Datumsfeld mittels Formel belegen

XL Gen. 24

Formelnotationen für Schemen mit erwarteter Datumsangabe (z. B. Servicevertragsabrechnung, Zahlungsverkehr)

Beim Erstellen eines Schemas für Automatisierungsaufgaben, lassen sich Datumsfelder mittels Formelnotation belegen. Diese Formelnotation bietet Ihnen ein System, das Datum anhand eines bestimmten Musters automatisch eintragen zu lassen. Auf diese Weise kann das Datum in einem Schema über eine Formel belegt werden, die beim Abruf der Aufgabe das Datumsfeld wie gewünscht befüllt.

Mögliche Formelnotationen für das Datum

Das Datumsfeld kann mit folgendem Muster an Notationen gefüllt werden: «TT».«MM».«JJJJ». Diese Notationen befüllen somit Tag, Monat und Jahr über das aktuelle Arbeitsdatum.

Das Datum lässt sich auch aus einer Kombination von Notationen und festen Werten belegen, z. B.: 01.«MM».«JJJJ».

Notation	Bewirkt folgende Datumsausgabe
`«TT»`	Gibt den Tag des Arbeitsdatums aus, immer 2stellig, ggf. vorangestellte 0
`«MM»`	Gibt den Monat des Arbeitsdatums aus, immer 2stellig, ggf. vorangestellte 0
`«JJ»`	Gibt die letzten beiden Ziffern des Jahres vom Arbeitsdatum aus, immer 2stellig, ggf. vorangestellte 0
`«JJJJ»`	Gibt das Jahr des Arbeitsdatums aus, immer 4stellig
`«AKTDATE»`	Gibt das aktuelle Arbeitsdatum aus

Tipp:

Kopieren Sie sich aus den hier bereitgestellten Tabellen die verfügbaren Formelnotationen heraus.

Die Eingabe kann natürlich auch direkt über die Tastatur erfolgen.

Zeichen	Tipp für Eingabe auf dt. Tastatur
«	ALT gedrückt und Nummernblock 0171
»	ALT gedrückt und Nummernblock 0187

Für die Notation «AKTDATE» stehen zusätzliche Notationen bereit

Hierbei wird die Notation «AKTDATE» um ein zusätzliches Attribut erweitert, um Tage auf das aktuelle Arbeitsdatum zu addieren - oder von diesem zu subtrahieren. Auch die Festlegung auf einen bestimmten Tag im aktuellen Monat des Arbeitsdatums ist möglich.

Hierbei wird die Notation «AKTDATE» um ein zusätzliches Attribut erweitert, um Tage auf das aktuelle Arbeitsdatum zu addieren - oder von diesem zu subtrahieren. Auch die Festlegung auf einen bestimmten Tag im aktuellen Monat des Arbeitsdatums ist möglich.

Notation	Bewirkt folgende Datumsausgabe
`«AKTDATE+1T»`	Gibt das Arbeitsdatum plus 1 Tag zurück
`«AKTDATE+6T»`	Gibt das Arbeitsdatum plus 6 Tage zurück
`«AKTDATE-3T»`	Gibt das Arbeitsdatum minus 3 Tage zurück
`«AKTDATE1T»`	Gibt als Datum exakt den 1. Tag mit dem Monat und dem Jahr des Arbeitsdatum zurück.
`«AKTDATE3T»`	Gibt als Datum exakt den 3. Tag mit dem Monat und dem Jahr des Arbeitsdatum zurück. Sonderfälle: Sollten die angegebenen Tage in der Notation höher als die entsprechend verfügbaren Tage im Monat sein, dann wird immer der letzte Tag des jeweiligen Monats zurückgegeben. Beispiele: - `«AKTDATE31T` im November als Monat des Arbeitsdatums, gibt dann den 30.11. zurück, da dies der finale Tag des Monats ist - `«AKTDATE29T»` im Februar als Monat des Arbeitsdatums, gibt dann den 28.02. zurück (sofern kein Schaltjahr), da dies der finale Tag des Monats ist
`«AKTDATE1T+1T»`	Gibt als Datum exakt den 1. Tag mit dem Monat und dem Jahr des Arbeitsdatum + 1 Tag zurück.

Mit der Notation «AKTDATE» ist es auch möglich auf das aktuelle Arbeitsdatum Monate, Tage und Jahre zu addieren / subtrahieren.

Analog zur Addition sowie Subtraktion von Tagen in Bezeug auf das aktuelle Arbeitsdatum, funktioniert dies mit "M" für Monat und "J" für Jahr.

