AutoArchivierung
Über Schaltfläche: PARAMETER - SONSTIGE - AUTO ARCHIVIERUNG erreichen Sie die Einstellungen für das automatische Archivieren von Datensätzen.
Anlage und Bearbeiten von AutoArchivierungen über: NEU / ÄNDERN / LÖSCHEN
Die Erfassungsmaske für AutoArchivierungen-Datensätze ist folgendermaßen aufgebaut:
Kopf der Maske
Bereich
Wählen Sie an dieser Stelle den Bereich, in dem die AutoArchivierungen stattfinden sollen.
Die Auto Archivierung ist für alle Bereiche möglich, die ein Archiv haben (Ausgabeverzeichnis, Kalender, Vorgang, Kontakte, Status-Protokolle) und es bei den jeweiligen Datensätzen die Möglichkeit gibt, ein Erledigt-Kennzeichen zu setzen.
Für das Ausgabeverzeichnis, den Kalender, die Kontakte, die Projekte, den Versand und die Vorgänge können Sie Datensätze automatisch ins Archiv verschieben lassen, wenn der Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist und zwischen dem Erstellungsdatum und dem Programmdatum mehr als die angegebenen Tage liegen.
Register: Einstellungen
Anzahl der Tage
Geben Sie die Anzahl an Tagen ein, die zwischen dem Erstellungsdatum eines Datensatzes und dem aktuellen Programmdatum liegen müssen.
Mit diesen Angaben kann der Datensatz automatisch als „erledigt“ markiert werden.
Beispiel:
- Ein Datensatz wurde am 01.08. erstellt.
- Heute ist der 10.08.
- Wenn Sie an dieser Stelle z. B. „5“ eingetragen hast, ist die Bedingung erfüllt (weil 9 Tage vergangen sind).
- Der Datensatz wird nun als „erledigt“ markiert.
Beachten Sie
Das Feld "Anzahl der Tage" steht nicht für alle Bereiche zur Verfügung. Das Feld wird z. B. in den Bereichen der Serviceverträge, Status-Protokolle sowie der Zeiterfassung nicht angeboten.
Über die Abgrenzung "Anzahl der Tage" legen Sie fest, wie lange die Details für Sie im gewählten Bereich relevant sind.
Mindestalter in Tagen
Nachdem ein Datensatz als „erledigt“ markiert wurde, wird er nicht sofort archiviert, sondern erst nach Ablauf weiterer Tage, die Sie in diesem Feld angeben.
Beispiel:
- Der Datensatz wurde am 01.08. erstellt.
- Am 06.08. wurde er als erledigt markiert (nach 5 Tagen).
- Wenn das „Mindestalter in Tagen“ z. B. auf 3 steht, wird der Datensatz am 09.08. archiviert.
Welches Datum wird beim Archivieren genommen?
Es gibt zwei Möglichkeiten:
- „Letztes Änderungsdatum benutzen“ ist aktiv: Dann wird dieses verwendet.
-
Nicht aktiv: Dann wird ein anderes Feld verwendet, z. B.:
-
Das Belegdatum bei Vorgängen
-
Das Erfassungsdatum bei Kontakten
Die AutoArchivierung kann auch manuell über die Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - AUTOARCHIVIERUNG (MANUELL STARTEN) ausgeführt werden.
Info
Weitere Infos auch im folgenden Bereich der Hilfe:
Formel für Ausführungsbedingung
Durch eine entsprechende Formel ist es möglich eine unterschiedliche Dauer bis zur Auto-Archivierung für unterschiedliche Datensätze zu definieren.
Beispiel: Lieferscheine sollen x Tage in der Übersicht verbleiben, Sammelrechnungen y Tage
Eingabe Beispiel für Vorgänge "Lieferscheine: «Art»=50
Kennzeichen "Ausführung protokollieren"
Dadurch wird ein Protokolleintrag mit der Anzahl der als "Erledigt" gekennzeichneten Datensätzen und der Anzahl der ins Archiv verschobenen Datensätzen erzeugt. Das Protokoll können Sie über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - PROTOKOLLÜBERSICHT aufrufen.
Kennzeichen "nur bei manuellem Lauf berücksichtigen"
Ist dieses Kennzeichen gesetzt, wird dieser AutoArchivierungs-Datensatz nicht automatisch bei Wechsel des Arbeitsdatums ausgeführt, sondern kann nur manuell über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT- "AutoArchivierung (manuell starten)" aufgerufen werden.
Anwendungsbeispiel:
Kontakte sollen zu einer bestimmten Zeit über eine Start-up Sequenz mit Schnellstartverknüpfung über TaskPlaner ins Archiv transferiert werden.
Beachten Sie:
Sofern in allen angelegten Autoarchivierungen, die über die Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - AUTOARCHIVIERUNG (MANUELL STARTEN) berücksichtigt werden, das Kennzeichen "Ausführung protokollieren" gesetzt ist, wird Ihnen nach der durchgeführten manuellen Autoarchivierung keine Meldung zur Anzahl der archivierten Datensätze angezeigt. Um die Anzahl der archivierten Datensätze einzusehen, öffnen Sie über die Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - PROTOKOLLÜBERSICHT den entsprechenden Protokolleintrag für die manuelle Autoarchivierung.