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Stammdaten über Regeln prüfen

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Eine hohe Qualität der Stammdaten in Ihrer microtech Software ist wichtig, damit tägliche Abläufe möglichst reibungslos und ohne große Rückfragen erledigt werden können. Und dennoch kommt es im Alltag vor, dass eine Adresse oder Anschrift einmal unvollständig erfasst wird.

Auf dieser Seite stellen wir Ihnen eine Methode vor, wie Sie bestimmte Felder Ihrer Stammdaten mittels einer von Ihnen angepassten Regeln automatisch mittels Automatisierungsaufgabe prüfen können.

Ziel ist es, fehlende oder fehlerhafte Feldwerte frühzeitig zu erkennen und gezielt zu korrigieren. Die Grundidee dieser Anleitung lässt sich auf die beschriebenen Felder sowie auch weitere Felder der Software anwenden.

Beispiel: Prüfen von Feldern in den Anschriften

Über die Bereichs-Aktionen wird für das Beispiel eine einfache Feldprüfung für Anschriften entwickelt. In diesem Beispiel erfolgt die Prüfung auf ausgewählte Felder in den Anschriften.

Ziel der Feldprüfung: Übersicht nicht befüllter Felder im Datensatz

Für Datensätze mit nicht gefüllten Pflichtfeldern wird eine Übersicht der fehlenden Felder erstellt und in ein Selektionsfeld sowie in die Detail-Ansicht: "Liste fehlender Feldwerte" geschrieben.

Datensätze mit fehlenden Feldern werden in der Software gekennzeichnet, sodass über eine spezielle Sortierung nur Datensätze angezeigt werden, die noch Nachpflege von Feldern benötigen.

Auf diese Weise existiert nach Ausführen der Aktion für betroffene Datensatz ein Überblick in der Detail-Ansicht mit den zu füllenden Feldern.

Tipp

  • Die zu prüfenden Felder bestimmen Sie bei Anlage der Bereichs-Aktion. Nutzen Sie die im Beispiel gezeigte Prüfung, um diese auf die für Sie relevanten Felder anzupassen.

  • Diese Prüfung lässt sich über die Regeln analog dazu auch für Ansprechpartner und Adressen einrichten.

Datenbank-Manager: Anlage von zwei Selektionsfeldern und einer Sortierung

Für die Prüfung werden zwei Selektionsfelder genutzt. Über die Sortierung wird gewährleistet, dass Sie sich auf dem Register: ANSCHRIFTEN die betroffenen Datensätze anzeigen lassen können. Bereits vollständig gepflegte Datensätze sollen in dieser Ansicht ausgeblendet werden.

  • Wechseln Sie zunächst über Registerkarte: DATEI - EINSTELLUNGEN in den DB-MANAGER und suchen Sie nach: ANSCHRIFTEN.

  • Drücken Sie die Schaltfläche: ÄNDERN.

  • Auf dem Register: FELDER legen Sie nun über Schaltfläche: NEU ein Selektionsfeld an.

Konfiguration von Selektionsfeld 1

Erstellen Sie Sel1 mit folgenden Angaben:

  • Bezeichnung: Stammdatenpflege erforderlich

  • Feldart: Kennzeichen (Boolean)

Speichen & schließen Sie die Maske nun und erfassen Sie ein weiteres Selektionsfeld mittels Schaltfläche: NEU.

Konfiguration von Selektionsfeld 2

Erstellen Sie Sel1 mit folgenden Angaben:

  • Bezeichnung: Liste fehlender Feldwerte.
  • Feldart: Info / formatierter Text (RTF-Format).
  • Anzahl der Eingabezeilen: 15.
  • Optionen zur Details-Bereichstellung: Aktivitiertes Kennzeichen "Dieses Feld unter 'Liste fehlender Feldwerte' in den Details (Abschnitt 'Eigene') bei dieser Tabelle bereitstellen".

Speichern & schließen Sie die Maske im Anschluss.

Konfiguration einer neuen Sortierung

Wechseln Sie nun auf das Register: SORTIERUNGEN. Legen Sie über Schaltfläche: NEU eine Sortierung an.

Die Sortierung ist folgendermaßen zu konfigurieren.

  • Bezeichnung: Stammdatenpflege erforderlich.
  • Indexfelder / Sortierungsfelder: Auswahl des zuvor angelegten Selektionfeldes: "Stammdatenpflege erfordlerlich (Sel1)".
  • Kennzeichen: Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen.