Notation	Bewirkt folgende Datumsausgabe
`«AKTDATE+1T+1J»`	Gibt das Arbeitsdatum plus 1 Tag und plus 1 Jahr zurück.
`«AKTDATE1T+1M»`	Gibt als Datum exakt den 1. Tag mit dem Monat und dem Jahr des Arbeitsdatum + 1 Monat zurück.
`«AKTDATE1T-1M»`	Gibt als Datum exakt den 1. Tag mit dem Monat und dem Jahr des Arbeitsdatum - 1 Monat zurück.
`«AKTDATE1T+1J»`	Gibt als Datum exakt den 1. Tag mit dem Monat und dem Jahr des Arbeitsdatum + 1 Jahr zurück.
`«AKTDATE1T-1J»`	Gibt als Datum exakt den 1. Tag mit dem Monat und dem Jahr des Arbeitsdatum - 1 Jahr zurück.
`«AKTDATE-3T+1M-10J»`	Gibt das Arbeitsdatum minus 3 Tage plus 1 Monat - 10 Jahre zurück.

Tipp:

Sie können den Aufbau der Notation z. B. auch im Bereich der Suche bzw. Mehrfachsuche testen.

Beispiel: Sie sind mit dem Arbeitsdatum 03.11.2023 angemeldet und geben im Bereich der Vorgänge in der Mehrfachsuche Datum: «AKTDATE-2T» ein.

Sie erhalten als Ergebnis Datensätze mit dem Datum: 01.11.2023, da das Arbeitsdatum minus 2 Tage zurückgegeben wird.

Beispiel 1: Serviceverträge über eine Automatisierungsaufgabe abrechnen

Über eine Automatisierungsaufgabe können Sie zum gewünschten Trigger eine Abrechnung der fälligen Serviceverträge automatisieren.

In der Aktion der Automatisierungsaufgabe wählen Sie das vorhandene SV-Abrechnung Assistenten-Schema aus dem Bereich "Vorgänge" und wählen die Funktion "Serviceverträge abrechnen".

Info

Wenn Serviceverträge vor dem Fälligkeitsdatum abgerechnet werden sollen, müssen sie vorher angepasst werden, damit die richtigen Zeitvariablen verwendet werden.

Wählen Sie ihr gewünschtes Schema aus und passen dann entsprechend im Fenster "Wählen Sie die Optionen" - Serviceverträge abrechnen aufgrund von: "Abrechnung zum" an.

Anstelle des Datums geben Sie im Assistenten im Feld: "Abrechnung zum" bspw. «AKTDATE1T+1M» ein.

Diese Formelnotation gibt als Datum exakt den 1. Tag mit dem Monat und dem Jahr des Arbeitsdatum + 1 Monat zurück.

Beispiel: Im Monat Mai wäre dies der Rückgabewert: 01.05.202x.

Beachten Sie

Nutzen Sie die Beispiele auf dieser Seite gerne, um diese zu Kopieren, Anzupassen und in der Software einzufügen.
Da das Datumsfeld hauptsächlich für die Eingabe von Datumswerten ausgelegt ist, wird die Eingabe einer Formelnotation wie «AKTDATE1T+1M» nicht vollständig im Datumsfeld angezeigt.
Das Datumsfeld ist jedoch groß genug, um alle Informationen aufzunehmen. Scrollen Sie durch das Datumsfeld, um die Eingabe zu kontrollieren.

Möglichkeit der Implementierung der Funktion in drei Schritten Es wird empfohlen, die Anpassung der Einstellungen im Assistenten in drei Schritten auszuführen:

Serviceverträge erstellen (zum Prüfen der Funktion)
Serviceverträge erstellen und buchen (zum Prüfen und ggf. abschließenden manuellen Drucken)
Serviceverträge erstellen und drucken (Vollautomatische Abrechnung)

Auf diese Weise testen Sie zunächst manuell das Erstellen der Serviceverträge und automatisieren im Anschluss den Prozess.

Beachten Sie, dass Ihnen in der Zusammenfassung nicht die Formelnation als solche angezeigt wird, sondern das aktuell aus dieser errechnete Datum. Dieses wird bei jedem automatischen sowie manuellen Aufruf des Assistenten jeweils neu berechnet.

Speichern Sie die von Ihnen künftig benötigte Konfiguration mit Abschluss des Assistenten in ein Schema. In der Zusammenfassung steht Ihnen hierzu die Split-Schaltfläche: SCHEMA SPEICHERN - ALS NEUES SCHEMA SPEICHERN ZUR VERFÜGUNG.

m Beispiel wird das Schema entsprechend seiner Funktion benannt: "SV-Vertrag abrechnen (1. Tag des kommenden Monats)".

Info

Sofern Sie unterschiedliche Abrechnungs-Modalitäten besitzen, ist jeweils eine Automatisierungsaufgabe für das benötigte Schema anzulegen.

