Gen. 24

Detail-Ansicht: Dateisystem-Verweise

Die Detail-Ansicht Dateisystem-Verweise ermöglicht den direkten Zugriff auf das lokale Dateisystem während der Datensatzbearbeitung. Über eine Windows Explorer-ähnliche Ansicht können Dateien und Ordner angezeigt, geöffnet und per Drag & Drop weiterverarbeitet werden.

Verfügbarkeit

Diese Funktion kann in zahlreichen Bereichen genutzt werden, darunter:

Stammdaten: Adressen, Artikel, Benutzer, Mitarbeiter, Lieferanten
Vorgänge: Vorgangsbearbeitung, Offene Posten, Auftrag-Buchungen
Logistik: Lager, Lagerbuch, Bestelleingang, Bestellvorschlag
Verwaltung: Anlagen, Projekte, Kalender, Kontakte, Ressourcen
Weitere Bereiche: Geschäftsvorfälle, Kassenbücher, Zeiterfassung, Vertreter-Provisionsabrechnung

Mit aktiviertem DMS-Modul zusätzlich in:

Dokumenten-Eingang
Dokumente

Einrichtung

Die Einrichtung erfolgt über Regeln mit Auswertungspositionen. Dabei wird eine neue Regelanweisung erstellt, die äquivalent zu den Internetverweisen funktioniert:

Im gewünschten Bereich eine Regel anlegen oder bearbeiten Auswertungsposition vom Typ "Dateisystem-Verweise" hinzufügen Pfadangabe zur Aufbereitung der anzuzeigenden Verzeichnisse definieren

Die Pfadangabe kann statisch oder dynamisch (z. B. über Feldvariablen) erfolgen, um für jeden Datensatz individuelle Ordner anzuzeigen.

Funktionen der Detail-Ansicht

Die Detail-Ansicht Dateisystem-Verweise bietet folgende Möglichkeiten:

Windows Explorer-Ansicht: Dateien werden in einer vertrauten Oberfläche angezeigt
Ansicht wechseln: Über das Kontextmenü kann zwischen verschiedenen Ansichten (Details, Symbole, Liste etc.) gewechselt werden
Standardansicht: Beim Öffnen wird standardmäßig die Details-Ansicht angezeigt

Drag & Drop

Dateien können per Drag & Drop direkt aus der Ansicht in andere Bereiche verschoben werden Beispiel: Ein Dokument aus einem Projektordner kann direkt in die Detail-Ansicht Dokumente eines Datensatzes gezogen werden

Dateiverwaltung

Dateien öffnen: Per Doppelklick werden Dateien mit der zugehörigen Standardanwendung geöffnet
Kontextmenü: Rechtsklick auf Dateien zeigt die Windows-Standard-Funktionen (Kopieren, Umbenennen, Löschen etc.)
Pfad kopieren: Der angezeigte Pfad ist sichtbar und kann per Strg+C in die Zwischenablage kopiert werden

Menüband-Funktionen

Im Menüband der Detail-Ansicht stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Vorgabe Ordner: Zurück zum ursprünglich konfigurierten Startordner
Freistellen: Öffnet den aktuellen Ordner im Windows Explorer für erweiterte Bearbeitungsmöglichkeiten
Parameter: Zugriff auf die Konfiguration der Regelauswertung

Beachten Sie

Die Ansichtseinstellungen (Details, Symbole etc.) werden nicht gespeichert und werden beim nächsten Öffnen auf die Standardansicht zurückgesetzt.

Anwendungsbeispiel

Szenario: Projektdokumentation direkt aus dem Datensatz heraus verwalten

In der Projektverwaltung wird eine Regel mit Dateisystem-Verweis angelegt
Als Pfad wird definiert: \\Server\Projekte\[ProjektNr]\Dokumente
Beim Öffnen eines Projekts zeigt die Detail-Ansicht automatisch den entsprechenden Projektordner
Neue Dokumente können direkt aus dem Ordner geöffnet oder per Drag & Drop in die DMS-Verwaltung übernommen werden
Über "Freistellen" kann bei Bedarf der vollständige Windows Explorer geöffnet werden