei der Eingabe des Start- und Endwerts können Sie durch einen Mausklick auf das Lupensymbol die Suchfunktion zur Unterstützung heranziehen.

Bereichsfilter - Präzise Eingrenzung

Bereichsfilter ermöglichen es Ihnen, die Datensatzauswahl noch weiter einzuschränken.

Bereichsfilter anlegen

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Eingabefenster der "Bereichsfilter"
  2. Wählen Sie den Eintrag "NEU"
  3. Definieren Sie Ihre Filterbedingung im Feldeditor

Feldeditor - Verfügbare Filterdefinitionen

Welche Filterdefinitionen verfügbar sind, erfahren Sie im Kapitel "Feldeditor". Hier werden die genauen Filter- bzw. Exportfunktionen vorgestellt.

Im Feldeditor können Operatoren und Funktionen genutzt werden, um komplexe Filterbedingungen zu erstellen.

Unterschied: Bereichsfilter vs. Ausgabefilter

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Bereichsfilter und Ausgabefilter zu kennen:

  • Bereichsfilter: Wird vor dem Aufbereiten der Daten ausgeführt → effizienter und empfohlen für Bereichs-Aktionen
  • Ausgabefilter: Wird nach dem Aufbereiten der Daten ausgeführt → kann die Dauer der Datenaufbereitung verlängern

Zusätzlicher Nutzen: Der Bereichsfilter kann auch in den Stammdaten über die Schaltfläche "Suchen" auf dem Register "Filter" genutzt werden, um Datensätze einzuschränken.

Schemata - Konfigurationen speichern und verwalten

Was ist ein Schema?

Ein Schema speichert die vollständige Konfiguration einer Bereichs-Aktion, einschließlich:

  • Der gewählten Aktion
  • Der Sortierung
  • Der Bereichseingrenzung (Start- und Endwert)
  • Aller definierten Bereichsfilter
  • Weiterer spezifischer Einstellungen

Schema speichern

Nach dem Erfassen einer Bereichs-Aktion können Sie diese in einem Schema abspeichern:

  1. Durchlaufen Sie den Assistenten bis zum Ende
  2. Im Fenster der Zusammenfassung steht die Schaltfläche zum Speichern des Schemas zur Verfügung
  3. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Schema
  4. Bestätigen Sie mit WEITER und FERTIGSTELLEN

Vorteil: Die Bereichs-Aktion kann mit der gespeicherten Konfiguration zu einem späteren Zeitpunkt ein weiteres Mal ausgeführt werden - Sie müssen die Einstellungen nicht jedes Mal neu vornehmen.

Schema ändern

Gespeicherte Schemata können Sie jederzeit bearbeiten:

  1. Rufen Sie die Bereichs-Aktion erneut auf
  2. Laden Sie das vorhandene Schema
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
  4. Speichern Sie das Schema (unter demselben oder einem neuen Namen)

Berechtigungen für Schemata

Zu jedem Schema kann festgelegt werden, welche Berechtigungsgruppe darauf zugreifen darf:

  1. Öffnen Sie die Verwaltung der Schemen
  2. Wählen Sie die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN
  3. Wechseln Sie zum Register BERECHTIGUNGSGRUPPE
  4. Wählen Sie die Gruppe aus, für die dieses Schema verfügbar sein soll

Die Berechtigungsstrukturen können über GLOBAL - "Berechtigungsgruppen für Schemen von Assistenten" entsprechend aktiviert werden.

Vorbereitung für die Automatisierung

Bereichs-Aktionen lassen sich über Automatisierungsaufgaben in "büro plus" zu festgelegten Zeitpunkten bzw. festen Intervallen automatisch ausführen.

Voraussetzung

Die Bereichs-Aktion muss in einem Schema gespeichert sein.

Einrichtung der Automatisierung

  1. Navigieren Sie zu: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN
  2. Legen Sie über die Schaltfläche NEU eine neue Automatisierungsaufgabe an
  3. Wählen Sie ein Ausführungsintervall (wann und wie oft die Aufgabe laufen soll)
  4. In der Tabelle "Aktionen" legen Sie einen neuen Datensatz an:
    • Art: Wählen Sie "Assistenten-Schemen"
    • Bereich: Wählen Sie den entsprechenden Bereich
    • Funktion: Wählen Sie "Bereichs-Aktionen"
    • Schema: Wählen Sie das von Ihnen erstellte Schema aus
  5. Speichern und schließen Sie die Angaben
  6. Überprüfen Sie, dass die Automatisierungsaufgabe aktiv ist

Vorteile der Automatisierung

  • Wiederkehrende Aufgaben laufen zuverlässig ohne manuelle Eingriffe
  • Prozesse werden zu optimalen Zeitpunkten (z.B. nachts) ausgeführt
  • Fehlerquellen durch vergessene manuelle Durchführung werden minimiert
  • Konsistente Abläufe ohne Schwankungen

Wo werden Bereichs-Aktionen eingesetzt?

Bereichs-Aktionen finden Sie in verschiedenen Programmbereichen. Der Aufruf erfolgt in der Regel über:

  • Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN oder
  • Schnellwahl (falls konfiguriert)

Typische Anwendungsbereiche

Bereichs-Aktionen werden eingesetzt für:

  • Datenprüfung: Prüfung von Datensätzen in einem definierten Bereich
  • Massenbearbeitung: Änderungen an vielen Datensätzen gleichzeitig durchführen
  • Datenbereinigung: Löschen eines bestimmten Datenbereichs
  • Datenübertragung: Übermittlung von Daten an Schnittstellen oder externe Systeme
  • Aktualisierungsläufe: Synchronisation und Aktualisierung von Datenbeständen

Hinweis:

Beachten Sie, dass das Löschen von Daten nicht rückgängig gemacht werden kann. Erstellen Sie daher immer eine Datensicherung vor dem Löschen von Datenbereichen.

Weiterführende Informationen

Für detaillierte Informationen zu spezifischen Bereichs-Aktionen in einzelnen Programmbereichen konsultieren Sie bitte die entsprechenden Hilfeseiten:

  • Feldeditor: Detaillierte Informationen zu Filterdefinitionen und verfügbaren Funktionen
  • Automatisierungsaufgaben: Umfassende Informationen zur Prozessautomatisierung
  • Bereichsspezifische Hilfen: Spezifische Anwendungsfälle in den jeweiligen Modulen