So können Sie z. B. sowohl monatliche- als auch jährliche Abrechnungs-Zyklen mit unterschiedlichen Konditionen, unterschiedlichen Vorgangsarten, etc. in einem Schema bereithalten, welches Sie über die Automatisierungsaufgaben abbilden.

Beispiel 2: Im Zahlungsverkehr Datum mittels Formelnotation belegen

Im Zahlungsverkehr lässt sich das Datumsfeld mittels einer Formel belegen. Dies ist bei allen Zahlungsverkehr-Schemen, die eine Datumsangabe erwarten, sinnvoll in Zusammenhang mit den Prozessautomatisierung (Automatisierungsaufgaben).

Auf diese Weise kann das Datum in einem Schema über eine Formel belegt werden, die beim Abruf der Aufgabe das Datumsfeld wie gewünscht befüllt.

Beispiel:

Im Bereich ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - ZAHLUNGSVERKEHREINGANG wird über den IMPORTASSISTENT ein Import aus dem "Archiv Zahlungsverkehr" durchgeführt.

In diesem Beispiel sollen aus dem 1. des Arbeitsdatum des aktuellen Monats und Jahrs Importe aus diesem Bereich erfolgen.

Hierzu wird folgende Formel an Stelle des Datums befüllt.

01.«MM».«JJJJ»

Funktion: Kontenstand Online aktualisieren

Bei der Datumseingabe im „Zeitbereich für den Import der Kontoauszüge" bei der Funktion (Kontenstand) Online aktualisieren gibt es das Folgende zu beachten:

Wird eine "Von" Datum-Vorgabe mittels Formelnotation belegt, kann diese Formelnotation nur einmalig beachtet werden, da daraufhin das Datum "Letzter Datenabruf" aus der Bankverbindung berücksichtigt wird.

Beispiel 3: Automatischer Export des Vormonats

Ein häufiger Anwendungsfall ist der automatische Export von Datensätzen aus dem Vormonat – beispielsweise immer zum 1. eines neuen Monats.

Anforderung: Es soll eine Liste mit bestimmten Datensätzen aus dem kompletten Vormonat exportiert werden.

Lösung: In der Sortierung des Export-Layouts werden die Datumsfelder wie folgt belegt:

Feld	Formelnotation	Erläuterung
Von	`«AKTDATE1T-1M»`	Erster Tag des Vormonats
Bis	`«AKTDATE31T-1M»`	Letzter Tag des Vormonats

Funktionsweise:

«AKTDATE1T-1M» setzt das Datum auf den 1. Tag des aktuellen Monats und subtrahiert dann 1 Monat – ergibt den Monatsanfang des Vormonats.
«AKTDATE31T-1M» setzt das Datum auf den 31. Tag und subtrahiert 1 Monat. Durch den dokumentierten Sonderfall wird mit Angabe "31" automatisch der letzte verfügbare Tag des Vormonats verwendet (z. B. der 30. bei November oder der 28./29. bei Februar).

Beispiel: Bei Ausführung am 01.03.2026 ergeben sich folgende Werte:

Von: 01.02.2026
Bis: 28.02.2026

Dieser Mechanismus eignet sich ideal für die Kombination mit der Prozessautomatisierung (Automatisierungsaufgaben), um wiederkehrende Monatsexporte vollständig zu automatisieren.

Tipp: Dateiname dynamisch gestalten

XL Gen. 24 Core und Enterprise

Um bei automatisierten Exporten nicht jedes Mal dieselbe Datei zu überschreiben, können Sie den Dateinamen ebenfalls per Formel dynamisch gestalten.

Variante 1: Kompakt mit Monat und Jahr

C:\temp\Export_$FormatDateTime(mm_yyyy,$IncDate($getAktDate(),0,-1)).xlsx

Ergebnis: C:\temp\Export_02_2026.xlsx

Variante 2: Ausführlich mit Von-Bis-Zeitraum

C:\temp\Export_Vormonat_$Replace($FormatDateTime(dd.mm.yyyy,$IncDate($FormatDateTime(01.mm.yyyy,$getAktDate()),0,-1)),.,_)_bis_$Replace($FormatDateTime(dd.mm.yyyy,$IncDate($FormatDateTime(01.mm.yyyy,$getAktDate()),-1)),.,_).xlsx

Ergebnis: C:\temp\Export_Vormonat_01_02_2026_bis_28_02_2026.xlsx

Die $Replace()-Funktion ersetzt dabei die Punkte im Datum durch Unterstriche, damit der Dateiname keine ungültigen Zeichen enthält.

Weitere Informationen finden Sie unter: Export-Dateiname per Formel