Parameter: Regel für Anschriften konfigurieren (Stammdatenpflege als Bereichs-Aktion mit drei Aktionen)

Wechseln Sie zunächst in folgenden Bereich: PARAMETER - ADRESSEN - REGELN FÜR ANSCHRIFTEN.

Erfassen Sie über Schaltfläche: NEU eine neue Regeln mit folgender Konfiguration:

  • Bezeichnung: Stammdatenpflege (Bereichs-Aktion).
  • Auswertungsposition: Zum Ausführen von Bereichs-Aktionen.
  • Bedingungen (Wenn): Kennzeichen: "Immer ausführen".

1. Regelanweisung erfassen: RTF-Feldwert löschen

Konfiguration der Zuweisung:

  • Feld: Liste fehlender Feldwerte [Sel2].
  • Art der Feldzuweisung: Feldwert löschen.

Speichern & schließen Sie im Anschluss das Fenster.

2. Regelanweisung erfassen: RTF-Feldwert löschen

Konfiguration der Zuweisung:

  • Feld: Liste fehlender Feldwerte.
  • Art der Feldzuweisung: Feldwert über Formel füllen.

Vorgabewert:

$If(«Ans.Na1»='',Ans.Na1$Chr(13,10))$If(«Ans.Na2»='',Ans.Na2$Chr(13,10))$If(«Ans.Na3»='',Ans.Na3$Chr(13,10))$If(«Ans.Str»='',Ans.Str$Chr(13,10))$If(«Ans.PLZ»='',Ans.PLZ$Chr(13,10))$If(«Ans.Ort»='',Ans.Ort$Chr(13,10))$If(«Ans.Tel»='',Ans.Tel$Chr(13,10))$If(«Ans.EMail1»='',Ans.Email1$Chr(13,10))

Speichern & schließen Sie im Anschluss die Fenster.

3. Regelanweisung erfassen: Kennzeichen für Stammdatenpflege setzen

Konfiguration der Zuweisung:

Feld: Stammdatenpflege erforderlich [Sel1].

Art der Feldzuweisung: Feldwert über Formel füllen.

Vorgabewert:

$If(«Ans.Sel2Rtf»='',0,1)

Speichern & schließen Sie im Anschluss das Fenster.

Der Regel-Datensatz enthält nun die drei von Ihnen erstellten Anweisungen. Verlassen Sie nun das Fenster mit: Speichern & schließen.

Speichern & schließen Sie im Anschluss alle Fenster.

Ausführen der Bereichs-Aktion zur Stammdatenpflege

Detail-Ansicht: "Liste fehlender Feldwerte" einblenden

Im Bereich: VERKAUF - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: ANSCHRIFTEN lässt sich im Menüband über Schaltfläche: DETAILS die "Liste fehlender Feldwerte" einblenden. Diese Liste zeigt Ihnen nach dem Ausführen der Bereichs-Aktion an, welche Felder noch befüllt werden müssen.

Bereichs-Aktion: "Stammdatenpflege" ausführen.

Im Bereich: VERKAUF - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: ANSCHRIFTEN wird über Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN das angelegte Schema ausgeführt.

Wählen Sie an dieser Stelle die von Ihnen zuvor angelegte Regel und führen Sie diese aus.

Im Fenster für die Zusammenfassung besitzen Sie die Möglichkeit ein Schema anzulegen, welches auch für die Automatisierungsaufgaben genutzt werden kann. Klicken Sie die Split-Schaltfläche: SCHEMA SPEICHERN - ALS NEUES SCHEMA SPEICHERN.

Nennen Sie dieses Schema z. B.: "Stammdatenpflege".

Prüfung auf Stammdaten-Pflege automatisieren

Über das angelegte Schema lässt sich die Prüfung der Stammdaten auch automatisieren. Wechseln Sie hierzu in den Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: ÜBERBLICK.

Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an mit einem Aktionen-Datensatz, welcher als Art: "Assistenten-Schemen" ausgewählt hat und den Bereich: "Anschriften" mit der von Ihnen angelegten "Bereichs-Aktion": "Stammdatenpflege" ausführt.

Info

Weitere Infos zur grundlegenden Einrichtung der Automatisierungsaufgaben: []

Prozessautomatisierung (Automatisierungsaufgaben).

Sortierung der Tabelle auf zu korrigierende Datensätze eingrenzen

Stellen Sie die Tabelle über Schalfläche: SORTIEREN - Ansicht: "Stammdatenpflege erforderlich" auf einen Überblick, der Ihnen nur Datensätze anzeigt, bei denen eines der benötigten Felder fehlt.

Wird die Bereichs-Aktion kontinuierlich ausgeführt, z. B. über eine Automatisierungsaufgabe, werden die korrigierten Datensätze nicht mehr in der Sortierung angezeigt.

Datensätze nach und nach kontrollieren und bearbeiten

Die in der Sortierung angezeigten Datensätze zeigen in der Detail-Ansicht an, welche Wert zu korrigieren sind. Wählen Sie einen betroffenen Datensatz und drücken Sie die Schaltfläche: ÄNDERN. Korrigieren Sie anschließend die Werte und speichern & schließen Sie die Maske.

Tipp

Auch ein Export der Tabelle ist möglich. Auf diese Weise können auch über einen Export / Import die fehlenden Stammdaten nachgetragen werden, um sie anschließend in die Software zu laden.

Optional: Beispiel um Prüfung bei Eingabe in Maske erweitern

Um zu erreichen, dass bereits beim Erfassen von Anschriften die Stammdatenpflege geprüft wird, kann eine Meldung in die Erfassungsmaske eingebaut werden.

Erfassen Sie hierzu im Bereich: PARAMETER - ADRESSEN - REGELN FÜR ANSCHRIFTEN mittels Schaltfläche: NEU einen Regel-Datensatz, der für das Beispiel wie folgt konfiguriert wird:

  • Bezeichnung: Stammdatenpflege (Meldung)

  • Auswertungsposition: Vor dem Speichern nach einer Neuanlage oder Änderung (über das Erfassungsformular)

  • Bedingungen (Wenn): An dieser Stelle ist das Kennzeichen: "Über eine Formel definieren" zu aktivieren

  • Geben Sie als "Formel für Bedingung" das folgende für das Beispiel ein:

Diese Formel prüft, jeweisl einzeln für folgende Felder der Anschriften, ob diese nicht gefüllt sind: Name 1, Name 2, Name 3, PLZ, E-Mail 1 sowie die Telefonnummer.

Klicken Sie nun in die Tabelle: "Anweisungen (Dann)" und erfassen Sie über Schaltfläche: NEU bzw. über Klick mit der rechten Maustaste - NEU eine Anweisung.

Im Beispiel geben Sie bitte folgende Konfiguration ein:

  • Anweisungsart: Meldung / Abfrage
  • Dialogart: Stopp
  • Schaltflächen: Abbruch, (Keine)

Layout:

Bitte prüfen Sie zunächst die folgenden Felder / das folgende Feld:

$If(«Ans.Na1»='',Ans.Na1$Chr(13,10))$If(«Ans.Na2»='',Ans.Na2$Chr(13,10))$If(«Ans.Na3»='',Ans.Na3$Chr(13,10))$If(«Ans.Str»='',Ans.Str$Chr(13,10))$If(«Ans.PLZ»='',Ans.PLZ$Chr(13,10))$If(«Ans.Ort»='',Ans.Ort$Chr(13,10))$If(«Ans.Tel»='',Ans.Tel$Chr(13,10))$If(«Ans.EMail1»='',Ans.Email1$Chr(13,10))

Das Layout prüft die einzelnen Felder ab und meldet beim Speichern die noch zu befüllenden Felder.

Meldung beim Speichern eines unvollständigen Stammdaten-Datensatzes

Beim Betätigen der Schaltfläche: "Speichern & schließen" erfolgt über die Regel nun eine Prüfung der Felder und ein Hinweis, über die noch nicht gefüllten Pflicht-Felder.

Erst nach Ausfüllen der von Ihnen festgelegten Pflichtfelder, kann die Maske mit "Speichern & schließen" verlassen werden.

Über die Schaltfläche: VERWERFEN lässt sich die Maske ohne zu speichern verlassen.

Beispiel auf weitere Bereiche anwenden

Das auf dieser Seite erwähnte Beispiel lässt sich in ähnlicher Weise z. B. im Bereich: PARAMETER - ADRESSEN - REGELN einrichten sowie im Bereich: PARAMETER - ADRESSEN - REGELN FÜR ANSPRECHPARTNER.

Weiterhin ist es auch denkbar eine folgende Möglichkeiten zu nutzen, um fehlerhafte Datensätze innerhalb der Übersicht zu markieren:

  • Farbregel (Regel mit der Auswertungsposition "Farbdarstellung innerhalb einer Übersicht")
  • Quickinfo-Regel (Regel mit der Auswertungsposition "Quickinfo")